Algı Yönetiminin ĠĢlevleri

ÇalıĢmamızın algı yönetimi bölümünde geldiğimiz bu aĢamaya kadar, bu kavramın tanımı, amaçları, önemi, uygulamadaki yöntemleri ve medyanın rolü gibi konulara değinilmiĢtir. Ancak algı yönetiminin de en nihayetinde bir yönetim faaliyeti olduğunu düĢünerek, bundan sonraki bölümde onun yönetsel fonksiyonlarını ele alarak çalıĢmamızı devam ettireceğiz.

1.2.7.1. Algı Yönetiminde Planlama

Planlama iĢlevi, yöneticilerin bugünden geleceğe iliĢkin olarak, gerçekleĢtirilmek istenilen amaç ve hedefleri belirlemesi; bu amaç ve hedeflerin ne zaman, nasıl, kim tarafından, hangi sürede, hangi kalite düzeyinde ve maliyetlerle gerçekleĢeceğini öngörmek üzere, vereceği karar ve/veya kararlar bütünü olarak özetlenmektedir (Koçel, 2010: 153-155). Planlama kavramını özetleyen bu ifadeden yola çıkarak, algı yönetiminde planlama çalıĢmalarını da bu aĢamalar üzerinden değerlendirmek mümkün ve yerinde olacaktır.

 Yukarıdaki tanımlamadan da anlaĢılacağı gibi algı yönetiminde de planlamanın ilk aĢaması amaç ve hedeflerin belirlenmesi olacaktır. Yani algıların hangi amaçlara uygun ve onları destekleyen bir forma sokulması gerektiğini belirlemek gerekmektedir.

 Amaçların belirlenmesinden sonra, bu amaçlara uygun olacak biçimde hangi konularda algıların etkilenmesi ve istenilen tutumların oluĢturulması gerektiğini belirlemek gerekecektir (Stupak, 2000: 256).

 Yönetilecek konular belirlendikten sonra, algı oluĢturmada iĢimizi kolaylaĢtıracak paydaĢlarımızı belirlemek gerekecektir (Stupak, 2000: 256).

 Hedef kitle ve paydaĢlarımız üzerinde arzu edilen tutumları yaratarak, algıları yönetmemize yardımcı olacak mesajları belirlemek, diğer önemli bir husus olmaktadır (Stupak, 2000: 256).

 Algı oluĢturma çalıĢmalarına ve sonuçlarına iliĢkin olarak, zaman belirlemek de yine planlama açısından göz ardı edilemeyecek bir husustur. Örneğin;

kısa, orta uzun ya da aylık vb. zaman dilimleri baz alınarak süreler belirlenebilir.

 Algı yönetimi çalıĢmalarında planlama yapılırken, faaliyetlerin yürütülmesi aĢamasında uyulması gereken kalite ve standartlar belirlenerek, ölçme ve değerlendirme yapılabilmesine olanak sağlanmalıdır.

1.2.7.2. Algı Yönetiminde Örgütleme

Yönetim fonksiyonlarından ikincisi olan örgütleme ya da organize etme;

düzenleme yapma, düzene sokma faaliyetleri ile benzer manada anılmakta olan bir kavramdır. Daha önce planlama aĢamasında ön görülen iĢ iliĢkilerinden oluĢan bir yapıyı oluĢturmayı, faaliyetleri belirli bir düzene sokmayı ve bu faaliyetleri birbirleri ile iliĢkilendirmeyi ifade etmektedir (Koçel, 2010: 71). Bir anlamı ile de örgütleme;

yöneticilerin iĢletme faaliyetlerini yürütme, koordine edebilme ve denetleyebilme imkânını sağlayabilecek bir araç olarak, organize bir yapıyı hayata geçirmektir (Tunçer, 2012: 178). Algı yönetimi faaliyetlerinde de iĢ iliĢkilerini ve faaliyetleri belirli bir düzene sokma anlamında aĢağıdaki adımlar takip edilebilecektir:

 Algı oluĢturma faaliyetlerinde amaçları gerçekleĢtirmeye yönelik olarak, yapılması gereken iĢler ve çalıĢma konuları belirlenmelidir.

 Her iĢ grubu ve iĢleri oluĢturan görevlere, gerekli düzeyde yetenek ve beceriye sahip personel atanmalıdır.

 Personelin birbirleri ile arasındaki iĢ iliĢkileri formel ve informel yönleri ile belirli bir sisteme entegre edilmelidir.

 Planlama aĢamasında hedef kitlenin algılarını etkileyebilmek amacıyla hazırlanan mesaj ve bilgilendirmelerin, medya ile ilgili bölümde değinildiği gibi, hangi kitle iletiĢim araçları ile hedef kitleye ulaĢtırabileceğini belirlemek gerekmektedir.

1.2.7.3. Algı Yönetiminde Yürütme

Yürütme fonksiyonu yöneltme, komuta etme gibi kavramlarla da ifade edilmekte olup; örgütün amaçları doğrultusunda personeli ve diğer kaynakları en akılcı ve etkin biçimde kullanarak örgütsel yapıyı harekete geçirme ve böylelikle en etkili sonuçlara ulaĢarak örgütsel amaçları gerçekleĢtirebilme yönündeki sevk ve idare çabalarının bütünüdür (Aydın, 2007: 83-84). Aynı Ģekilde bir yönetim tekniği olarak, kaynakların etkin kullanımı ve etkili sonuçlar alınabilmesi temelinden

hareketle, algı yönetimi faaliyetlerinin sevk ve idaresini de aĢağıdaki gibi sıralayabiliriz:

 Hedef kitleye ulaĢtırılan mesajların onlar tarafından nasıl yorumlandığı sürekli olarak takip edilmelidir (Stupak, 2000: 256).

 Algı yönetimi çalıĢmalarında personelin performansı, motivasyonu, takım çalıĢmasına uyumu, örgütsel amaçları gerçekleĢtirmedeki katkıları vb. hususlar dikkate alınmalıdır.

 ĠletiĢim ortamlarındaki geliĢmelerin, mesajların algılanmasına etkileri izlenmelidir (Stupak, 2000: 257).

 Algı yönetimi çalıĢmaları yürütülürken, verilen mesajlar ve faaliyetlerin toplumun kültürü ve değerleri ile uyumu dikkate alınmalıdır (Saydam, 2005: 70).

 Verilen mesajların beklenen tutumları oluĢturmasında, kullanılan iletiĢim araçlarının yaptığı katkılar takip edilmelidir.

 Hedef kitleye verilen mesajların, beklenen etkileri yaratabilmesi için yeterli sıklıkta tekrarlanması sağlanabilmelidir (Saydam, 2005: 70).

 Algı yönetimi çalıĢmalarını yürüten özel sektör, kamu diplomasisi ve sivil toplum kuruluĢlarından hangisi olursa olsun, çalıĢmalar sırasında diğer kuruluĢların desteğini almayı ihmal etmemelidir.

1.2.7.4. Algı Yönetiminde Koordinasyon

Koordinasyon, yürütme aĢamasında ortaya çıkan bir yönetim fonksiyonudur.

Yönetimin iĢlevlerini ilk olarak ortaya atan Fayol‟a göre koordinasyon, iĢletme içindeki bütün faaliyetleri uyumlu hale getirerek, örgütsel yapının iĢleyiĢini kolaylaĢtırmak ve baĢarılı olmasını sağlamak üzere uygulanan yönetsel bir faaliyettir (Gürüz ve Gürel, 2006: 301). Algı yönetimi çalıĢmalarında da faaliyetlerin yürütmeye koyulduğu aĢamada, birimler arası, bireyler arası ya da faaliyetler arası

bir takım kopukluklar veya uyumsuzlukların ortaya çıkması, yönetimin doğasından kaynaklanan sorunlar olduğu için, kaçınılmaz olacaktır. Algı yönetiminde koordinasyon aĢamasının önemini, kamu diplomasisi çalıĢmalarında daha net görebilmekteyiz. Türkiye‟de de bu amaçla kamu diplomasisi koordinatörlüğü adı altında bir kurum oluĢturulmuĢtur (Yağmurlu, 2007: 26). Bu kurumun uygulamalarını da referans alarak algı yönetiminde koordinasyon uygulamalarını aĢağıda sıralayacağız:

 Uluslararası alanda bilgi ve iletiĢim teknolojilerinin sunduğu fırsat ve tehditler ile algı yönetimi faaliyetlerinde görevli birimler arasında uyum ve iĢbirliğini sağlayarak, hızlı karar alma süreçlerini etkin hale getirmek (www.kdk.gov.tr).

 Algı oluĢturma çalıĢmalarında görevli birimlerin kendi aralarındaki uyumu takip ederek, kurumsal amaçlar doğrultusunda iĢbirliği içinde çalıĢabilmelerini sağlamak.

 Algı oluĢturma çalıĢmalarında görevli personelin birbirleri ile uyumunu takip ederek, bağlı bulundukları birimin amaçları doğrultusunda iĢbirliği içinde çalıĢabilmelerini sağlamak.

 Yürütme aĢamasında değinildiği biçimde, algı yönetimi çalıĢmalarını yürüten kurumun, faaliyetleri sırasında destek aldığı diğer kurumlar (özel sektör, kamu diplomasisi, sivil toplum örgütleri vb.) ile aralarındaki iĢbirliği ve uyumu yakından takip ederek, etkili sonuçlar alınmasını temin etmek.

1.2.7.5. Algı Yönetiminde Ölçme ve Değerlendirme

Ölçme ve değerlendirme kavramı, algı yönetimi konseptine daha uygun olduğu düĢüncesiyle, bu çalıĢmada yönetim sürecinin son fonksiyonu olan denetim ya da kontrol kavramları yerine kullanılacaktır. Ancak iĢlevsellik bakımından aralarında bir fark olmayacaktır. Yönetimde denetleme fonksiyonu, planlama aĢamasında belirlenen amaç ve hedeflere ulaĢabilme derecesini, hem faaliyetler

esnasında olabilecek hataları önleyici bir unsur olarak, hem de faaliyet dönemi sonunda ortaya çıkabilecek sapmaları düzeltici bir unsur olarak iĢlevini gerçekleĢtirmektedir. Denetleme, her ne kadar yönetimin son fonksiyonu olarak tanımlansa da, bir yönüyle de bir sonraki planlama aĢamasına girdiler sağlamaktadır (Üçok, 2008: 105). Algı yönetiminin son aĢamasında bu denetlemeyi gerçekleĢtirmek amacıyla, verilen mesajların algılanma düzeylerini ölçme ve ortaya çıkan durumu değerlendirme çalıĢmaları Ģöyle sıralanabilir:

 Algıların ölçülebilmesi için ilk aĢamalardan biri tanesi, verilen mesajları hedef kitleye ulaĢtıran iletiĢim araçlarını belirlemek olmalıdır.

 Daha sonraki aĢamalarda, hedef kitlenin kurum ile ilgili herhangi bir reklam ya da benzer yayınlarla karĢılaĢıp karĢılaĢmadıkları öğrenilmelidir. Bu aĢama, daha önce bahsettiğimiz algılama sürecinde dikkat çekme aĢamasının gerçekleĢmesi ile ilgilidir.

 Dikkat çekme aĢaması baĢarılmıĢsa, kurum ile ilgili olarak hedef kitleye verilen mesajların anlaĢılıp anlaĢılmadığı öğrenilmeye çalıĢılır.

Bu aĢamada verilen cevapların tutarlı olması, baĢarılı bir ölçme ve değerlendirmenin yapılabilmesi için önemli bir koĢuldur.

 Kurum ile ilgili olarak bireylerin yorum yapmaları istenerek veri elde etmek de, algıların ölçülmesi ve algı yönetiminde baĢarı sağlanıp sağlanamadığının değerlendirilmesi için önemli bir denetleme aracı olmaktadır (Ġslamoğlu; AltınıĢık, 2013: 111).

Algılamanın ölçülmesi ve sonuçların değerlendirilebilmesi için yukarıda bahsedilen çalıĢmalar, anketler, gözlem, mülakat vb. bilimsel yöntemler takip edilerek yapılmalıdır. Ancak yeni medya ve iletiĢim araçları olarak daha önce de değindiğimiz, son dönemlerin etkin iletiĢim araçlarında ve özellikle sosyal medya alanında bu ölçümlerin yapılması için daha geniĢ imkânlar bulunmakta ve dolayısıyla algı yönetiminin sonuçlarını takip ederek bir değerlendirme çalıĢması yapmak daha hızlı ve etkin olarak gerçekleĢtirilebilmektedir.

Algı yönetiminin ölçme ve değerlendirme aĢamasında, hedef kitlenin kurum ile ilgili olarak algıladığı değerin ne olduğunun belirlenmesi de sürecin etkili sonuçlar doğurabilmesi bakımından ayrıca önemli bir husustur. Hedef kitlenin örgütsel çıktıları hangi kalite düzeyinde algıladıkları, aynı zamanda kurumsal imaj ve itibarı hangi düzeyde algıladıkları ile iliĢkilendirilmektedir (Sexton, 2008: 64). Algı yönetimi sürecinde kuruma iliĢkin algılanan değerin tespiti ve ölçme ve değerlendirme çalıĢmalarının sonuçları, hem faaliyetlerin baĢarı düzeylerinin belirlenmesi için bir kontrol iĢlevi görmekte, hem de algı yönetimi çalıĢmalarının bir sonraki aĢamasında yapılacak olan planlama çalıĢmaları için somut veriler sunmaktadır.