2. BÖLÜM ÖRGÜTSEL FARKINDALIK
2.2. Örgütsel Farkındalık Kavramı
Günümüzün değişen yaşam koşulları örgütlerin sürekli olarak rekabetçi bir ortamda faaliyet göstermelerine neden olmaktadır. Bu nedenle örgütlerin yaşamını devam ettirebilmesi için sistematik olarak bilgi işleme ve toplama süreçlerini sürdürmeleri gerekmektedir. Böylece örgütlerin öğrenme yeteneğine sahip olması ve örgütlerde bilgi akışının düzenli olarak sağlanması büyük önem arz etmektedir (Spector ve Davidsen, 2006: 64). Bu etkinliklerin doğru bir biçimde oluşturulması için örgütsel farkındalık ise bir gerekliliktir.
Literatürde örgütsel farkındalık kavramının bireysel farkındalık temelli olarak oluşturulduğu görülmektedir (Hoy vd., 2004: 306-307). Özellikle Langer’ın farkındalık betimlemeleri örgütsel araştırmacılar tarafından geniş çapta benimsenmiştir (Fiol ve O'Connor 2003; Weick vd. 1999). Langer’ın ifade ettiği bilinçli farkındalık, yeni kategoriler oluşturmak, çoklu bakış açısına sahip olmak, yeniliklere açık ve istekli olmak bileşenleri ile Weick vd., (1999: 37) tarafından “zengin farkındalık” olarak ifade edilmektedir. Farkındalık kavramı öncelikle bireysel
50 bir yapıda incelense de, kolektif farkındalığın bireylerin toplamından fazlasını içerdiği bilinmektedir (Hoy vd., 2006: 238).
Literatür incelendiğinde her ne kadar edebiyat psikoloji, sosyoloji, felsefe, fizik, biyoloji ve tinsellik gibi farklı disiplinlerden gelen farkındalık çalışmaları bulunsa da örgütsel çevre bağlamında yeteri kadar araştırma olmadığı görülmektedir (White, 2008: 60). Ancak son zamanlarda yapılan nicel araştırmalar, farkındalıklı bir şekilde örgütlenmenin de kolaylıkla ölçülebilir olduğunu göstermiştir (Vogus, 2011: 669). Örgütsel farkındalıkta her bir öğenin referansının “biz” olduğu ve farkındalıklı bir organizasyonun ortak bir yetenek ürünü olduğu açıktır (Vogus, 2011: 666). Farkındalığı Yüksek Örgütler (FYÖ), yaşadıkları başarısızlıklardan ders alan, farkındalığı yüksek bireyler ve lider ile hareket eden bir yapıya sahiptir (Hoy vd., 2004: 306-307). Ray vd. (2011: 199), liderlerin zengin düşünme becerisi ve hareket kabiliyetini teşvik eden kültürler yaratabilmesini ise örgütsel farkındalığın kanıtı olarak ifade etmektedir.
Proaktif olarak başarısızlığa odaklanılan GYÖ’lerde çalışanlar tarafından “aklım başka konularda dolaşırken hızlıca görevime dönebilir miyim?” ve “dikkat dağınıklığını gidermek için konsantre olabilir ve sakince odaklanabilir miyim?”soruları gündeme gelmektedir. Farkındalığın ileri safhalarında, eğer kişi meditatif sakinlik ile başarısızlıklara odaklanırsa, mevcut olan başarısızlıklar kendi başlarına içgörüler ile mevcut duruma destek olmaktadır (Weick ve Putnam, 2006: 282-283). Temel olarak, tüm organizasyonlar da GYÖ gibi günlük operasyonlarında benzer sorunlarla karşılaşmaktadır. Bu kuruluşların bu tür zorlukları nasıl engellediği veya yanıt verdiği, örgütsel farkındalık düzeylerini göstermektedir (McKinniss, 2015: 11; Weick ve Sutcliffe, 2015: 65; Yılmaz, 2015: 48).
Örgütsel farkındalık ile ilgili literatürde pek çok tanım bulunmaktadır. Aşağıda bu tanımlar verilmektedir.
Weick ve Sutcliffe (2001: 42) örgütsel farkındalığı, yenilikleri deneyimlemeye dayanan sürekli iyileştirme ve beklentilerin var olması, mevcut beklentilerin incelenmesi, yenilikleri icat etme istekliliği ve kabiliyetinin yaratılması,
51 mevcut işleyişi geliştiren yeni bağlamların belirlenmesi ve öngörü kazanılması olarak tanımlamaktadır.
Örgütsel farkındalık, bir örgütün ortaya çıkan tehditler hakkında ayrıntı yakalama ve bu ayrıntılara cevap olarak hızlı bir şekilde hareket etme kabiliyeti yaratması anlamına gelmektedir (Weick vd., 1999; Weick ve Sutcliffe, 2001; Weick ve Sutcliffe, 2007).
Hales vd.’ne (2012: 570) göre bir kuruluşta çalışanların, işini veya görevini çevreleyen faaliyetlere karşı bilinç seviyesini nasıl koruduğu ve bunun için iyi bir hizmet veya hizmet üreten genel bir sürece nasıl katkıda bulunduğu örgütsel farkındalıktır.
Mu ve Butler’e (2009: 29) göre çalışanların beklentileri konusunda farkındalığın artması ile yeni ve görülmemiş durumlar karşısında potansiyel olarak önemli değişikliklere karşı uyanıklık ve tetikte olma hali örgütsel farkındalıktır.
Ndubisi’e (2012: 537) göre ana odaklanarak belirlenmiş bir çalışma şekli, operasyonel detaylara dikkat, alternatif bakış açılarını göz önüne alma istekliliği ve başarısızlıkların araştırılması ve anlaşılmasına olan ilgi örgütsel farkındalıktır.
Valorinta’ye (2009: 964) göre örgütsel farkındalık, kuruluşların çevrelerine duyarlı olmalarını sağlayan, örgütleri yeni bilgilere açık ve meraklı kılan ve beklenmeyen olayları hızlı, esnek ve etkin bir şekilde yönetebilen süreçleri ifade eder. Ray vd.’ne (2011) göre örgütsel farkındalık yönetim tarafından uygulanan yapı ve uygulamalardan kaynaklanan, nispeten kararlı ve kalıcı bir örgütsel niteliktir.
Örgütsel farkındalık, bilinçli ve dikkatli bir organize etme sürecidir. Bu görüşe göre örgütsel farkındalık bireylerin eylemleri ve etkileşimleriyle kolektifleşen toplumsal bir süreçtir (Morgeson ve Hofmann, 1999; Vogus ve Sutcliffe, 2007),
Örgütsel farkındalık, özellikle güvenilirlik için olası tehditleri düzenli ve sağlam bir şekilde tartışma (başarısızlıkla meşgul olma); mevcut varsayımların yeterliliğini sık sık sorgulayarak güvenilir alternatifler yaratma (yorumları basitleştirmek için isteksizlik); bu anlayışları güncel ve büyük bir resme entegre etme (operasyonlara duyarlılık); başarısızlığın kaçınılmazlığını tanıma ve bunları iyice
52 analiz etme, baş etme ve onlardan öğrenme (esnekliğe bağlılık); ve önemli kararlar alırken otorite yerine uzmanlığa başvurma (uzmanlığa saygı) ile ilgilidir (Weick vd., 1999; Weick ve Sutcliffe, 2007).
Novak ve Sellnow (2009), örgütsel farkındalığı “müşterek farkındalık” (collective mindfulness) olarak ele almıştır. Araştırmacılara göre örgütlerde farkındalığın sağlanması için beş faktöre önem verilmesi gerekmektedir. Bunlar;
Çalışanların işleri ile ilgili ihtiyaç duydukları bilgiye ulaşabilmeleri,
Çalışanların iş ortamında aktif olmaları ve faaliyetlerinin olumlu bir farklılık yaratması,
Çalışanların çekinmeden işle ilgili endişelerini ve fikirlerini dile getirebilmesi, Çalışanların işle ilgili eğitimlere katılması,
Her çalışanın gönüllü ve istekli olarak örgütlerine katkı sağlamak istemesidir. Örgütsel farkındalık işletmelerde oluşacak riskleri önleyecek bir tür örgütsel davranışa neden olur ve işletme fonksiyonlarının daha büyük bir başarı olasılığıyla yürütülmesine izin verir. Farkındalığı artırmak için başlangıç noktaları şunlardır: (1) kötü gidişata sahip olayların zayıf sinyallerinin kritik olarak gözlenmesi; (2) resmileştirilmiş hata önleme planlarının altında yatan varsayımların belirlenmesi; (3) beklenmedik olayların normalleştirilmesinden doğan bilişsel tuzakların önlenmesi (Golzio vd., 2014: 167).
Weick ve Putnam’a (2006: 282) göre örgütsel farkındalığın her bir bileşeni işletmelere ilginç bağlantılar sunar. Başarısızlıkla meşgul olmak, her şeyden önce ortaya çıkan başarısızlıklara odaklanmakla potansiyel olarak gerçek içgörüyü ortaya çıkarır. Güncel detayların bilinciyle dikkati geliştirmek ve operasyonlara duyarlı olmak içgörünün canlılığını arttırır. Esnekliğe bağlılık, gelecekteki eylemler için içgörüyü muhafaza eden farkındalık unsurunu barındırır. Son olarak, örgütlerde uzmanlığa duyulan saygı, kararları dikkat dağıtmadan mevcut olguya en iyi şekilde odaklanabilecek uzmanlara yönlendirerek farkındalığı arttırır. Weick ve Sutcliffe (2001: 2), bu beş sürecin ortak bir farkındalık durumu yarattığını ileri sürmekte ve "ayrıntıların zenginliğini algılama ve krize dönüşebilecek hataları bulma ve düzeltme becerisi" kazandırdığını belirtmektedir.
53 Örgütsel farkındalık, bir kuruluşun hoş olmayan sürprizlerle en iyi şekilde başa çıkmasını sağlar. Bölgesel onarımlar yerine, sistem reformları için çaba harcanır. Bu işletmeler geçmişi geleceğe karşı yanılmaz bir rehber olarak almazlar. Oluşabilecek sistem arızalarına en kısa sürede müdahale edebilmek için bu örgütler aktif başarısızlıklar ve gizli görünen yanlışlıklardan kaçınmak yerine çözüme yönelik yeni yollar aramaktadırlar (Reason, 2008, 240-241). Farkındalık, bireylere ise işletmelerde çevresel faktörleri fark etme ve bu çevresel faktörlere karşı cevaplarını kontrol etme becerisi sağlar. Bunu yaparken, kişinin ruh hali ve tutumları daha dengeli olabilir ve kişi kendi davranışlarından kaynaklanan beklenmedik sürprizlere maruz kalmaz. İçsel empatiye dayanan kendi düşüncelerine, duygularına ve eylemlerine dikkat etmek, içinde faaliyet gösterilen sosyal sistemde var olan çevreye karşı da empati yeteneğini artırabilmektedir (White, 2008: 147).