Doktora Tezi Sefer YAZICI Ankara-2019

204  Download (0)

Tam metin

(1)

i T.C.

ANKARA ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ

BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ ANABİLİM DALI

ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMLERİNDE BİRLİKTE ÇALIŞABİLİRLİK

VE

OLGUNLUK MODELİ ÖNERİSİ

Doktora Tezi

Sefer YAZICI

Ankara-2019

(2)

ii T.C.

ANKARA ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ

BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ ANABİLİM DALI

ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMLERİNDE BİRLİKTE ÇALIŞABİLİRLİK VE

OLGUNLUK MODELİ ÖNERİSİ

Doktora Tezi

Sefer YAZICI

Tez Danışmanı

Prof. Dr. Fahrettin ÖZDEMİRCİ

Ankara-2019

(3)
(4)

iv T.C.

ANKARA ÜNİVERSİTESİ Sosyal Bilimler Enstitüsü Müdürlüğü’ne,

Prof. Dr. Fahrettin ÖZDEMİRCİ danışmanlığında hazırladığım “Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde Birlikte Çalışabilirlik ve Olgunluk Modeli Önerisi (Ankara.2019)” adlı yüksek lisans - doktora/bütünleşik doktora tezimdeki bütün bilgilerin akademik kurallara ve etik davranış ilkelerine uygun olarak toplanıp sunulduğunu, başka kaynaklardan aldığım bilgileri metinde ve kaynakçada eksiksiz olarak gösterdiğimi, çalışma sürecinde bilimsel araştırma ve etik kurallarına uygun olarak davrandığımı ve aksinin ortaya çıkması durumunda her türlü yasal sonucu kabul edeceğimi beyan ederim.

09.07.2019 Sefer YAZICI

(5)

I

ÖNSÖZ

Bilişim teknolojilerindeki gelişmelerin belge yönetimi alanına bir yansıması olan elektronik belgelerin üretim, paylaşım, koruma ve tasfiye işlemleri, fiziksel ortamdaki belgelere göre farklılıklar taşımaktadır. Elektronik belgeler, üretim araçlarına bağımlı bir yapıya sahiptir. Bu sebeple elektronik belgelerin yönetim işlemleri ancak üretim ortamıyla uyumlu araçlarla mümkün olabilmektedir.

Kamu hizmetlerinin kullanımı yoğun hizmetlerden başlamak üzere elektronik ortama taşınması (e-dönüşüm) ile başlayan süreç, günümüzde e-uygulamaların birlikte çalışabilirliğini (interoperability) sağlamaya odaklanmaktadır. e-Devlet kavramında yer alan "e" kısaltması hizmetlerin teknik unsurlara dayalı olarak modellenmesini ifade ederken, "devlet" kısmı anlamsal, organizasyonel, yasal ve politik unsurları temsil etmektedir.

e-Devlet yapısını oluşturan organizasyonların “e-kurum”a dönüşümünde, bilgi yönetim sistemlerinin kurum içi ve kurumlar arası sistemlerle birlikte çalışabilirliğinin sağlanması büyük önem taşımaktadır. Araştırma, kurumsal bilgi ve belge yönetim sistemlerinin omurgasını oluşturan EBYS’lerin diğer sistemlerle birlikte çalışabilir yapıda geliştirilmesi, mevcut yetkinlilerinin izlenmesi ve değerlendirilmesi faaliyetlerine katkı sunmayı amaçlamaktadır. Bu kapsamda tespit edilen niteliklerin yer aldığı bir olgunluk modeli önerisi sunulmaktadır.

Çalışmam boyunca belge yönetimi alanında engin bilgi ve tecrübelerinden yararlandığım danışman hocam Prof. Dr. Fahrettin ÖZDEMİRCİ’ye saygıyla şükranlarımı sunuyorum. Tez izleme komitesinde yer alan hocalarım Prof. Dr. Özlem GÖKKURT DEMİRTEL ve Prof. Dr. Özgür KÜLCÜ'ye değerli katkılarından ötürü çok teşekkür ediyorum.

Hayatımın her safhasında varlık ve hatıralarından güç aldığım anneme ve babama, eşim Ravza Zeynep ve oğlum Mehmed Kağan'a sevgiyle teşekkür ediyorum.

(6)

II

İÇİNDEKİLER

ÖNSÖZ ... I İÇİNDEKİLER ... II KISALTMALAR ...V TABLOLAR ...VII ŞEKİLLER ... IX GRAFİKLER ...X

1. BÖLÜM: GİRİŞ ... 1

1.1. Araştırma Konusunun Önemi ... 1

1.2. Araştırmanın Problemi ve Hipotezleri ... 4

1.3. Araştırmanın Kapsamı ve Yöntemi ... 8

1.4. Araştırmanın Düzeni ... 9

1.5. Kavram ve Terimler ... 10

1.6. Kaynaklar ... 12

2. BÖLÜM: e-DEVLET VE TÜRKİYE... 15

2.1. e-Dönüşüm ve e-Devlet Kavramları ... 15

2.2. Elektronik Devlet Yapısı ... 20

2.3. Türkiye’de e-Devlet Çalışmaları ... 26

2.3.1. e-Devlet Strateji Planı ve Belgeleri ... 29

a) Bilişim ve Ekonomik Modernizasyon Raporu ... 30

b) Ulusal Enformasyon Altyapısı Ana Planı ... 30

c) KamuNet Projesi (1998-2002) ... 31

d) e-Türkiye Girişimi ve Eylem Planı ... 32

e) e-Dönüşüm Türkiye Projesi ... 33

f) 2003-2004 ve 2005 Eylem Planları ... 34

g) 2006 – 2010 Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eylem Planı ... 34

h) 2015 – 2018 Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eylem Planı ... 35

i) 2016-2019 Ulusal e-Devlet Stratejisi ve Eylem Planı... 36

2.3.2. e-Devlet Ulusal Portal Çalışmaları ... 37

3. BÖLÜM: BELGE YÖNETİMİ VE ELEKTRONİK BELGE PAYLAŞIMI .... 40

3.1. Belge Yönetimi ... 40

3.2. Belge Yönetim Süreçleri ... 42

3.3. Elektronik Belge Yönetimi ... 48

3.4. Elektronik Belge Yönetim Sistemi ... 52

3.5. Türkiye'de Elektronik Belge Yönetimi Faaliyetlerinin Gelişim Süreci ... 55

(7)

III

3.6. Elektronik Ortamda Bilgi ve Belge Paylaşımı Uygulamaları ... 60

3.6.1. e-Yazışma Projesi ... 60

3.6.2. KamuNet ... 63

3.6.3. Sanal Özel Ağ ... 63

3.6.4. Kiralık Devre ... 65

3.6.5. Dosya Aktarım Protokolü ... 66

3.6.6. Web Servis ... 66

3.6.7. e-Posta ... 67

3.6.8. Kayıtlı Elektronik Posta ... 68

4. BÖLÜM: BİLGİ YÖNETİM SİSTEMLERİNDE BİRLİKTE ÇALIŞABİLİRLİK ... 71

4.1. Birlikte Çalışabilirlik Kavramı ... 71

4.2. Birlikte Çalışabilirliğin Boyutları ... 76

4.2.1. Teknik Birlikte Çalışabilirlik ... 78

4.2.2. Anlamsal Birlikte Çalışabilirlik ... 78

4.2.3. Organizasyonel Birlikte Çalışabilirlik ... 79

4.2.4. Etkili Diğer Faktörler ... 79

a) Yasal... 79

b) Politik ... 79

c) Sosyal ve Kültürel ... 80

4.3. e-Devlet Yapısında Birlikte Çalışabilirlik ... 80

4.4. Bilgi Yönetim Sistemi Birlikte Çalışabilirlik Olgunluk Modelleri ... 84

4.4.1. Bilgi Sistemleri Birlikte Çalışabilirlik Modeli ... 85

4.4.2. Organizasyonel Birlikte Çalışabilirlik Modeli ... 87

4.4.3. Kavramsal Birlikte Çalışabilirlik Modeli ... 88

4.4.4. Kurumsal Birlikte Çalışabilirlik Modeli ... 90

4.4.5. Bilgi Sistemleri Birlikte Çalışabilirlik Olgunluk Modeli ... 92

4.4.6. e-Devlet Birlikte Çalışabilirlik Olgunluk Matrisi ... 94

4.5. Kurumsal Birlikte Çalışabilirlik Çerçeveleri ... 95

4.5.1. IDEAS Birlikte Çalışabilirlik Çerçevesi ... 99

4.5.2. ATHENA Birlikte Çalışabilirlik Çerçevesi...101

4.5.3. Avrupa Birlikte Çalışabilirlik Çerçevesi ...103

4.5.4.Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi ...107

4.6.Türkiye'de Birlikte Çalışabilirlik Politikası...109

5. BÖLÜM: ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMLERİNDE BİRLİKTE ÇALIŞABİLİRLİK VE BİR OLGUNLUK MODELİ (eBYS/BİÇOM) ÖNERİSİ ...114

5.1. EBYS’lerin Birlikte Çalışabilirlik Gereksinimleri...114

5.2. Elektronik Belge Yönetim Sistemleri Birlikte Çalışabilirlik Olgunluk Modeli (eBYS/BİÇOM)...119

5.2.1 Modelin Amacı ...122

5.2.2. Modelin Yapısı ...122

5.2.3. Ölçme ve Değerlendirme Matrisi ...127

(8)

IV

5.3. Değerlendirme ...130

5.4. eBYS/BİÇOM Nitelik Rehberi ...135

6. BÖLÜM: SONUÇ VE ÖNERİLER ...161

6. 1. Sonuçlar...163

6.2. Öneriler ...168

KAYNAKÇA ...173

ÖZET ...189

ABSTRACT ...190

(9)

V

KISALTMALAR

API : Application Programming Interface

ATHENA : Advanced Technologies for interoperability Heterogeneous Enterprise Networks and Applications

BTK : Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu BTYK : Bilim ve Teknoloji Yüksek Kurulu CMM : Capability Maturity Model

DETSİS : Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi DERBİS : Dernekler Bilgi Sistemi

DBYS : Devlet Belge Yönetim Sistemi DPT : Devlet Planlama Teşkilatı DTVT : Devlet Teşkilatı Veri Tabanı EBYS : Elektronik Belge Yönetim Sistemi

eBYS/BİÇOM : Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde Birlikte Çalışabilirlik Olgunluk Modeli

e-Devlet : Elektronik Devlet

e-GIF : eGovernment Interoperability Framework e-İmza : Güvenli Elektronik İmza

EIF : The European Interoperability Framework EIMM : Enterprise Interoperability Maturity Model EYP : Elektronik Yazışma Paketi

FTP : File Transfer Protocol

GIMM : The Government Interoperability Maturity Matrix

ISIMM : The Information Systems Interoperability Maturity Model ISO : International Stadard Organization

(10)

VI

IDEAS : Interoperability Developments for Enterprise Application and Software

ISO : International Organization for Standardization KAYSİS : Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi KDEP : Kısa Dönem Eylem Planı

KEP : Kayıtlı Elektronik Posta

LCIM : The Levels of Conceptual Interoperability Model

LISI : Levels of Information System Interoperability m-İmza: mobil imza OIM: : Organizational Interoperability Model

OPC : Open Packaging Conventions SDP : Standart Dosya Planı

TS : Türk Standardı

TSE : Türk Standartları Enstitüsü UAB : Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı UAPS : Ulusal Adres Paylaşım Sistemi

UDHB : Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı T.C. : Türkiye Cumhuriyeti

TUENA : Ulusal Enformasyon Altyapısı Ana Planı

TÜBİTAK : Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurum TÜRKSAT : Türksat Uydu Haberleşme Kablo TV ve İşletme A.Ş

vb. : ve benzeri

vd. : ve diğer

VPN : Virtual Private Network XML : eXtensible Markup Language

(11)

VII

TABLOLAR

Tablo 1. Türkiye'de e-Devlet Faaliyetlerinden Sorumlu Kurum ve Kuruluşlar ... 28

Tablo 2. Birlikte Çalışabilirlik Çerçevesi Kapsamı (Chen ve Daclin, 2007:455) ... 96

Tablo 3. e-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi ...108

Tablo 4. Elektronik Belge Yönetim Sistemleri Birlikte Çalışabilirlik Olgunluk Modeli (eBYS/BİÇOM) Matrisi ...127

Tablo 5. eBYS/BİÇOM Ölçeği ...129

Tablo 6. eBYS/BİÇOM Niteliklerinin Birlikte Çalışabilirlik Boyutu ve Olgunluk Seviyelerine Göre Sayısal Dağılımı...130

Tablo 7. eBYS/BİÇOM 1.1 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...136

Tablo 8. eBYS/BİÇOM 1.2 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...136

Tablo 9. eBYS/BİÇOM 1.3 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...137

Tablo 10. eBYS/BİÇOM 1.4 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...137

Tablo 11. eBYS/BİÇOM 1.5 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...138

Tablo 12. eBYS/BİÇOM 1.6 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...138

Tablo 13. eBYS/BİÇOM 1.7 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...139

Tablo 14. eBYS/BİÇOM 1.8 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...139

Tablo 15. eBYS/BİÇOM 1.9 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...140

Tablo 16. eBYS/BİÇOM 1.10 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...140

Tablo 17. eBYS/BİÇOM 1.11 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...141

Tablo 18. eBYS/BİÇOM 1.12 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...141

Tablo 19. eBYS/BİÇOM 1.13 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...142

Tablo 20. eBYS/BİÇOM 1.14 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...142

Tablo 21. eBYS/BİÇOM 1.15 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...143

Tablo 22. eBYS/BİÇOM 1.16 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...143

Tablo 23. eBYS/BİÇOM 2.1 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...144

Tablo 24. eBYS/BİÇOM 2.2 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...144

Tablo 25. eBYS/BİÇOM 2.3 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...145

Tablo 26. eBYS/BİÇOM 2.4 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...145

Tablo 27. eBYS/BİÇOM 2.5 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...146

Tablo 28. eBYS/BİÇOM 2.6 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...146

Tablo 29. eBYS/BİÇOM 2.7 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...147

(12)

VIII

Tablo 30. eBYS/BİÇOM 2.8 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...147

Tablo 31. eBYS/BİÇOM 2.9 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...148

Tablo 32. eBYS/BİÇOM 2.10 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...148

Tablo 33. eBYS/BİÇOM 2.11 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...149

Tablo 34. eBYS/BİÇOM 3.1 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...149

Tablo 35. eBYS/BİÇOM 3.2 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...150

Tablo 36. eBYS/BİÇOM 3.3 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...150

Tablo 37. eBYS/BİÇOM 3.4 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...151

Tablo 38. eBYS/BİÇOM 3.5 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...151

Tablo 39. eBYS/BİÇOM 3.6 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...152

Tablo 40. eBYS/BİÇOM 3.7 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...152

Tablo 41. eBYS/BİÇOM 3.8 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...153

Tablo 42. eBYS/BİÇOM 3.9 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...153

Tablo 43. eBYS/BİÇOM 3.10 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...154

Tablo 44.eBYS/BİÇOM 3.11 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...155

Tablo 45. eBYS/BİÇOM 3.12 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...155

Tablo 46. eBYS/BİÇOM 3.13 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...156

Tablo 47. eBYS/BİÇOM 3.14 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...157

Tablo 48. eBYS/BİÇOM 3.15 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...157

Tablo 49. eBYS/BİÇOM 3.16 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...158

Tablo 50. eBYS/BİÇOM 3.17 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...159

Tablo 51. eBYS/BİÇOM 3.18 No'lu Birlikte Çalışabilirlik Niteliği ...160

(13)

IX

ŞEKİLLER

Şekil 1. Kamunun Bilgi İşlem Teknolojilerini Kullanım Amaçlarının Gelişimi 17 Şekil 2. Geleneksel ve e-Devlet Yapısında Bilgi Sistemi 21

Şekil 3. e-Devlet İşleyiş Biçimi 22

Şekil 4. e-Devlet Yapısında Temel Etki Alanları ve Kritik Değişkenlerin Hiyerarşik

Yapısı 24

Şekil 5. Çevrimiçi Hizmet Sunumunun Aşamaları ve Temel Hedefleri 26 Şekil 6. Türkiye’de e-Devlet Politikalarının Çerçevesini Belirleyen Plan ve Belgeler 30 Şekil 7. 2006 – 2010 Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eylem Planı İlerleme Oranı 35

Şekil 8. Belge Yönetim Süreçleri 44

Şekil 9. Dosya tasnif ve saklama planı elemanları arasındaki dikey ve yatay ilişkiler ..47 Şekil 10. Belge Yönetim Sistemlerinin Tasarımı ve Uygulanması 53 Şekil 11. Şifrelenmiş e-Yazışma Paketi e-Devlet Yapısında Temel Etki Alanları ve

Kritik Değişkenlerin Hiyerarşik Yapısı 62

Şekil 12. İki Ağ Arasında VPN Bağlantısı 64

Şekil 13. Birlikte Çalışabilirlik Yaklaşımları 72

Şekil 14. Kurumsal Birlikte Çalışabilirliğin İlgi Alanları 73 Şekil 15. Birlikte Çalışabilirliğin Problem Alanları 75

Şekil 16. e-Devlet Birlikte Çalışabilirlik Modeli 77

Şekil 17. e-Devlet Gelişiminin Boyutları ve Aşamaları 81 Şekil 18. e-Devlet Yapısında Birlikte Çalışabilirlik Olgunluk Seviyeleri 83 Şekil 19. Bilgi Sistemlerinin Birlikte Çalışabilirlik Yeteneklerini Etkileyen Faktörler.85 Şekil 20. Organizasyonel Birlikte Çalışabilirlik Modeli Seviyeleri 88 Şekil 21. Kavramsal Birlikte Çalışabilirlik Modelinin Seviyeleri 89 Şekil 22. ATHENA Birlikte Çalışabilirlik Olgunluk Modeli 91 Şekil 23. Bilgi Sistemi Birlikte Çalışabilirlik Modeli 93 Şekil 24. e-Devlet Birlikte Çalışabilirlik Olgunluk Seviyeleri 94

Şekil 25. IDEAS Birlikte Çalışabilirlik Çerçevesi 100

Şekil 26. ATHENA Kavramsal Birlikte Çalışabilirlik Çerçevesi 102

Şekil 27. Birlikte Çalışabilirlik Proje Süreci 103

Şekil 28. Avrupa Birlikte Çalışabilirlik Modeli 103

Şekil 29. Entegre Kamu Hizmetleri İçin Kavramsal Model 104

(14)

X

Şekil 30. Kurumsal Birlikte Çalışabilirlik 114

Şekil 31. EBYS’nin Karakteristik Bileşenleri 115

Şekil 32. Bütünleşik EBYS / e-Kurum Yönetim Platformu 116 Şekil 33. Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Birlikte Çalışabilirlik

Gereksinimleri 117

Şekil 34. Kurumsal Birlikte Çalışabilirliğin Temel Kavramları 120 Şekil 35. Elektronik Belge Yönetim Sistemleri Birlikte Çalışabilirlik Olgunluk Modeli

(eBYS/BİÇOM) Yapısı 123

GRAFİKLER

Grafik 1. eBYS/BİÇOM Niteliklerinin Birlikte Çalışabilirlik Boyutlarına Oranı ...131 Grafik 2. eBYS/BİÇOM Niteliklerinin Olgunluk Seviyelerine Göre Dağılımı ...131 Grafik 3. Birlikte Çalışabilirlik Boyutu ve Olgunluk Seviyelerine Dağılımı ...134

(15)

1

1. BÖLÜM GİRİŞ

1.1. Araştırma Konusunun Önemi

Bilgi ve iletişim teknolojileri sayesinde bilgisayar ağları üzerinden ses, görüntü ve metinlerin iletilmeye başlanması, sadece özel yaşam alanında değil iş süreçlerinde de köklü değişimlere kapı aralamaktadır. Özellikle internet olgusu insanların öğrenme ve araştırma biçimini, devletlerin ve organizasyonların da hizmet sunma biçimini değiştirmektedir. Bilgisayar kullanımı ve internete erişim olanaklarının artması, sunulan hizmetlerin elektronik ortama aktarılmasını teşvik etmektedir (Suen, 2006:47).

Elektronik dönüşüm faaliyetleri sonucunda e-ticaret, e-başvuru, e-iletişim, e-form, e- belge, e-yazışma, e-onay, e-imza, e-bilgi sistemi gibi uygulamalar ortaya çıkmıştır.

Modern kamu yönetimi anlayışının önemli bir aracına dönüşen e-devlet yaklaşımı; “kullanıcıların elektronik ortamda sunulacak kamu hizmetlerine farklı platformlardan, güvenilir şekilde ve tek noktadan erişebilecekleri, vatandaş ve iş dünyasının ihtiyaçlarına odaklanmış, birlikte işler ve bütünleşik hizmetlerin sunulacağı, katılımcı, şeffaf ve hesap verebilir bir devlet yapısını” hedeflemektedir (DPT, 2011a).

Günümüzde hükümet politika ve strateji belgelerinde e-devlet unsuları arasında bilgi ve belge paylaşımının elektronik ortamda gerçekleştirilmesini hedefleyen pek çok eylemin planladığı görülmektedir (Kalkınma Bakanlığı, 2013b; UDHB, 2016; UN, 2018).

Kurum ve kuruluşlardan da kendi iç bilgi ve belge sistemlerinin elektronik ortamda diğer kurum ve bireylerle paylaşabilecek şekilde yapılandırmaları istenmektedir (Özdemirci vd. 2013:129).

Belge yönetimi alanında 1990’lı yıllardan itibaren yayınlanmaya ve kabul görmeye başlayan standart ve uygulama rehberleri (Adam, 2008:4), bilgisayar ve internet kullanımının yaygınlaşmasıyla elektronik belgeleri de kapsayacak şekilde geliştirilmektedir: Avustralya (AS 4390, 1996), ABD (DOD 5015, 1997), İngiltere (TNA, 1999), ISO (ISO 15489, 2001). Türkiye'de de elektronik belgelerin 2004 yılında 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’yla yasal statüye kavuşması belge yönetimi süreçlerinde birçok değişim ve dönüşüm sürecinin tetikleyicisi olmuştur. “e-Dönüşüm Türkiye Projesi 2005 Yılı Eylem Planı” kapsamında "elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabî olacağı usul ve esaslar ile

(16)

2

kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbiriyle uyumlu işlemesi ve etkin şekilde yönetilmesi" planlanarak (DPT, 2005:11), "Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli" hazırlanmıştır (Kandur, 2005). Model, 2007 yılında Türk Standartları Enstitüsü tarafından “TS 13298 Bilgi ve Dokumantasyon- Elektronik Belge Yonetimi” standardı olarak yayınlanmıştır (TS 13298, 2007). 2008 yılında da tüm kamu kurum ve kuruluşlarının elektronik belge yönetim sistemlerini (EBYS) standarda uygun olarak geliştirmeleri kararlaştırılmıştır (Başbakanlık, 2008).

Türkiye‘de "e-Dönüşüm Türkiye Projesi" kapsamında “başta kamu kurum ve kuruluşları olmak üzere, kamuya elektronik ortamda hizmet sunan tüm kuruluşlar arasında birlikte çalışılabilirliğin sağlanması ve bu çerçevede yetki ve sorumluluklar, esas ve prensipler, yöntem ve kriterler ile teknik standartların belirlenmesi amacıyla”,

“e-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi”nin ilk sürümü yayımlanmıştır (DPT, 2005). Bilgi sistemlerinin geliştirilmesi, veri tanımlama, veri entegrasyonu, dosya sunumu ve değişimi, kurumlar arası yazışmalarda iletilecek resmî yazıların dosya formatları ve güvenlik konularında teknik standartların yer aldığı Rehber'e uyum kamu kurum ve kuruluşları için zorunlu tutulmuştur (Kalkınma Bakanlığı, 2012).

Türkiye'de kamu kurumları elektronik belge yönetim sistemlerinde birlikte çalışabilirliği sağlamaya dönük çalışmalar, bilgi toplumuna dönüşümü sağlamaya yönelik stratejik öncelikleri ve 2006-2010 yılları arasında uygulanacak tedbirleri ortaya koyan "Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eylem Planı"na dayanmaktadır. Planın 73 numaralı

“Ortak Hizmetlerin Oluşturulması" eylemi ile “Kamu kurum ve kuruluşlarında ortak olarak yürütülen bazı fonksiyonların niteliğine göre e- Devlet Kapısı ve/veya ilgili bir başka kurum tarafından merkezi olarak sunumu konusunda çalışmalar yapılması"

hedeflenmiştir (DPT, 2006a, DPT, 2006b). Bu doğrultuda 2007 – 2008 yıllarında, kamu kurum ve kuruluşları tarafından kullanılmakta olan EBYS’ler incelenerek yaygınlaştırılabilecek çözümler tespit edilmiştir (Civelek ve Turan, 2010:13).

2010 yılında kamu kurum ve kuruluşları arasındaki resmî yazışmaların elektronik ortamda yürütülmesini sağlamak amacıyla “e-Yazışma Projesi”

başlatılmıştır. Proje kapsamında “tüm kamu kurum ve kuruluşlarının kendi elektronik belge yönetim sistemlerine entegre edebilecekleri bir yazılım programlama arayüzü (API – Application Programming Interface) geliştirilmiş, kurumlar arası iletilecek resmî yazışmalar ile üstverilerini ve elektronik imzalarını taşıyacak paket yapısını açıklayan”

e-Yazışma Teknik Rehberi yayınlanmıştır (DPT, 2011b). Rehber sonraki yıllarda

(17)

3

güncellenerek (Kalkınma Bakanlığı, 2016), 2015 yılında güncellenen “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” ile "İdareler arasında resmî yazışma kapsamında iletilecek elektronik belgelerin oluşturulmasında e- Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan kurallara uyulması" zorunlu hale getirilmiştir (Başbakanlık, 2015).

TS 13298 standardında yapılan 2015 güncellemesiyle kurumlar arası belge paylaşımını sağlamak amacıyla kamuda; “elektronik ortamda üretilmiş ve elektronik / mobil imza sistemleri ile onaylanmış belgeler ile bu belgelere ek olarak tanımlanmış her türlü dokümanı alıcı kurumlara veya kişilere iletimi Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi üzerinden yapabilmesi” ve kullanılacak Elektronik Yazışma Paketi (EYP) formatının “Kalkınma Bakanlığı tarafından hazırlanan e-Yazışma Teknik Rehberinde uygun olması” zorunlu tutulmuştur (TS 13298, 2015).

TS 13298 standardı kamu kurumlarında EBYS'lerin geliştirilmesi ve yaygınlaştırılması faaliyetlerinde önemli rol oynamıştır. Standart, 2015 yılında elektronik belgelerin kurumlar arasında paylaşımının sağlanmasına yönelik temel düzenlemeleri de içerecek biçimde teknolojik ve yönetimsel ihtiyaçlara göre yeniden düzenlenmiştir. EBYS’lerin herhangi bir belgeyi ilgili üstveri seti ile birlikte EYP kurallarına uygun olarak gönderebilmesi ve alabilmesi, EYP formatının e-Yazışma Teknik Rehberinde belirtilen esaslara uygun olması, zorunlu kriter olarak belirlenmiştir.

Diğer bir önemli düzenleme ise kurumlar arası belge paylaşımını sağlamaya dönük

“kurum kodlarının kullanılması”na ilişkin esasların kabul edilmesidir. Bu kapsamda EBYS’lerin "DETSİS (Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi)", "DERBİS (Dernekler Bilgi Sistemi)", "KPS (Kimlik Paylaşım Sistemi)", "MERNİS (Merkezî Nüfus İdare Sistemi)", "MERSİS (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi)", "MTK (Merkezi Tüzel Kişilik Bilgi Sistemi)", "UAPS (Ulusal Adres Paylaşım Sistemi)", "VBYS (Vakıf Bilgi Yönetim Sistemi)" gibi kurum kod sistemleri ile entegre çalışmasını zorunlu kılmıştır.

Standardın EBYS’lerin birlikte çalışabilirliğini sağlamaya yönelik temel düzenlemelerinden birisi de sistemin KEP sistemi ile entegre olmasını zorunlu tutmasıdır. Kamu kurumları KEP sistemiyle elektronik ortamda gerçek ve tüzel kişilerle de resmî iletişim olanağına kavuşmuştur.

Kamu kurumlarında, her türlü bilgi ve belgenin orijinal özelliklerinin korunarak delil sayılabilecek biçimde elektronik ortamda yönetildiği sistemlerin kullanım alanı yaygınlık kazanmaktadır. Organizasyonlarda iş akış ve işlem süreci, rapor, form, doküman, talimat, arşiv, duyuru ve mesaj, tarayıcı, SMS, izin, e-posta, kayıtlı elektronik

(18)

4

posta, e-imza, zaman damgası vb. birçok bileşeni bünyesinde barındırabilen EBYS uygulamaları e-devlet/e-kurum yapısında yönetim sistemlerinin omurgasını oluşturmaktadır (Başbakanlık, 2008; Özdemirci, 2016:35). Yukarıda ifade edildiği üzere EBYS’lerin geliştirilmesi ve birlikte çalışabilirliğini sağlamayı hedefleyen bazı mevzuat, teknik rehber ve standart çalışmaları gerçekleştirilmiştir. Ancak tüm bu çalışmalara rağmen kurumların üretmiş oldukları elektronik belgelerin muhatap kurumlar tarafından alınıp iş akış süreçlerine dâhil etmeleri elektronik belge yönetimi alanında önemli problemlerden biri olarak varlığını devam ettirmektedir (Kandur, 2016:

30).

Etkin ve verimli biçimde kurum içi ve kurumları arasında veri/bilgi/belge paylaşımının sağlanması konunun teknik, anlamsal, organizasyonel, yasal ve politik boyutlarda ele alınmasını gerektirmektedir. Teknik boyut daha çok uygulamalar arasında bilgi paylaşımını mümkün kılacak bilgisayar ve ağ sistemleriyle ilgilidir.

Anlamsal boyut, verinin güvenli biçimde üretenlerle birlikte tüm muhataplar tarafından tam ve doğru şekilde anlaşılmasına odaklanır. Organizasyonel boyut yönetim faaliyetleriyle iş süreçlerinin ilişkili diğer kurumları da kapsar biçimde modellenmesine ve yönetim ihtiyaçlarının karşılanmasıyla ilgilidir. Yasal boyut, ortak usul ve esasların belirlenmesi ve bunlara uyumun sağlanmasına; politik boyut ise organizasyonların birbirleriyle uyumlu vizyon kazanmalarına ilişkin faaliyetleri içermektedir.

Bu kapsamda şimdiye kadar yapılan teknik rehber, standart, mevzuat ve idari düzenlemelerin; denetim, koordinasyon, izleme ve değerlendirme faaliyetlerine katkıda bulunacak model çalışmalarıyla desteklenmesine ihtiyaç olduğu değerlendirilmektedir.

1.2. Araştırmanın Problemi ve Hipotezleri

e-Devlet vatandaşlara, iş ortaklarına ve çalışanlara fayda sağlamak için devlet hizmetlerine erişimin ve bu hizmetlerin sunumunun geliştirilmesinde teknolojinin kullanılması (Novakouski ve Lewis, 2012:2) olarak ifade edilmektedir. Kamu hizmetlerinin “kullanımı yoğun hizmetlerden başlamak üzere elektronik ortama taşınması” (DPT, 2005:2) ile başlayan süreç günümüzde e-uygulamaların birlikte çalışabilirliğini (interoperability) sağlamaya odaklanmıştır.

Birlikte çalışabilirlik kavramı, “bir sistemin ya da sürecin, ortak standartlar çerçevesinde bir diğer sistemin ya da sürecin bilgisini ve/veya işlevlerini kullanabilme yeteneği” (DPT, 2009:4); "farklı yapılarda ve çeşitlilikte olan organizasyonların bilişim sistemleri aracılığıyla destekledikleri iş süreçleri üzerinden bilgi ve birikimlerini

(19)

5

paylaşarak karşılıklı etkileşimle fayda sağlama ve ortak hedeflere doğru ilerleyebilme becerisi” (EIF, 2010:2) şeklinde tanımlanmaktadır.

e-Devlet uygulamaları geliştirilirken teknik gereksinimler ön planda tutulmaktadır. Farklı uygulamalar arasında birlikte çalışabilirliğin sağlanmasında etkili olan bilginin üretim, sunum ve değişiminde anlam birliğinin sağlanması ile yönetim ihtiyaçlarına yeterince önem verilmemektedir. e-devlet yapısında birlikte çalışabilirliğin yukarıda yer alan tanımında geçen "ortak hedeflere doğru ilerleyebilme becerisi" ifadesi (EIF, 2010: 2) konunun teknik unsurları aşan bir alanı kapsadığı göstermektedir.

Elektronik dönüşüm ve birlikte çalışabilirlik faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinde karmaşık teknik sorunlara rağmen değişimin önündeki en büyük engelin insan kaynaklı olduğu görülmektedir (UDHB, 2016: 5). Gelişmiş 16 ülkeden 750 yöneticinin katıldığı bir anket sonucuna göre " doğru organizasyonel ve yönetişim modeli eksikliği”, dijital dönüşümün önündeki en büyük engellerden biri olarak öne çıkmaktadır (IFS, 2017).

Kamuda elektronik dönüşüm faaliyetleriyle hizmetlerin bilişim teknolojilerine dayalı olarak gerçekleştirilmesi amaçlansa da asıl hedef kamu, özel sektör ve vatandaşların elektronik ortamda etkileşimini sağlayarak bilgiye dayalı hızlı ulaşan ve ekonomik karar alabilen e-devlet yapısının kurulmasıdır (İnce, 2001:13). "e" kısaltması hizmetlerin teknik unsurlara dayalı olarak modellenmesini ifade ederken, "devlet"

kavramının karşılık geldiği işler daha çok anlamsal, organizasyonel, yasal ve politik boyutları öne çıkan düzenlemeler gerektirir.*

Birlikte çalışabilirlik disiplini birbiriyle ilişkili farklı gelişmişlik seviyelerine karşılık gelen birçok çalışma alanına sahiptir (ENSEMBLE CSA, 2011:84-98):

- Veri birlikte çalışabilirliği: Veri sunumu ve değişimi, veri entegrasyonu, veri haritalama, birleştirme, toplulaştırma, şema eşleştirme,

- Süreç birlikte çalışabilirliği: Süreç modelleme, eşleştirme, haritalama yeniden yapılandırma,

- Kuralların birlikte çalışabilirliği: İç ve dış kaynaklı yasal ve idari kuralların uyumu - Nesnelerin birlikte çalışabilirliği: Bilgisayar donanımı ve diğer aygıtların ağ ve

internet bağlantılı olarak entegrasyonu,

- Yazılımların birlikte çalışabilirliği: Web servis, ağ geçitleri, XML uygulamaları, yazılım mimarisi,

* Tez çalışmasında yasal ve politik unsurlar da organizasyonel boyut kapsamında değerlendirilmiştir.

(20)

6

- Kültürel birlikte çalışabilirlik: Coğrafi bölge ve yapılar arasında uyum, eşleştirme, ortak değer ve hedeflerin oluşturulması,

- Bilgi birlikte çalışabilirliği: Entelektüel varlıkların paylaşılması, varlıkların paydaşların ihtiyaçlarını da dikkate alınarak düzenlenmesi, yararlanma becerilerinin geliştirilmesi,

- Hizmetlerin birlikte çalışabilirliği: Başka bir organizasyona ait hizmetin keşfedilmesi, kullanılması, ortak hizmet tasarımı.

- Elektronik kimlik birlikte çalışabilirliği: Erişim, doğrulama ve yetkilendirme işlemlerinin e-imza, e-kimlik vb. araçlarla yönetilmesi,

- Sosyal ağ birlikte çalışabilirliği: Sosyal ağ entegrasyonu, analitik ve çapraz sosyal ağ analizi, kurumsal 2.0, Web 2.0,

- Bulut birlikte çalışabilirliği: Bulut bilişim, birleşik bulut ara birimleri, bulut bağlantısı, bulutlar arası bulut,

- Ekosistem birlikte çalışabilirliği: sanal organizasyon, dijital ekosistemler, ekosistemlerin işbirliği, sanal kurumsal entegrasyon.

Yukarıda sıralanan alanlarda birlikte çalışabilirliğin sağlaması teknik, anlamsal ve organizasyonel boyutta birçok bariyerin aşılmasıyla mümkündür (EIF, 2004:16;

Carney vd., 2005:4; UNDP, 2008: 7; Gottschalk ve Solli-Sæther, 2009:7; ENSEMBLE CSA, 2011:84-98; Kubicek vd, 2011:85-96; Kalkınma Bakanlığı 2012:4; Novakouski ve Lewis, 2012:7).

Elektronik belge yönetim faaliyetleri, tüm organizasyonu ilgilendiren ve farklı disiplinlerin uzmanlık bilgisini gerektiren kapsamlı değişim ve dönüşüm projeleridir (Özdemirci vd., 2013:31). 20. yüzyılın ilk yarısından itibaren şekillenmeye başlayan belge yönetim faaliyetleri (Shepherd ve Yeo 2003:2) devlet hizmetlerinin dijital dönüşümüyle birlikte organizasyonların göz ardı edemeyeceği yönetim fonksiyonlarından biri haline gelmiştir. e-devlet yapısının temel unsurlarından biri olan

"e-kurum"a dönüşümün sağlanmasında bilgi yönetim sistemlerinin kurum içi ve kurumlar arası sistemlerle birlikte çalışabilirliğinin sağlanması büyük önem taşımaktadır.

Türkiye'de elektronik belge yönetim sistemlerinin geliştirilmesi ve birlikte çalışabilirliğini sağlamaya dönük teknik gereksinimler aşağıda yer alan çalışmalar ile önemli ölçüde kontrol altına alınmıştır:

- 2004 yılında Elektronik İmza Kanunu’nun kabul edilmesi.

(21)

7

- 2005 yılında "e-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi"nin yayınlanması, (2009 ve 2012 yılı güncellemeleri).

- 2007 yılında "TS 13298 Elektronik Belge Yönetim Sistemi Standardı"nın yayınlanması, (2009 ve 2015 yılı güncellemeleri)

- 2008/16 Sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kamu kurum ve kuruluşları EBYS’lerinin TS 13298 no’lu standarda uyumunun zorunlu tutulması.

- 2011 yılında "e-Yazışma Teknik Rehberi"nin yayınlanması, (2014,2015 ve 2016 yılı güncellemeleri).

- 2014 yılında "Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliği"nin elektronik ortamda yapılacak yazışmaları kapsayacak biçimde değiştirilmesi.

- 2015 yılında TS 13298 Standardında elektronik ortamda kurumlar arası belge paylaşımını sağlamaya dönük kapsamlı güncellemelerin yapılması.

Gerçekleştirilen tüm bu düzenlemelere rağmen EBYS'lerin kurum içi ve kurumlar arası bilgi/belge sistemleriyle birlikte çalışabilirlik olgunluğunun sınırlı ve değişken olduğu görülmektedir. e-Devlet uygulamalarının etkin ve verimli biçimde yönetilmesi için izleme ve değerlendirme faaliyetlerine ihtiyaç duyulmaktadır (Gökkurt ve Demirtel, 2017:248).

Bu kapsamda araştırmanın öne çıkan soruları şunlardır:

1. e-Devlet hizmetlerinin geliştirilmesinde birlikte çalışabilirlik faaliyetlerinin önemi nedir?

2. Bilgi yönetim sistemlerinin birlikte çalışabilirlik gereksinimleri nelerdir?

3. Kamu kurum ve kuruluşlarında e-devlet hizmetlerinin geliştirilmesinde elektronik belge yönetim sistemlerinin önemi nedir?

4. EBYS'lerin kurum içi ve kurumlar arası bilgi yönetim sistemleriyle birlikte çalışabilir biçimde geliştirilerek yönetilmesine etki eden teknik, anlamsal ve organizasyonel gereksinimler nelerdir?

(22)

8 Araştırmanın hipotezleri şunlardır:

1. Kamu kurum ve kuruluşlarında e-devlet hizmetlerinin geliştirilmesi ve olgunluk düzeylerinin artırılmasında, EBYS’lerin kurum içi ve kurumlar arası bilgi yönetim sistemleriyle birlikte çalışabilirliğinin sağlanması büyük önem taşımaktadır.

2. EBYS'lerin diğer bilgi yönetim sistemleriyle birlikte çalışabilirliğinin sağlanması teknik, anlamsal ve organizasyonel boyutu olan gereksinimlerin karşılanmasına bağlıdır.

3. İleri düzey birlikte çalışabilirlik olgunluk seviyelerine ulaşılması, bilişim teknolojilerine dayalı (teknik) unsurların yanı sıra bilgi ve belge yönetimi disiplinine dayalı (anlamsal ve organizasyonel) gereksinimlerin karşılanmasıyla mümkündür.

4. EBYS'lerin birlikte çalışabilirlik seviyelerinin geliştirilmesi için öncelikle mevcut yetkinliklerin tespit edilerek değerlendirilmesi gerekmektedir. Bu amaç doğrultusunda kullanılabilecek araçlara ihtiyaç duyulmaktadır.

1.3. Araştırmanın Kapsamı ve Yöntemi

Araştırma kamu kurum ve kuruluşlarının elektronik belge yönetimi uygulamalarıyla sınırlandırılmıştır. Araştırma kapsamında "olgu ve olayları nesnelleştirerek gözlemlenebilir, ölçülebilir, sayısal olarak ifade edilebilir ve değişkenler arasındaki ilişkileri kanıtlanabilir biçimde" ortaya koymayı hedefleyen nicel araştırma (Büyüköztürk vd., 2010:24) yöntemi kullanılmıştır. Bu yönteme dayalı olarak

"durum nedir? neredeyiz? ne yapmak istiyoruz? nereye, hangi yöne gitmeliyiz? oraya nasıl gideriz? gibi sorulara mevcut zaman kesiti içinde olduğu düşünülen verilere dayanılarak cevap bulmaya", olguların betimlenmesiyle onları iyi anlayabilme, gruplayabilme, aralarındaki ilişkiyi saptamaya yarayan betimleme tekniğinden yararlanılmıştır (Kaptan,1995:59).

Araştırma konusu kapsamında elektronik dönüşüm (e-dönüşüm), elektronik devlet (e-devlet), elektronik belge yönetimi, elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) ve birlikte çalışabilirlik konu başlıkları altında yerli ve yabancı akademik literatürde belgesel kaynak derlemesi (Seyidoğlu, 1995:36) yapılmıştır. Araştırma konusunu ilgilendiren ulusal ve uluslararası standart, model teknik rehber ve mevzuat düzenlemelerinin içerik analizi yapılmıştır (Bilgi Sistemleri Birlikte Çalışabilirlik

(23)

9

Modeli (DOD, 1998a), Organizasyonel Birlikte Çalışabilirlik Modeli (Clark ve Jones, 1999), Kavramsal Birlikte Çalışabilirlik Modeli (Tolk ve Muguira, 2003), Kurumsal Birlikte Çalışabilirlik Modeli (ATHENA, 2004), Bilgi Sistemleri Birlikte Çalışabilirlik Olgunluk Modeli (Van Staden, 2011), e-Devlet Birlikte Çalışabilirlik Olgunluk Matrisi ( Sarantis vd., 2008), ATHENA Kavramsal Birlikte Çalışabilirlik Çerçevesi (ATHENA, 2007), Avrupa Birlikte Çalışabilirlik Çerçevesi( EIF, 2010), Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi, (Kalkınma Bakanlığı, 2012), Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (Başbakanlık, 2015), TS 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetimi Standardı, (TS 13298, 2015), TS 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetimi Standardı (TS 13298, 2015), e-Yazışma Teknik Rehberi (Kalkınma Bakanlığı, 2016).

Çalışmanın başlangıç aşamasında alan araştırması kapsamında, kamuda EBYS’lerin teknik boyutta birlikte çalışabilirlik uygulamaları ile konuya ilişkin kurumsal yaklaşımların tespit edilerek analiz edilmesi hedeflenmiştir. Bu doğrultuda T.C. merkezi devlet teşkilatını oluşturan kurumlarda yapılandırılmış görüşme tekniği (Büyüköztürk vd., 2010:163) kullanılarak veri toplamak üzere anket formu geliştirilmiştir. Ankara Üniversitesi Etik Kurulu’nun 20.07.2016 tarih ve 248 sayılı kararıyla uygun bulunan anket formu, 7 farklı bakanlık merkez teşkilatında (bilgi işlem dairesi başkanlığı ile EBYS koordinasyon birimlerinde) uygulanmıştır. Veri toplama sürecinde yürürlüğe giren mevzuat düzenlemeleri neticesinde, kamuda EBYS uygulamalarının teknik açıdan belirli bir olgunluğa eriştiği görülmüştür. Araştırmanın tamamlanması durumunda sunulacak verilerin niteliği ve görüşme tekniği sürecinde yaşanan zorluklar göz önünde bulundurularak alan araştırmasının kapsamı EBYS’lerin birlikte çalışabilirlik gereksinimlerinin tespit edilerek bir olgunluk modeli aracılığıyla sunulması şeklinde değiştirilmiştir. Çalışma kapsamında, önceki alan araştırması doğrultusunda toplanan verilerden de yararlanılmıştır.

Elde edilen tüm veriler kullanılarak, EBYS'lerin kurum içi ve kurum dışı bilgi yönetim sistemleriyle birlikte çalışabilir yapıda geliştirilmesi, mevcut yetkinlilerinin izlenmesi ve değerlendirilmesi faaliyetlerine katkı sunmayı amaçlayan olgunluk modeli önerisi (e-BYS/BİÇOM) sunulmuştur.

1.4. Araştırmanın Düzeni

Araştırma kapsamında gerçekleştirilen çalışma ve analizler, aşağıda sunulduğu üzere altı bölüm altında düzenlenmiştir.

(24)

10

Birinci Bölüm’de; "Giriş" başlığı altında araştırma konusunun önemi, araştırmanın problemi ve hipotezleri, araştırmanın kapsamı ve yöntemi, veri toplama ve değerlendirme teknikleri, araştırmanın düzeni ve kaynaklar sunulmaktadır.

İkinci Bölüm’de; "e-Devlet ve Türkiye" başlığı altında e-dönüşüm ve e-devlet kavramları, Türkiye’de e-devlet çalışmalarının tarihçesi ve e-devlet politikası, e- dönüşüm faaliyetleri ve ilgili mevzuat düzenlemeleri değerlendirilmektedir.

Üçüncü Bölüm’de; "Belge Yönetimi ve Elektronik Belge Paylaşımı" başlığı altında belge yönetimi kavramı, belge yönetim süreçleri ve elektronik belge yönetim sistemi detaylı olarak incelenmektedir. Türkiye'de elektronik belge yönetim faaliyetlerinin gelişim sürecine ilişkin politika belgeleri ve yasal düzenlemeler analiz edilmektedir. e-Yazışma Projesi, kayıtlı elektronik posta, Web servisi vb. elektronik ortamda kurumlar arası veri/belge paylaşım uygulamaları değerlendirilerek sunulmaktadır.

Dördüncü Bölüm’de; "Bilgi Yönetim Sistemlerinde Çalışabilirlik" başlığı altında birlikte çalışabilirlik kavramı ile teknik, anlamsal ve organizasyonel boyutları, e- devlet yapısında birlikte çalışabilirlik olgunluk seviyeleri ve geliştirilen birlikte çalışabilirlik olgunluk modelleri kapsamlı biçimde analiz edilerek sunulmaktadır.

Ayrıca pek çok ulusal ve kurumsal politika belgesine kaynaklık eden Avrupa Birliği kurumsal birlikte çalışabilirlik çalışmaları ile Türkiye'nin birlikte çalışabilirlik alanına dönük politikası değerlendirilmektedir.

Beşinci Bölüm’de; "Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde Birlikte Çalışabilirlik ve Bir Olgunluk Modeli Önerisi (eBYS/BİÇOM)" başlığı altında EBYS’lerin birlikte çalışabilirlik gereksinimleri analiz edilmektedir. Çalışma kapsamında EBYS'lerin kurum içi ve kurumlar arası bilgi/belge yönetim sistemleriyle veri/belge paylaşımının sağlanmasında birlikte çalışabilirlik yetkinliklerinin geliştirilmesi, izlenmesi ve değerlendirilmesi faaliyetlerine yardımcı olmak amacıyla geliştirilen model önerisi yer almaktadır.

Altıncı Bölüm’de; "Sonuç ve Öneriler" başlığı altında çalışma konusuyla ilgili genel sonuç ve öneriler sunulmaktadır.

1.5. Kavram ve Terimler

Belge: "Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve

(25)

11

formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanmış ve EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya doküman" (Başbakanlık, 2015).

Belge yönetimi: "Bir kurumun faaliyet ve işlemleri hakkında enformasyon ve kanıtların belge formunda elde edilmesi yanında korunmasına yönelik süreçler de dâhil olmak üzere, belgelerin üretimi, alınması, korunması, kullanımı ve tasfiyelerinin sistematik kontrol ve etkinliğinden sorumlu çalışma alanı" (ISO-15489-1, 2001:3).

Birlikte Çalışabilirlik: "Bir sistemin ya da sürecin, ortak standartlar çerçevesinde bir diğer sistemin ya da sürecin bilgisini ve / veya işlevlerini kullanabilme yeteneği” (DPT, 2005:4).

Birlikte Çalışabilirlik Çerçevesi: "e-Devlet unsurları arasında birlikte çalışabilirliği sağlamaya dönük esas, prensip, yöntem, kriter, teknik, standart, yetki ve sorumlulukları bir arada gösteren kılavuz niteliğinde çalışma" (EIF, 2010:2).

eBYS/BİÇOM: Elektronik belge yönetim sistemlerinin kurum içi ve kurumlar arası bilgi/belge yönetim sistemleriyle birlikte çalışabilir yapıda geliştirilmesi ile mevcut yetkinliklerinin izlenmesi ve değerlendirilmesini sağlamak amacıyla geliştirilen olguluk modelinin (Elektronik Belge Yönetim Sistemleri Birlikte Çalışabilirlik Olgunluk

Modeli) kısaltması.

e-Devlet: "İnternet üzerinden veya diğer dijital yollarla devlet bilgi ve hizmetlerinin çevrimiçi olarak sunulması" (West, 2004:16).

e-dönüşüm: "Bilgi ve iletişim teknolojilerini etkin kullanarak mevcut kültürün, iş modelinin, iş süreçlerinin, ürün ve hizmetlerin çalışan, vatandaş, iş ortakları ve diğer tüm sosyal paydaşlarının yararına bir bütünlük içerisinde değiştirilmesi süreci"

(Arifoğlu, 2004:5).

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): "İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistem" (Başbakanlık, 2015).

Güvenli elektronik imza: "Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan,

(26)

12

nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imza" (Başbakanlık, 2004a).

Kayıtlı elektronik posta (KEP): "Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şekli" (BTK, 2011).

Olgunluk Modeli: Bir sistem, süreç veya kuruluşun belirli bir alana dönük yeteneklerinin geliştirilmesi ve değerlendirilmesini sağlayan araç (Clark ve Jones, 1999) TS 13298: EBYS’ye ilişkin Türk Standartları Enstitüsü Standardı (TS 13298, 2015).

Web Servis: "Programları, objeleri, veri tabanlarını veya karmaşık iş fonksiyonlarını birbirine bağlayan XML uygulamaları" (Newcomer, 2002:7).

1.6. Kaynaklar

Araştırmaya ilişkin ulusal ve uluslararası literatüre ulaşılması kullanılan kaynaklar aşağıda sunulmaktadır.

•“Anahtar II: Kütüphanecilik, Arşivcilik ve Dokümantasyon- Enformasyon Alanlarında Yayınlanan Toplantı, Anı, Armağan ve Derleme Kitaplar Dizin”

• “Bilgi Dünyası Dergisi (2000-)”

• “Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi (2008-)”

• “Bilgi Yönetimi Dergisi (2018-)”

• “Devlet Arşivleri Başkanlığı”

• “Dizin: Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni; Türk Kütüphaneciliği (1952- 1992)”

• Dizin: Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni; Türk Kütüphaneciliği (1993- 2000)”

• “Ebrary”

• “EBSCOHost”

• “Emerald”

• “e-LIS”

(27)

13

• “Google Scholar”

• “Information Management Journal”

• “InterPARES”

• “ISO”

• “JSTOR”

• “LISA”

• “Mevzuat Bilgi Sistemi (e-mevzuat/Cumhurbaşkanlığı)”

• “Proquest”

• “Records Management Journal”

• “Resmî Gazete”

• “ScienceDirect”

• “Springer Link”

• “Taylor & Francis”

• “T.C. Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı Bilgi ve İletişim Teknolojileri Dairesi”

• “TSE”

• “Türk Kütüphaneciliği Dergisi (1987- )”

• “Türkiye Bibliyografyası (1935- )”

• “Türkiye Makaleler Bibliyografyası (1952- )”

• “Türkiye.gov.tr”

• “ULAKBİM Sosyal Bilimler Veri Tabanı (2002- )”

• “Wiley”

• “YÖK Tez Kataloğu”

(28)

14

Bu kaynaklarda tarama yapılırken kullanılan konu başlıkları ve anahtar kelimeler şunlardır:

Belge yönetimi Records management

Belge yönetim sistemi Records management system

Elektronik belge yönetimi Electronic records management Elektronik belge yönetim sistemi Electronic records management

system

Elektronik devlet e-government/digital government

Entegre bilgi sistemleri Integrated information system

Birlikte çalışabilirlik Interoperability

Birlikte çalışabilirlik sorunları Interoperability issues Birlikte çalışabilirlik zorlukları Interoperability challenges

Olgunluk Modeli Maturity Model

Araştırma raporunun yazımında ve tez düzeninin oluşturulmasında "Ankara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Tez Yazım Yönergesi” kullanılmıştır. Metin içerisinde yapılan göndermeler ve kaynakça American Psychological Association (APA) kurallarına göre düzenlenmiştir.

(29)

15

2. BÖLÜM

e-DEVLET VE TÜRKİYE

2.1. e-Dönüşüm ve e-Devlet Kavramları

Bilişim teknolojilerine dayalı gelişmeler yeni düşünce tarzlarını ve farklı davranış biçimlerini ortaya çıkarmaktadır. Bilgisayar ve internetin sunduğu imkânlar şirketlerin iş yapma, öğrencilerin öğrenme, bilim adamlarının araştırma yapma ve devletlerin hizmet sunma biçimini değiştirmektedir (Apan, 2005:59; Bensghir, 2000:33). Gelişen bilgisayar ağları üzerinden ses, görüntü ve metinlerin iletilmesi günlük hayatın bir parçası olurken aynı zamanda iş hayatında ve kamu yönetiminde önemli dönüşümlere yol açmaktadır (Oğurlu, 2010:5).

21. yüzyılda yaşanan dijital devrime bağlı olarak ortaya çıkan bilgi toplumunu geleneksel devlet yapısı yaklaşımıyla yönetmek olanaksız hale gelmiştir. Bu doğrultuda elektronik dönüşüm ve e-devlet kavramları, çağın koşullarına uygun olarak devleti yeniden yapılandırmanın ve dönüştürmenin kilit kavramları olarak ön plana çıkmaktadır (Marquardt ve Gökçe, 2008:2). Elektronik dönüşüm; “bilgi ve iletişim teknolojilerini etkin kullanarak mevcut kültürün, iş modelinin, iş süreçlerinin, ürün ve hizmetlerin çalışan, vatandaş, iş ortakları ve diğer tüm paydaşların yararına bir bütünlük içerisinde değiştirilmesi” sürecini ifade etmektedir (Arifoğlu, 2004:5).

Bilgisayarın icadından bir süre sonra internetin ortaya çıkması ve bunların birlikte kullanılması özel ve kamu kuruluşları için yeni hizmet sunma yollarını ortaya çıkarmıştır. Elektronik ortamda gerçekleşen bu yeni hizmet biçimi önce iş dünyası tarafından kullanılmaya başlanmış sonra kamu hizmetlerinin sunumunu etkilemiştir.

Bilişim teknolojilerini kullanarak özel sektör tarafından sunulan hizmetlere daha rahat ve kolay ulaşılması bir süre sonra aynı imkânların kamu hizmetlerinden de talep edilmesini beraberinde getirmektedir (Torres vd, 2005:173-188).

Bilgisayar kullanım ve sahipliğinin yaygınlaşması, aynı zamanda internete erişim olanaklarının artması “kamu kurumlarını ve yerel yönetimleri sunmuş oldukları hizmetleri elektronik ortama taşıma açısından” teşvik edici olmaktadır (Suen, 2006:47).

Kamu kurum ve kuruluşları karar destek sistemlerinin güçlendirilmesi, iş süreçlerinin hızlandırılması, etkinliğin artırılması ve harcamalarda tasarruf sağlanması amacıyla bilgi ve iletişim teknolojilerine dayalı proje ve uygulamalar geliştirmektedir.

Hükümetler bilgi toplumuna geçişi sağlamak amacıyla bilgi ekonomisini geliştirecek alt

(30)

16

yapıyı geliştirmek zorundadır. Ayrıca ekonomide artan rekabet için elektronik dönüşümün önemli bir faktör haline gelmesi, yeni teknolojilerin ve elektronik araçların yaygınlaşması, kamu hizmetlerinin çevrim içi olması için hükümetlere yönelik baskıların artması kamuda elektronik dönüşümü gerekli kılan diğer sebepler arasındadır (Clark, 2003:377-378).

İnternet kullanımının ivme kazanarak yaygınlaşması, elektronik dönüşümü hızlandıran en büyük etkenlerin başında gelmektedir. 1990'lı yıllardan itibaren birçok özel ve kamu hizmeti elektronik ortamda verilmeye başlanmıştır (DPT, 2007:33). Kamu ve özel sektör ortaklıkları ile iş birliği ve iletişimin öneminin artması, vatandaşların müşteri anlayışıyla kamu hizmetlerinden beklentilerinin yükselmesi, ihtiyaç duyulan bilgiye doğrudan erişme isteği elektronik dönüşümün hızını katlamaktadır (Sağsan, 2001:91). Başlangıçta kurum içi ağlardan erişim sağlanan veri tabanı ve uygulamalara internet üzerinden erişim sağlanarak dönüşümün etkisi yaygınlaşmaktadır.

Elektronik dönüşüm bir değişim ve gelişim sürecidir. Dünya ekonomisinin giderek bilgiye dayalı üretime dönüşmesi, sanal bilgi ve hizmet sunumuyla ortaya çıkan kolaylık, hız, ucuzluk ve şeffaflık, halkın katılım ve güvenini artırmak amacıyla şeffaf ve hesap verebilir devlet anlayışı elektronik dönüşümün temel dinamikleri arasındadır.

Kamu hizmetlerinin sunum biçimini değiştiren yeni teknoloji ve uygulamalar aynı zamanda kamu - vatandaş ilişkilerini de değiştirmektedir. Kamu hizmeti sunumunda birçok e-iş/işlem sürecini (e-iletişim, e-form, e-başvuru, e-ticaret, e-bilgi sistemi vd.) ortaya çıkarmaktadır (Plamper, 2003:141).

Elektronik dönüşüm ve e-devlet’e geçiş kamu hizmetlerinde iş süreçlerinin baştan ele alınarak şeffaflaştırılmasını gerektirmektedir. Kamu yönetiminde etkin ve verimli hizmet sunumunda önemli bir araç olan elektronik dönüşüm tüm dünyada ortak bir öneri olarak yükselmektedir. (Becker vd., 2004:503). Elektronik dönüşüm süreci devleti yeniden yapılandırma strateji ve politikalarının dayandığı temel unsurlardan biridir.

(31)

17

Şekil 1. "Kamunun Bilgi İşlem Teknolojilerini Kullanım Amaçlarının Gelişimi"

(Kalkınma Bakanlığı, 2013a:13)

e-Devlet uygulamalarıyla kamu hizmetlerine "kullanıcıların farklı platformlardan güvenilir şekilde ve tek noktadan erişebilecekleri, vatandaş ve iş dünyasının ihtiyaçlarına odaklanmış, birlikte işler ve bütünleşik hizmetlerin sunulacağı, katılımcı, şeffaf ve hesap verebilir bir devlet yapısının oluşturulması" hedeflenmektedir (DPT, 2011a). Bu doğrultuda bilgi ve iletişim teknolojilerinin yardımıyla kamu hizmetlerinin kullanımı yoğun hizmetlerden başlamak üzere elektronik ortama taşınması, aynı zamanda iş süreçlerinin kullanıcı ihtiyaçları doğrultusunda yeniden yapılandırılarak hizmete sunulmasına çalışılmaktadır. Günümüzde elektronik dönüşüm internet destekli olarak tüm yaşam alanlarını kapsayacak şekilde hızla devam etmektedir. Hizmetlerin elektronik ortamlardan sunulması işlem hızını ve kaliteyi artırmakta, hata oranı ve maliyetlerde düşüş sağlamaktadır.

Kamusal alanda sürekli değişen toplumsal ihtiyaçlara düşük maliyetle, hızlı ve etkin bir şekilde cevap verebilme istek ve beklentisi ile elektronik dönüşüm faaliyetlerinin belirli bir olgunluk seviyesine ulaşması, e-devlet olgusunu ortaya çıkarmıştır (Marquardt ve Gökçe, 2008:5). Elektronik devlet (e-devlet), kavramın teknolojik yönünü öne çıkararak sanallığa vurgu yapan elektronik (e) kelimesi ile devlet

(32)

18

adına görev icra eden, devletin fiziksel yüzü olan kamu kurum ve kuruluşlarına vurgu yapan devlet kelimelerinden oluşmaktadır.

e-Devletten söz edilirken dünyada “electronic government” / “e-government”in yanı sıra “digital government”, “online government”, “wired government”, “virtual government” gibi kavramların da tercih edildiği görülmektdir (Grönlund, 2007:634). Bu kavramlar elektronik yapının sadece bir bölümünü kapsadığından “elektronik devlet” ya da “e-devlet” kavramının kullanılması doğru olan yaklaşımdır (Karagülmez, 2010:457).

Avrupa Birliği, Birleşmiş Milletler, OECD gibi uluslararası kurum ve kuruluşlarla birlikte oluşan bu yeni yapı için Türkiye'de ve dünyada ağırlıklı olarak "elektronik devlet" kavramı kullanılmaktadır. Tez çalışmasında da elektronik devlet (e-devlet) kavramı tercih edilmiştir.

Modern kamu yönetimi anlayışının önemli bir aracı olan e-devlet yaklaşımı,

“şeffaflık, karşılıklı etkileşim ve katılım” değerleri çerçevesinde, bilgi toplumuna dönüşümün temel dinamiği niteliğindedir. e-devlet olgusunun farklı boyutlara ve disiplinler arası bir yapıya sahip olması, farklı yönlerinin ön plana çıktığı tanımların yapılmasına yol açmaktadır.

Elektronik devlet ya da kısaca e-devlet olarak adlandırılan kavramın, Internet ve bilişim teknolojilerinin kamu hizmetlerinin sunumunda kullanılmasını temel alan birçok tanımına rastlamak mümkündür: "Vatandaşlara devlet bilgi ve hizmetleri sunmak için internet ve World Wide Web'in kullanılması" (Ronaghan, 2002:1). "Yapısı ve kapasitesi internete ve web'e bağlı olarak örgütlenen devlet" (Fountain, 2004:4). "Veri tabanları, bilgisayar ağları, karar destek sistemleri, çoklu medya, otomasyon, izleme ve bulma, kişisel tanımlama teknolojileri gibi bir dizi elektronik bilgi sistemini işletme temeline dayanan devlet modeli" (Jeager, 2003:323). "Devletin vatandaşlara karsı yerine getirmekte yükümlü olduğu görev ve hizmetler ile vatandaşların buna karşılık devlete karsı olan görev ve hizmetlerinin karşılıklı olarak elektronik iletişim ve işlem ortamlarında kesintisiz ve güvenli olarak yürütülmesi" (TBD, 2006a:8). "Vatandaşlara devlet tarafından verilen hizmetlerin elektronik ortamda sunulması" (turkiye.gov.tr, Çevrimiçi).

e-Devlet teknik açıdan elektronik ortamda araya bir aracının girmesine gerek olmaksızın hizmetten yararlananlar ile kamu kurumları arasında kurulup sürdürülen bir iletişim modeline dayanmaktadır. Yukarıda yer alan tanımlar devlet iş ve işlemlerinin elektronik ortamda yapılmasını, bilişim teknolojilerinin kamu hizmetlerinin sunum şekline etkisini odağa almaktadır. Ancak bu tür yaklaşımlar e-devlet olgusunun kamusal

(33)

19

yapıların işleyişini ve onların vatandaşlar, işletmeler ve sivil toplum organizasyonları ile olan etkileşiminde ortaya çıkardığı köklü değişimi göz ardı etmektedir. (Güngör, 2007:126).

Kamu bilgisinin ve hizmetlerinin elektronik ortamda üretimi ve sunumunda bilişim teknolojilerinin kullanımı esasında bir araçtır. Kamu kurum ve kuruluşlarında iç ve dış etkileşimin artırılması için elektronik veritabanlarının oluşturulması, devlet bilgi ve hizmetlerine vatandaş ve özel sektör tarafından kolay erişim sağlanması, hizmet sunumunda hız, etkinlik ve verimlilik artışı ile kalitenin yükseltilmesi, kamu politikalarına ve demokratik süreçlere katılımın çeşitlendirilerek artırılması e-devlet yaklaşımının temel amaçlarını oluşturmaktadır (Grönlund, 2002:24; Moon, 2002:425).

e-Devlet bu kapsamda daha geniş çerçevede: "hükümetler ile vatandaşlar, hizmet kullanıcıları ve ticari faaliyette bulunanlar arasında yeni bilgi ve iletişim teknolojileri kullanılarak hizmet vermek, karar ve sorumluluk almakta bilgi ve hizmetlerin dağıtımı, toplanması ve erişiminde yeni bir ilişki geliştirme fırsatı" (Annttiroiko, 2008: xlii), "iyi bir yönetim için açıklık, katılım, sorumluluk, etkililik ve uyumluluk ilkeleri çerçevesinde (Young-Jin, ve Seang-Tae, 2008:36) kamu hizmetlerini ve demokratik süreci geliştirmek için organizasyonel değişimleri ve yeni yetenekleri birleştirerek kamu yönetimlerinde bilgi ve iletişim teknolojilerinin kullanılması" (Grönlund, 2007:637) olarak ifade edilmektedir.

Yukarıda yer alan e-devlet tanımları dikkate alındığında aşağıdaki unsurlardan bir veya daha fazlasını kapsadığı görülmektedir (Kuran, 2005:12-15; Annttiroiko, 2008:xlii; Karagülmez, 2010:462):

1) Bilişim teknolojileri: e-Devlet tanımlarında genel olarak bilgisayar ve internet tenkolojileri vurgulanmaktadır. Bu bağlamda bilgi ve iletişim teknolojilerinin kullanımını temsil eden “e” kavramı ön planda tutulmaktadır.

2) Kamuda yeniden yapılanma: Devlet tarafından bilgi ve iletişim teknolojilerinin benimsenmesiyle kamuda elektronik dönüşüm, tüm muhataplarla elektronik ortamda iletişimi ve vatandaş katılımını geliştirmeye vurgu yapılmaktadır.

3) Verimlilik, şeffaflık ve kalkınma: Kamu yönetiminde e-devlet uygulamalarıyla verimliliği, şeffaflığı ve eşitliği sağlayarak demokratikleşme ve kalkınmanın geliştirilmesi boyutları öne çıkarılmaktadır.

(34)

20

4) Vatandaş ve kurumlarla elektronik ortamda iletişim: Vatandaşların ve ticari faaliyette bulunanların e-devleti benimseyerek kullanmasına, elektronik ortamda iletişimin sağlamasına dikkat çekilmektedir.

e-Devlet yaklaşımıyla kamu iş süreçlerinin bilgi ve iletişim teknolojileriyle desteklenmesi sonucu verimliliğin, vatandaş memnuniyetinin ve katılımın artırılması amaçlanmaktadır. Devlet organizasyonu içinde yürütülen teknolojik ve örgütsel dönüşüm süreciyle de kamu kurum ve kuruluşlarının kendileri ve muhatapları arasında iletişimin, hızlı, verimli, etkin, şeffaf, hesap verebilir yapıda ve kamu bilgi ve hizmetlerine 7 gün 24 saat erişim sağlanması hedeflenmektedir. e-Devlet, kamu iş ve işlemlerinin elektronik ortamda sunumundan ziyade devletin vatandaş, kamu kurum ve kuruluşları, işletmeler ve çalışanlarla iletişim ve etkileşimini artırmayı amaçlayan ve bu amaçla yapısal ve kültürel dönüşümlere gereksinim duyan bir modele dayanmaktadır.

2.2. Elektronik Devlet Yapısı

İnternetin ortaya çıkışı bir devlet projesi olmakla birlikte e-devlet uygulamaları özel sektör kaynaklıdır (Güngör, 2007: 128). 1990'lı yıllarda başlayan elektronik ticaret uygulamalarının yaygınlaşması e-devlet altyapısının geliştirilmesine öncülük etmiştir (Hughes, 2003:185). Kamunun bilişim teknolojilerinin sunduğu imkânların farkına varması, bilgisayar ve akıllı telefon kullanımının yaygınlaşması e-devlet uygulamalarının hızla gelişmesinde etkili olmuştur.

Günümüzde kamu yönetiminde bilgi ve iletişim teknolojilerini en üst seviyede kullanarak daha hızlı ve erişilebilir, kullanıcı odaklı ve düşük maliyetli hizmetlerinin üretilerek sunulduğu yapıların kurulması hedeflenmektedir. e-Devlet yapısında devletin temel unsurları olan kurumlar e- kurum/e-şirkete; vatandaşlar ise e-vatandaş/e-çalışana dönüşmektedir (TBŞ, 2002:4). e-Devlet, kendisini oluşturan unsurların hem kendi içlerinde hem de birbirleriyle etkileşimine ve kullanıcıların bir omurga üzerinden her yöne akan bilgiye erişebilmelerine imkân sağlayan bir sisteme dayanmaktadır. Bu omurga, "merkezi yönetim birimlerini birbirlerine, merkezi yönetimi yerel yönetimlere, vatandaşları ve işletmeleri merkezi ve yerel yönetimlere" bağlamaktadır (İnce, 2001:13).

(35)

21

Şekil 2. "Geleneksel ve e-Devlet Yapısında Bilgi Sistemi"

(İnce, 2001:24)

e-Devlet yapısı, tüm kamu hizmetlerinde süreçlerin baştan ele alınarak şeffaflaştırılmasını, anlaşılır ve kolayca uygulanabilir hale getirilmesini gerektirmektedir. Geleneksel devlet yapısında kamu kurumunda üretilen ve tutulan bilgi dışarıya kapalı bilgi sistemlerinde yer almaktadır. Kamu personeli tarafından sisteme erişim sağlanarak bilgi talepleri karşılanmaktadır. Vatandaşın veya diğer muhatapların bilgi talebi veya aktarımının sağlanması için kurumla fiziksel iletişimi zorunludur. e- Devlet yapısıyla bilgi sistemleri kamu kurumu ile vatandaş arasında yer almaktadır.

Vatandaşın ve kurumların bilgiye doğrudan erişimini ve bilgilerin sistemde güncel biçimde hazır bulunmasını hedeflemektedir.

e-Devlet yapısının işleyişinde beş temel yaklaşım benimsenmiştir (Annttiroiko, 2008: xliv): Devletten Vatandaşa /Çalışanlara (D – V / Ç); Vatandaştan/Çalışanlardan Devlete (V / Ç - D); Devletten – Devlete (D - D); Devletten – İşletmelere (D - İ);

İşletmelerden – Devlete (İ - D).

(36)

22

Şekil 3. e-Devlet İşleyiş Biçimi (Annttiroiko, 2008: xlv)

e-Devlet yaklaşımıyla kamu kurumları, vatandaş ve çalışanlar ile iş dünyası arasında şeffaf, hızlı ve ekonomik etkileşim sağlanması hedeflenmektedir (Pascual, 2003:6).

Kamuyla Etkileşim: Kurumsal varlıkların elektronik dönüşümü ile merkezi ve yerel yönetimler arasında çevrimiçi iletişimin sağlanmasını ifade etmektedir.

Hizmetlerin yerine getirilmesinde harcanan zamanın azaltılması, etkin bilgi ve belge paylaşımı, esnek çalışma, hız, uyum ve verimin artırılmasına yönelik faaliyetleri içermektedir (Jeager, 2003:324). Kamudan kamuya etkileşim e-devletin bel kemiğini temsil etmektedir. Vatandaş, çalışanlar ve işletmelerle etkileşimin başarılı olabilmesi için öncelikle kurumların kendi varlıklarının elektronik dönüşümünü sağlaması gerekmektedir (Seifert, 2003:4). Kamuyla etkileşimin ulusal ve uluslararası olmak üzere iki boyutu. Ulusal düzeyde kurum içi kurumlararası iletişimi; uluslaraarası düzeyde ise veri ve hizmetlere şeffaf ve güvenli biçimde yabancı ülkelerden erişilmesi, yabancı ülke veya uluslararası kuruluşlarla güvenli ortamda veri/belge transferinin sağlanmasını kapsamaktadır.

Vatandaş ve Çalışanlarla Etkileşim: Vatandaş ve çalışanlarla devlet arasında doğrudan iletişimin sağlanmasına ve işlemlerin elektronik ortamda gerçekleştirilmesini ifade etmektedir (Evans ve Yen, 2006:209). Bilgilendirme, sağlık, eğitim, vergi vb.

hizmetlerin hızlı, kolay ve ekonomik biçimde kişiselleştirilerek sunulmasına dönük

(37)

23

faaliyetleri içermektedir. Vatandaşların politika geliştirme ve demokratik süreçlere katılımının artırılması e-devlet yaklaşımının öncelikli hedefleri arasındadır.

İşletmelerle Etkileşim: Bürokrasinin azaltılıp hızlı ve etkin iletişim ortamının sağlanarak kamusal alan dışında kalan özel sektör ve sivil toplum kuruluşlarına yönelik işlemlerde verimliliğin artırılarak maliyetlerin azaltılması hedeflenmektedir.

e-Devlet, elektronik dönüşüm faaliyetlerinin yaygınlaşması ve belirli bir olgunluk seviyesine ulaşmasıyla ortaya çıkmış bir yapıdır. Bu dönüşüm ve gelişim süreci şöyle ifade edilmektedir (Leigh ve Atkinson, 2001:6-16):

1. Aşama: Birinci aşama bilgi paylaşımı için internetin kullanılmasıdır. Kamu web sitelerinden vatandaşlara tek taraflı olarak bilgi sunulduğu 1990'lı yılları kapsayan dönemi ifade etmektedir.

2. Aşama: Online işlem ve hizmet sunum aşamasıdır. 2000'li yıllara doğru bilgi sağlama modelinden çevrimiçi işlemlerin yapılmaya başlandığı dönemi kapsamaktadır.

3. Aşama: Bilgi sistemleri (e-uygulama) arasında entegrasyonun sağlanmaya çalışıldığı aşamadır. Farklı yapılara ait veri tabanları ve sistemlerin birbirleriyle bütünleşebilecekleri şekilde yapılandırıldığı 2000'li yıllarda başlayıp devam eden dönemi ifade etmektedir.

e-Devlet yapısını oluşturan uygulamaların gelişim seviyelerini ele alan gelişim/olgunluk modelleri çalışmanın 4. bölümünde detaylı olarak incelenerek değerlendirilmiştir.

Şekil

Updating...

Referanslar

Benzer konular :