Belge Yönetim Süreçleri

Belgeler iş süreçleri esnasında üretilir, alınır ve kullanılır. Her bir süreç için ihtiyaç duyulan belge gereksinimlerinin belirlenmesi, üretilen veya kabul edilen belgenin ortam ve biçiminin tespit edilmesi, türlerine göre üst verileri, dağıtım, erişim, koruma ve saklama kriterlerinin belirlenmesi, güvenlik ve bilişim teknolojisi desteğinin sağlanması belge yönetim süreçlerinin önemli parçalarıdır (ISO-15489-1, 2001:6).

Belge yönetim sürecinin verimli olarak yürütülmesi için sadece gerekli belgelerin üretilmesinin sağlanması, gereksiz belge iş ve işlemlerinin kontrol altına alınarak önlenmesi, yasal kriterlere göre saklanması, saklama süreleri dolan belgelerin değerlendirme, ayıklama ve imha işlemlerinin gerçekleştirilmesi, idari, hukuki veya tarihi değer taşıyan belgelerin arşivlenmesi, belge erişim araçlarının kullanımının sağlanması gereklidir.

Belge yönetimi çalışmalarına yönelik sistem tasarımı, uygulama, kontrol, gözden geçirme ve eğitim alanlarında politika ve sorumlulukları tanımlayan Uluslararası Belge Yönetim Standardı (ISO-15489), belge yönetim süreçlerini on başlık altında incelemektedir (ISO-15489-1, 2001:11-17):

1. Bir belge sistemi içinde tutulacak/üretilecek olan dokümanları belirleme, 2. Belgelerin saklama (alıkoyma) sürelerini belirleme,

3. Belgeleri tutma, 4. Kayıt,

5. Sınıflandırma, 6. Depolama, 7. Erisim,

8. İzleme (Takip),

9. Değerlendirme (Ayıklama, Arşiv),

43

10. Belge Yönetim Süreçlerinin Dokümantasyonu.

Belge yönetiminin süreçlerinin başarılı şekilde yürütülmesi için;

- Belge yönetimi alanı kurumda finans, insan kaynakları, güvenlik vb. gibi ayrı/özel bir iş alanı olarak tanımlanmalıdır. İş süreçleri, hedefler ve sorumluluklar tespit edilmeli, en üst seviyede idari yönetim desteği sağlanmalıdır (Özdemirci vd., 2013:33).

- Belgenin üretim aşamasından tasfiye sürecine kadar belge yönetimi politika ve prosedürlerinin uygulanmasını sağlayacak yeterli yetki ve sorumluluğa sahip idari birim/yönetici/personel görevlendirilmelidir.

- Kurumda üst yönetim tarafından onaylanmış ve tüm personel tarafından bilinen bir belge yönetim politikası olmalıdır. İlgili mevzuat ile birlikte kurumun ihtiyaç ve hedefleri dikkate alınarak hazırlanmış politika belgeleri, idarenin taahhüdü, tüm ilgili eylemler içinde yetkilendirme hüviyetindedir. Belge yönetim politikası tüm personel tarafından kolayca ulaşılacak, okunacak ve anlaşılacak biçimde açık ve özlü bir bildiriye dönüştürülmelidir. Ayrıca belge yönetim süreçlerine ilişkin usul, esas, rehber vb. dokümantasyon hazırlanmalıdır.

- Belge yönetimi işinden sorumlu personelin uygun ve yeterli eğitime sahip olması gerekmektedir. Belge üretiminden sorumlu tüm personel sorumluluklarının farkında olmalı, dosya plan kodu verme, dosyalama, erişim ve tasfiye süreçlerine ilişkin yeterli bilgiye sahip olmalıdır.

- Belge yönetim sisteminin etkili bir şekilde çalışmasını sağlamak için sistemin performansı sürekli izlenerek değerlendirilmelidir (Smith, 2007: xii)

Etkin bir belge yönetim programının organizasyonlara sağladığı yararlar şöyle sıralanabilir (ISO 15489-1, 2001:4; Shepherd, 2006:7; ICA, 2008:12):

- Organizasyonlara işlerin / hizmetlerin etkin, tutarlı, şeffaf ve hesap verebilir tarzda yürütülmesini sağlar.

 Yönetimin karar destek süreçlerini destekler.

 Mevcut veya gelecekteki menfaat sahiplerinin çıkarlarını ve haklarının korumasına yardımcı olur.

 Hukuki süreçler için korunma ve destek sağlar.

 Mevcut ve gelecekteki araştırma ve geliştirme faaliyetlerini destekler.

 Kişisel veriler ile kurumsal bilgilerin gizlilik ve güvenliğinin sağlanmasına yardımcı olur.

44

 Ticari kayıtların, kişisel, hassas ya da gizli bilgilerin daha sağlıklı bir şekilde yönetilmesini sağlar.

 Kurumsal belleğin güvenirliliğini sağlar, gelişmesine yardımcı olur.

 Halkın, müşterinin veya iş ortaklarının güveninin artmasına yardımcı olur.

 Bilinçli veya bilinçsiz veri kaybına engel olur.

 Denetim veya afet gibi planlı veya plansız olaylara karşısında hazırlıklı kılar.

 Performans ölçümüne yardımcı olur.

Belge yönetiminin temeli, belgenin yaşam döngüsü içerisinde süreç yönetimine dayanmaktadır. Yaşam döngüsü, belgenin üretilmesinden ya da sağlanmasından tasfiyesine kadar geçirdiği güncel, yarı güncel ve güncel olmayan dönemlerine ilişkin süreçleri ifade etmektedir (Shepherd ve Yeo, 2003: 6).

Şekil 8. Belge Yönetim Süreçleri (Shepherd ve Yeo, 2003: 6)’dan uyarlanmıştır.

a. Belgelerin Üretimi

Kurum ve kuruluşlar faaliyetlerinin bir ürünü ya da sonucu olarak belge üretirler veya teslim alırlar. Belge üretimi, kurumun varlığına temel teşkil eden, kurumsal yapının özünü oluşturan bir süreç olup idarenin hiyerarşik yapısına göre daha önceden belirlenmiş kuralara göre yerine getirilen bir faaliyettir.

Belgelerin istenilen nitelik ve nicelikte, en uygun zaman ve maliyetle üretiminin sağlanması belge yönetim sisteminin başarısında temel etkendir (Özdemirci, 1995:32).

Üretim -Yazışmalar

-Formlar -Raporlar -Talimatlar

Kullanım -Erişim -İzleme

Koruma -Dosyalama

-Saklama -Kayıt -Sınıflandırma

-Depolama Tasfiye

-Değerlendirme -Ayıklama

-İmha -Arşiv - Belge Yönetim

Süreçlerinin Dokümantasyonu

45

Belgeler üretim biçimlerine göre yazışma, form, rapor ve talimat olmak üzere dört kategoride değerlendirilmektedir (Penn ve diğerleri, 1989:6):

1. Yazışmalar: Üretim biçimi, içerik ve biçimsel yapıları, korunma, kullanım ve tasfiye şartları ile yazışmalar belge üretim sisteminin temelini oluşturmaktadır. Kurum tarafından üretilen veya dışarıdan gelen yazışmaların etkin yazışma teknikleriyle kontrol altına alınıp yönetilmesi gerekmektedir. Yazışma üretiminin kontrol altına alınması ve belgelerin yaşam döngüsü içinde yönetilmesi, yalnızca üretimin yapıldığı idari birimleri değil, yazışmaların sürekli korunacağı ve hizmete sunulacağı belge bilgi merkezlerini de doğrudan etkilemektedir. Belge yönetiminde yazışma usul ve esaslarının belirlenerek standartlaşmanın sağlanması tüm yönetim süreçlerini etkileyen temel faktörlerin başında gelmektedir.

Yazışmaların etkin yönetimi için aşağıda yer alan gereksinimler karşılanmalıdır (Özdemirci, 1995:134; Odabaş, 2001: 164):

 Yürürlükteki mevzuat ve standartlar dikkate alınarak yazışma üretimine ilişkin temel politikaların belirlenmesi,

 Üretim, korunma, kullanım ve tasfiye süreçlerinin kontrol altına alınması,

 Standartlaşmayı sağlamak için formların oluşturulması,

 Gereksiz üretim ve çoğaltmanın engellenmesi,

 Kurum içi ve dışı dağıtım usullerinin belirlenmesi,

 İlgili birim ve personelin sorumluluklarının tespit edilmesi gerekmektedir.

2. Formlar: Kullanıldığı işlemi, yöntemi ya da sistemi basitleştirmek üzere tasarlanan formlar, bilginin kaydı, gruplandırılması ve transferinde önemli avantajlar sunan araçlardır. Formlar, bilgilerin toplanması, kaygı, gruplandırılması, kullanılması, transfer edilmesi ve yayınlanmasında hızlı ve doğru karar vemeyi kolaylaştırmak, standartlaşmayı sağlamak amacıyla doldurulacak boşluklar bırakılan belgelerdir (Göral ve Kara, 2013:55). Kurumsal formların idari veya iş süreçlerindeki değişiklikler dikkate alınarak belirli aralıklarla güncellenmelidir.

Form kullanımından beklenen yararların gerçekleşmesi için form yönetimin belge yönetim süreçleri içerisinde planlanması, form geliştirme, onaylama ve güncelleme süreçleri kayıt altına alınmalıdır.

3. Raporlar: Bir inceleme, denetleme ve tespit neticesinde gelişmeleri göstermek ve görüş bildirmek amacıyla hazırlanan raporlar aynı zamanda ilgililere bilgi ve hesap vermek ya da yetkililerin karar almalarına yardımcı olmak için hazırlanırlar.

46

Kamu yönetiminde bu amaçlarla birçok türde rapor hazırlanmaktadır. İdari raporlar, periyodik raporlar, faaliyet raporları, mali raporlar, inceleme raporları, değerlendirme raporları, teftiş raporları, tespit raporları, teknik raporlar, muayene raporu, denetleme raporları, sicil raporları, soruşturma raporları, komisyon raporları, toplantı tutanakları sıklıkla kullanılan rapor türleridir (Çiçek, 2003:97).

Raporlar, berlirli bir zaman, maliyet ve bilgi birikimiyle ortaya konulan, barındırdığı durum tespiti, çözüm önerileri, gelecek öngörüsü gibi analiz edilmiş veri barındıran çok değerli kurumsal bilgi kaynağıdır. Etkin ve verimli bilgi yönetiminin sağlanması için kurumsal belge yönetimi programında değerlendirilmelidir.

4. Talimatlar: Kurum ve kuruluşlarda yapılan iş ve işlemler esnasında uyulması gereken kuralları/kararları alt birimlere ve çalışanlara bildiren, emir vermek, rehberlik etmek, öğretmek ve bilgi sunmak amacıyla üretilen belge türleridir. Talimat yönetimi iş süreçlerinde dikkate alınması gereken kurumsal iç ve dış kaynaklı yasal ve idari düzenlemelerin sistematik bir yapıda yönetildiği bileşendir (Özdemirci vd., 2013:102).

Talimatlar, iş ve işlemleri gerçekleştirirken doğru karar almayı sağlayan, idareye ilişkin öz bilgileri içinde barındıran önemli yönetim aracı, belge yönetim programının da bir parçasıdır.

b. Belgelerin Korunması

Belge saklama sürelerinin belirlenmesi, kayıt altına alınması, dosyalanması, sınıflanması, depolaması bu sürecin önemli parçalarıdır. Belgelerin oluştuğu aslî hüviyetlerini koruyacak biçimde düzenlenmesini sağlayacak, bilgi kaybını ve belgelerin kaybolmasını önleyecek faaliyetleri içerir. Tüm bunların sağlanması için öncelikle kurumun ana hizmetlerini kapsayan dosya planı hazırlanmalı; belgeler birbirleri arasındaki ilişkilere göre fonlar, alt fonlar, seriler ve alt seriler şeklinde gruplara ayırarak numerik, alfabetik veya alfanumerik olarak kodlanmalıdır.

47

Şekil 9. "Dosya tasnif ve saklama planı elemanları arasındaki dikey ve yatay ilişkiler"

(TS 13298, 2015:8)

Belgeler, güncel, yarı güncel ve güncel olmadıkları dönemlerde farklı koruma işlemlerine tabîdirler. Belgelerin yapısal formları ve içerik bilgileri, korunmasına dönük işlemlerde belirleyici niteliktedir. Saklama sürelerinin belirlenmesinde yasal zorunluluklarla beraber belgelerin güncel ve gelecekteki iş gereksinimlerini karşılama değerleri dikkate alınmalıdır.

Fiziksel veya elektronik ortamda üretilen veya sayısallaştırılan veri, belge, kayıt ve diğer varlıkların içerik, format ve sunum özelliklerini koruyarak uzun süreli korunmasını sağlayacak önlemler alınmalıdır. Belgelerin korunmasında belge merkezinin fiziksel özellikleri ile iklimlendirme koşulları da dikkate alınması gereken diğer hususlardır.

c. Belgelerin Kullanımı

Belgelerin üretimlerinden itibaren yaşam sürecinin her evresinde en kısa zamanda, en ekonomik ve doğru şekilde erişim sağlanması idari ve hukuki bir gerekliliktir. Etkin ve verimli biçimde belge kullanımı güncel ve yarı güncel

48

dönemlerde dosyalama ve sınıflama sistemleriyle, güncel olmayan dönemde ise tasfiye işlemleriyle gerçekleştirilmektedir.

Verimli belge erişim ve kullanımı ancak belge üretim süreçlerinin standartlara uygun biçimde gerçekleştirilmesiyle mümkündür. Belgelerin üretiminde üstveri alanlarının doğru biçimde doldurulması, doğru dosyalama tekniklerinin kullanımı, katalog ve envanter çalışmaları, yararlandırma usul ve esaslarının belirlenmesi, bilgi erişim sistemlerinin varlığı begelerin kullanımında verimliliği etkileyen önemli hususlardır.

d. Belgelerin Tasfiyesi

Belgeler sahip oldukları idari, mali, yasal vb. özellikler değerlendirilerek ayıklama imha veya tasfiye işlemlerine tabî tutulur. Tasfiye işlemleri nitelik ve nicelik açısından belge yönetiminin en hassas süreçlerinde biridir. Belgelerin saklama planlarına göre değerlendirilerek ayıklama, imha, kurum ve devlet arşivlerine transfer işlemlerini kapsar.

Belgeleri eksiksiz ve doğru biçimde tanımlayan saklama süreli kurumsal dosya planı tasfiye işlemlerinin en önemli dayanağını oluşturmaktadır. Tasfiye işlemleri yürürlükteki mevzuata göre oluşturulacak komisyonlar marifetiyle gerçekleştirilebilecek işlemlerdir.