Elektronik Belge Yönetimi

48

dönemlerde dosyalama ve sınıflama sistemleriyle, güncel olmayan dönemde ise tasfiye işlemleriyle gerçekleştirilmektedir.

Verimli belge erişim ve kullanımı ancak belge üretim süreçlerinin standartlara uygun biçimde gerçekleştirilmesiyle mümkündür. Belgelerin üretiminde üstveri alanlarının doğru biçimde doldurulması, doğru dosyalama tekniklerinin kullanımı, katalog ve envanter çalışmaları, yararlandırma usul ve esaslarının belirlenmesi, bilgi erişim sistemlerinin varlığı begelerin kullanımında verimliliği etkileyen önemli hususlardır.

d. Belgelerin Tasfiyesi

Belgeler sahip oldukları idari, mali, yasal vb. özellikler değerlendirilerek ayıklama imha veya tasfiye işlemlerine tabî tutulur. Tasfiye işlemleri nitelik ve nicelik açısından belge yönetiminin en hassas süreçlerinde biridir. Belgelerin saklama planlarına göre değerlendirilerek ayıklama, imha, kurum ve devlet arşivlerine transfer işlemlerini kapsar.

Belgeleri eksiksiz ve doğru biçimde tanımlayan saklama süreli kurumsal dosya planı tasfiye işlemlerinin en önemli dayanağını oluşturmaktadır. Tasfiye işlemleri yürürlükteki mevzuata göre oluşturulacak komisyonlar marifetiyle gerçekleştirilebilecek işlemlerdir.

49

Bilişim teknolojilerindeki gelişmelerin belge yönetimi alanına bir yansıması olan elektronik belgeler: “Genellikle kodlanmış manyetik disk, manyetik bant, delikli kart gibi ortamlar üzerinde kayıtlı, içerikleri yalnızca makineler aracılığı ile okunabilen ve veri arşivlerinden farklı olarak provenans ilkesine uygun biçimde düzenlenmiş evrak”

(Ataman, 1995:32), "bir bilgisayar tarafından yönetilebilen, iletilebilen veya işlenebilen dijital kayıt" (Barata ve Piers, 1999:1), “elektronik formdaki kayıt” (MoReq, 2001:7),

“bir sertifikaya dayanan elektronik imza ile imzalanmış elektronik veri” (TBD, 2006a:

42), “bir belgenin yasal gerekliliklerini karşılayan ve işlemler için bilgisayar veya başka makine gerektiren bir formda kayıtlı bilgi” (DOD 5015.02-STD, 2007:15), "içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanmış ve EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya doküman” (Başbakanlık, 2015) şeklinde tanımlanmaktadır.

Herhangi bir dokümanın veya nesnenin belge niteliği kazanabilmesi için bir takım yönetsel, yasal ve teknik ilkelere göre üretilmesi, kullanılması ve saklanması gerekmektedir. Elektronik belgelerin üretilmesi ve saklanması ise fiziksel ortamdaki belgelere göre birçok farklılık taşımaktadır. Fiziksel ortamda üretilen belgelerin geçerliliğini korumasında belge bütünlüğün korunması yeterlidir. Ancak elektronik belgelerin geçerliliğini kazanması ve korunmasını sağlamak için belge yönetim fonksiyonlarının yeniden tasarlanması gerekmektedir (Kandur, 2011:4). Güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgeler, elektronik belge yönetim sistemi ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içinde yaşam döngüsünü sürdürebilmektedir. Ayrıca elektronik belgelerin taşıması gereken temel özellikler fiziksel ortamdaki belgelerden farklıdır.

"Uluslararası Belge Yönetim Standardı ISO 15489"nda bir belgenin taşıması gereken temel özellikler; “Özgünlük (Authenticity), Güvenilirlik (Reliability), Bütünlük (Integrity) ve Kullanılabilirlik (Usability)" olarak belirlenmiştir (ISO-15489-1, 2001:7).

Elektronik belgelerin yukarı ifade edilen temel gereksinimleri sağlaması ve koruması fiziksel belgelere göre daha hassas iş ve işlemleri gerekli kılmaktadır. Elektronik belgelerin uygun biçimde yönetilmemeleri durumunda, fiziksel belgelerin yönetimine nazaran daha ciddi sorunlarla karşılaşılması söz konusudur ( Külcü vd., 2015:4).

"TS 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi Standardı"nda, EBYS’lerde yer alacak elektronik belgelerin taşıması gereken temel özellikler şöyle ifade edilmektedir TS 13298, 2015:26-30):

50

 Tanımlanabilirlik: Elektronik belgenin “Üretici, Yazar, Gönderen, Çıkış Yeri, Üretim Tarihi, İletim Tarihi, Arşivleme Tarihi / Transfer Tarihi, İmha Tarihi, Alıcı Adı, Fonksiyon Adı” öğeleri kayıtlı olmalıdır.

 Bütünlük: Belgenin içeriğine herhangi bir müdahalenin yapılmasının engellenmesi ile "belgelerin herhangi bir sistem (yazılım, donanım, vs.) bağımlılığına gerek olmadan mevcut teknolojilerle erişilebilir, okunabilir ve yorumlanabilir olması"

entelektüel bütünlüğü ifade etmektedir. "Belgelerin üretim, iletim, alınma ve kullanımı ile ilgili tanımlama öğelerini bir bütün içerisinde korunması" tanımsal bütünlüğünü, "belgenin bir bölümünün ya da tamamının bozulmasına veya kaybolmasına neden olabilecek faktörlerin kontrol altına alınarak korunması" ise fiziksel bütünlüğünü ifade etmektedir. Elektronik belgenin entelektüel (içerik), tanımsal ve fiziksel bütünlüğünün koruması gerekmektedir.

 Onay ve Kayıt Bilgisi: “Elektronik belgenin üretim, iletim, kullanım, saklama bilgileri" ile belgenin yalnızca "alıcısı tarafından alındığının veya okunduğunun", belgelere eklenen veya ilişkilendirilen "tarih, dijital filigran, amblem, logo ve benzeri işaretlerin" kayıt sistemi içinde tutulması gereklidir. Bu işlemler "elektronik imza, mühür, zaman damgası ve özel işaretler" gibi teknolojik araçların kullanımı ile mümkündür. Ayrıca "elektronik belgelerinin ve ait olduğu evrak serisinin kurumsal evrak kayıt, dosya tasnif ve evrak saklama planlarında gösterilmesi"

gerekmektedir.

 Yapısal Koruma: Elektronik belgelerin üretildikleri aşamadaki sunum, form ve dosya formatına ilişkin yapısal özelliklerinin korunması sağlanmalıdır. Belge yönetim sistemlerinin metin, grafik, görüntü, ses ve bunların kombinasyonundan oluşan çoklu ortam (multimedia) formatlarını okuyacak teknik özelliklere sahip olması gerekmektedir.

 Üretim Sorumluluğu ve Mülkiyet Hakları: Elektronik belgelerin üretiminden tasfiyesine tüm süreçlere ilişkin mülkiyet zinciri kayıt altına alınmalıdır.

 Teknolojik Özellikler: Elektronik belgeler fiziksel ortamdaki belgelerden farklı olarak üretim araçlarına bağımlıdır. Belgelere erişim sağlanması ve kullanıma sunulması üretim ortamının veya bu ortamın uyumlu olduğu benzer bir ortamın varlığı ile mümkündür. Bu sebeple belgelerin üretim, iletim, depolama ve kullanımına ilişkin özellikler kayıt altına alınmalı ve yönetilmedir.

Belgelerin bilişim teknolojilerine dayalı olarak elektronik ortamda üretilmeleri, kâğıda dayalı ortama göre daha karmaşık faktörleri ortaya çıkarmaktadır. Belge

51

yönetiminde fiziksel ortamdan elektronik ortama geçerken aşağıdaki unsurlar dikkate alınmalıdır (Barata ve Piers, 1999:51; Özdemirci vd., 2013:127-136):

- Bilgiyi elektronik ortamda yönetmek sadece teknoloji kullanımıyla sınırlı değildir; söz konusu bilgi yönetimi biliminin gerekliliklerine göre şekillenen profesyonel bir iş alanıdır.

- Elektronik belgelerin depolama ortamları kırılgandır. Bilişim teknolojilerindeki değişiklikler zamanla elektronik belgelerin farklı ortamlara taşınmasını gerekli kılmaktadır.

- Belgelerin gelecekte anlaşılırlığı yeterli tanımsal bilgilere ve bütünlüğünün korunmasına bağlıdır.

- Hesap verebilirlik güvenilir bilgi ve belge ile sağlanır. Teknoloji ise sadece bir araçtır.

- Elektronik belgelere, üretildikleri sistemlerin ömründen daha uzun süre ihtiyaç duyulmaktadır. Bir elektronik belgenin uzun süreli erişilebilirliği, henüz keşfedilmemiş bilinmeyen teknolojilere bağlıdır. Bu nedenle, elektronik belgelerin yönetilmesi süreçlerinin her zaman risk taşıdığı göz önünde tutulmalıdır.

- Elektronik belgeler, üretim aşamasından itibaren kontrol altında tutulmayı gerekli kıldığından, bilgi teknolojisi sistemlerinin tasarımına belge yöneticilerinin de dâhil olmasını gerekli kılmaktadır. Bu sebeple belge yöneticileri, belge yönetimine ilişkin yeterli teknoloji bilgisine sahip olmalıdır.

- Elektronik belgelerin etkin biçimde yönetimi için politika belirlenerek sorumlu birim/personel görevlendirilmesi temel esastır.

Ayrı bir disiplin olmakla birlikte yakın zaman kadar arşivcilik disipliyle özdeşleştirilen belge yönetim faaliyetleri iş süreçlerinin elektronik ortama taşınmasıyla bir anda bilişim ve yönetim bilimlerinin ilgi odağı haline gelmiştir. Kurum ve kuruluşlarda elektronik belge yönetim faaliyetlerinin bu kadar önemli hale gelmesinin sebebi yönetim faaliyetlerine sağladığı avantajlar kadar elektronik ortamda iş yapma usul ve esaslarının belirlenmesini zorunlu kılmasıdır. EBYS uygumalası bilişim teknolojilerine dayalı olsa da sistemin işletilmesi ve sürdürülebilirliğinin sağlanmasında belge yönetimi ve arşivcilik disiplini etkili olmaktadır.

52