96 PERFORMANS BİLGİLERİ
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ Yazı İşleri Müdürlüğü Görevleri
Belediyeye gelen tüm evrak ve belgeleri, postaları zimmetle teslim almak, konularına göre Başkan Yardımcılarına havalesini yapmak ve/veya ilgili müdürlüklere zimmetle vermek, Kurum arşivi iş ve işlemlerinin ilgili mevzuat çerçevesinde yürütümünden sorumlu olmak, Fiziki evrak akışının düzenlenmesi, arşivlenmesi iş ve işlemlerini mevzuat hükümlerine göre yürütmek,
Elektronik ortamda üretilen ve arşivlenen yazışmaların mevzuat hükümlerine uygunluğunu sağlamak için Bilgi İşlem Müdürlüğüyle koordine kurmak,
Müdürlükler bazında konulara göre yazıların sınıflandırılarak evrak takibi yoluyla birimlerin iş takibi performansını ölçmek,
Kurum içi üretilen yazıların kurum dışı muhataplarına kurye veya posta vasıtasıyla ulaştırılmasını sağlamak,
Belediye Birimlerinden, Belediye dışına giden tüm yazı ve tebligat ve sair evrakları zimmetle teslim alıp zimmetle iletmek,
Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kaymakamlık ve İlçe Belediyelerine giden evrakların kurye ile dağıtımını en kısa sürede sağlamak,
Resmi Gazetede yayımlanan Belediye mevzuatı ile ilgili yasa, karar, kanun hükmünde kararname, tüzük, yönerge, genelge ve tebliğlerin takibini yapmak ve gerekli olanların bilgisini ilgili birimlere iletmek,
Müdürlükler tarafından hazırlanan yönerge ve genelgelerin meclise sunulması ve yayınlanmasını sağlamak,
Başkanlık genelgelerinin yayınlanmasını sağlamak,
Meclis Kararlarının yazılımını sağlamak, ilgili mercilerin onayını aldıktan sonra karar asıllarının ilgili birimlere intikalini sağlamak ve birer nüshasını arşivlemek, meclis karar özetlerini ilgili birimlere ulaştırmak, meclis gündemi ve kararlarını Belediye web sayfasında yayınlattırmak için ilgililere iletmek,
5393 sayılı Yasanın Belediye Meclisine yüklediği sorumlulukların yerine getirilmesinde koordinasyonu sağlamak, meclis toplantılarının süresi içerisinde ilan edilmesi sağlamak, meclis toplantı tutanaklarını tutmak, toplantıları fiziki belgeler nezdinde kayda almak, meclis oturum konuşmalarının tutanak özetlerini yazarak arşivlemek,
Belediye Meclisi ve Encümeninin işleyişini sağlamak,
Başkanlık Makamınca Belediye Encümenine sevk edilen evrakları kayıt etmek, Encümen gündeminin yazımı ve dağıtımını yapmak, Encümen kayıt defterine karar numarası vererek alınan kararları kayıt altına almak, ilgili onaylardan / imzalardan sonra karar suretlerini teklifin geldiği birime ulaştırmak, karar asıllarını numara sırasına göre dosyalamak ve arşivlemek, Encümen üyelerinin huzur haklarına ilişkin puantajlarını tutmak,
Meclis Başkanlığınca belirlenen gündemi hazırlamak, yayınlamak ve meclis üyelerine çeşitli vasıtalarla bildirmek, alınan Meclis kararlarının yazılması, imzalattırılması ve süresi içerisinde Kaymakamlığa teslimi, ilgili birimlere dağıtımını ve Büyükşehir Belediyesine gidecek kararları süresinde gönderme işlerini gerçekleştirmek,
Meclis Üyeleri ve İhtisas Komisyonlarının huzur haklarına ilişkin puantajları hazırlamak,
149
Başkan Yardımcısına sunmak,
Kuruma gelen yazılı dilekçeleri kabul etmek, konularına göre kayıtları yapıldıktan sonra, ilgililerine zimmetle teslimini yapmak,
Müdürlüklerin birim arşivlerinin düzenlenmesi çalışmalarını koordine etmek, danışmanlık hizmeti vermek, birim arşivi ve kurum arşivi konusunda oluşturulan standartları ve mevzuatı takip etmek, standart dosya planlarındaki arşiv kodlarında eksik hususlar noktasında çalışma yapmak,
Kurum arşivi oluştuktan sonra birim arşivlerindeki arşivlik malzemeyi devralmak, devir alınan malzemeyi tasnif ederek fiziki mekândaki arşiv dolaplarına yerleştirmek, arşivlik malzemenin özel kanunlarındaki saklama sürelerini dikkate almak, saklama süreleri gereğince saklama süreleri dolanların imha işlemlerini yapmak, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilmesi gerekenlerle ilgili işlemleri yapmak,
Ayıklama, imha ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilenlerin neticesinde oluşturulacak işlemlere ait evrakları kayıt altına almak ve sınıflandırmak,
Kurum arşivi malzemesinin barkot, envanter, katalog ve listeleme işlemlerini hazırlamak, oluşturulan barkot, katalog, envanter ve listelerin güvenliğini sağlamak.
Kurum arşivindeki gereken malzemenin, ciltleme işlemlerini kontrol etmek, bakımını sağlamak, isteklilere zimmetle dosya verip almak,
Kurumun dijital arşiv oluşturulması ile ilgili olarak Bilgi İşlem Müdürlüğüyle koordineli olarak çalışmak,
Personel Durumu
Memur Söz Personel İşçi
4 - 2
Genel Evrak, Posta Evrak Kayıt ve Arşiv Bürosu
Başkanlığımıza gelen bütün evrakların kaydedildiği bölüm olan bu büromuzda; diğer kamu kurum ve kuruşları ile özel kurum ve şahıslardan elden, posta veya KEP adresi üzerinden belediyemize gönderilen tüm evrakların EBYS sistemi üzerinden kayıt işlemleri ve ilgili birimlere havalesi gerçekleşmiştir.
Kurum dışına gidecek evraklar, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi olan tüm kurumlara öncelikle KEP adresi üzerinden gönderilmiştir.
Bazı kurum ve kuruluşlara posta aracılığıyla gönderilmesi sağlanmış, KEP üzerinden gönderilemeyen evraklar posta ile gönderilmiştir.
Evrak Sayısı Gelen Evrak ve Giden Evrak Sayısı 40.000 Posta ve KEP ile Giden Evrak Sayısı 6.300
150
Meclis
Yıl içerisinde olağan ve olağanüstü Meclis oturum tarihleri, Meclis toplantısına müteakip Komisyon çalışmalarının hazırlıklarının yapılması ve Meclis Üyelerinin bilgilendirilmesi ile haftalık Encümen toplantı gün ve zamanın tespit edilmesi, Meclis ve Encümene girecek evrakların Başkan tarafından havalesinin yapılması sağlanarak Meclis Başkanlık Divanına ve Encümen Başkanlığına sunulmaktadır.
Belediye Meclisince belirlenen toplantı günleri çerçevesinde 2021 yılı içerisinde her ay toplanan Belediye Meclisimizde 75 oturum yapılmış toplam 88 adet evrak görüşülerek karara bağlanmıştır.
Meclis kararları yazılarak ilgili müdürlüklere ve Yüreğir Kaymakamlığına gönderilmiştir. Tüm meclis toplantılarında görüntü ve ses kaydı alınmış, daha sonra kayıtlar doğrultusunda bilgisayar ortamında yazılan tutanaklar başkanlık divanınca imzalanmış ve dosyalanması sağlanmıştır. Meclis ve Encümen üyelerinin huzur hakkı ve ödeneklerine ilişkin puantajları her ayın sonunda hazırlanarak ödemelerinin yapılması için İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne gönderilmiştir.
Resim: Yüreğir Belediyesi Meclisi
151
Haftada bir gün, yılda 56 kez toplanan Belediye Encümenimizce toplam 313 adet evrak incelenip karara bağlanmış olup, bu kararlar gereği için müdürlüklerine gönderilmiş ve arşivi sağlanmıştır. 2886 sayılı Kanun gereği Belediye Encümenince yapılan ihale sayısı 14 adet olarak gerçekleştirilmiştir.
Aylar İtibariyle Encümen- Meclis – Kararları
KONU AYLAR
Müdürlüklere Göre Alınan Encümen, Meclis ve İhale Kararları
MÜDÜRLÜĞÜ ENCÜMEN MECLİS İHALE
Araştırma ve Geliştirme Müdürlüğü Basın ve Yayın Müdürlüğü
Bilgi İşlem Müdürlüğü
Çevre Koruma ve Kontrol Müdürlüğü Destek Hizmetleri Müdürlüğü
Dış İlişkiler Müdürlüğü 3
Emlak ve İstimlak Müdürlüğü 89 10 14
Fen İşleri Müdürlüğü 2 4
Gençlik ve Spor Hizmetleri Müdürlüğü Halkla İlişkiler Müdürlüğü
152
Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü
Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü 3
Strateji Geliştirme Müdürlüğü 2
Teftiş Kurulu Müdürlüğü
Temizlik İşleri Müdürlüğü 1
Tesisler Müdürlüğü 7
Yapı Kontrol Müdürlüğü 59 2
Yazı İşleri Müdürlüğü 8
Zabıta Müdürlüğü 69 1
TOPLAM 313 88 14
153
A3 İletişim ve Yönetim Bilgi Sistemlerini Tüm Hizmet Alanlarında Uygulamak
H3.3 Bürokratik Süreçlerin Hizmet Kalitemizi Düşürmesine İmkân Vermemek Aksine Bu Süreçleri Takip ve Analiz Ederek Hizmet Kalitemizi Arttırmak
H. Performansı %100
Hedefe İlişkin Sapmanın Nedeni Hedefe ilişkin sapma nedeni bulunmamaktadır.
Hedefe İlişkin Alınacak Önlemler Gösterge değerlerine uyulmaya devam edilecektir.
Sorumlu Birim Yazı İşleri Müdürlüğü
Performans Göstergesi Hedefe Etkisi Evrak Takibi Yolu Ile Birimlerin
Performansının Ölçülmesi Oranı %20 Yok %100 %100 %100
Performans Göstergelerine İlişkin Değerlendirmeler
İlgililik Tespitler ve ihtiyaçlarda herhangi bir değişim bulunmadığından performans göstergesinde bir değişiklik ihtiyacı bulunmamaktır.
Etkililik Gösterge değerine ulaşılmış olup gerekli iş ve işlemler yapılmıştır.
Etkinlik Tahmin edilen maliyetin ötesine geçilmemiştir.
Sürdürülebilirlik Performans göstergelerinin devam ettirilmesinde kullanılan araç ve gereçlerin yeterlilikleri ile ilgili performans göstergelerinin ihtiyaç durumunun belirli periyotlarla gözden geçirilmesi gerekmektedir.
Meclis Encümen Ve Kent Konseyi Ile Ilgili Gündem , Karar Ve Yazıların Ilgili Taraflara Ulaştırılma Süresi (Gün Olarak)
%40 Yok 3 3 %100
Performans Göstergelerine İlişkin Değerlendirmeler
İlgililik Başkanlığımıza gelen bütün evrakların kaydedildiği bölüm olan bu büromuzda; diğer kamu kurum ve kuruşları ile özel kurum ve şahıslardan elden, posta veya KEP adresi üzerinden belediyemize gönderilen tüm evrakların EBYS sistemi üzerinden kayıt işlemleri ve ilgili birimlere havalesi gerçekleşmiştir.
Etkililik Gösterge değerine ulaşılmış olup gerekli iş ve işlemler yapılmıştır.
Etkinlik Tahmin edilen maliyetin ötesinegeçilmemiştir.
Sürdürülebilirlik Performans göstergelerinin devam ettirilmesinde kullanılan araç ve gereçlerin yeterlilikleri ile ilgili performans göstergelerinin ihtiyaç durumunun belirli periyotlarla gözden geçirilmesi gerekmektedir.
Performans Göstergesi Hedefe Etkisi
Meclis Karar Takip Sistemi Yolu Ile Birimlerin Performanslarının Ölçülmesi
%20 Yok %100 %100 %100
Performans Göstergelerine İlişkin Değerlendirmeler
İlgililik Belediye Meclisince belirlenen toplantı günleri çerçevesinde 2021 yılı içerisinde her ay toplanan Belediye Meclisimizde 75 oturum yapılmış toplam 88 adet evrak görüşülerek karara bağlanmıştır. Meclis kararları yazılarak ilgili müdürlüklere ve Yüreğir Kaymakamlığına gönderilmiştir. Tüm meclis toplantılarında görüntü ve ses kaydı alınmış, daha sonra kayıtlar doğrultusunda bilgisayar ortamında yazılan tutanaklar başkanlık divanınca imzalanmış ve dosyalanması sağlanmıştır.
Etkililik Gösterge değerine ulaşılmış olup gerekli iş ve işlemler yapılmıştır.
Etkinlik Tahmin edilen maliyetin ötesine geçilmemiştir.
Sürdürülebilirlik Performans göstergelerinin devam ettirilmesinde kullanılan araç ve gereçlerin yeterlilikleri ile ilgili performans göstergelerinin ihtiyaç durumunun belirli periyotlarla gözden geçirilmesi gerekmektedir.
Performans Göstergesi Hedefe Etkisi
Belediye Meclisi, Encümen Ve
Diğer Kurum Içi Toplantılar (Adet) %20 252 260 270 %100
154
Performans Göstergelerine İlişkin Değerlendirmeler
İlgililik Belediye Meclisince belirlenen toplantı günleri çerçevesinde 2021 yılı içerisinde her ay toplanan Belediye Meclisimizde 75 oturum yapılmış, Haftada bir gün, yılda 56 kez toplanan Belediye Encümenimizce toplam ve seminer toplantısı 139 adet olarak tespit edilmiştir.
Etkililik Gösterge değerine ulaşılmış olup gerekli iş ve işlemler yapılmıştır.
Etkinlik Tahmin edilen maliyetin ötesinegeçilmemiştir.
Sürdürülebilirlik Performans göstergelerinin devam ettirilmesinde kullanılan araç ve gereçlerin yeterlilikleri ile ilgili performans göstergelerinin ihtiyaç durumunun belirli periyotlarla gözden geçirilmesi gerekmektedir.