ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

Özel Kalem Müdürlüğünün Görevleri

Harcama yetkilisi eliyle, Belediye Başkanı adına Temsil, Tören ve Ağırlama Bütçesini kullanmak,

Belediye Başkanının resmi, özel ve gizlilik taşıyan yazışmalarını yürütmek,

Belediye Başkan Yardımcılarının özlük haklarının (maaş, izin, rapor vs.) takibinin yapılmasını sağlamak,

Belediye Başkanına ve müdürlüğe gelen, giden evrakın giriş, çıkış, kayıt, değerlendirme ve ilgili birimlere gönderilmesi, teslim edilmesi, dosyalama, arşivlenmesini; Belediye Başkanının imzalaması, onaylaması gereken evrakın sunulması ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak, Belediye Başkanının ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri ve önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek, zaman ve yerlerini Belediye Başkanına bildirmek. Bu gibi törenlere Belediye Başkanının iştirak etmesini sağlamak,

Belediye Başkanın iştirak edemediği program, tören vb. durumlarda Başkan adına protokol gereklerini yerine getirmek,

Başkanlık Makamı adına mesaj, çelenk ya da çiçek göndermek,

Başkanlık Makamının katılacağı, belediyenin her türlü açılış, etkinlik, sunumlarının organizasyonlarını yapmak,

Belediye Başkanının ziyaretlerine gelen yurtiçi ve yurtdışı konukların en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanmasını sağlamak,

Belediye Başkanının günlük, haftalık ve aylık programlarını hazırlayarak takip etmek,

Başkanlık makamının toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek, toplantılara ait önemli not ve tutanakların tutulmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

Başkanın her türlü yazılı ve sözlü talimatlarını ve genelgelerini ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlanmasını sağlamak,

Belediye Başkanı'nın diğer kuruluşlarla ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek, vatandaşlar, kurum ve kuruluşlardan gelen randevuları planlamak, telefon görüşmelerini sağlamak, Belediye Başkanının görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek, Başkanın zaman planlamasına yardımcı olmak için gerekli tüm işlemleri yapmak,

Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ile Belediyede hizmet veren tüm Müdürlüklerin Başkanlık Makamı arasındaki iş birliği ve koordinasyonunu sağlamak,

Çağdaş belediyecilik anlayışı içinde vatandaşlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla;

vatandaşlar, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılı, sözlü veya e-posta ile Başkanlık Makamına intikal ettirilen talepleri Belediye görev ve sorumlulukları doğrultusunda birimlere iletmek gerçekleştirilmesini takip edip sonuçlar hakkında talepte bulunanları bilgilendirmek,

177

bulguları sürekli gelişim için kullanmak,

Kamu İhale Kanunu çerçevesinde Müdürlüğün gereksinimi olan mal ve hizmet alımlarını gerekli evraklarını hazırlamak ve hak edişleri düzenlemek,

Stratejik planlamaya uygun bütçe hazırlamak ve en ekonomik şekilde kullanmayı sağlamak, Personel Durumu

Memur Söz Personel İşçi

7 1 -

Temsil, Tören ve Ağırlama

Başkanlık Makamıyla ilgili: Ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, uğurlamak, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri ve diğer önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol ve tören işlerinin düzenlenmesi, yürütülmesi, zaman ve yerlerinin bildirilmesi, bu gibi törenlere iştirak edilmesi; yurtiçi ve yurtdışından ziyarete gelen konukların ziyaret programlarının yapılması, en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanması işleri yürütülmüştür.

Belediyemiz talep takip sistemi aktif hale getirilmiştir. Belediyemize gelen tüm talepler bu sistem aracılığı ile ölçülmekte ve sonuçlandırılmaktadır.

Başkanın haftalık ve günlük çalışma programının düzenlenmesi yapıldı. Randevuların ayarlanması ve görüşme trafiğinin düzenlenmesi yapılmıştır.

Başkanın adına Toplantıların düzenlenmesi yapıldı.

Başkan adına gelen yazıların ve davetlerin makama sunulması ve gerekli şekilde cevaplanması sağlanmıştır.

Başkanlığımıza gönderilen kişi ve kuruluşların açılış, davet, sünnet, düğün gibi törenlere iştirak edilmesini programlamak, tebrik, telgraf, çiçek gönderilmiştir.

İl ve ilçe genelinde resmî törenlerin gerekli hazırlıkları yapılarak başkanlığın temsili gerçekleştirilmiştir.

Ulusal düzeydeki önemli gün ve haftaların gündeme alınarak programlardan başkanlık makamının haberdar edilmesi sağlanmıştır.

Farklı yer ve zamanda çeşitli biçimde doğrudan Sayın Başkanımıza ileten istek ve şikâyetlerin bir an önce çözülmesi için istek ve şikâyet hemen ilgili Müdürlüklere iletilerek çözüm sağlanmış sonuçları hakkında ilgililere bilgi verilmiştir.

Başkanın katıldığı mahalle toplantısı müdürler toplantısı esnaf ziyareti vb. toplantılarda gerekli notlar alındı, yapılacak işlerin takibi sağlanmıştır.

Başkanlık Makamına vatandaşlardan gelen telefon, fax, e-mail, mektup veya şahsen yapılan başvurulardaki sorunların ilgili birimlere ulaştırılması, çözümlenmesi ve sonuçlandırılmasını sağlanmıştır.

178

Vakıf, hayır kurumları ve okulların program dâhilinde ziyaret edilmesini temin etmek, vatandaşlarla daha iyi diyalog sağlanmak açısından semt pazarları gezileri, muhtarlıklara mahalle gezileri düzenlenmiştir.

Başkanlık Makamını ziyarete gelen yerli ve yabancı konukları karşılamak, ağırlamak, Başkanla görüşmeleri sağlanmıştır.

Evrak Türü Sayısı

Gelen Evrak 470

Giden Evrak 300

Resim: Muhtarlık Ziyaretleri

Resim: Sergi Açılışı

179

Resim: Çevre ve Şehircilik Bakanlığı Ziyareti

Resim: Adalet Bakanının Belediyemize Ziyareti

180

Resim: Mahalle Ziyaretleri

Resim: Tarım Fuarı

Resim: Belediyemize Ziyarete Gelen Öğrenciler

181

Resim: Memur-Sen Adana İl Başkanının ve Adana Baro Başkanının Belediyemize Yapmış olduğu Ziyaret

Başkanlık Makamı Faaliyet Sayıları

Faaliyet Adı Sayısı

Makama gelen Ziyaretçi 5000

Açılış ve Törenler 150

Sempozyum, Kamu kurumları, STK ve Esnaf Ziyaretleri

80