Hastane Yönetim Etkinliğinde Eşgüdümlemenin Önemi

Eşgüdümleme, insanların çabalarını birleştirmeyi, zaman bakımından ayarlamayı, ortak amaca ulaşmak için faaliyetlerin birbirini izlemesi ve iç içe geçip kenetlenmek suretiyle birbirlerini tamamlamalarını hedef alır. Eşgüdümleme, örgütün çalışmalarını kolaylaştırmak ve başarı şansını artırmak için bütün eylemler ve bölümler arasında uyumun sağlanmasıdır (Şimşek, 2002: 230).

Hastane yönetiminde eşgüdümleme ise, hedeflenen amaç ve etkinliklerin gerçekleştirilmesi aşamasında çalışanlar arasında birlik oluşturulması ve var olan imkanların kullanılması faaliyetidir (Öztürk, 2000: 250). Ayrıca, hastane yönetim etkinliğinin artırılmasının yollarından birisi de hastane içerisinde iyi bir eşgüdümlemenin sağlanmasıdır. İyi bir eşgüdümleme ise ancak iyi bir diyalog kurulması ile olur.

Eşgüdümlemenin sağlanması için; uyuşmazlıkların çözümlenmesinde birleştirici yöntemin uygulanması, örgüt içerisinde iyi bir iletişim ağının kurulması ve gönüllü eşgüdümlemenin özendirilmesi gerekmektedir (Şimşek ve Çelik, 2011: 200).

Çok farklı meslek gruplarından insanın çok çeşitli işler yaptığı ve bu işlerde karşılıklı bağımlılık ve işbirliğinin yüksek olduğu hastanelerde eşgüdümleme önemli bir yönetim fonksiyonu olarak öne çıkmaktadır. Eşgüdümlemenin zayıf olduğu bir hastanede bu zayıflık derecesinde işlerin kalitesi ve etkinliği azalır, hatalar belirgin şekilde artmaya başlar. Özellikle 750-1000 yataklı, çok büyük Tıp Fakültesi Hastaneleri’nde bölümler ve eylemler arasında eşgüdümlemenin sağlanması örgütün devamı için hayati öneme sahiptir.

İyi bir eşgüdümlemenin olduğu bir hastanede, her birim diğer birimlerle uyum içinde çalışır, diğer birimlerin neyi nasıl yaptığından haberdardır ve ortak kaynak kullanımında çatışmalar asgari seviyededir. Her birim kendi fonsksiyonları ile diğer birimlerin fonksiyonları arasında mümkün olduğunca uyumlaştırma yaparak hem ilaç ve malzemeleri daha hızlı, kolay ve ucuz tedarik eder, birimler arası işbirliğinden oluşan sinerjiden yaralanır hem de tıbbi gelişmelerden çok daha hızlı haberdar olarak kendisini geleceğe daha iyi hazırlayabilir.

Çok yoğun işlevsel bağımlılığın bulunduğu sağlık kurumlarında yönetimin temel görevlerinden birisini eşgüdümleme oluşturmaktadır. Sağlık kurumları yöneticileri eşgüdümleme işlevi aracılığıyla, farklı birim ve kişilerin faaliyetlerini uyumlaştırarak ortak amaca yönlendirebilir (Kavuncubaşı, 2000: 53).

Hastanelerde tüm bölümlerin amaçları ile kurumun ana amacı aynıdır (Topal, 2000: 74). Bu amaç doğrultusunda koordinasyonu sağlamak ise hastane yönetiminin görevidir.

Hastanelerde eşgüdümleme bölümler arası yatay ve görevsel işbirliğini de gerektirir. Böylelikle, iki bölümü ilgilendiren bir sorun, bu iki bölüm arasındaki bir çalışma veya işbirliğiyle kolayca çözülebilir. Örneğin; 24 saat hizmet veren kurumlar olduklarından, hastanelerde beklenmedik bir anda talepte bir patlama yaşandığında, genel cerrahi servisinde boş hasta yatağı kalmaması ve bunun sonucunda hastaların mağdur duruma düşmesi söz konusu olabilir. Böyle bir durumda, örnek bir çözüm; genel cerrahi ve plastik cerrahi servislerinin işbirliği yaparak, taburcu tarihi yakın, tıbbi müdahalesi büyük oranda tamamlanmış hastaların genel cerrahi servisinden plastik cerrahi servisine taşınarak yeni gelen ve sağlık hizmeti verilmesi gereken hastaların da boşalan genel cerrahi servisi yataklarına yatırılarak hastaların mağduriyetinin önlenmesi olabilir. Böylelikle hasta memnuniyeti sağlanmış ve anlık yüksek talebe karşılık verilebilmiş olmasının yanı sıra hastanenin boş yatak sayısı da azaltılarak atıl durumda olan kaynakları kullanıma geçirilmiş olacaktır.

Hastanelerde eşgüdümleme, ortak sorumluluk almayı da gerektirir. Alınan ortak sorumluluk, hastanedeki her personelin kendi üzerine düşeni yapmakla yetinmeyip tüm örgütün başarıya ulaşması için sorumluluk duyması anlamına da gelmektedir. Bu sorumluluğu hisseden çalışan ise, hastanedeki diğer birimlerin

faaliyetleri ile de ilgilenir ve yönetimsel açıdan hastane içinde eşgüdümleme çok daha etkin yapılabilir hale gelir.

Hastaneler, ekip çalışmasının uygulandığı kurumlardır. Ekipte üyelerin ortak çalışabilmesi için kendilerini ekibin üyesi olarak görmeleri gerekir. Bunun da yolu açık yönetim anlayışıyla kendisi bilgilendirilen her üyeden geçer (Aslan, 2003: 169). Hastaneler, sadece hizmet nedeniyle değil, kendisini oluşturan personelin, farklı özelliklere sahip olması nedeniyle de karmaşık örgütlerdir. Benzer büyüklükteki örgütlerle karşılaştırıldığında, hastanelerde oldukça farklı beceri, yetenek ve birikimleri olan bir personel grubu çalışmaktadır (Şahin ve Şahin, 2000: 135). Hastane yönetiminin tüm bu grupları ortak paydada toplayarak ortak amaca yöneltmeleri oldukça zor bir iştir.

Planlama ve yapı her ne kadar iyi yapılmış olursa olsun, çalışanların doğru seçilememesi, iyi yönetilememesi, verimli çalışamaması, hedeflenen amaçlara etkili ve verimli bir şekilde ulaşmayı zorlaştırır. Bu nedenle iyi bir yöneticinin seçilmesi, hedeflenen amaçlar doğrultusunda performanslarının arttırılması ve böylelikle gerekli motivasyonun sağlanması ile etkili bir iletişim gerçekleştirilmesi amaçlanır (Ülgen ve Mirze, 2007: 24).

Ödül sistemi, eşgüdümlemenin önemli bir aracıdır. Hemen her yönetici kendi yetki sınırları içinde çalışan astlarını daha verimli ve uyumlu bir biçimde çalıştırmak için isteklendirme sorumluluğu taşır. Bu ise olumlu her davranışın ödüllendirilmesi yoluyla sağlanabilir. İsteklendirmede ödül, eşgüdümleme için önemli ve etkili bir araçtır (Şimşek, 2002: 239). Hastane yöneticileri, personelin mesai saatlerini ve nöbetlerini ayarlama, döner sermaye gelirlerinden pay hakkı üzerinde düzenleme yapma gibi elindeki yönetimsel enstrümanları kullanarak eşgüdümleme için isteklendirme yapma yoluna gidebilmektedirler.

Günümüz çevre şartlarında hastanelerin başarılı yönetimi, hasta bakımı ile işleyiş ve finansal fonksiyonların koordinasyonunun gerektirmektedir. Bu tür koordinasyon ise; hekimler ve yöneticiler arasında işbirliğinin artmasını gerektirmektedir (McKay ve Furino, 1993: 421). Bununla birlikte; hastane çalışanları arasında diyalogun kurulması ve bu diyalogun kuvvetlendirilmesi oluşan sorunların çözümünde etkili olur (Öztürk, 2000: 251).

Yetki devri, yöneticilerinin etki alanını, sahip olduğu zaman, enerji ve bilginin dışına taşırarak genişleten bir olaydır. Ancak, bazı yöneticiler, yetki devrine kendi yetkilerini azaltan, kendilerinden bir şeyler eksilten bir olay olarak bakarlar. Kendim daha iyi yapabilirim anlayışı ve inanışı yetki devrini önleyen bir unsurdur (Şimşek, 2002: 242). Yetki devri ile rutin işlerin astlara bırakılması eşgüdümlemenin gerektirdiği ortak sorumluluk ve işbirliği noktasında yararlı olacaktır.

Hastaneler gibi yoğun hizmet veren, birçok uzmanlık alanının olduğu, her gün yapılması gereken bir sürü rutin iş ve işlemin olduğu kurumlarda önemli olan; rutin işlerin zamanında yapılması ve üst yönetimin stratejik yöneticilik fonksiyonları için zaman ve enerji bulmasıdır. Üst yönetici hastanedeki rutin işleri astlarına devretmeli, kendisi stratejik hedef ve planlara daha çok vakit ayırmalıdır.