Oval haritalama

Oval haritalama stratejik haritalar›n bir grup ile birlikte oluflturulmas› için s›kça kullan›lan bir yöntemdir. Oval haritalamay› strateji oluflturma noktas›na geldi¤inizde rahatça kullanabilirsiniz. Yöntem için daha ön- ceden ç›kart›lm›fl olan ön haritalar› kullan›labilir duruma getirebilece¤iniz gibi, do¤rudan oval haritalama yöntemiyle stratejilerinizi belirlemeye de çal›flabilirsiniz. Oval haritalama için haritalamaya kat›lacak kiflile- rin konsantre olabilecekleri bir ortam ve bu yöntemi uygulayacak yeterli zaman›n olmas› flartt›r. Haritala- ma için en az bir tam günlük çal›flma gerekmektedir; gerekli oldu¤unda bu süre uzayabilir.

Bafllarken...

Oval haritalaman›n yap›laca¤› toplant› odas›n› haz›rlay›n. Geniflçe bir duvar› haritalamaya ay›r›n ve bu duva- ra haritalamada kullan›lacak arkas› yap›flkanl› ka¤›tlar›n (post-it kullanmak iflinizi kolaylaflt›r›r) as›laca¤› ge- nifl bir yüzeyi ka¤›tla kaplay›n. Kat›lacak her kifliye bu yap›flkanl› ka¤›tlardan 40–50 tane da¤›t›lacak biçim- de ayarlama yap›n. Ayn› biçimde her kat›l›mc›n›n kullanaca¤› kalemleri da¤›t›n. Haritada kar›fl›kl›k olmama- s› için kalemlerin ayn› renkte ve yaz›lar›n kolayca okunabilece¤i kal›nl›kta olmas› önemlidir. Kalemlerin tek renk olmas›n›n bir yarar› da kat›l›mc›lar›n fikirlerinin birbirlerinden ayr›lamamas›d›r. Ayn› zamanda harita- lama s›ras›nda kendinizin kullanaca¤› de¤iflik renklerdeki kalemleri de haz›rlay›n.

Bir tetikleyici soru haz›rlay›n ve bu soruyu uzaktan görülecek biçimde haritaya yaz›n. Bu soru kat›l›mc›lar› düflünmeye yönlendirecek bir soru olmal›d›r. Örne¤in, x derne¤i bu konuda ne yapmal›d›r veya y vakf›n›n gelecek befl y›lda üstesinden gelmesi gereken stratejik sorunlar ve çözümleri nelerdir? Soru asla evet ve- ya hay›r biçiminde cevaplanmaya aç›k olmamal›d›r. Di¤er yandan bafllang›çta birtak›m can al›c› sorunlar› ha- ritaya geçirebilirsiniz. Burada amaç tart›flmay› bafllatabilmektir, kat›l›mc›lar› yönlendirmek de¤il. Bu neden- le kat›l›mc›lara haritalama gelifltikçe bu can al›c› sorular› göz ard› edebileceklerini söyleyebilirsiniz.

Girifl

Haritalamaya bafllamadan önce kat›l›mc›lara yöntemi ve bu toplant›n›n amac›n› anlatman›n ve onlar›n kafa- s›nda oluflabilecek sorular› cevaplaman›n yarar› vard›r.

• Beklentileri aç›klay›n: Kat›l›mc›lara burada Örgütünüzün gelece¤i için birlikte karar verece¤inizi belirtin. Bu çal›flmada “uzman›n” onlar oldu¤unu hat›rlat›n.

• Ak›llar›na gelen fikirleri hemen yazmalar›n› isteyin. Fikirleri sesli söylemenin süreci zorlaflt›raca¤›n› ha- t›rlat›n.

• Bu yöntemin amac›n›n de¤iflik fikirler aras›nda biz uzlafl› sa¤lamak olmad›¤›n› hat›rlat›n. Yöntemin ama- c›n›n kat›l›mc›lar›n örgütün bugününü ve gelece¤ini nas›l gördüklerine iliflkin zihinlerindeki resmi ortaya ç›karmak oldu¤unu anlat›n.

• Kurallar› s›ralay›n:

– Birbiriyle çeliflen düflüncelerin haritada yer alabilece¤ini söyleyin. Önemli olan baz› düflüncelerin çe- liflmesi, baz›lar›n›n ise genel kabul görmesi de¤il, bu çeliflkilerin ve deste¤in neden ortaya ç›kt›¤›n›n anlafl›lmas›d›r. O yüzden kat›l›mc›lara kabul ettikleri ve etmedikleri fikirleri nedenleriyle birlikte not almalar›n› isteyin.

– Kimsenin bir baflkas›n›n haritaya ekledi¤i fikri ç›karma hakk› olmad›¤›n› aç›klay›n. Bunun yerine ilgili fikirle ilgili kendi görüfllerini yans›tan baflka bir ka¤›t haz›rlay›p, bunu di¤erinin yan›na ekleyebilirler. – Yaz›lan her ka¤›d›n haritaya hemen as›lmas›n› isteyin.

• Haritalama sürecini yönetecek kiflinin görevlerini aç›klay›n. Yöneticinin öncelikli görevi fikirleri toplamak ve bunun harita üzerinde yerleflimine yard›mc› olmakt›r. Haritalaman›n kolaylaflmas› için ba¤lant›l› fikir- leri bir araya toplamak yöneticinin iflidir, ancak hangi fikirlerin ç›kart›laca¤›na ve haritan›n nas›l temizle- nece¤ine karar verecek olan gruptur.

• Kat›l›mc›lar› görüfllerini k›sa ancak anlafl›l›r bir biçimde yazmalar› için uyar›n. Görüfllerin en fazla 8–10 kelime ile dile getirilmesi yararl› olacakt›r. Böylece ka¤›tlar›n üzerindeki yaz›lar›n okunmas› da kolayla- flacakt›r.

• Kat›l›mc›lardan di¤erlerinin fikirleri hakk›ndaki yorumlar›n› yazmalar›n› isteyin. Böylece yeni ve daha ya- rat›c› fikirler ortaya ç›kabilir.

Haritalama

• Görüfllerin yaz›ld›¤› ka¤›tlardan öbekler oluflturmaya bafllay›n. ‹lk befl-on fikrin ortaya ç›kmas› zaman alacakt›r.

– Bafllang›çta ka¤›tlar› olas› genifl bafll›klar alt›nda geçici öbekler halinde yerlefltirin. Böylece daha son- raki bafll›klar›n da tohumu at›lm›fl olacakt›r. Öbekler aras›nda ka¤›tlar›n as›labilece¤i genifl alanlar b›- rak›n. Hangi önerilerin ana bafll›k oluflturaca¤› birkaç deneme yan›lmadan sonra kolayca anlafl›labilir. Bunu grupla birlikte de yapabilirsiniz.

– Öbekleri bölmekten çekinmeyin. Gelen öneriler yeni öbeklerin ve alt öbeklerin gelifltirilmesini gerek- tiriyorsa, bunu haritan›n üzerinde görülebilecek biçimde yap›n. Bu öbekler gelifltikçe, hangilerinin yan yana olaca¤›, hangi alt gruplar›n neyin alt›na girece¤i aç›kl›k kazanacakt›r.

– Birbiriyle iliflkili öbekleri bir araya getirmek için gerekti¤inde bu öbeklerin harita üzerindeki yerini de- ¤ifltirmekten çekinmeyin.

– Bir ka¤›t üzerindeki görüfl yeterince anlafl›l›r de¤ilse, kat›l›mc›dan bunu aç›klamas›n› isteyin. Kat›l›m- c›lardan herkesin anlayamayaca¤› k›saltmalar ve terimler kullanmamalar›n› isteyin.

– Öbekler oluflurken daha genel nitelikte olan görüflleri daha yukar›ya, daha ayr›nt›ya dönük olanlar› da- ha alta yerlefltirmeye çal›fl›n.

– Ayn› biçimde sonuçlar yukar›da, seçenekler afla¤›da olacak biçimde de bir hiyerarfli oluflturmaya ça- l›fl›n.

– Bu aflamada oklar› kullanmay›n. Böylece harita üzerinde hareket olana¤›n›z k›s›tlanmam›fl olur. • Her ka¤›da bir numara verin. Böylece ka¤›tlar›n hemen yan›na, küçük oklarla bir ka¤›d›n ba¤lant›l› oldu-

¤u di¤er ka¤›tlar›n listesini koyabilirsiniz.

• Kat›l›mc›lar› ortaya ç›kan sorunlar› ayr›nt›land›rmalar› için özendirin. Bunu sa¤lamak için do¤rudan so- rular sormay› tercih edebilirsiniz. Örne¤in “bu konudaki görüfller oldukça az, biraz daha ekleme yapa- bilir misiniz” gibi. Sorular sadece bir görüflü savunanlar› kat›lmaya özendirecek biçimde sorulmamal›- d›r. Haritalama s›ras›nda do¤ru veya yanl›fl buldu¤unuz görüfllere iliflkin fikrinizi belirtmeyin ve hisset- tirmeyin.

• Ka¤›tlara yaz›lan görüflleri eyleme yöneltmek için “meli” “mal›” biçiminde düzeltin, ancak bunu yaparken yaz›l› görüflün özünde de¤ifliklik yapmamaya dikkat gösterin.

• Özellikle görüfllerini yazmakta çekingenlik gösteren kat›l›mc›lar› özendirmeye çal›fl›n.

– Baz› kat›l›mc›lar yönteme zamanla al›flacaklard›r. Onlara karfl› zorlay›c› olmadan, ilk bafllarda sorular sorarak ka¤›tlar› onlar ad›na yazmay› deneyebilirsiniz. Bu kifliler haritada kendi görüfllerini gördükçe güven kazanacak ve sürece kendiliklerinden kat›lmaya bafllayacaklard›r.

– Görüfllerini yazarken karfl›l›kl› tart›flmaya giren kifliler oldu¤unda, bu s›rada görüfllerini unutmamala- r› için ka¤›da yazmalar› gerekti¤ini hat›rlat›n. Bu aflamada bir uzlaflma sa¤laman›n gerekli olmad›¤›n› belirtin ve kat›l›mc›lar›n birbirleriyle tart›fl›rken haritada olan geliflmeleri kaç›rmalar›n› önleyin. • Ayn› anda iki farkl› sorunu kapsayan veya iki ayr› görüflü içeren ka¤›tlardaki ifadelerin ayr›lmas›n› sa¤-

• Grubun yavafllad›¤› ve görüfllerin azalmakta oldu¤u zaman› fark etmeye çal›fl›n.

– Grupla bu durumda haritadaki öbeklerde bir düzenleme isteyip istemediklerini tart›fl›n. – Haritalamaya bir süre ara verin ve bir sonraki evreye haz›rlan›n.

Haritan›n yap›land›r›lmas›

Ara verildi¤inde haritalama sürecinde kolaylaflt›r›c› olarak görev yapan kiflinin oluflturulan öbekleri gözden geçirmesi ve grubun daha sonra gelip üzerinde belirleyece¤i bir taslak haz›rlamas› yararl› olacakt›r. Özellik- le kat›l›mc›lar›n yönteme iliflkin çok fazla bilgi sahibi olmad›¤› durumlarda, kolaylaflt›r›c›n›n bu tasla¤› haz›r- layarak öbekler aras›ndaki olas› iliflkiler ve harita üzerinde daha fazla gelifltirilmesi veya ç›kart›lmas› gere- ken alanlara iflaret etmesi, sürecin ileriki bölümlerini kolaylaflt›racakt›r. Kolaylaflt›r›c› bu haz›rl›¤› yaparken, kat›l›mc›lar›n da orada olmas› ve tasla¤› gözden geçirerek, bunu kendi aralar›nda tart›flarak ve kolaylaflt›r›- c›ya sorular sorarak sürece kat›lmalar› gibi bir yöntem de izlenebilir. Kolaylaflt›r›c› da bu s›rada sorulan so- rulardan yola ç›karak bir sonraki aflamay› daha iyi organize edebilir.

Ara sona erdikten sonra...

• Herkesi taslak öbeklerini tekrar h›zla gözden geçirmeye davet edin. Bu ara s›ras›nda haritalamadan ko- pan kiflilerin tekrar sürece kat›lmas›n› sa¤layacak ve herkese haritalama sürecini tekrar hat›rlatacakt›r. • Her taslak öbe¤i kat›l›mc›larla ayr›nt›l› bir biçimde tek tek gözden geçirin.

– Her öbekte yer alan materyalin tek tek o öbekle iliflkili olup olmad›¤›n› sorgulay›n. Özellikle kolaylafl- t›r›c›n›n konuya hakim olmad›¤› durumlarda taslak öbeklerine yanl›fl yerlefltirilmifl malzemenin olma- s› do¤ald›r. Grubun yard›m›yla ilgili malzemeyi do¤ru öbeklere yerlefltirin. Bu s›rada her malzeme üzerindeki ifadenin do¤rulu¤unu birlikte tart›flarak, gereken yerlerde malzemeyi ifadeyi daha anlafl›- l›r k›lacak biçimde yeniden yaz›n.

– Öbeklerin yerleflim biçimini tart›flarak do¤rulay›n. Kat›l›mc›lara öbe¤in en üstündeki görüfllerin en ge- nel, en alttakilerin en ayr›nt›ya yönelik ifadeler olup olmad›klar›n› sorun.

– Ka¤›tlar›n yeri belirginleflirken, görüfller aras›ndaki iliflkileri yavafl yavafl çizmeye bafllayarak, birbiri- ni takip eden argüman dizgeleri ortaya ç›kar›n. Bu s›rada farkl› argüman zincirleri de ortaya ç›kacak- t›r veya kat›l›mc›lar harita üzerindeki malzemeye farkl› anlamlar yüklemifl olduklar›n› fark edecekler- dir.

– Yeni malzemelerin ortaya ç›kmas› durumunda kat›l›mc›lardan bir önceki aflamada oldu¤u gibi bunla- r› yaz›l› hale getirmelerini isteyin. ‹lk aflamada ortaya ç›kan malzemenin bu süreçte giderek zengin- leflmesi çok önem tafl›r; çünkü haritalar genelde bu s›rada yüzde elliye yak›n bir oranda büyür ve ka- t›l›mc›lar hem haritay› daha iyi kavramaya hem de ortak bir vizyon gelifltirmeye bafllarlar. Bu süreci döngüler halinde tekrar ettirin.

– Görüfllerin aras›ndaki öbek içi ve öbekler aras› iliflkileri not edin. E¤er aradaki uzakl›k fazla de¤ilse bu do¤rudan oklar çizilerek yap›labilir. Mesafe uzunsa küçük bir okla ka¤›d›n yan›na gidece¤i yerin nu- maras› yaz›labilir. Bu iliflkilerin kurulmas› ayr›ca haritan›n bütünselli¤inin fark edilmesine de yard›m- c› olacakt›r.

– Farkl› iliflki türleri için farkl› oklar kullan›n.

• Bir öbek tamamlan›p, kendi içindeki iliflkiler netlefltirildikten sonra, bu öbeklerin ana temalar›n› belirle- yin. Öbe¤in içinde yer alan görüfllerin içeri¤i bu temalar›n bafll›¤›n› belirleyebilece¤i gibi, öbek içindeki görüfllerden sadece bir tanesi de bu temaya iflaret edebilir. Tema bafll›klar› çok önemlidir; çünkü grubun cevap arayaca¤› stratejik sorunlar›n temelini oluflturacaklard›r.

• Daha önce içerikleri uygun bulunmayarak haritadan ç›kart›lm›fl malzemeyi bir kez daha gözden geçirin. • Grubun da onay›n› alarak duvardaki haritan›n tamamland›¤›n› ilan edin.

Bir sonraki evre

Haritan›n oluflturulmas› sonras›nda de¤iflik amaçlara yönelik olarak harita üzerinden grupla birlikte çal›fl- malar yapabilirsiniz. Örne¤in stratejik alternatiflerin tan›mlanmas›, paydafl analizinin yap›lmas› ve birincil ile ikincil amaçlar›n belirlenmesi gibi...

• Her kat›l›mc›dan yap›lan çal›flman›n kapsam› do¤rultusunda harita üzerinde bir tercih s›ralamas› yapma- s›n› isteyin. Burada s›ralamada yer alacak tercih s›ralamas›n›n say›s›n› ne çok dar ne de çok genifl tutun. Örne¤in 12 tema bafll›¤› varsa, sekiz tanesini listelemelerini istemeniz durumunda, iyi bir oran tuttur- mufl olursunuz.

– Kat›l›mc›lardan tercihlerini harita üzerinde iflaretlemelerini isteyin. Bu s›rada baflkalar›n›n tercihlerini de¤ifltiremeyeceklerini hat›rlat›n.

– Tercihleri önemliler ve daha az önemliler olarak ikiye ay›rmalar›n› isteyebilir, bunlar› harita üzerine yerlefltirirken iki farkl› renk kullanabilirsiniz.

– Sonuçta ortaya ç›kan tabloya bak›n ve tercihlerin en fazla yo¤unlaflt›¤› öbekleri belirleyin. • Tercih edilen öbekler üzerinden eyleme yönelik olan görüflleri saptay›n.

• Eyleme yönelik görüfllerle iliflkili paydafllar› belirlemeye çal›fl›n. Böylece sürecin paydafl analizi bölümü de gerçeklefltirilmifl (veya ilk ad›m› at›lm›fl) olacakt›r.

• Amaç ve hedef niteli¤i tafl›yan görüflleri belirleyin.

– Kat›l›mc›lara “peki niye?” biçiminde de sorular sorarak ilgili öbe¤in hiyerarflik yerini bulmaya çal›fl›n. – Hedef birlikteli¤i tafl›yanlar› belirleyin.

– Haritan›n farkl› bir yerine farkl› renkte bir kalemle tan›mlanan amaçlar›/hedefleri yaz›n. – Kat›l›mc›lar› bu hedeflere iliflkin argüman zincirini oluflturmaya özendirin.

• Amaçlar›/hedefleri içeren ayr› bir harita yap›land›r›n. ‹lk haritada ortaya ç›kan hedefleri baflka ka¤›tlara yaz›n ve bu harita içerisine yerlefltirin.Amaçlar aras›ndaki iliflkileri kurarak hangilerinin öncelikli oldu¤u- nu bulmaya çal›fl›n.

• Hedefler aras›nda ilk öncelik verilecekleri saptamak için kat›l›mc›lara tek tek bu harita üzerinde bir kaç hedef seçmek zorunda olsalar hangilerini seçeceklerini sorun. Böylece tercihler üzerinden hedefler ara- s›ndaki hiyerarfli de oluflturulmufl olacakt›r (Eden ve Ackermann, 1998: 303-321).

Stratejiler, taktikler ve eylemleri saptarken de hedefler için kulland›¤›n›z yöntemi tekrarlayabilirsiniz. Böyle- ce haritalama süreci sonunda elinizde tüm ögeleri belirlenmifl bir strateji kümesi olacakt›r. Ancak farkl› alanlar için bu yöntemi kullan›rken, o alana iliflkin sorular› sorarak tercihleri belirlemeyi unutmay›n. Örne- ¤in stratejiler üzerinde giderken strateji haritas›n›n oluflturulmas› s›ras›nda, yeni haritaya tafl›nan her stra- teji ile ilgili olarak paydafllar›, avantajlar› ve dezavantajlar› kat›l›mc›lara sorarak cevaplar› not edebilirsiniz.