Enformasyonun dağıtımı ve yorumlanması

Örgütsel öğrenmenin, bireysel öğrenmeden enformasyonun dağıtımı ve örgüt üyelerince paylaşılan bir yoruma kavuşturulması ile ayırt edilebileceği anlaşılmaktadır (Slater ve Narver, 1995, s. 65). Ancak, vurgulanması gereken önemli bir nokta, enformasyonun dağıtımı ve ortaklaşa yorumlanmasını sağlayan süreçler açısından ele alındığında bu iki kavram arasında kesin bir sınır çizmenin olanaksızlığıdır. Bu nedenle burada enformasyon dağıtımı ve enformasyonun yorumlanması kavramları aynı başlık altında bir arada incelenmektedir.

Huber’a (1991, s. 100-101) göre organizasyonlardaki bireyler ya da birimler enformasyonun kime ya da hangi birime hizmet edeceğini bilememektedir. Diğer taraftan, enformasyona ihtiyacı olan birey ya da birimler de ihtiyaç duydukları enformasyonun organizasyon içinde nerede olduğunu bilememektedir. Bu durumda örgütsel öğrenme açısından enformasyona sahip olan birey ya da birimler ile enformasyona ihtiyacı olan birey veya birimler arasında enformasyonun dağıtımı ve yorumlanmasını sağlayacak süreçlerin işler

hale getirilmesi gerekmektedir. Bunun için de farklı işlevsel bölümler arasındaki sınırların ortadan kaldırılması, farklı işlevsel bölümlerin ortak katılımını gerektiren faaliyetlere girişilmesi ve işlevsel bölümler arasında tartışmalara olanak sağlama yolu ile enformasyon takasının gerçekleştirilmesi ilk akla gelen uygulamalar olabilmektedir (Cooper ve Kleinschmidt, 1991, s. 140). Bu çerçevede işgörenlerin bölümler arasında dolaşımı, bağlantı rolleri, bütünleştirici rolleri, matriks örgüt yapıları, toplantı ve görev gruplarında yüz yüze etkileşim, enformasyon teknolojilerinden yararlanma enformasyonun dağıtımı ve yorumlanması için ön plana çıkan örgütsel uygulamalar olmaktadır (Slater ve Narver, 1995, s. 65).

Enformasyonun dağıtımı ve ortaklaşa yorumu açısından önemli bir kavram diyalogdur. Dixon’a (1999, s. 110) göre diyalog bireyler arasında her bireyin kendi anlam yapısını açığa vurduğu konuşmadır. Bu tür bir konuşma ile bireyler arasında karşılıklı öğrenme gerçekleşebilmektedir. Ancak, sözü edilen türde bir diyalogun aşağıdaki unsurlara sahip olması gerektiği de göz ardı edilmemelidir.

• Diğer bireylere konu ile ilgili tam ve doğru enformasyonu sağlama,

• Diğer bireylerin fikirleri onaylanmasa da yetkinliklerinin onaylanması,

• Diğer bireylerin akıl yürütme yöntemlerini açığa vurmalarına izin verme yani, ne tür verilerden hareketle ne tür sonuçlara ulaştıklarını açıklamalarına izin verme,

• İkna edici veriler ve akılcı çözümler önerildiğinde bunları kabullenebilme,

• Bireyin kendi iddiaları ile diğerlerinin iddialarını test edilebilecek birer hipotez gibi görebilmesi,

• Diğer bireylerin akıl yürütme yöntemlerine ve görüşlerini dayandırdıkları verilere meydan okuyabilme.

Dixon (1999) bir çok organizasyonda bireylerin bu sayılanların tam aksi yönünde davrandıklarını da iddia etmektedir. Fakat, enformasyonun dağıtımı ve yorumlanması açısından ele alındığında bu niteliklere sahip bir diyalogun gerçekleşmesi örgütsel öğrenmenin önündeki bir çok engeli de kaldırabilecek gibi görünmektedir. Bu çerçevede, uğraş toplulukları diyalogun örgütsel bağlamda gerçekleşmesine olanak tanıyacak bir örgütsel uygulama örneği olarak vurgulanabilmektedir. Wenger ve Snyder’e (2000) göre uğraş toplulukları paylaşılan uzmanlık ve ortak bir girişim tutkusuyla birbirine kenetlenmiş insan gruplarıdır. Bu grupların üyeleri düzenli olarak bir araya gelmekte ve yaratıcı yollardan deneyim ve bilgilerini paylaşmaktadır. Böylece sorunlara yeni yaklaşımlarla yeni çözümler üretmektedir.

Enformasyon ve bilgi birbirlerinin yerine kullanılabilecek kavramlar olmamakla birlikte bu ikisi arasındaki ayrım geçici olarak göz ardı edildiğinde enformasyonun dağıtımı ve

yorumlanması adına vurgulanması gereken bir başka konu örtük ve açık bilgi ayrımıdır. Nonaka (1991) örgütsel öğrenmenin kişisel bilginin diğer örgüt üyeleri için de erişilebilir kılınmasından geçtiği görüşünü kabullenerek örtük ve açık bilgi ayrımına dikkat çekmektedir. Yazara göre, açık bilgi biçimsel ve sistematiktir ve kolayca paylaşılabilir. Buna karşın örtük bilgi kişiseldir, biçimselleştirmek ve dolayısıyla diğer bireylere iletmek oldukça güçtür. Örtük ve açık bilgi ayrımı bağlamında enformasyonun dağıtımı ve yorumlanması için aşağıdaki dört sürecin gerçekleştirilmesi gerekmektedir (Nonaka, 1991, s. 98-99).

• Örtük bilgiden örtük bilgiye akış yani, bireyler arasında gözlem, taklit ve uygulama yolu ile örtük bilginin aktarılması. Bu süreç sosyalleşme olarak da adlandırılmaktadır. Ancak, sınırlı bir bilgi yaratma biçimidir, çünkü bilgi örtük kaldığından bir bütün olarak organizasyon için yararlanabilir durumda değildir.

• Açık bilgiden açık bilgiye akış yani, bireyin açık bilginin parçalarını yeni bir bütün içerisinde birleştirmesi, farklı kaynaklardan enformasyonun sentezlenmesi. Bu süreç eklemleme olarak da adlandırılmaktadır. Ancak, bu süreç gerçekte organizasyonun var olan bilgi temelini genişletmemektedir.

• Örtük bilgiden açık bilgiye akış yani, örtük bilginin başkalarına aktarılabilecek ve başkaları ile paylaşılabilecek şekilde (politika, yordam, strateji gibi) açık bilgiye dönüştürülmesi. Bu süreç birleştirme diye de adlandırılmaktadır.

• Açık bilgiden örtük bilgiye akış yani, açık bilginin organizasyonun tamamında paylaşılması diğer bireylerin bu bilgiyi içselleştirmeleri, açık bilgiyi kendi örtük bilgilerini genişletmeleri, derinleştirmeleri ve yeniden şekillendirmeleri için kullanmaları. Bu süreç içselleştirme olarak da adlandırılmaktadır.

Öğrenen organizasyonlarda bu süreçlerin tamamı etkileşim halinde var olmaktadır. Örgütsel uygulamalar açısından örneklendirmek gerekirse örtük ve açık bilgi ayrımı temelinde Hansen vd. (1999) bilgi paylaşımında kodlaştırma ve kişiselleştirme stratejilerinden bilinçli bir şekilde yaralanılabileceğini ileri sürmektedir. Bu bağlamda kodlaştırma stratejisi bireylerin sahip olduğu örtük bilginin belgelere aktarılarak paylaşılabilir açık bilgiye dönüştürülmesini, kişiselleştirme stratejisi ise yine örtük bilginin bu kez diyalog yolu ile bireyden bireye aktarılmasını ifade etmektedir.

Diyalog çerçevesinde örtük ve açık bilginin bireyden bireye aktarılması ve yorumlanması açısından ortaklaşa bir dilin varlığı da büyük bir önem arz etmektedir. Crossan vd. (1999, s. 528) ortaklaşa dilin önemini hisleri, önsezileri ve sezgileri adlandırmada ve açıklamada oynadığı rolü vurgulayarak anlatmaktadır. Ayrıca dil sadece öğrenmeye yardımcı olmakla kalmamakta öğrenilenleri de koruyabilmektedir.

Enformasyonun örgüt genelinde dağıtımı ve paylaşımı ile ihtiyacı olan birey ya da birimlere ulaştırılması ve yorumlanması enformasyona anlam verilmesini de gerektirmektedir. Enformasyonun yorumlanarak anlam verilmesi sürecinin çıktısı ise paylaşılan zihinsel modeller olmaktadır. Senge (1990, s. 192-193) zihinsel modelleri, dünyanın nasıl çalıştığına ilişkin derinde tutulan içsel imgeler olarak tanımlamakta ve bireylerin neyi gördüğünü etkileyebilecekleri için bireylerin ne yaptığı üzerinde de güçlü etkileri olduğunu ileri sürmektedir. Kim (1993, s. 39-40) zihinsel modellerin bireylerin dünya görüşünü yansıttığını belirlemektedir. Yazara göre zihinsel modellerin iki parçası vardır.

• Rutinler (faaliyet düzeyinde öğrenme ile ilgilidir yani, bireyin belirli bir görevi tamamlamak için izlemesi gereken adımları öğrenmesi anlamı taşımaktadır)

• Çerçeveler (kavramsal öğrenme ile ilgilidir yani, egemen olan koşulların, yordamların, kavramsallaştırmaların sorgulanması ve yeni çerçevelere ulaşılması anlamında öğrenmedir)

Kim’e (1993) göre kavramsal öğrenme çerçevelerde değişim yaratmakta, bu da bireysel anlamda dünyaya yeni gözlerle bakmayı sağlamaktadır. Bireysel çerçeveler de organizasyonun dünya görüşünü etkilemektedir. Faaliyet düzeyinde öğrenme ise yeni ya da gözden geçirilmiş rutinler üretmekte, zaman içinde başarılı olan bireysel rutinler de standart faaliyet yordamlarına dönüşebilmektedir. Bu nedenle örgütsel öğrenme açısından bireylerin kendi zihinsel modellerini iyileştirmeleri, bu modelleri açığa vurmaları ve böylece paylaşılan zihinsel modeller geliştirmeleri büyük bir önem arz etmektedir.

Paylaşılan zihinsel modellerin geliştirilmesi büyük ölçüde enformasyonun yorumlanması sonucu her bireyin kendi ürettiği anlamı diğer bireylerle paylaşmasına dayanmaktadır. Böylece etkileşim içerisinde birey kendi ürettiği anlamı diğer bireylerin ürettiği anlamların etkisine açmaktadır. Bu süreçte aynı zamanda, bireyin kendi ürettiği anlam diğer bireylerin ürettiği anlamları da etkilemektedir. Bu sürecin sonucunda ise ortak anlamların geliştirilmesi olanaklı hale gelmektedir (Dixon, 1999, s. 104). Ancak, burada amaç tam bir fikir birliğine varmak olmamalıdır. Zira, organizasyonun kilit işgörenleri arasında uzun dönemli duygusal zıtlaşmalara yol açacak kadar fazla olmamak kaydıyla fikir uyuşmazlığının ve çatışmanın olması yeni enformasyonun çok sayıda yoruma açık hale getirilmesine ve yeni içgörüler kazanılmasına yol açabilmektedir (Slater ve Nraver, 1995, s. 65).

Enformasyonun dağıtımı ve yorumlanması bireysel olarak elde edilen enformasyonun örgüt geneline yayılması ve bu enformasyona ortak bir anlam verilmesini sağlasa da gelecek örgütsel uygulamalar için de yeniden kullanılabilir olmasını garanti etmemektedir. Bu nedenle örgütsel bellek kavramı ve öğrenilenlerin belleğe aktarılması olgusu önem kazanmaktadır.