Bilgi Yönetimini Etkileyen Unsurlar

Bilgi yönetimi konusunda yapılan araştırmalarda gerek literatürde, başarılı bir bilgi yönetimi için kritik faktörlerin başında; örgüt yapısı, bilgi paylaşımına açık kurum kültürü, bilgi ve iletişim altyapısı, çalışanların yetkilendirilmesi ve çalışanların bilgi yönetimine katılması başlıca unsurlardandır. Ayrıca bilgi yönetiminin başarılı bir şekilde uygulanması için üst yönetimin katılımının ve desteğinin olması da göz ardı edilmemelidir (Karakoçak, 2007 : 71). Bilgi yönetimini etkileyen unsurlar incelendiğinde birden çok unsur bulunmaktadır. Bu çalışmamızda bunlar arasından temel unsur olarak örgüt yapısı, yönetim, çalışanlar, entelektüel teknoloji ve sermaye üzerinde duracağız.

2.4.1. Örgüt Yapısı

İşletmenin belirlenen amaçlara ulaşmak için bir sistem kurması gerekmektedir. Bu ise örgütler tarafından sağlanmaktadır. Yönetici bilgi yetenek ve becerilerini belirlediği amaçlar doğrultusunda uygularsa içinde bulunduğu ortamdan hem etkilenecek hem de ortamı etkileyecek ve bu sebeple yönetim uygulamasının etkin olması için uygun bir örgüt yapısının bulunması gerekmektedir. Örgüt yapısı ile ilgili bilgi gereksinimleri bir bütün olarak kabul edilmektedir Bunu bir benzetim yolu ile örnek ile açıklayacak olursak örgütü insan vücudu bilgiyi de sinir sistemi olarak görebiliriz. Sistem ise insan vucudu gibi olan bu yapıda bu yapıda bilgi akışını sağlamaktadır (Şahin, 2006 : 80). Örgütteki bilgi yönetim yapısının birçok boyutu bulunmaktadır. Örgüt içerisindeki örgütsel yapılar çalışanlar arasında etkileşimi teşvik edebilir. Bu etkili bilgi yönetiminde ciddi derecede önemli olarak görülen bir durumdur. Yapılar, örgütün sürekli değişen çevresine adaptasyonunu sağlamak için örgüte esneklik vermenin yanı sıra bu tür etkileşimlerin teşvik edilmesi için esnek olması gerekir. Örgütsel yapının yanında teşvik sistemleri de bilgi yaratmasını teşvik etmek ve aktiviteleri paylaşmak için önem taşımaktadır. Örgütsel yapı teknolojik mimariyi etkilemede önemlidir. Örgüt içindeki bireysel fonksiyonları ve birimleri mantık çerçevesinde açıklamayı amaçlayan yapısal elementler, örgüt içi sınırlarda sürekli beklenmeyen işbirliği ve bilgi paylaşımı sonuçlarıyla karşı karşıya kalmıştır. Örneğin yer, bölüm ve işlevlerin bilgiyi sakladıkları için ödüllendirildiği bireysel davranışları teşvik eden yapılar, örgütte etkin bir bilgi yönetimi sağlayabilir. Aslında işlevsel bir alanda bilgi paylaşmanın iyileşmesi, örgütteki bilgi paylaşımını’ da iyileştirmektedir. Daha geniş olarak düşünülecek olursa, örgütteki bilgi paylaşımının iyileşmesi, bir kaynak zincirinde paylaşımını iyileştirebilir. Esasında örgütsel yapıların esnek olarak tasarlanmaları önemlidir,

BİLGİ YÖnetİMİnİn ÖneMİ Ve sÜReÇLeRİ

Muhammed Ardıç (Artvin Çoruh University), Berkant Dulkadir (Adıyaman Üniversity)

böylece bu yapılar örgüt içinde ve kaynak zincirindeki sınır ötelerinde paylaşımı ve işbirliğini teşvik eder (Dur, 2008 : 16-17).

2.4.2. Yönetim

Bilgi yönetim çalışmalarının başlatılması, çalışanların sisteme katılımı, bilgi üretimi ve paylaşımı konusunda teşvik edilmesi ve özendirilmesi yönetimin bakış açısına bağlıdır. İşletmelerde bilgi yönetimine özen gösterilip bilgi yönetim ekipleri kurulması çalışanlara işletmenin bilgi yönetimine verdiği önemi gösterir. Çalışanların desteğini de alan bilgi yönetim yapısı oluşumunda en büyük rol yönetime düşmektedir (Öztürk, 2009 : 86).

Yönetimin desteği, değişime yönelik bilgi projelerinde vazgeçilmez bir durumdur. Bilgi temelli ekonomide ayakta kalmak, çok yönlü rekabete en mükemmel karşılığı verebilmekten başka bir şey değildir. Yönetici bilgisi artık örgütlere veri tabanları veya intranetler almanın ötesinde bir anlam taşır. Yönetim, aktif çalışmayla know- how, karar, sezgi ve deneyimi yükseltip, örgüte gerek içinde gerek dışında değer katmak veya yaratmak anlamını taşır. Bunun için yeni bilgi yaratarak üretim surecinde ustalık kazandırmak ve rekabeti arttırmak; erişilmez kabul edilen bilgilere ulaşarak kararların etkinliğini arttırarak karar almada bilgi sınırlarını zorlamak; urun, hizmet ve süreçlere bütünleşmiş bilgiyi kullanarak müşterilere ek bir değer verilmesi suretiyle bilgiyi ürünle bütünleştirmek; ödüllendirme, tevsik, bilgi paylaşıcı kültür asılamak ve saygı yöntemlerini kullanarak bilgi düzeyini yükseltmek; var olan bilgiyi diğer yöneticiler, bütün bolümler ve örgüt birimlerine aktarmak; rekabetçi zekâyı geliştirmek için rakiplerden ve diğer kaynaklardan değerli bilgilerin toplanması ve son olarak is takiplerini desteklemek için yönetici stratejisi geliştirmek gerekir. Bilgi yönetimi uygulamalarında örgüt içi bilgi paylaşımının gereğince yürütülebilmesi için bilgi yönetiminin yöneticiler tarafından bir örgüt stratejisi olarak kabul edilmesi; örgüt içinde bilgi üretimini, depolamasını, erişimini, paylaşımını ve kullanımını resmi veya gayri resmi olarak sağlayacak teknolojik altyapının oluşturulması ve en önemli olarak, örgüt içi bilgi paylaşımını özendirecek güven ortamını ve ödüllendirme sistemini kapsayan, demokratik ve her tur iletişime acık bir kültürün oluşturulması ve geliştirilmesi gereğinin kurum yönetimi tarafından inançla benimsenmesi kesinlikle gerekmektedir (Onat, 2010 : 31-32).

2.4.3. Çalışanlar

Bilgi çağında uzmanlık bilgisi ve özel yeteneklerin öncelikli duruma gelmesinden dolayı bilgi çalışanları arasında olağanüstü bir rekabet vardır. Bilgi çalışanları, bilgi üreticileri, bilgi ileticileri, bilgi taşıyıcıları, bilgi işlemcileri ve altyapı personeli geniş bir çalışanlar kümesini oluşturmaktadır. Bilgi çalışanları, bilgi üretme, depolama, toplama, iletme, analiz etme ve dağıtma gibi işlevleri yerine getirmektedir. Bilgi çalışanları depoladıkları verileri işleyerek kurumun faydalanacağı işlenmiş ve kullanılabilir veriler haline getirirler. Dolayısıyla bir kurumun beyni vazifesindedir. Her türlü refleks ve strateji bunların ürettikleri bilgiler doğrultusunda gerçekleşir. Günümüzde bilgi üretimi ile birlikte örgütler küçülmeye gitmiş olup, çünkü bilgi çalışanları bilgi teknolojileri aracılığıyla geçmiş zamanlarda yüzlerce kişinin yapabileceği bilgi üretme ve değerlendirme işlemlerini kişiler tek başına yerine getirebilmektedir. Bilgi çalışanları bu görevin yanı sıra kurum kültürünün oluşması için çalışanlara öğretme görevini de üstlenmesi gerekir (Sel, 2009 : 33-34).

Bilgi yönetiminin temeli insan olup, İnsanlar bilgi, yeni fikirler, yeni ürünleri yaratır ve tamamen iş süreçlerini oluşturan bağlantıları kurmaktadırlar. İnsanlar çalıştıkları işyerinden ayrıldıklarında dahili, harici, biçimsel ve biçimsel olmayan bağlantıları da dahil olmak üzere edindikleri bilgilerini de beraberinde götürmektedir. Bilgiden

CURRENT DEBATES IN MANAGEMENT & ORGANIZATION Senem Nart, Yavuz Tansoy Yıldırım VOLUME 29

yararlanma bir işbirliği süreci olup, hem işletme içindeki iş görenler arasında ve işletmeler arasında ki iş görenler bilgiden yararlanılması ve transferinde; bilgiye dayalı yaklaşımlar etkin işbirliği olmaksızın başarılı olamazlar. Yöneticiler, özellikle insan kaynaklarını yönetirken işletme içi durumlara yoğun olarak dikkatlerini vermesi gerekir. Çalışanların arasındaki cinsiyet, kültür, çalışma saatleri, performans, kariyer, kişisel tatminkârlık gibi konulardaki evrensel değişimler, yalnız iş yaşamında değil, fakat dünyadaki tüm toplumlar ve bireyler üzerinde önemli etkiler gösterdiği bir gerçektir (Öztürk, 2003 : 200).

2.4.4. Teknoloji

Bilgi yönetiminin en önemli faktörü olan veri ve bilginin çok hızlı ve doğru şekilde bir bilgi sistemi içinde hareketinin sağlanması gerektiği kaçınızlmaz bir gerçektir. Bilgi yönetimi, teknolojik olarak yeterince desteklenmediği ve geliştirilen teknik özellikler kullanılmadığı sürece, eskiyerek verimliliğini kaybetmeye başlayacaktır. Dolayısıyla işletmenin kendi bilgi yönetimini destekleyecek teknik özellikleri ve teknolojiyi tanıması, bilmesi ve yönetmesi gerekmektedir. Bilgi yönetimi özelliklerinin artması karar mekanizmalarına bu sistemin katkısını artırmaktadır. Teknoloji bilgi yönetimine bu açıdan destek teknik olarak ciddi değer sağlamaktadır (İlter, 2007 : 6-7).

Teknoloji, bilgi yönetimi uygulamalarının her aşamasının başarıyla gerçekleşmesini sağlayan temel unsurlardan birisidir. Özellikle bilişim teknolojisi unsurlarından olan İnternet, İntranet, Extranet gibi bilgi yönetimi uygulamalarının en çok kullanılan teknolojik araçlardandır. Bilginin, İnternet, intranet ve Extranet ortamlarına aktarılması sonucunda bilgi daha hızlı yer değiştirebilir hale gelmiş ve bu ortam bilginin daha hızlı ve belirli bir şekilde kullanılmasına olanak sağlamıştır. Teknolojinin bilgi yönetimindeki en değerli rolü bilgiye ulaşma olanaklarını daha geniş bir kitleye yayması ve bilgi aktarımının daha hızlı gelişmesini sağlar. Teknolojik iletişim altyapısı, bilginin çeşitli bölgelerde faaliyet gösteren uluslar arası örgütlerde oluşturulması, paylaşılması, aktarılması ve saklanması sürecinde en etkin araçlardan birisidir denilebilir. Teknoloji bir örgütün rekabet ve daha geniş ekonomik çevreye ilişkin bilgi üretmesine imkân tanımaktadır. Teknoloji örgütteki bireylerin işbirliği yapmasını sağlar, böylece önceden böyle bir etkileşimi engelleyebilecek yapısal ve coğrafik engeller ortadan kaldırılmış olur. Teknoloji örgüt içi ya da dışıyla ilgili olan yeni bilginin bulunmasına olanak tanımaktadır. Bilgi planının oluşturulması teknolojileri, örgüt içi bir bilgi kataloğu oluşturan bilgi kaynaklarını etkili bir biçimde kullanılmasına olanak tanır ve bilgi uygulama teknolojileri bir örgütün mevcut bilgilerini kullanmasını sağlamaktadır. Örgütler bilgi teknolojileri aracılığıyla rekabet avantajı sağlayarak daha güvenli bir ortamda gelişmelerini sürdürme olanağı bulmaktadırlar (Altunoğlu, 2014; Doğan, 2014 : 25-26).

2.4.5. Entelektüel Sermaye

En sade tanımı ile entelektüel sermaye; organizasyonun sahip olduğu ve organizasyon için “değer” haline dönüştürülebilecek tüm bilgilerdir denir (Edvinsson, 1996; Sullivan, 1996 : 359). Entelektüel sermayeyi soyut ve dinamik karakteri dolayısıyla tanımlamak güçtür. Dinamik olma özelliği işletmeler için rekabet etmede çok önemlidir. Faaliyet gösterdiği sektöre bakılmaksızın, bilgi toplumunda işletmeler için en temel kaynaklar soyut varlıklardan oluşur. Entelektüel varlıklar da diyebileceğimiz bu soyut varlıklar her işletme için rekabet edebilme güçlerini artırıcı önemli etkenler olmuşturlar. İşletme gurusu Peter Drucker tarafından entelektüel sermaye, pazar içerisinde rekabet avantajı sağlayarak işletmeye değer katan bir kaynak olarak tanımlanmaktadır. Entelektüel sermaye hakkında, bilgi toplumunda işletmelere rekabet avantajı sağlayacak tek ve eşsiz faktördür diyenler olduğu gibi modern iş hayatında entelektüel varlıklarını yönetemeyen işletmeler ölmeye mahkûmdur diyenler de vardır (Görmüş, 2009 : 60-61).

BİLGİ YÖnetİMİnİn ÖneMİ Ve sÜReÇLeRİ

Muhammed Ardıç (Artvin Çoruh University), Berkant Dulkadir (Adıyaman Üniversity)

Birçok yazar entelektüel sermayeyi anlatmaya çalışırken dikkat çekici bir örnek kullanmaktadır. Menkul kıymetler borsalarında şirketlerin değerlerine göre hisse senetlerinin fiyatları belirlenmekte, ancak günümüzde özellikle hizmet sektöründeki işletmelere bakıldığında bilançolarındaki varlıkları ile piyasadaki değerleri arasında önemli bir fark görülmektedir. Buradan yola çıkarak, ‘entelektüel sermaye maddi olmayan varlıklardır’ ve ‘entelektüel sermaye, işletmenin defter değeri ile piyasa değeri arasındaki farktır’ şeklinde tanımlamak mümkün olmaktadır. Entelektüel sermaye 1990’lı yıllardan itibaren endüstriler için önemli bir güç haline gelmiş ve bunun iki önemli sebebi bulunmaktadır. Birincisi işletmeler için rekabetin yoğunlaşması diğeri ise gelişen bilgi teknolojilerinin işletme faaliyetlerinde vazgeçilmez hale gelmesi olup, ikincisi ise entelektüel sermaye çoğunlukla teknoloji endüstrilerinde vurgulanan bir kavram olmasına karşın, tüm endüstriler bu kavramdan etkilenmişlerdir (Koç, 2009 : 204).