BİLGİ YÖNETİMİNİN ÖNEMİ VE SÜREÇLERİ
3. Bilgi Yönetimi Süreçler
Bilgi yönetimi süreci bilginin yaratılmasından bilginin kullanılmasına kadar birbirini takip eden bilginin yaratılması/ elde edilmesi, bilginin saklanması/organize edilmesi, bilginin yayılması/dağıtılması ve bilginin kullanılması/uygulanması gibi aşamalardan oluşmaktadır (Alavi, 1997:98). Bilgi yönetim sürecinin aşamaları şekil 3’ de görülmektedir.
Şekil 3. Bilgi Yönetim Süreci
3.1. Bilginin Üretilmesi
Bilgi üretilmesi aşaması bilginin işlevsel biçimde tanımlanmasını, bilgi eksikliğinin belirlenmesini ve gerekli bilginin tedarik edilmesini ve geliştirilmesini içermektedir. Şirketler iç ve dış çevreleri ile ilişkileri sırasında ihtiyaç duyduklarında gerekli enformasyonu alarak bunu bilgiye dönüştürürler. Bu bilgiyi kendi tecrübeleri,değerleri ve
CURRENT DEBATES IN MANAGEMENT & ORGANIZATION Senem Nart, Yavuz Tansoy Yıldırım VOLUME 29
kuralları ile birleştirerek harekete geçmektedirler. (Aygen, 2009; Türk, 2009; Yıldız, 2009 : 241). Kazanma odaklı bilgi yönetimi süreçleri bilgi sağlamaya yönelik olup, bilgi birikimi ve yeni bilgi yaratma en yaygın olanlarıdır. Bilgi üretmek ve elde etmek, uyumlu çaba ve yüksek düzeyde deneyim gerektirir. Organizasyonlar geçmişteki ve hali hazırdaki bilgi kaynaklarından elde ettikleri bilgileri çeşitli etkileşimler neticesinde yeniden yapılandırarak ve bu bilgileri yeni bilgilere tabi tutarak bilgi üretirler. İşletmeler çeşitli yollarla bilgi elde edebilmektedir. Bunlar; taklit etme, satın alma, kıyaslama, dış kaynak kullanma, türetme, alternatif üretme ve keşfetme bu konuda kullanılan pek çok yöntemden sadece bazılarıdır (Bahar, 2011 : 54-55). İşletmeler yaptıkları üretim yada hizmet sürecine bağlı olarak bilgi üretmek zorunda olduğu kaçınılmazdır. Bilgi üretiminde işletmeler; makine, insan, üretim, pazarlama gibi birçok işletme unsurundan bilgi üretirler. Bilginin üretimi ise işletmenin günlük, haftalık, aylık, yıllık yada işletmenin kendine göre oluşturacağı bir sisteme göre değişmektedir.
3.2. Bilginin Paylaşılması
Bilginin işletme içerisinde paylaşılarak dağıtımının en uygun şekilde yapılabilmesi için yüksek güven ortamı gerekmektedir. İletişim kanallarını açarak genişletmek, bilgiyi tek kişinin kontrolünden kurtararak genele yaymak ve bu tür faaliyetleri destekleyen teknolojilere yatırım yapmak ve gelişen teknolojiyi takip etmek yönetim süreçlerinde yeni yöntemler olarak işletmelerin karşısına çıkmaktadır. İşletmeler genelindeki değişmeler için bilinen en etkili ve hızlı araç, deneyimli yöneticilerin bilgi paylaşımı zorunluluğu ile ortaya çıkan bu yeni yaklaşımdır. Yapısal olarak ise işletme içerisinde oluşturulması ve bunun finansal olarak desteklenmesi gerektiğidir (Doğan, 2009; Kılıç, 2009 : 100). İşletmelerin sürekliliği için hangi bilginin, nasıl, nerede, nasıl ve ne kadar paylaşılacağı ciddi derece önem taşımaktadır. Bilgiye sahip olmanın çok ayrıcalıklı bir güce sahip olma anlamı taşıması nedeniyle paylaşımının da bu gücün kaybetmesi veya arttırılmasına neden olacağı söylenebilir. Bu çerçevede bilgi paylaşımı konusunda öne çıkan konular bilgi paylaşımının ne olduğu ve bilgi paylaşımını etkileyen faktörlerin neler olduğudur (Selvi, 2012 : 205).
3.3. Bilginin Kullanılması
Bilginin kullanılması organizasyonlarda bilgi yönetimi süreciyle ulaşılmak istenen son noktayı ifade etmektedir. Bilgi kanalı oluşturma ve bilgi paylaşımı unsurlarında olduğu gibi bu adım da büyük ölçüde işletmenin bilgi yönetimi anlayışına ya da kültürüne bağlı olarak gelişmektedir. Çalışan kişiler bilgiden yararlanma konusunda özellikle yöneticiler tarafından teşvik ve motive edilmelidir (Odabaş, 2006 : 9).
Bilgiyi kullanma üç farklı yönyemle gerçekleşmektedir. Bunların ilk’ i olan ise Örtük bilgi olarak kullanılan yöntemdir. Burada uzman olan kişiler, örtük bilgilerini uzman olmayan kişilere bilgi vererek kullanmaktadırlar. Böylece birbirleri arasında uyum yöntemi oluşturarak işletmenin verimliliğe ve dolayısıyla etkililiğe katkıda sağlamaktadırlar. Bilgi kullanımının ikinci yöntemi ise, işletmenin rutin olarak giden işlerine işaret etmektedir. Burada bilgiyi kulllanan kişi uzmanlığa dayalı bilgilerini işletmenin çıkarları için göreve dönük olarak en yüksek performans ve yönetim fonksiyonları ile işletme çalışanları ile etkileşim süreçleri içinde kullanırlar. Son olarak ise bilgi kullanım yöntemi ise, işletme içerisinde oluşturulan gruplar ile gerçekleşmektedir. Gruplar arasında kullanılan bilgi ise işletme içindeki görev belirsizliği ve karmaşıklığını önlemektedir (Sağsan, 2006 : 37).
3.4. Bilginin Depolanması
İşletmelerde bilginin depolanması işletmenin gelecekte alacağı kararlar açısından ve stratejisi açısından çok önem taşımaktadır. Açık bilginin sıralanma kolaylığı, örtülü bilginin ise sıralanma zorluğunun olması her iki bilgi
BİLGİ YÖnetİMİnİn ÖneMİ Ve sÜReÇLeRİ
Muhammed Ardıç (Artvin Çoruh University), Berkant Dulkadir (Adıyaman Üniversity)
türünün saklanması yani depolanması noktasında ortaya çıkmaktadır. Açık bilgilerden gerçekten örgüt için önemli olanları çeşitli veri tabanları ve dosyalar içerisinde saklanırken, örtülü bilgi yapısı ve özellikleri nedeni ile kolay bir biçimde depolanamamaktadır. Bu durum özellikle işten ayrılmalar noktasında çalışanların bilgilerini beraberlerinde götürmeleri sonucunu doğurmakta ve bu durum örgüt için birçok noktada sorun yaşanmasını beraberinde getirir. O yüzden örgütler örtülü bilgiyi açık bilgiye mümkün oldu_unca çevirip depolamayı veya örtülü bilginin çalışan diğer kişiler ile paylaşılmasını saklayarak bu bilginin diğer insanlara da mal edilmesi için her türlü çaba içerisine girmektedir. Bilginin depolanması çalışmaları çerçevesinde özellikle üzerinde durulması gereken kavramlardan biri organizasyonun hafızasıdır. Organizasyon hafızası, bilginin gelecekte kullanımı için insanlar ve teknolojik yapılanmalarda gerektiğinde kullanılmak üzere saklanması amacı ile kurulan sistemlerdir. Kurumlara geçmişi hatırlatan, bir takım değerler ve gelenekler ile birlikte kullanılan süreçleri akılda tutan bir hafıza stratejik açıdan da örgüte yarar getiren bir yapıdır (Baytekin, 2006 : 232-233).
Kaynaklar
Akkoç, H. (2008). Öğrenen Örgüt Oluşumunda Bilgi Yönetimi Uygulamalarının Rolü: Afyon Kocatepe Üni- versitesi, İ.İ.B.F. Uygulaması, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Afyon Kocatepe Üniversitesi, Sos- yal Bilimler Enstitüsü, İşletme Anabilim Dalı, Afyon.
Alavi, M. (1997). Knowledge Management and Knowledge Management Systems, December,http://www.rhs- mith.umd.edu/is/malavi/icis– 97KMS/sld018.htm, 12.05.2016.
Arslan, E. (2011). Otel İşletmelerinde Bilişim Teknolojileri Kullanımı ve İnsan Kaynakları Yönetimi Üzerindeki Etkilerine Yönelik Araştırma, Yayınlanmamış Doktora Tezi, Selçuk Üniversitesi, Sosyal Bilimler Ens- titüsü, İşletme Anabilim Dalı, Konya.
Atak, M. (2011). Örgütsel Bilginin Yönetimi ve Öğrenen Organizasyon Yazınındaki Yeri, İş Güç Endüstri İliş- kileri ve İnsan Kaynakları Dergisi, 13.(2), 155-176.
Atılgan. D. (2009). Bilgi Yönetimi Kavramı ve Gelişimi, Türk Kütüphaneciliği, 23,(1). 201-212.
Altunoğlu, A. E. ve Doğan, B. (2014). Bilgi Yönetimi, Çevre, Teknoloji ve Örgütsel Performans İlişkileri”, İn- ternet Uygulamaları ve Yönetimi, Hakemli, Süreli Bilimsel Dergi, 5.(1), 21-37.
Bahar, E. (2011). Konaklama İşletmelerinde Bilgi Yönetimi: Altyapı, Uygulama ve Karşılaşılan Engeller, İşletme Araştırmaları Dergisi, 3.(2), 51-68.
Bal, V. (2010). Bilgi Sistemlerinden Sağlık İşletmeleri Performansına Etkilerinin Veri Zarflama Analizi ile Öl- çümü: Türkiye’ deki Devlet Hastanelerinde Bir Araştırma, Yayınlanmamış Doktora Tezi, Süleyman Demirel Üniversitesi, Sosyal bilimler Enstitüsü, İşletme Anabilim Dalı, Isparta.
Barutcugil, İ. (2002). Bilgi Yönetimi, İstanbul Kariyer Yayıncılık.
Blackler, F. (1995). Knowledge, Knowledge Work and Organizations:An Overview and Interpretation, Organi- zation Studies, 16,(6). 1021-1046.
CURRENT DEBATES IN MANAGEMENT & ORGANIZATION Senem Nart, Yavuz Tansoy Yıldırım VOLUME 29
Baytekin, E. P. (2006). Bir Halkla İlişkiler Görevi Olarak Örgütsel Verimliliğin Artırılmasında Bilgi Yönetimi, Yayınlanmamış Doktora Tezi, Ege Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Halkla İlişkiler ve Tanıtım Anabilim Dalı, İzmir.
Bell, D. (1973). The Coming of Post-Industrial Society: A Venture in Social Forecasting, Basic Books, New York.
Çakar, D.N., Yıldız, S., Dur, S. (2010). Bilgi yönetimi ve Örgütsel Etkinlik İlişkisi: Örgüt Kültürü ve Örgüt Yapısının Temel Etkileri, Ege Akademik Bakış, 10,(1). 71-93.
Davenport, H. Theatre, P. L. (2001). İş Dünyasında Bilgi Yönetimi (Birinci Baskı). (G. Günay, Çev.). İstanbul: Rota Yayınları.
Demirel, Y. Seçkin, Z. (2008). Bilgi Yönetimi Uygulamasında etkili Olan Faktörler Üzerine Mobilyacılık Sek- töründe Bir Araştırma, Zonguldak Karaelmas Üniversitesi, Sosyal bilimler Enstitüsü Dergisi, 4.(8), 107-122.
Dur, S. (2008). Bilgi Yönetimi Altyapısı ve Bilgi Yönetimi Sürecinin Örgütsel Performans Üzerindeki Etkisi, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Abant İzzet Baysal Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Bolu. Doğan, S. Kılıç, S. (2009). Bilgi Yönetiminde Liderliğin Rolü Üzerine Kavramsal Bir İnceleme, Süleyman De-
mirel Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Dergisi, 14.(2), 87-111.
Edvinsson, L., Sullivan, P., (1996). Developing A Modelvfor Managing Intellectual Capital, Europan Manage- ment Journal, 14,(4). 356-364.
Eskiler, E. (2009). Bilgi Yönetimi ve Pazar Odaklılık ile Pazarlama Yeniliği arasındaki İlişkiyi Ölçmeye Yönelik Mobilya Sektöründe Bir araştırma, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Osmangazi Üniversitesi, Sos- yal Bilimler Enstitüsü, İşletme Anabilim Dalı, Pazarlama Bilim Dalı, Eskişehir
Görmüş, A. Ş. (2009). Entelektüel Sermaye ve İnsan Kaynakları Yönetiminin Artan Önemi, Afyon Kocatepe Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, 11,(1).57-75.
İlter, H. K. (2007). Bilgi Sistemleri Perspektifinden Kurumsal Kaynak Planlaması: Etkiler ve Değerler, İstanbul Ticaret Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi, 11.(2), 1-20.
İpçioğlu, İ. Ve Erdoğan, B.Z. (2005). İşletme Stratejisinin Belirlenmesinde Bilgi Yönetimi Altyapısının Analizi, Anadolu Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi, 5.(2), 89-112.
Koç, Hakan (2009). Entelektüel Sermaye Açısından Lider Yöneticilik Davranışının Sektörel Farklılaşması, Kamu – İş Dergisi, 10.(3), 201-207.
Koçoğlu, E. (2010). İşletmelerde Yöneticilerin Karar Verme Süreci ve Bu Süreçte Bilişim Sistemlerinin Kulla- nımı : Ankara İli Örneği, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Atılım Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, İşletme Anabilim Dalı, Ankara.
BİLGİ YÖnetİMİnİn ÖneMİ Ve sÜReÇLeRİ
Muhammed Ardıç (Artvin Çoruh University), Berkant Dulkadir (Adıyaman Üniversity)
Onat, A. (2010). Özel Hastanelerde Bilgi Yönetimi: Bir Uygulama, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, İstanbul Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Hastane ve Sağlık Kuruluşları Bilim Dalı, İstanbul.
Sağsan, M. (2006). Bilgi Yönetimi Süreçleri İçin Yeni Bir Yaşam Döngüsü Modeli, ÜNAK’06: Bilimsel İletişim Ve Bilgi Yönetimi Sempozyumu, 12 Ekim – Ankara.
Sarıtaş, İ. (2010). Bilgi Yönetimi ve E – Devlet Uygulaması, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversi- tesi, Sosyal bilimler Enstitüsü, İşletme Ana bilim Dalı, Ankara.
Sel, C. (2008). Emniyet Teşkilatında Bilgi Yönetimi, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Beykent Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, İşletme Anabilim Dalı, Yönetim ve Organizasyon Bilim Dalı, İstanbul. Selvi, Ö. (2012). Bilgi Toplumu, Bilgi Yönetimi ve Halkla İlişkiler, Gümüşhane Üniversitesi, İletişim Faültesi
Elektronik Dergisi, 1.(12),191-214.
Şahin, A. (2006). Yönetim Bilgi Sistemleri, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Süleyman Demirel Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Kamu Yönetimi Anabilim Dalı, Isparta.
Türk, D., Aygen, F., Yıldız, Ş. (2009). Muhasebe Departmanlarında Bilgi Yönetimi -Sakarya Örneği, Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, (44), 236-250.
Öztürk, K. İ. (2009). Bilgi Yönetimi Sürecinde Bilginin Paylaşılması İle İlgili Araştırma, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Marmara Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, İşletme Anabilim Dalı, Yönetim ve Organizasyon Bilim Dalı, İstanbul.
Öztürk, M. (2003). Hastane İşletmeciliğinde Bilgi Yönetiminin Verimliliğe Katkıları, ÜNAK’03: Bilgiye Eri- şimde Değişen Yollar ve II. Tıbbi Bilgi Yönetimi ve Teknolojileri Sempozyumu, 25 Eylül – Ankara. Üzüm, S. (2009). Resmi İlköğretim Okullarında Örgütsel Öğrenme Aracı Olarak Bilgi Yönetimi, Yayınlanma-
mış Yüksek Lisans Tezi, Beykent Üniversitesi, İşletme Yönetimi Anabilim Dalı, Eğitim Öğretim ve Denetimi Bilim Dalı, İstanbul.
Yeniçeri Ö, İnce M. (2005). Bilgi Yönetimi Stratejileri ve Girişimcilik. İstanbul, Kültür Sanat Yayınları. Yalçınkaya, Y. (2003). Bilgi Yönetimi ve Sanal Organizasyonlar Bir Uygulama Örneği, Yayınlanmamış Yüksek
Lisans Tezi, Marmara Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, İletişim Bilimleri Ana Bilim Dalı, İs- tanbul.
Yiğit, İ. (2004). Örgütsel İletişim Açısından Bilişim Teknolojileri ve bir Uygulama, Yayınlanmamış Yüksek Lisan Tezi, Marmara Üniversitesi, Sosyal bilimler Enstitüsü, İşletme Anabilim Dalı, Yönetim ve Or- ganizasyon Bilim Dalı, İstanbul.