Bilgi Paylaşımında Karşılaşılan Engeller

Bilgi paylaşımının gerçekleşmesinde güven ön koşuldur. Organizasyon yapılarının güven duygusunu geliştirmelerine paralel olarak paylaşımın da arttığı görülecektir. Bununla birlikte güvenin tersi olan korkunun yaygınlaştırılması da paylaşımı zayıflatacaktır. Organizasyon kültürü korkudan uzaklaşıp daha fazla güvene dayalı olmaya başladıkça çalışanlar paylaşma konusunda kendilerini daha

rahat hissedeceklerdir (Barutçugil, 2002:116). Bilgi paylaşımının önünde, genel olarak bilginin kendi doğasından, bireylerden ve örgütlerden kaynaklanan engeller mevcuttur. En önemli sorun, her engelin çözümün farklı ve kendine özgü çözümler gerektirmesidir. Bilgi her ne kadar kendi başına değerli olsa da önemli olan; bilgiyi işlemek, depolamak, saklamak ve paylaşmaktır. Bu amaçla bilgi ve iletişim teknolojileri kullanılmak zorundadır. Bilginin bilgi teknolojilerinde kullanılabilmesi için uygun yazılımlarla desteklenmiş yapılara ihtiyaç duyulmaktadır. Bu tür yazılımlar belirlenen kodlarla bilginin aktarılmasını ve bu sayede ham veriden bilginin üretilmesine yöneticilere ve çalışanlara yardımcı olmaktır. Özgün bilgiyi tam olarak kodlamak ve diğer çalışanların paylaşımına sunmak oldukça zordur. Bilgi yönetim sistemlerindeki teknolojik altyapının görevi sadece çalışanları birbirine bağlamak değildir. Oluşturulacak sistemlerin bir birine entegre bir şekilde bilginin çalışanlar arasında paylaşılmasına yardımcı olmalıdır. Bireysel engeller, çalışanların deneyim, tecrübe ve zekâ kapasitelerine bağlıdır. Kişinin günlük çalışması geçmişten getirdiği bilgi ve tecrübesi iç benliğinde örtük bilginin oluşmasına neden olacaktır. Örtük bilgi açık ve paylaşılabilir bilgiye dönüştürülemedikçe işletmeye çok fazla yararı olmayan bilgi türüdür. Örgütsel açıdan yapılacak düzenlemeler bilgi paylaşımını olumlu ya da olumsuz yönden etkileyebilir. Bilgi paylaşımı örgütsel yapı, süreçler veya işlemler, kültür ve iletişime bağlıdır (Karavardar, 2012: 143).

Literatürde bilgiyi kendilerine saklamaya neden olacak birçok faktörden bahsedilmektedir. Huang ve Davison’ a (2008: 2) göre bu faktörler:

 Bilgi gücü kaybı,

 Bilgi paylaşımı konusunda zaman harcamaya isteksizlik,  Özgür kullanma korkusu,

 Bilgide güven eksikliği nedeniyle açığa çıkarmaktan kaçınma,

 Paylaşılan bilginin yanlış kullanımı konusunda bilgiye katkıda bulunanlarının endişelendikleri nokta belirsizliğe karşı üretilen stratejiler,

 Hiyerarşiye ve biçimsel güce karşı aşırı saygının varlığıdır.

Bu faktörlerin bazıları, bilgi paylaşım faaliyetlerini kolaylaştırırken bazıları da paylaşımı engellemektedir. Etkin bilgi paylaşımı faktörleri yumuşak (soft) ve sert (hard) olmak üzere iki şekilde olabilmektedir. Birinci grup, bireysel özellikler ile

kültür, örgüt iklimi, liderlik ve strateji gibi örgütsel faktörleri içermektedir. Bu faktörler aynı zamanda “örgütün insani yönünü” gösteren faktörlerdir. İkinci grup teknoloji gibi örgütün sert yönünü oluşturan faktörlerdir (Khakpour, 2009: 44; Altındiş ve Ağca, 2011:47). Barson vd. (2000: 369) bilgi paylaşımında karşılaşılan tüm faktörleri bir araya getirmeye çalışmışlardır. Bu faktörlerin tamamı bir işletmede görülebileceği gibi kısmen de karşılaşılabilir.

Tablo 2.7. Bilgi Paylaşımında Karşılaşılan Engeller

İşletmenin tamamını ilgilendiren engeller

Teknoloji engelleri Organizasyon engelleri Kişisel engeller

Kaynaklar Teknoloji altyapısı Hedef belirleme Özel bilginin korunması

Ödül Mevcut sistemler Bilgi transferinin

maliyeti

Tedarikçilere yönelik

tutum

Kültür Mesafe Ortaklık kapsamı

İletişim aksaklıkları Risk

Güven

Sömürü korkusu Kaynak: Barson R. J. vd., 2000:369

Bilgi paylaşımını engelleyen üç temel alandan bahsedilebilir. Bunlar; teknoloji engelleri, organizasyon engelleri ve kişisel engeller –tablo2.7.-. Zayıf iletişim kanalları ya da zayıf bilgi akışından kaynaklanan problemler, organizasyon yapısında yada teknolojik sorunlardan kaynaklanabilir (Rego, 2009:36).

Bir organizasyonun bilgi yönetimi ve paylaşımı kolaylaştırmak için mevcut kaynakları olmalıdır. Bu kaynaklar para, teknoloji, veri aktarımı mekanizmaları, beceri ve zamanı içerir. Bilgi engelinin en önemlisi olan kaynaklar, diğer tüm kategorileri doğrudan ya da dolaylı olarak etkiler. İşletmelerin sahip olduğu insan kaynakları elinde bulunan kaynaklarla daha fazla bilgi üretmeli ve onları kullanabilmelidir. En başarılı şirketler çok kaynağı olanlar değil, onları etkin bir şekilde kullananlardır.

Kalifiye personel, finans, bilgi ve iletişim teknolojisi gibi insan ya da süreç odaklı kaynakların yanlış tahsisi, etkili bir bilgi paylaşım ortamı oluşturmayı etkileyebilir. Fonksiyonel alanlar arasında ve içinde bilgi paylaşım uygulamalarını kolaylaştırmak için uygun bir ortamı ve yeterli kaynakları sağlama başarılı bir bilgi paylaşımının temelidir. Fakat paylaşım uygulamaları genellikle altyapı ve paylaşma yeteneklerinin yetersizliği nedeniyle başarısız olmaya mahkumdur. Dolayısıyla, bilgi

akışı ve işbirliğini desteklemek için yeterli kaynakların tahsis edilmesi gerekir (Altındiş ve Ağca, 2011:49).

Bilgi paylaşımını etkileyen bir diğer etken de ödüldür. Etkili bir ödüllendirme sistemi örgütün amaçlarına ve stretejilerine uygun olmalıdır. Örgütün bütünüyle ve çalışanlarla uyum içerisinde olmalıdır. İşgörenlerin ihtiyaçları, tutumları ve kişilik özellikleri birbirinden farklı olduğu için ödüller beklentileri karşılayacak düzey ve özellikte olmalıdır (Usta ve Küçükaltın, 2012:75). Ödül, bir işletme için bilgi paylaşımında hem bir engel hem de bir hızlandırıcıdır. Bu açıdan insanları olduğu kadar işletmeyi de etkiler. Bir işletmede ödül sistemi çalışanları teşvik edici olmasının yanında bilginin paylaşılmasını da destekleyici nitelikte olmalıdır. Ödüle ulaşma anlamında bilgiyi saklama davranışları gözlemlenebilir. Kısacası ödül, gizli bilgiyi yaygınlaştırmaya dönük olmalıdır.

Örgüt kültürü kurallar, politikalar, âdet ve gelenekler gibi resmi yapı ve kişilerarası ilişkilerde açıklık, güven, kabul etme ve grup süreçlerine katılma gibi bir takım değer ve tutumlardan meydana gelir. Örgüt kültürü örgüt içindeki güçleri birbirine bağlayan, tanımlayan ve güçlendirmeye yardım eden ve pozisyonlardaki rolleri tutan, aşağılara doğru uzanmış, yaygın bir mağnetik alan gibidir. Dolayısıyla kişinin, grubun ve bütün olarak örgütün verimliliğine etki eder (Dinçer, 2008:22). Bu açıdan örgüt kültürü bilgi paylaşımını desteklemeyebilir.

İşletmelerde hali hazırda kullandıkları teknoloji düzeyi de bilgi paylaşımını

olumsuz yönde etkileyebilir. Bilgi paylaşımında teknolojinin eskiliği kadar yeniliği de sorun olarak karşımıza çıkabilir. Teknolojileri kullanacak olan kişiler çalışanlar olacağına göre, deneyim, yaş, teknolojiye yatkınlık gibi unsurlar, bilginin paylaşılmasını ve kullanımını etkileyecektir. Teknolojik düzeyde engeller, teknoloji tabanlı sistemleri değiştirme, entegre etme, inşa etmedeki zorluklar teknolojiyle karşımıza çıkabilecek diğer sorunlardır (Altındiş ve Ağca, 2011:51).

Teknolojik yenilikler ve işletmede kullanım alanları her geçen gün yaygınlaşmakta ve gelişmektedir. İşletmenin kullandığı yazılım sistemleri, bilgilerin depolanması, diğerlerine yönlendirmesi ya da iletilmesine ne düzeyde izin verdiği bilginin yaygınlaşmasını engelleyen bir diğer sorundur. Mevcut ve yeni teknolojiler, sıklıkla etkin bilgi paylaşımı süreçlerini destekleme yeteneğine sahiptir. Teknolojik düzeyde engeller, teknoloji tabanlı sistemleri değiştirme, entegre etme, inşa etmedeki

zorlukların varlığı, kurumlar için bir engel olabilir. Deneyimsizlik ve alışkın olmamaları nedeniyle bu teknolojilerin kullanımına karşı kişilerin isteksizliği bir engel olarak kurumların karşısına çıkabilmektedir (Riege, 2005: 23; Rego vd., 2009: 6’den aktaran Altındiş ve Ağca, 2011:51)Ancak çalışanların ihtiyaçları ile teknoloji arasında bir uyum olmadıkça, teknolojinin kendisi bir engel olarak karşımıza çıkabilir. Mevcut ve yeni sistemlerin entegrasyonu ve teknoloji uyumluluğu bilgi paylaşımını olumlu yönde etkilerken tersi de görülebilir.

Plan bir karar ve kararlar toplamıdır. Karar veya kararların özelliği, gelecek zaman dilimleri içinde ulaşılmak veya gerçekleştirilmek istenen belli nokta veya durumlara işaret ediyor olmalarıdır. Dolayısıyla plan, bu günden gelecekte nereye ulaşılmak istendiğinin, nelerin gerçekleştirilmek istendiğinin kararlaştırılmasıyla ilgilidir (Bakan, ve Paksoy, 2013:107). İşletme, birey, departman ve yöneticilerle birlikte belirlenen hedef ve planları paylaşmalı ve bu planları gerçekleştirmek için çalışmalıdır. Örgütte oluşturulacak planların geniş bir katılımla belirlenmesi istenen bir olgudur. Oluşturulan hedef ve planlar stratejik bir yapıdan plan hiyerarşisini takip ederek günlük taktik planlar haline dönüştürülmektedir. Bu açıdan işletme içerisinde planların uygulanması için, çalışanlardan yöneticilere ve yöneticilerden de çalışanlara doğru sürekli bir bilgi akışı olmalı ve bilgininin çalışanlarla paylaşılması gerekmektedir.

Şirketler arasında gerek bilgi transferi gerekse bilgi paylaşımının olması açık bir iletişimi gerektirir. Yüz yüze yapılan iletişim bilgi paylaşımında istenen ve daha etkili bir yöntem olmasına rağmen aradaki mesafeler buna engel olabilir. Şirketlerin farklı lokasyonlarda çalışması iş yapma biçimlerini değiştirmekte, kültürel yakınlaşmayı engellemektedir.

Bilgiyi paylaşmanın kişisel engellerinden bir diğeri ise sömürü korkusu olarak belirlenmiştir. Çoğu zaman çalışanlar arasında bilgi paylaşımının iş güvencesini azalttığı yönünde bir korku vardır. Ayrıca bilgi paylaşımı genellikle örgüt içinde çalışanın kurumsal konumu, güç ya da statüsünün zayıflaması olarak kabul edilmektedir. Diğer engellerde şu şekilde sıralanabilir (Huke, 2006:6):

 Olumsuz örgüt kültürü,

 Farklı teknolojik arka plan,

 Örgüt kültürünün, bilgi paylaşımı sonuçlarını teşvik etmemesi,  Bilgi paylaşımı için üstlerinden motivasyon eksikliği,

 Hatalar veya yardım ihtiyacı için toleransın olmaması,  Gerekli bilgiye sahip iyi tanımlanmış kişiler eksikliği,

 Bilgi ve bunun transferi için araştırma teşvik mali teşviklerin olmaması,  Zaman yetersizliği.

2.6.3. Bilgi Paylaşımını Arttırmanın Yolları