Örgüt içi iletişim biçimlerini, biçimsel iletişim ve biçimsel olmayan iletişim şeklinde ikiye ayırmak mümkündür. Biçimsel iletişim de kendi arasında yukarıdan aşağıya iletişim, aşağıdan yukarıya iletişim, yatay iletişim ve çapraz iletişim şeklinde bir ayrım sergilemektedir (Can, 1999:261-265). Bu çalışmada yukarıdan aşağıya iletişim ve aşağıdan yukarıya iletişim, dikey iletişim üst başlığında incelenecektir.
2.5.1. Biçimsel İletişim
Biçimsel iletişim, örgütte örgütsel kurallar çerçevesinde gerçekleştirilen, örgüt üyelerinin sahip olduğu kişiliklerinden soyutlanmış, statüler arası bir iletişim türüdür (Gürgen, 1997:63). Bir örgütteki biçimsel iletişim yapısı, çalışanlar arasındaki bilgi akışını
hem düzenler hem de sınırlar. Çünkü uygun kanal ve mesaj türlerinin belirtilmemesi ve birtakım sınırlamalara gidilmemesi, örgüt içinde karışıklığa sebebiyet verebilir. Ayrıca örgütsel iletişimde artık kişiler arası iletişimden ziyade, örgüt hiyerarşisine bağlı yönetsel iletişim söz konusudur. Başka bir ifadeyle, iletişim artık yalnızca kişiler arasında değil, söz konusu bu kişilerin hiyerarşi içinde bulundukları konumlar arasında oluşur (Vural, 2003:150). Bu doğrultuda biçimsel iletişim yatay, dikey ve çapraz olmak üzere üç şekilde meydana gelmektedir.
2.5.1.1. Yatay İletişim
Yatay iletişim, örgütsel hiyerarşi içerisinde, eşit statüde bulunanlar arasında gerçekleştirilen iletişimdir. Planlama ve denetim işlevi yerine getirilirken, daha çok dikey iletişim gerçekleştirilirken, yönlendirme ve eşgüdüm işlevinde, yatay iletişim gerçekleştirilir. Genel olarak yatay iletişim, iş akışı ilişkilerinden, çalışma grupları arasındaki iletişimden, çalışma grupları ve farklı bölümlerdeki grup üyeleri arasındaki ilişkilerden ve kurmay ilişkilerden meydana gelir (Tutar ve Ark., 2003:73-74). Çeşitli örgütsel birimler içerisinde ve arasında faaliyetlerin koordine edilmesini sağlamak bu iletişimin önemli işlevidir. Bilhassa çağdaş ve büyük örgütlerde aşırı işbölümü neticesi ortaya çıkan farklılaşma ve uzmanlaşma, birimler arası koordinasyonun önemini artırmakta (Can, 1999:264; Can ve Ark., 2001:295; Can ve Tecer, 1978:163) bu da beraberinde yatay iletişimin önemini artırmaktadır.
Bölümlerin ve çalışanların eşgüdümü, her zaman aynı veya farklı düzeylerdeki kişiler arasındaki iletişimi gerektirmektedir. Bu nedenle de yatay iletişimin temel fonksiyonu, biçimsel iletişim ağı içerisinde eşgüdümü ve sorun çözümünü sağlamaktır (Vural, 2003:153). Bir örgütte yatay iletişimde aksama olduğunda, yönetimin koordinasyon işlevi de aksar (Gürgen, 1997:74). Diğer taraftan, yatay iletişim örgütte karşılıklı dayanışma ve takım ruhu anlayışının doğmasına da katkı sağlar (Sabuncuoğlu ve Tüz, 2001:94). Çalışanlar arasında kurulan sıkı ilişkiler inanç, amaç ve davranış birliğini sağlayarak örgütsel menfaatlerle kişisel menfaatlerin yakınlaşmasına imkan sağlar (Gürgen, 1997:75). Örgüte bir düzen getirir.
Aynı zamanda, yatay iletişim, çalışanların örgütlerde otoriter liderlik anlayışını kontrol etmenin en önemli aracıdır. Aynı seviyedeki yöneticilerin müştereken bağlı oldukları üst kademeye başvurmadan, başka bir ifadeyle üst düzeyin emrine gerek kalmaksızın, karşılıklı olarak kendilerini alakadar eden hususlarda iş birliği içine girmeleri,
yatay iletişim sayesinde olur (Tutar ve Ark., 2003:74). Örgütün sosyal ve ekonomik yapısı geliştikçe ve genişledikçe, yetkilerin giderek yayılması neticesi, yönetimin ortak amaç doğrultusundan uzaklaşma tehlikesi de artacaktır. Katı bir merkezi yönetim her geçen gün biraz daha geçerliliğini kaybederken, yatay organlar arasında kurulan ilişkiler amaç ve işbirliğini gerçekleştirmede daha etkili olmakta (Sabuncuoğlu ve Tüz, 2001:94), örgüte ve örgütsel düzene büyük yararlar sağlamaktadır.
Daha öncede belirtildiği gibi, yatay iletişimde, fonksiyonel bir mevki düzeyindeki bölümler, servisler, vb. örgütsel birimler arasında bilgi alışverişi söz konusudur. Yatay iletişimde esas amaç, örgütteki faaliyetlerin düzenleştirilmesidir. Koordinasyon kısmen bölümler arası yazışmayla sağlanmaktadır. Fakat, bu yöntemin kişisel nitelik taşımaması, çoğu zaman amaca ulaşmada başarısızlığa neden olur. Bunun için yazılı mesajların bireysel olarak karşılıklı görüşmelerle tamamlanması, böylelikle fikir alışverişinin çok daha rahat bir ortamda gerçekleştirilmesi uyumlaştırmada büyük kolaylık sağlar (Aşkun, 1982:431- 432). Yani kısaca yatay iletişimin amacı, bilgilendirmek, destek sağlamak ve etkinlikleri koordine etmektir (Carrell ve Ark., 1997:444).
Burada yatay iletişim eksikliğinin de altı çizilmelidir. Örgütlerin hemen her kademesinde hem bilgi vermeye hem de bilgi araştırıp almaya karşı genel bir isteksizlik görülmektedir. Bir çok yönetici başka kişilere danışmanın, onlardan bilgi istemenin kendilerinde bazı eksikliklerin, kabiliyetsizliğin mevcut olduğu yönünde yorumlanacağından korku duymaktadır (Dilber, 1981:88). Bu doğrultuda yatay iletişimin gerçekleşmesine engel olan bir takım etmenleri şu şekilde sıralamak mümkündür (Can, 1999:264; Can ve Tecer, 1978:163):
1. Uzmanlaşma yatay iletişimi olumsuz etkiler. Uzmanlaşan bireylerin birinci derecede bağlılıkları örgüte değil, ait oldukları bölüm veya gruba olmaktadır. Bunun yanı sıra her bir uzmanın ait olduğu teknik dünyanın kendine vermiş olduğu farklı düşünce şekli ve teknik dil kullanma özelliği uzmanlaşmış birimler arasındaki iletişimi güçleştirecektir.
2. Örgütlerde aynı seviyedeki bölüm ve birimler arasında tabi bir rekabet söz konusudur. Rekabetin verim üzerinde belki bir dereceye kadar olumlu etkisi bulunmaktadır fakat dikkatleri tüm örgütün sahip olduğu amaçtan çok, birimin sahip olduğu amaca yönelteceği için olumsuz etkileri de fazladır.
2.5.1.2. Dikey İletişim
Örgüt amaçlarının en etkin ve en kısa sürede gerçekleştirilmesi, üst kademelerle alt kademeler arasında emir ve bilgi akışını sağlayan dikey iletişim kanallarının sağlıklı bir şekilde işlemesine bağlıdır (Gürgen, 1997:66; Sabuncuoğlu ve Tüz, 2001:76). Yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya olmak üzere dikey iletişim iki yönde işler (Kaynak, 1995:220).
2.5.1.2.1. Yukarıdan Aşağıya İletişim
Yukarıdan aşağıya iletişim üstlerin astlarına yapmaları gereken şeyleri anlattıkları süreçtir. Örgütün yapısı organizasyon şeması aşağı doğru gerçekleşen iletişimi kolaylaştırdığından, söz konusu bu iletişim türü kolaylıkla sağlanmaktadır (Vural, 2003:150). Bu nedenle örgütlerde bilgi akışının hemen hemen hepsi yukarıdan-aşağıya doğru olup gerekçeleri açıklanmadan verilmiş emir ve yönergelerden oluşmakta (Dilber, 1981:88), bunlar örgüt üyelerine hangi faaliyetlerde ne şekilde hareket etmeleri konusunda bilgi ve yön vermektedir.
Üst yönetimden orta yönetime, oradan alt yönetime ve en son yetki sahibi olmayan işçilere dek komuta zincirini takip eden aşağıya doğru iletişim, örgüt çalışanlarının örgütle ilişkili kendilerini etkileyecek tüm politika, karar, uygulama, amaç, kural ve sınırlamaları öğrenmeleri ve yine üstlerinden performanslarıyla ilgili feedback alabilmeleri bakımından önemlidir. Eğer çalışanlar söz konusu bu bilgileri tam olarak öğrenemezlerse, hem etkili olamayacak hem de eksik ya da yanlış yapacakları birtakım uygulamalarla bazı örgütsel zararlara sebep olacaklardır. Ayrıca örgütte meydana gelen birtakım gelişme ve değişikliklerin çalışanlara zamanında ve açık bir biçimde verilmesi, ortaya çıkabilecek birtakım olumsuz söylenti ve dedikoduların da önüne geçecektir (Vural, 2003:151). Bu yüzden otoriter veya fonsiyonel yönetim modeline göre düzenlenmiş olsun, yukarıdan aşağıya doğru iletişim kanallarının çok düzenli işlemesine ve çoğu kez emir biçiminde giden mesajların açık ve anlaşılır olmasına dikkat etmek gerekir (Sabuncuoğlu ve Tüz, 2001:78). Çünkü bu tür iletişimde amaç çalışanların güvenilir çalışmasını, örgütün amaçlarını bilmesini, istenilenler yönünde davranmasını temin etmektir (Varol, 1993:131). Bunu sağlayabilmek için ise yukarıdan aşağıya iletişim tek tipte gerçekleşmemekte, Gürgen’in de belirttiği gibi, çeşitli şekillerde gerçekleşmektedir. Bunlar şunlardır (1997:67):
İş Emirleri: Bunlar çalışanların işlerini ve bu işleri nasıl ifa edeceklerini açıklayan emir ya da talimatlardır. Bu tür mesajları, çalışanlar üstlerinden sözlü ya da yazılı olarak alabilecekleri gibi, eğitim amaçlı toplantılardan veya broşür ve kitap gibi yazılı kaynaklardan da alabilirler.
Emirlerin Gerekçeleri: Emir ya da talimatların gerekçesi, çalışanlara bir işin niçin yapılması gerektiğini, bir işin diğer işlerle nasıl bir ilişki içerisinde olduğunu açıklar.
Örgüt Prosedürleri ve Politikaları: Bu örgütsel mesajlar, örgütün sahip olduğu genel politikaları, prosedürleri, kuralları ve sosyal haklara ilişkin bilgileri içerir. Örgüt politikaları çalışanlarla ilgili olabileceği gibi, örgütün ilişki içerisinde olduğu müşterileriyle de ilgili olabilir.
Örgüt Amaçları: Çalışanların örgütün genel hedefleri hususunda bilgilenmelerini sağlar.
Performans Değerlemesi: Çalışanların iş esnasında değerlemesi manasında kullanılan performans değerlemesi, çalışanlarla karşılıklı görüşme yöntemiyle gerçekleşen bir iletişim biçimidir.
2.5.1.2.2. Aşağıdan Yukarıya İletişim
Dikey iletişim boyutunun diğer yönü, yukarı doğru bilgi akışıdır. Bu da örgütte mevkilerin bulunduğu kademeler sırasıyla (hiyerarşiyle) yakından alakalıdır. Yukarıdan aşağıya yetki gelirken, aşağıdan yukarıya doğru olan iletişimde, ast-üst ilişkilerinin sorumluluk yönüne ağırlık verilir. Yukarı doğru iletişim yönetiminde denetim fonksiyonunun görülmesinde temel bir araç rolü oynar (Aşkun, 1982:431). Yani örgütsel performansın ölçülmesi, izlenmesi, gereken düzeltmelerin yapılması, kısacası denetimi, aşağıdan yukarı iletişimin düzgün ve açık işlemesi ile gerçekleşir (Kaynak, 1995:220).
İletişim süreci açısından konuya bakıldığında ise aşağıdan yukarıya doğru iletişim, yöneticilerce iletilen mesajlara çalışanların bir tepkisi, yani feedback’i olarak değerlendirilebilir. Yöneticiler, çalışanlardan olumlu veya olumsuz feedback alamadığında örgütün işleyişine ilişkin bilgiyi de edinememiş olurlar. Bu sebeple bir örgütte, aşağıdan yukarıya doğru iletişimin sağlıklı bir biçimde işlemesi, etkin bir yönetimin sağlanması bakımından son derece önemlidir (Gürgen, 1997:67-68). Başka bir deyişle aşağıdan yukarıya iletişim, örgütsel işleyişin de önemli bir parçasıdır (Vural, 2003:152) ve bu etkinliğini kullandığı birtakım araçlar sayesinde kazanmaktadır.
Bu anlamda, aşağıdan yukarıya iletişim akışında kullanılan araçlar, genelde yüz yüze toplantı, yazılı raporlar, notlar ve telefondur. Bazı örgütler ise, yukarıdakilerin dışında anket formları, işçilerle ve sendika temsilcileriyle özel toplantılar, istek ve şikayet kutuları ya da işçilerle temasa geçecek özel araştırma komiteleri gibi araçlar da kullanmaktadırlar (Vural, 2003:153). Bunun yanı sıra, aşağıdan yukarıya doğru iletişim biçimsel kanallar vasıtasıyla çok çeşitli biçimlerde gerçekleşebilmektedir. Bunlar (Gürgen, 1997:70-72):
Verilen Görevlere İlişkin Durum Raporları: Durum raporları, bitmiş veya bitirilmekte olan bir işe ilişkin yazılı ya da sözlü açıklamadır. Çalışanların, yöneticilerine karşı sorumlu oldukları iş ve görevlerine ilişkin, üstlendikleri projelerin safhalarına ilişkin bilgileri içeren bu raporlar ancak, yöneticiler tarafından değerlendirildiğinde bir mana kazanırlar.
Karar Almada ya da Sorun Çözmede Yardım İstekleri: Tecrübeli olsun veya olmasın çalışanlar, zaman zaman yöneticilerden bu çeşit isteklerde bulunurlar. Genellikle sözlü olarak gerçekleştirilen söz konusu bu iletişimin, verimli olabilmesi için sözlü ve kişiler arası iletişimin gereklerini yerine getirmesi gerekmektedir.
Örgüt Geliştirmeyle İlgili Öneriler: Çalışanlar tarafından yapılan öneriler, örgütsel yapı, teknik konular, çalışma şartları, sosyal hizmetlerin düzenlenmesi, eğitim ihtiyaçları ve iş güvenliği gibi konularla ilgili olabilir. Öneriler hangi konuya ilişkin olursa olsun, örgütün daha verimli çalışmasına katkı sağlayacaktır. Çalışanlarca, yönetime iletilen önerilerin değerlendirilmesi, yönetim tarafından kendilerine değer verildiğini gösterecektir. Böylece örgütün önemli bir üyesi oldukları duygusuna sahip olan çalışanların, örgütle bütünleşmeleri daha da kolaylaşacaktır.
2.5.1.3. Çapraz İletişim
Çapraz iletişimde, bir bölümdeki işgörenlerle, diğer bölümdeki ast ve üstler arasında veya bir bölümdeki yöneticinin, kendi bölümü dışındaki, çalışanlarla doğrudan ilişki içerisine girmesi söz konusudur (Tutar ve Ark., 2003:75) ve işlevsel yetki ilişkilerinin neticesi olarak ortaya çıkan bir modeldir. Farklı birimlerde ve hiyerarşik kademelerde görev yapan ancak benzer işlevleri yerine getiren kişilerin birbirleriyle iletişim içine girmelerini temin etmeye dönük bu model de bilgileri paylaşarak problemlerin çözümünü ve neticeye ulaşmayı amaçlamaktadır. Fakat bilhassa yatay iletişimde kişiler tarafından bilginin ne kadarının paylaşılacağı tam olarak bilinemediği için belli bir miktar bilgi kaybı
söz konusu olabilir (Artan, 1999a:181-182). Bunun yanı sıra örgüte sağlamış olduğu faydalar da azımsanamayacak düzeydedir.
Problem çözme veya süreç geliştirme maksadıyla, çalışan grupların ele aldıkları konuyu tam olarak analiz edebilmeleri ve çözüm bulabilmeleri, problemi çok yönlü görebilmelerine ve tanımlayabilmelerine bağlıdır. Bu sebeple, çapraz iletişim ne derece yoğun şekilde kurulursa, koordinasyon bakımından o derece fayda sağlar. Çapraz iletişimle, işgörenler işleri ile ilgili işlevsel üstlerini bilgilendirir, onların bilgi ve görüşlerinden faydalanma imkanı bulurlar. Söz konusu bu durum, sorumluluk duygusunun artmasına yardım eder. Örgütte çapraz iletişimin varlığı, insanların örgüt içerisinde empatik iletişim kurma becerilerini geliştirir (Tutar ve Ark., 2003:75). Peki çapraz iletişime ne zaman başvurulur?
Bazı durumlarda, iletilen bilginin niteliği doğrultusunda çapraz bir yol izlenmekte olduğu görülebilir. Bir örgütün üretimden sorumlu olan genel müdür yardımcısı, yeni alınmış ve deneme çalışmasında olan bir makinenin teknik niteliklerini öğrenmek isteyebilir. Bu durumda normal olarak, emir-komuta zincirinde bulunan bağlantıların tümünü dolaşması gerekmekte olup, bu zaman alıcı bir yoldur. İşte zaman kaybını önlemek için söz konusu yönetici doğrudan o proje üzerinde çalışmakta olan mühendisin bilgisine müracaat edebilir. Gerçi hiyerarşide sorumlu kimseler atlanmıştır fakat, sistem gereksiz iletilerle yüklü tutulmaktan kurtarılmıştır (Can, 1999:265; Can ve Ark., 2001:295-296; Can ve Tecer, 1978:164). Bazen olağan durumlarda da çapraz iletişim kanalları kullanılır. Eğer, yalnızca belirli konularda bilgi alış-verişi maksadını taşıyorsa bunun sakıncalı yönü yoktur. Çok zaman alıcı boyutlara varmadığı sürece çapraz iletişimin etkin bir karar almaya yardımcı olacağı dahi kabul edilebilir. Fakat bilgi alış-verişi dışında bir yöneticinin başka bir bölümde bulunan çalışanlara emir vermesi biçimine dönüşürse veya gereksiz yere görüşülürse, örgütsel düzen yerini örgütsel düzensizliğe bırakmak mecburiyetinde kalır. Bundan dolayı örgütlerde mecburi kalınmadıkça, ilke olarak çapraz iletişime gitmekten kaçınılmalı (Sabuncuoğlu ve Tüz, 2001:83), gidildiğinde ise mutlaka dengeli bir tutum sergilenmeye gayret gösterilmelidir.
Zaten, örgütlerin birçoğunda çapraz iletişim olmadığı gözlenmektedir (Tutar ve Ark., 2003:74). Çapraz iletişim bilhassa daha fonksiyonel bir yetki taşıyan kurmay ile hat yönetimi için gereklidir. Bunun yanı sıra içlerinden birinin daha fonksiyonel bir rolü olan hat yönetimlerinde de görmek de olanaklıdır (Hodgetts, 1997:273).
2.5.2. Biçimsel Olmayan İletişim (Dedikodu)
Bütün örgütler bireylerden meydana gelir. Dolayısıyla, bir örgütün işleyişinin, kağıt üzerinde planlanmış olan yazılı kurallarla belirtilen ilişkilerle istense de sınırlandırılması mümkün değildir. Yazılı kurallar örneğin, amirle şef, şefle çalışan arasındaki ilişkilerden, kimin kimden emir alacağından, kimin kim üzerinde denetimde bulunacağından, işlerin nasıl bir sıra ile yerine getirileceğinden bahseder. Hâlbuki, amir de, şef de, çalışan da bir insandır ve kendi sahip oldukları kişilikleri ile problemleri ile bu kademelerde yer alırlar. Bu sebeple, örgütün günlük işleyişinde karşılıklı ilişkiler, yazılı kurallarca belirlenen çizgilerin dışına taşar (Gürgen, 1997:32). Aynı durum örgüt içi iletişim için de geçerlidir. Normal şartlarda örgüt içi iletişimde de kimin kimle iletişim içerisine gereceği ve hangi amaçlar doğrultusunda bu iletişimi gerçekleştireceği örgütsel normlar çerçevesinde belirlenmiştir. Ancak bu tür iletişim -ki buna biçimsel iletişim diyoruz- her zaman örgüt üyelerini tatmin etmez. İşte bu noktada biçimsel olmayan iletişim devreye girmektedir.
Çalışanların meydana getirdikleri biçimsel olmayan gruplar ve söz konusu bu gruplar arasında gerçekleşen kişiler arası bir iletişim (Gürgen, 1997:63) olan ve “Dedikodu”, “Söylenti” ya da “Fısıltı Hattı” olarak da isimlendirilebilen biçimsel olmayan iletişim, örgütün belirttiği iletişim kanallarının dışında meydana gelmekte ve çoğu zaman mesajlar yüz yüze ya da telefonla aktarılmaktadır. Bu iletişim türünün temel fonksiyonu, sosyal ilişkilerin muhafaza edilmesi (kişisel arkadaşlıklar, resmi olmayan gruplar gibi) ve kişisel bilgi, dedikodu ve söylentinin örgüt içinde dağıtılmasıdır (Vural, 2003:155). Bu yönüyle biçimsel iletişimden ayrılmaktadır.
Biçimsel iletişim, örgütün faydacı ihtiyaçlarını karşılarken, biçimsel olmayan iletişim, çalışanların insani amaçlarla iletişim kurma ihtiyaçlarının neticesinde gerçekleşir (Gürgen, 1997:77). Bunun yanı sıra bu iletişim türü, zaman zaman biçimsel iletişimi destekleyerek örgüt amaçlarına hizmet eden faydalar sağlar. Hatta günümüzde firmalardan bazılarının üst yönetimi, örgüt içerisinde çabuk yayılmasını istedikleri mesajlar ve duyurular için bu biçimsel olmayan iletişim kanalını tercih etmektedir. Ancak zaman zaman da bu tür iletişimin, biçimsel iletişim sistemini altüst ederek örgütsel yapıya büyük zararları dokunabilir. Bu kanaldaki bilgiler daima tam olmadığı için, taşımış olduğu ayrıntılarda doğruluk payı olsa dahi, ciddi boyutlarda yanlış anlaşılmalara sebebiyet verebilir. Başka bir ifadeyle, biçimsel olmayan iletişim ne kadar doğru bilgi taşımak isterse istesin çok nadir olarak tüm gerçeği paylaşabilmektedir (Vural, 2003:156). Bu, biçimsel olmayan iletişimin doğasında vardır.
Bu iletişim kuru olmayıp esprili ve oldukça esnektir. Aynı zamanda hiç de ağır işlemez (Kazancı, 1980:134). Sosyal etkileşimden kaynaklandığı için, insanlar gibi dinamik, kararsız ve değişken bir yapıya sahiptir. Bir birey tarafından bir başkasına bir şey söylenmesiyle her an her yerde başlayabilen bu süreçte çalışanlardan bazıları, diğerlerine nazaran daha fazla mesaj alırlar ve söz konusu bu mesajları hemen başkalarına geçirerek biçimsel olmayan kanalda önemli noktalarda bulunurlar. Bazı bireyler ise, örgüt içinde hemen her düzeyde akan bu biçimsel olmayan mesajları ne duyarlar ne de başka kişilere geçirirler (Vural, 2003:155-156). Aslında “her grup, endişe ve güvensizlik dönemlerinde, dedikodu iletişim sisteminin en aktif üyesi olabilir” (Gürgen, 1997:78). Bu, kişinin ve örgütünün içinde bulunduğu durumla alakalıdır. Çünkü bir örgütte biçimsel olmayan iletişim yani dedikodu örgütsel yapının mevcut durumuyla çok yakından ilişkilidir.
Biçimsel olmayan iletişim, örgütün sahip olduğu geleneksel yapıyı, örgütteki aksaklıkları yansıtan bir ayna gibidir. Bir örgütte, biçimsel olmayan iletişim kanallarının yaygın ve yoğun şekilde kullanılması, o örgütün yapısında bozukluk olduğunu gösterir. Söz konusu örgütte biçimsel iletişim kanallarının iyi işlemediği görülür ve gerekli gereksiz birçok gruplaşmalar ya da klikler meydana gelir. Bu gruplaşmalar ya da klikler arasında sık sık sürtüşme ve çatışmalara rastlanır. Bazen de bunlar kendi aralarında çatışırlar (Gürgen, 1997:79). Peki, söz konusu bu çatışmaların temelinde de büyük oranda yatmakta olan biçimsel olmayan iletişimin ortaya çıkmasının sebebi nedir?
Biçimsel olmayan iletişimin doğuş sebepleri oldukça karmaşık bir özellik taşır. Bununla birlikte, bu iletişim türünü birkaç grup içerisinde bir araya getirerek inceleme imkanı bulunabilir (Sabuncuoğlu ve Tüz, 2001:108-111):
- Biçimsel iletişimdeki sapmalar: Hiç kuşkusuz biçimsel iletişimin iyi örgütlenmeyişi ya da iyi işlemeyişi biçimsel olmayan iletişimin doğuş sebeplerinden en önemlisidir. Bir örgütün yapısal üstünlüğü veya bozukluğu, o örgüt içerisinde kurulan biçimsel iletişim sisteminin işleyişine bağlıdır. Dikey veya yatay kanallarda sık sık meydana gelen tıkanmalar, değişik sebeplerle kişiler, gruplar veya bölümler arasında görülen kopukluklar hemen biçimsel olmayan iletişim kanallarını zorlamaya başlayacaktır.
- Mesajların elenerek iletilmesi: Öte taraftan, hiçbir yoruma ve varsayıma dayanarak ihtimaller yürütmeye yer vermeyecek ölçüde doğru, açık, tam ve gerçekçi nitelikte iletilerin biçimsel kanallardan akışı sağlanmalıdır. Aksi taktirde, gerek üst ve gerekse alt kademede bulunan kişiler tarafından tam ve doğru bilgi almak için başka
kaynaklara başvurulur. Bu durum, biçimsel sınırların aşılması gelişi güzel ve çoğu defa gerçeklere ters düşen bir iletişimin ortaya çıkmasına sebep olur.
- Üst ve astların davranışları: Örgütte çalışan her kişinin kendi menfaatleri doğrultusunda davranması çok olağandır. Örneğin, ücretlerin artmasını bekliyorsa, bu konuda gerçekleştirilecek her nevi konuşma ve yazışmalara karşı son derece hassas