1
NAMIK KEMAL ÜNĐVERSĐTESĐ BĐLGĐ ĐŞLEM DAĐRESĐ
BAŞKANLIĞI 2008 YILI
KURUMSAL DEĞERLENDĐRME RAPORU
SÜRÜM NO. 1
OCAK 2009
2 İçindekiler Listesi
1. Kapak……….………...1
2. İçindekiler……….……….…….……….…2
3. Tablo Listesi….………3
4. Şekil Listesi………...…3
5. Sunuş……….……….….4
6. Giriş……….…..…………..4
7. Yönetici Özeti……….…….………..7
8. Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışmaları………….………...7
9. Birimin Tarihçesi……….……….…………..….8
10. Birim Organizasyon Şeması .………...………..9
11. Özdeğerlendirme………..………10
Girdiler……….……...10
Kurumsal nitelikler ve özellikler………..…...10
Birim Personel Verileri………..13
Eğitim ve öğretim süreçleri………..…….13
Araştırma ve Geliştirme süreçleri………..14
Uygulama ve Hizmet süreçleri………..15
İdari süreçler ve destek süreçlerinin değerlendirilmesi……….16
Yönetsel özelliklerin (yapısal) değerlendirilmesi……….………17
Yönetsel özelliklerin (davranışsal) değerlendirilmesi………..17
Çıktılar/Sonuçların Değerlendirilmesi………18
Yükseköğretim Misyonunu Başarma Performansının Değerlendirilmesi……….18
12. Çevre Değerlendirme Çalışmaları………..19
Paydaş analizi………..……19
13. SWOT (GZFT) analizi……….………..20
14. Kaynakça……….…..………20
15. Ekler..……….……….…....21
Performans Göstergeleri Tablosu………...………..…………..21
3 Tablo Listesi
Tablo 1 Birimin Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grubu… 8
Tablo 2 Birim Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Programı..8
Tablo 3 Girdiler (Kaynaklar ve İlişkiler) Değerlendirme Tablosu……….10
Tablo 4 Kurumsal nitelikler ve özellikleri değerlendirme tablosu………..10
Tablo 5 Kurumsal nitelikler veri tablosu………11
Tablo 6 Birim personel verileri……….13
Tablo 7 Eğitim ve öğretim süreçleri değerlendirme tablosu………13
Tablo 8 Araştırma ve geliştirme süreçleri değerlendirme tablosu ……….14
Tablo 9 Uygulama ve Hizmet süreçleri değerlendirme tablosu………15
Tablo 10 İdari süreçler ve destek süreçleri değerlendirme tablosu………16
Tablo 11 İdari süreçler ve destek süreçleri değerlendirme tablosu………16
Tablo 12 Yönetsel özelliklerin (yapısal) değerlendirme tablosu………17
Tablo 13 Yönetsel özelliklerin (davranışsal) değerlendirme tablosu……….17
Tablo 14 Çıktılar/Sonuçların Değerlendirme tablosu………18
Tablo 15 Yükseköğretim Misyonunu Başarma Performansının Değerlendirme tablosu………..18
Tablo 16 Paydaşlar………..……….19
Tablo 17 Birim performans göstergeleri………..21
Şekil Listesi
Şekil 1 Birim organizasyon şeması………..104
1.SUNUŞ
AB Ulusal Programı ve Dokuzuncu Kalkınma Planı kapsamında kamu yönetiminin geliştirilmesi ve birey odaklı, kaliteli, etkili ve hızlı hizmet sunabilen; esneklik, saydamlık, katılımcılık, hesap verme sorumluluğu, öngörülebilirlik gibi çağdaş kavramları benimsemiş bir anlayışa, yapıya ve işleyişe dayanan bir sisteme dönüştürülmesi gerekli kılınmıştır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun yayınlanmasıyla beraber veri ve bilgiye dayalı bir yönetimin gereklikliliği, kaynakların etkin bir şekilde kullanılıp kullanılmadığının izlenmesi ihtiyacı söz konusu olmuştur. Bunun sonucu olarak hazırlanan faaliyetlerimiz ve projelerimiz sorumlu olan birimlerin ilgili olduğu kanun ve yönetmelik çerçevesinde önceliklerine göre planlanmış olup, idari ve mali kaynaklarımız ilgili kanunlar ve yönetmeliklerin hükümlerine göre kullanılacaktır.
Üniversitemize ait tüm birimlerin Bilgi teknolojileri konularında ki ihtiyaçlarının güvenli, kaliteli ve ekonomik olarak karşılanmasını sağlamak için çalışmak öncelikli amacımızdır.
Saygılarımla Erkan ÖZHAN Bilgi Đşlem Daire Başkanı
2.GĐRĐŞ 2.1 Amaç
Namık Kemal Üniversitesi Bilgi Đşlem Dairesi Başkanlığı 2008 yılı Kurumsal Değerlendirme Raporunu sunmaktır.
2.2 Kapsam
Namık Kemal Üniversitesi Bilgi Đşlem Dairesi Başkanlığı 2008 yılı Kurumsal Değerlendirme Raporu sunmaktadır.
Bu Rapor, ‘Kamu Đdareleri için Stratejik Planlama Kılavuzu 2. sürüm’ ışığında
‘Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Rehberi Sürüm no.
2007/1.0’ örnek alınarak Namık Kemal Üniversitesi Rektörlüğü tarafından hazırlanmış olan kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama rehberi esas alınarak hazırlanmıştır.
2.3 Tanımlar ve Kavramlar
Birey Hedefleri: Birimimizin belirlemiş olduğu hedeflerini gerçekleştirmek için Birimimizde çalışan bireylerin yapmaları gereken faaliyet ve çalışmaları gösteren ölçülebilir nitelikteki hedeflerdir. Birimimizin hedefi; o hedefi gerçekleştirecek olan bireylerin hedeflerine dönüştürülür. Bireylerimiz, hedeflerini gerçekleştirdiklerinde Birimimizin hedefi de gerçekleşmiş olur.
5
Birim Hedefleri: Bilgi Đşlem Daire Başkanlığı; N.K.Ü. Genel Sekreterlik Makamına bağlı bir birim olarak, Üniversitemizin öğrencileri, personeli ile tüm kampüs içi ve dışı birimlere E- posta, WEB yayımı, Đnternet ve Ağ yönetimi, Yazılım üretimi ve Teknik Servis hizmeti vermekle yükümlüdür.
Birimimiz Yıllık Değerlendirme Raporu: Birimimizin akademik değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarının sonuçlarını içeren ve Birimimiz tarafından her yıl hazırlanan raporudur.
Birimimizin Misyonu: Birimimizin kendisi için belirlediği temel varlık gerekçesi ve görevleridir.
Birimimizin Vizyonu: Birimimizin gelecekte ulaşmak istediği idealleridir.
Çevre Değerlendirme: Birimimizin stratejik planlama sürecinde etkilendiği ve etkilediği çevresel koşulların değerlendirilmesidir. Örneğin; toplumsal unsurların Birimimiz ile ilişkileri, yasal uygulamalar, eğitim-öğretim teknolojilerindeki gelişmeler, YÖK, ÜAK, uluslararası gelişmeler bu kapsamda ele alınabilir. Kurumsal değerlendirme sürecinin ikinci adımıdır.
Faaliyet ve Projeler: Birimimizin stratejilerini hayata geçirmesini sağlayan ve performanslarını gösteren faaliyetleri ve projeleridir.
Đyileştirme Eylem Planları: Birimimizin iç değerlendirme sonuçlarına göre yapılacak olan iyileştirme eylemlerini, ilgili sorumlularını ve zamanlamasını gösteren planları ifade eder.
Đyileştirme: Birimimizde belirlenen sonuçlarla elde edilen sonuçların arasındaki sapmanın azaltılması için yapılan çalışmalardır.
Kalite Geliştirme: Birimimizin eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetleri ile, topluma hizmet ve idari (yönetim) hizmetlerinin kalitesinin sürekli iyileştirilmesidir.
Kaynak Planlaması: Birimimizin hedeflerini gerçekleştirmek için gerekli olan ekonomik kaynaklar ve insan gücü kaynaklarının planlanmasıdır.
Kurum Đçi Periyodik Gözden Geçirme: Birimimizin eğitim, öğretim, araştırma faaliyetleri ile, toplum ve idari hizmetlerin kalitesini, kalite geliştirme çalışmalarını, iyileştirme faaliyetlerini ve sonuçlarını periyodik olarak değerlendirmesidir.
Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grupları: Birimimizde kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama çalışmaları yapmak üzere görevlendirilen ekiplerdir. Bu ekiplerimiz, yönetim ve idari hizmetler sınıfına ait hizmet alanlarında çalışmışlardır.
Kurumsal Değerlendirme: Birimimizin YÖDEK akademik değerlendirme ve kalite geliştirme süreci kapsamında yaptığı özdeğerlendirme ile çevre değerlendirmesinin bir bütünüdür.
Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme sürecinin ilk ayağıdır.
Kurumsal Hedefler: Birimimizin kendi stratejilerini hayata geçirmek için; kurumsal temelde belirlediği ölçülebilir nitelikteki faaliyetleri ve projeleridir.
Özdeğerlendirme: Birimimizin eğitim, öğretim, araştırma faaliyetlerinin,toplum ve idari hizmetlerinin kalitesinin ve kurumsal kalite geliştirme çalışmalarının; Birimimiz Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grubu tarafından kapsamlı, sistematik ve düzenli olarak değerlendirilmesidir. Bu; Kurumsal değerlendirme sürecinin ilk ayağıdır.
Performans Göstergesi: Birimimiz tarafından belirlenen hedeflere ne oranda ulaşıldığını gösteren ölçülebilir nitelikteki unsurlardır.
Performans: Birimimizin belirlediği stratejik hedeflerine ulaşabilme derecesidir.
6
Politika: Birimimizin günlük uygulamalarını yönlendiren yaklaşımlardır.
Sorgulama ve Ölçme: Birimimizin belirlemiş olduğu faaliyet ve projeleri ne oranda gerçekleştirildiğinin sorgulanması ve sonuçların ölçülebilir göstergelere göre belirlenmesidir.
Strateji: Birimimizin temel amacı doğrultusunda nasıl yönlendirilmesi gerektiğini belirleyen eylemler ve davranış biçimidir.
Stratejik Hedefler: Birimimizin misyonu doğrultusunda belirlenmiş stratejik önemi olan amaçlarıdır.
Stratejik Plan Uygulama Süreci: Birimimiz tarafından yapılan eylem planlarında belirlenen eylemlerin hayata geçirilmesi sürecidir.
Stratejik Planlama Öncesi Çalışmalar: Stratejik planlama çalışmasına başlamadan önce yapılması gereken çalışmalardır. Şunları kapsar: Planlama kurulunun oluşturulması, Stratejik planlama eğitimlerinin verilmesi, Kurumun paydaşlarının belirlenmesi, Planlamada uyulması gereken ilkelerin belirlenmesi, Kurumsal varsayımların oluşturulması, Değerlendirmede ne tür bilgilerin kullanılacağına karar verilmesi ve Stratejik planlama yol haritasının oluşturulması.
Stratejik Planlama: Birimimizin iç değerlendirme sonuçlarına göre zayıf ve kuvvetli yönlerini dış değerlendirme sonuçlarına göre önündeki fırsat ve tehditleri belirlemesi, bunların ışığında kalitesini geliştirecek olan stratejilerini oluşturması, bu stratejileri ölçülebilir hedeflere dönüştürmesi ve performans göstergelerini belirleyerek onları sürekli izlemesi sürecidir. Bu;
Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme süreçlerinin ikinci ayağıdır.
Süreç: Belirli bir amacı gerçekleştirmek için gerekli her türlü girdiyi alarak; beklenen sonuçları oluşturmak için Birimimiz tarafından gerçekleştirilen eylemlerin bütünüdür.
SWOT (GZFT) Analizi: Birimimizin kuvvetli ve zayıf yönlerini, önündeki fırsatları ve tehditleri ortaya çıkaran sonuca dayalı olarak stratejilerin geliştirildiği analizdir. [Güçlü yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler]. SWOT Analizi; Kurumsal değerlendirme sürecinin temel çıktılarından birisi olup daha sonra gelen stratejik planlama sürecinin girdisidir.
Uygulama Planı: Birimimizin strateji ve hedeflerine dayalı yapılacak olan; faaliyet ve projeleri ile ilgili sorumlularını ve zamanlamasını gösteren planlardır.
Üniversitemiz Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu (ADKG):
Üniversitemizdeki akademik değerlendirme ve kalite geliştirme sürecinden sorumlu kuruldur.
Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Komisyonu (YÖDEK):
Üniversitelerarası Kurul tarafından oluşturulan; yükseköğretim kurumlarında akademik değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarının düzenlenmesinden ve koordinasyonundan sorumlu komisyonudur.
Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Komisyonu Raporu (YÖDEK Raporu): Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Komisyonu’nun (YÖDEK), yükseköğretim kurumlarının yıllık değerlendirme raporlarını dikkate alarak her yıl hazırladığı veya hazırlattığı raporudur.
Yükseköğretim Kurumları: Üniversiteler ve Yüksek Teknoloji Enstitüleridir.
7
Yükseköğretim Üst Kurulları: Yükseköğretim Kurulu (YÖK), Yükseköğretim Denetleme Kurulu (YÖK DK) ve Üniversitelerarası Kuruludur. (ÜAK)
3.YÖNETĐCĐ ÖZETĐ
AB Ulusal Programı ve Dokuzuncu Kalkınma Planı kapsamında kamu yönetiminin geliştirilmesi ve vatandaş odaklı, kaliteli, etkili ve hızlı hizmet sunabilen; esneklik, saydamlık, katılımcılık, hesap verme sorumluluğu, öngörülebilirlik gibi çağdaş kavramları benimsemiş bir anlayışa, yapıya ve işleyişe dayanan bir sisteme dönüştürülmesi gerekli kılınmıştır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun yayınlanmasıyla beraber veri ve bilgiye dayalı bir yönetimin gereklikliliği, kaynakların etkin bir şekilde kullanılıp kullanılmadığının izlenmesi ihtiyacı söz konusu olmuştur. Bunun sonucu olarak hazırlanan faaliyetlerimiz ve projelerimiz sorumlu olan birimlerin ilgili olduğu kanun ve yönetmelik çerçevesinde önceliklerine göre planlanmış olup, idari ve mali kaynaklarımız ilgili kanunlar ve yönetmeliklerin hükümlerine göre kullanılacaktır.
Üniversitemize ait tüm birimlerin Bilgi teknolojileri konularında ki ihtiyaçlarının güvenli, kaliteli ve ekonomik olarak karşılanmasını sağlamak için çalışmak öncelikli amacımızdır.
Üniversitemiz Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu (ADKG) tarafından planlanan şekilde Başkanlığımızın Kurumsal Değerlendirme Ekibi oluşturulmuş ve Namık Kemal Üniversitesi Bilgi Đşlem Daire Başkanlığının Kurumsal Değerlendirme Raporunun aşağıdaki şekilde yazılmasına karar verilmiştir.
4.KURUMSAL DEĞERLENDĐRME VE STRATEJĐK PLANLAMA ÇALIŞMALARI Namık Kemal Üniversitesi Bilgi Đşlem Dairesi Başkanlığı gerek 5018 gerekse 2547 sayılı Kanunlar çerçevesinde kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama çalışmalarını yürütmek üzere Daire Başkanı başkanlığında, Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grubu (KDSP) adıyla 3 personelden teşekkül eden bir Birim oluşturmuştur.
2008 yılında Birimimiz tarafından takip edilmiş olan çalışma programı, aşağıdaki tabloda sunulmuştur. Planların tesliminden sonra maliyetlendirme ve düzeltme aşamalarında da Birim KDSP Çalışma Grubu, Üniversitemizin planlama ve maliyetlendirme ekipleri ile yakın çalışacaktır.
8
Tablo 1 Birim Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grubu
Soyad, Ad Unvan Görev Şube/Şeflik
Özhan, Erkan Daire Başkanı
Koordinatör -
Gündoğdu, Enver
Teknisyen Üye -
Kaya, Fahrettin
Memur Üye -
Tablo 2 Birim Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Programı
Sıra no. Tarih Çalışma
1 19 Ocak 2009 Birim 2008 yılı Kurumsal Değerlendirme Raporunun teslimi 2 30 Haziran 2008 Birim 2009-2014 yılları stratejik planı taslağının teslimi 3 30 Eylül 2008 Birim 2009-2014 yılları stratejik planının teslimi
4 1 Aralık 2008 Birim 2009-2014 yılları stratejik planının güncellenmiş sürümünün sunulması
5.BĐLGĐ ĐŞLEM DAĐRE BAŞKANLIĞININ TARĐHÇESĐ
Bilindiği üzere, 10.12.2003 tarih ve 5018 sayılı “Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu”nun 60. maddesinde belirtilen görevleri yürütmek üzere, 22.12.2005 tarih ve 5436 sayılı Kanunun 15. maddesi ile 01 Ocak 2006 tarihi itibariyle Yükseköğretim Kurumlarında Bilgi Đşlem Dairesi Başkanlıkları kurulmuştur.
Üniversitemiz, 17 Mart 2006 tarih ve 26111 Sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Hakkında 41 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin değiştirilerek kabulüne dair 2809 Sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu ile 78 ve 190 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamelerde değişiklik yapılması hakkında 01/03/2006 tarihli ve 5467 sayılı kanunun 1. maddesiyle eklenen Ek Madde 62 ile kurulmuştur. Anılan Madde ile Üniversitemizin bünyesinde Başkanlığımız kurulmuştur.
Üniversitemize, 18.08.2006 tarihinde kurucu Rektör atamasıyla birlikte faaliyete geçen Üniversitemiz Bilgi Đşlem Dairesi Başkanlığı, Başkanlık çalışmaları Ağustos 2007 tarihine kadar Trakya Üniversitesi Bilgi Đşlem Dairesi Başkanlığınca vekaleten yürütülmüş ve Ağustos 2007 tarihinde Tekirdağ Merkezde Say2000i sistemi kurulması üzerine Başkanlık idari kadrosu oluşturularak faaliyetine Tekirdağ’da başlamış olup; halen burada sürdürmektedir. Başkanlığımızın ilk kuruluş yeri Rektörlüğümüzün de ilk kuruluş yeri olan
9
Namık Kemal Cad. No: 14 adresindeki Tekirdağ Belediyesi Eski Su Đşleri Müdürlüğü binasıdır.
Bilgi Đşlem Dairesi Başkanlığımız 15/02/2008 tarihine kadar Tekirdağ Merkez Namık Kemal Caddesi No: 14’de bulunan Tekirdağ Belediyesi Su Đşleri Müdürlüğüne ait geçici binada Rektörlüğümüzün diğer birimleriyle birlikte zor koşullar altında hizmet vermiş olup, bu tarihten sonra da hizmetini, Üniversitemizin Değirmenaltı Mevkiindeki Yerleşkesinde mevcut Ziraat Fakültesi Dekanlık binası 4 üncü katında yapılan bölme çalışmaları ile yapılan;
yaklaşık 60 m2’lik iki odalı bir yerde sürdürmüştür.
Kuruluşunda 2 elemanı ile faaliyete başlayan birimimiz 2008 yılı sonu itibariyle de 4 kadro ile hizmetini sürdürmüştür.
6.BĐLGĐ ĐŞLEM DAĐRE BAŞKANLIĞININ ORGANĐZASYON ŞEMASI
Şekil 1: Bilgi Đşlem Daire Başkanlığı Organizasyon Şeması
BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANI
MEMUR SEKRETER TEKNİSYEN
10
7.ÖZDEĞERLENDĐRME
Tablo 3 Girdiler (Kaynaklar ve Đlişkiler) Değerlendirme Tablosu
Değerlendirme notu
1) Öğrenci niteliğinde beklenen düzey 2
2) Akademik personel niteliğinde beklenen düzey 3
3) Đdari Personel niteliğinde beklenen düzey; 2
4) Mali kaynakların yeterliliği; 2
5) Bilgi Teknolojileri ve kaynaklarının (Bilgisayar, internet, iletişim, kitap, yayın, vb)yeterliliği;
2
6) Đş Teknolojilerinin yeterliliği; 2
7) Fiziksel olanakların yeterliliği; 1
8) Temin edilen hizmetlerin yeterliliği; 1
9) Sanayi ile ilişkilerin yeterliliği; 1
10) Toplum ile ilişkilerin yeterliliği; 3
11) Kamu Kurum ve Kuruluşları ile ilişkilerin yeterliliği; 3
12) Mezunlar ile ilişkilerin yeterliliği; Đlgili değil
13) Çalışanlar ile ilgili ilişkilerin yeterliliği; 3
14) Öğrenciler ile ilişkilerin yeterliliği; 3
15) Yükseköğretim alanında ulusal ilişkilerin yeterliliği; 3 16) Yükseköğretim alanında uluslararası ilişkilerin yeterliliği; 1
Tablo 4 Kurumsal nitelikler ve özellikler değerlendirme tablosu
Değerlendirme notu 1) Öğrenci sayıları (Fakülte, Yüksekokul, Meslek Yüksekokullar, Yüksek Lisans ve
Doktora) ve yeterliliği;
Đlgili değil
2) Öğretim elemanı sayıları (Profesör, Doçent, Yrd. Doçent, Öğretim Görevlisi, Okutman, Araştırma görevlisi, Uzman vb) ve yeterliliği;
Đlgili değil
11
3) Đdari personel sayıları (kadrolu ve sözleşmeli) ve yeterliliği; 1 4) Çalışanların yaş ortalamaları (Öğretim üyeleri, öğretim elemanları ve idari personel)
ve yeterliliği;
3
5) Çalışanların kadın-erkek personel dağılımının değerlendirilmesi (öğretim üyeleri, öğretim elemanları, araştırma görevlileri ve idari personel için ayrı ayrı) ve yeterliliği;
1
6) Çalışanların kıdem ortalamaları (Öğretim üyeleri, öğretim elemanları ve idari personel) ve yeterliliği;
1
7) Akademik personelin ortalama unvan düzeyi; Đlgili değil
8) Đdari Personelin Eğitim Düzeyi; 3
9) Akademik birimlerin ve bu birimlerdeki programların sayıları (Fakülte, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulları, Yüksek Lisans ve Doktora) ve yeterliliği;
Đlgili değil
10) Kurumun ağırlıklı akademik alanı/alanları ve yeterliliği; Đlgili değil 11) Kurumun fiziksel büyüklüğü ve altyapısı (m²) ve yeterliliği; 1
i) Kampus alanı; 1
ii) Toplam kapalı alan; 1
iii) Eğitim-Öğretim ve Araştırma; 1
iv) Sosyal ve diğer hizmet alanları; 1
Tablo 5 Kurumsal nitelikler veri tablosu
sayılar
I Öğrenci sayıları Đlgili değil
II Öğretim elemanı sayıları 1
III Đdari personel sayısı 4
Kadrolu personel 3
Sözleşmeli personel -
Diğer personel 1
12
Toplam idari personel sayısı 4
IV Çalışanların yaş ortalaması 27
Đdari personel 27
V Çalışanlar arasında bayan sayısı 0
Đdari personel 0
VI Çalışanların kıdem ortalaması 7
Đdari personel 7
VII Öğretim elemanlarının ortalama akademik unvan ortalaması Đlgili değil
VIII Bölümün ağırlıklı akademik alanı/alanları Đlgili değil
IX Bölüm ve program sayısı
X Đdari personel eğitim düzeyi Lise öncesi diplomalı eleman sayısı
Lise mezun sayısı 1
Önlisans mezun sayısı -
Lisans mezun sayısı 1
Yüksek lisans mezun sayısı 1
Doktoralı eleman sayısı -
13 Tablo 6 Birim personel verileri
Sıra no
isim Ünvan Şube Hizmet
sınıfı
Notlar
1 Özhan, Erkan Daire
Başkanı
- Öğretim Görevlileri
Çorlu MYO’da öğretim görevlisi olup 13b/4 ile Başkanlığımızda Daire Başkanı olarak
görevlendirilmiştir.
2 Gündoğdu, Enver Teknisyen - GĐHS 13B/4 ile Başkanlığımızda tam zsamanlı olarak
görevlendirilmiştir.
3 Büyükyılmaz, Đ.Selçuk
Memur - GĐHS 13B/4 ile Başkanlığımızda tam zsamanlı olarak
görevlendirilmiştir.
4 Kaya, Fahrettin Sekreter - GĐHS 13B/4 ile Başkanlığımızda tam zsamanlı olarak
görevlendirilmiştir.
Tablo 7 Eğitim ve öğretim süreçleri değerlendirme tablosu
Değerlendirme notu 1) Programların ulusal ve çevre ihtiyaçlarına uygunluğu; Đlgili değil
2) Programların eğitim hedeflerinin yeterliliği; Đlgili değil
3) Programların kapsamı ve niteliklerinin (ders çeşitliliği, ders yükleri ve uyumluluğu) yeterliliği;
Đlgili değil
4) Programların anlaşılabilirliği ve hedeflerinin açıklığı; Đlgili değil 5) Programların bütünlüğünün ve devamlılığının yeterliliği; Đlgili değil 6) Programların çıktılarının (programın kazandırması beklenen nitelikler) yeterliliği; Đlgili değil 7) Program kaynaklarının (öğretim elemanı, ders notları vb.) yeterliliği; Đlgili değil 8) Programların diğer programlarla ilişkilerinin yeterliliği; Đlgili değil 9) Öğrencilere sunulan rehberlik/danışmanlık hizmetlerinin yeterliliği; Đlgili değil 10) Engelli öğrencilere sunulan eğitim hizmetlerinin yeterliliği; Đlgili değil 11) Öğrenci değerlendirme prosedür ve araçlarının (sınav, ödev, proje vb.)
yeterliliği;
Đlgili değil
14
12) Yeni öğrencilerin programlara hazırlama prosedür ve uygulamalarının yeterliliği;
Đlgili değil
13) Öğrencilere sunulan eğitimin etkinliğini arttıracak eğitsel destek hizmetlerinin (yabancı dil, IT teknolojileri ve bilgisayar donanımı vb.) yeterliliği;
2
14) Programların ilgili ulusal ve uluslararası programlarla uyumundaki yeterliliği; Đlgili değil 15) Uluslar arası öğrenci değişimi programlarına öğrenci katılımının yeterliliği; Đlgili değil
Tablo 8 Araştırma ve geliştirme süreçleri değerlendirme tablosu
Değerlendirme notu
1) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının ulusal ve çevre ihtiyaçlarına uygunluğu; 1 2) Araştırma ve geliştirme olanak ve kaynakların yeterliliği; 1
3) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının yeterliliği; 1
4) Araştırma ve geliştirme önceliklerinin belirginliği; 2
5) Araştırma ve geliştirme çalışmaların bütünlüğü ve devamlılığı; 1 6) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının disiplinler arası yapılabilmesindeki yeterlilik; 1 7) Uluslararası araştırma ve geliştirme çalışmalarının yeterliliği; 1 8) Uluslararası araştırma ve geliştirme çalışmalarına akademik personelin katılımının
yeterliliği;
Đlgili değil
9) Araştırmayı özendiren ve destekleyen araçların yeterliliği; Đlgili değil 10) Araştırma ve geliştirme faaliyetlerinin önceliklere uygunluğu; 2
11) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının hedeflerine ulaşıp ulaşmadığının yeterliliği; 1 12) Araştırma ve geliştirme çalışmaları ile eğim-öğretim faaliyetleri arasındaki ilişkinin
yeterliliği;
Đlgili değil
13) Araştırma ve geliştirme sonuçlarının duyurulması ve paylaşılması ile ilgili araç, ortam ve mekanizmaların yeterliliği;
2
14) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının oluşturulmasında ve yürütülmesinde paydaşlarla (endüstri, kamu kurum ve kuruluşlar, sivil toplum kuruluşları vb.) kurulan yapısal ilişkilerin yeterliliği;
Đlgili değil
15) Araştırma ve geliştirme sonuçlarının topluma faydaya dönüşmesindeki yeterliliği; Đlgili değil 16) Araştırma ve geliştirme sonuçlarının kuruma/birime fayda olarak (ekonomik, itibar vb.)
dönmesindeki yeterliliği;
Đlgili değil
15
Tablo 9 Uygulama ve Hizmet Süreçleri değerlendirme tablosu
Değerlendirme notu
1) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin ulusal ve çevre ihtiyaçlarına uygunluğu; Đlgili değil 2) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin olanak ve kaynaklarının yeterliliği; Đlgili değil 3) Uygulama ve hizmet faaliyetleri düzeylerinin yeterliliği; Đlgili değil 4) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin önceliklerinin belirginliği; Đlgili değil 5) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin disiplinlerarası yapılabilmesindeki yeterliliği; Đlgili değil 6) Uluslararası uygulama ve hizmet faaliyetlerinin yeterliliği; Đlgili değil 7) Uygulama ve hizmet faaliyetlerini özendiren ve destekleyen araçların yeterliliği; Đlgili değil 8) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin hedeflerine ulaşıp ulaşmadığının yeterliliği; Đlgili değil 9) Eğitim-Öğretim ile uygulama ve hizmet faaliyetleri arasındaki ilişkinin yeterliliği; Đlgili değil 10) Araştırma ve geliştirme çalışmaları ile uygulama ve hizmet faaliyetleri arasındaki
ilişkinin yeterliliği;
Đlgili değil
11) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin sonuçlarının duyurulması ve paylaşılması ile ilgili araç, ortam ve mekanizmaların yeterliliği;
2
12) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin oluşturulmasında ve yürütülmesinde paydaşlarla (endüstri, kamu kurum ve kuruluşlar, sivil toplum kuruluşları vb.) kurulan yapısal ilişkilerin yeterliliği;
1
13) Yaşam Boyu Eğitim faaliyetlerinin yeterliliği; 1
14) Topluma yönelik bilgilendirme ve bilinçlendirme faaliyetlerinin yeterliliği; 2
15) Topluma yönelik sanatsal, kültürel ve sportif faaliyetlerin yeterliliği; Đlgili değil 16) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin topluma faydaya dönüşmesindeki yeterlilik; Đlgili değil 17) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin kuruma/birime fayda olarak (ekonomik, itibar vb.)
dönmesindeki yeterlilik;
Đlgili değil
16
Tablo 10 Đdari süreçler ve destek süreçleri değerlendirme tablosu
Sıra no. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı faaliyet alanları Değerlendirme notu 1 Faaliyet no.1 Web ana sayfasının aldığı yıllık ziyaretçi sayısı 4
2 Faaliyet no.2 Maksimum İnternet bağlantı kullanımı kapasitesi 4 3 Faaliyet no.3 Ortalama yıllık İnternet bağlantı kullanım kapasitesi 3
4 Faaliyet no.4 Tamir edilen bilgisayar sayısı 5
5 Faaliyet no.5 Yüklenen yazılım sayısı 3
6 Faaliyet no.6 Web sitesi güncelleme sayısı 4
7 Faaliyet no.7 Birimler için oluşturulan web sitesi sayısı 3
Tablo 11 Đdari süreçler ve destek süreçleri değerlendirme tablosu
Değerlendirme notu
1) Personel Đşleri ile ilgili hizmetlerin yeterliliği; 2
2) Đdari (ihale, temizlik, ulaşım vb.) işler ile ilgili hizmetlerin yeterliliği; 2
3) Bütçe ile ilgili süreç ve hizmetlerin yeterliliği; 2
4) Öğrenci işleri ile ilgili akademik hizmetlerin yeterliliği; 2
5) Kütüphane ve Dokümantasyon işleri ilgili hizmetlerin yeterliliği; 2
6) Yapı ve çevre işleri ile ilgili hizmetlerin yeterliliği; 2
7) Teknik Destek hizmetleri ile ilgili hizmetlerin yeterliliği; 2 8) Öğrenci bilim, kültür ve sanat topluluklarının yeterliliği; Đlgili Değil
9) Uluslararası ofislerin hizmetlerinin yeterliliği; 1
10) Öğrenci Kariyer planlama hizmetlerinin yeterliliği; 1
11) Staj destek hizmetlerinin yeterliliği; 2
12) Öğrenci Konseylerine sağlanan hizmetlerin yeterliliği; 1
17
Tablo 12 Yönetsel özelliklerin (yapısal) değerlendirme tablosu
Değerlendirme tablosu
1) Organizasyonel yapının yeterliliği; 1
2) Görev ve sorumluluk tanımlarının açıklığı; 3
3) Görev yetkilerinin yeterliliği; 2
4) Stratejilerin varlığı ve yeterliliği; 2
5) Karar verme süreçlerinin yeterliliği; 2
6) Đş Süreçleri (akademik ve idari) yeterliliği; 2
7) Stratejik planlama ve izleme süreçlerinin yeterliliği; 2
8) Kalite geliştirme süreçlerinin yeterliliği; 1
9) Bilgi yönetimi süreçlerinin yeterliliği; 2
10) Đnsan kaynakları süreçlerinin yeterliliği; 1
11) Finans kaynakları süreçlerinin yeterliliği; 1
12) Öğrenci katılım süreçlerinin yeterliliği; 2
13) Organizasyonel yapının yeterliliği; 1
Tablo 13 Yönetsel Özelliklerin (Davranışsal) Değerlendirme tablosu
Değerlendirme notu
1) Ortak kültür ve değerlerin paylaşımındaki yeterlilik; 2
2) Akademik personelin memnuniyetinin yeterliliği; 3
3) Đdari personelin memnuniyetinin yeterliliği; 3
4) Öğrenci memnuniyetinin yeterliliği; 2
5) Liderlik yaklaşımlarının yeterliliği; 2
18
6) Yönetici yaklaşımlarının (yönetim tarzı, tanıma ve takdir, insan ilişkileri, yetki paylaşımı vb.) yeterliliği;
2
7) Akademik personelin idari ve yönetsel özelliklerinin yeterliliği; Đlgili değil
8) Đdari personelin özelliklerinin yeterliliği; 2
9) Çalışanlar arasındaki iş birliği ortamının yeterliliği; 3
10) Đş arkadaşlığı ve sosyal ortamın yeterliliği; 2
Tablo 14 Çıktılar/Sonuçların Değerlendirme tablosu
Değerlendirme notu
1) Kurumsal niteliklerle ilgili gelişmelerin yeterliliği; 2
2) Eğitim öğretim ile ilgili çıktıların yeterliliği 2
3) Araştırma ve geliştirme ile ilgili sonuçların yeterliliği; 2
4) Uygulama ve hizmet faaliyetleri ile ilgili sonuçların yeterliliği; 3
5) Yönetsel faaliyetler ile ilgili sonuçların yeterliliği; 2
6) Đdari faaliyetler ile ilgili sonuçların yeterliliği; 2
7) Toplum ile ilgili sonuçların yeterliliği; 2
Tablo 15 Yükseköğretim Misyonunu Başarma Performansının Değerlendirme tablosu
Değerlendirme notu
1. Evrensel yükseköğretim kurumu olma misyonuna uygunluğu; 2
2. Türk yükseköğretim kurumu olma misyonuna uygunluğu; 2
3. Kendi misyonuna uygunluğu; 2
19
8.ÇEVRE DEĞERLENDĐRME ÇALIŞMALARI
1. Yükseköğretim Alanındaki Ulusal ve Uluslararası Gelişmelerin Değerlendirilmesi 2. Mezunlar ile Đlgili Gelişmelerin Değerlendirilmesi
3. Toplumsal Gelişmelerin ve Toplum ile Đlişkilerin Değerlendirilmesi
4. Sanayi ve Sosyal Kurumları ile Đlişkiler ve Gelişmelerin Değerlendirilmesi
Bölgesel sanayinin gelişmiş olması, üniversitenin sanayi kurumları ile olan ilişkilerinin gelişmesi için önemli fırsatlar yaratmaktadır.
5. Eğitim Teknolojilerindeki Gelişmelerin Değerlendirilmesi
Đnternet tabanlı veri tabanlarının yaygınlaşmasıyla, istenen yerden ve istenen zamanda, gerekli olan bilgiye ulaşma ve bilgi alış-verişi konusunda büyük kolaylık sağlanmıştır. Ancak bilgisayar kullanıcılarında doğru Đnternet kullanma bilincinin yerleşmemiş olması, Đnternet hizmetlerini olumsuz yönde etkilemektedir.
6. Yasal Düzenlemeler ile Kamu Kurum ve Kuruluşlarındaki Gelişmelerin Değerlendirilmesi
7. Yükseköğretim Kurumunun Bulunduğu Bölgenin Ekonomik ve Ticari Kalkınmasına Etkisinin Değerlendirilmesi
Tablo 16 Paydaşlar
Sıra no Paydaşlar Yararlanıcılar Çalışanlar Temel ortak Stratejik ortak
1 Akademik
personel
* * *
2 Đdari personel * * * *
3 Öğrenciler * *
4 Öğrenci velileri *
5 Birim/Üniversite
yöneticileri
* * *
20
9.SWOT (GZFT) ANALĐZĐ 9.1 Güçlü Yönlerimiz
1. Öğrenmeye açık, özverili ve dinamik personele sahip olmak 2. ULAKBĐM bağlantı hız ve kalitesi
9.2 Zayıf Yönlerimiz
1. Hizmet içi eğitimin yeterli olmaması
2. Teknolojik gelişmelere yeterli düzeyde imkan sağlanamaması 3. Çalışma koşullarının yeterli olmaması
4. Kurum içi iletişim yetersizliği
5. Yeni kurulmuş bir Başkanlık olmamız nedeniyle iş tecrübesindeki eksiklik 6. Sosyal aktivite eksikliği
7.Fiziki alanların yetersizliği
8.Sürekli değişen ve yeni çıkan mevzuatın çok karışık ve dağınık olması nedeniyle;
konulara hazırlıklı bulunulamadığından; işlemlerde takip ve uygulama zorluğu,
9.Başkanlığımızın mevcut sıkıntılarını giderme ve gelecekteki ihtiyaçları çerçevesinde öngörülen taleplerinin ( kadro ihtiyacı, çalışma odaları, arşiv ve depoların) üst yönetimin kısıtlı olanakları içinde bulunsa da yapacakları birim ihtiyaçlarının değerlendirmelerinde öncelikli olarak göz önünde bulundurulması,
9.3 Fırsatlar
1. Üniversitemizin bulunduğu yerin metropollere ulaşım imkanlarının uygunluğu.
2. Üniversitemizin yeni bir anlayışla yapılanma sürecinde olması.
3. Bilgi işlem teknolojisindeki gelişmeler 9.4 Tehditler
1. Nitelikli eleman temin zorluğu
2. Mevzuatın yeni olması ve sık revize edilmesi 3. Ülke ekonomisindeki istikrarsızlık
4. Hızlı gelişen teknoloji
5. Kamu personeli ücret eşitsizliği ve dengesizliği
10.KAYNAKÇA
1) Kamu Đdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları hakkında Yönetmelik (2006) Maliye Bakanlığı, Resmi Gazete, sayı no: 2611, 17.03.2006.
2) Kamu Đdarelerinde Stratejik Planlamaya Đlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (2006) Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı, Resmi Gazete, Sayı: 26179, 26 Mayıs 2006.
3) Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (2003) Kanun no. 5018. Kabul tarihi:
10.12.2003. Resmi Gazete no. 25326 Mükerrer, 24.12.2003.
21
4) Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun (2005) Kanun no. 5436, kabul tarihi. 22.10.2005. Resmi Gazete Sayı no: 2603322.12.2005.
5) Yüksek Öğretim Kanunu (1981) No. 2547, 4 Kasım 1981. Resmi Gazete no. 17506, 6 Kasım 1981.
6) Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Komisyonu (2006) Yükseköğretim Akademik değerlendirme ve Kalite Geliştirme Rehberi, Surum no.
2001/1.0, Mayıs 2006 (Ankara, yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Komisyonu).
7) Yükseköğretim Kurumlarında Akademik
Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Yönetmeliği (2005) Resmi Gazete 20.09.2005, Sayı: 25942, (Ankara, Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Komisyonu).
11. EKLER
Tablo 17 Birim Performans Göstergeleri
Sıra
no. Bilgi Đşlem Daire Başkanlığının faaliyet alanları
Performans ölçütü Ölçü birimi 2008 yılı
1 Faaliyet no.1 Web ana sayfasının aldığı
yıllık ziyaretçi sayısı
Sayı 747264
2 Faaliyet no.2
Maksimum Đnternet bağlantı kullanımı kapasitesi
Megabit 20
3 Faaliyet no.3
Ortalama yıllık Đnternet bağlantı kullanım kapasitesi
Megabit 8
4 Faaliyet no.4 Tamir edilen bilgisayar
sayısı
Sayı 2500
5 Faaliyet no.5 Yüklenen yazılım sayısı Sayı 25
6 Faaliyet no.6 Web sitesi güncelleme
sayısı
Sayı 250
7 Faaliyet no.7 Birimler için oluşturulan
web sitesi sayısı
Sayı 28
