NAMIK KEMAL ÜNĐVERSĐTESĐ PERSONEL DAĐRE BAŞKANLIĞI

(1)

NAMIK KEMAL ÜNĐVERSĐTESĐ

PERSONEL DAĐRE BAŞKANLIĞI

FAALĐYET RAPORU

2008 YILI

(2)

NAMIK KEMAL ÜNĐVERSĐTESĐ PERSONEL DAĐRE BAŞKANLIĞI

MĐSYON

Üniversitemizin Đnsan gücü planlamasını yapmak, personel politikasını belirlemek, yönetime personel sisteminin geliştirilmesiyle ilgili önerilerde bulunmak, eğitim programları ile personeli geliştirmeye yönelik çalışmalar yapmak.

VĐZYON

Çağdaş bir idari yapı oluşturmak, sorumluluk bilinci ile etik anlayış içinde verimli ve hızlı hizmet sunmak.

BĐRĐMĐN TEMEL DEĞERLERĐ

• Evrensel hukuk ilkelerine ve yasalara uymak,

• Bilginin evrenselliğine inanmak,

• Yenilikçi olmak,

• Doğruluktan ve dürüstlükten taviz vermemek,

• Birim içinde uyum ve dayanışmaya önem vermek,

• Temel insan hak ve özgürlüklerine saygılı olmak,

• Đşimizi benimsemek,

• Teknolojik gelişmelere uyum sağlamak

YETKĐ, GÖREV VE SORUMLULUK

124 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 29. maddesinde belirtilen hizmet ve faaliyetlerin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için personel kaynaklarının en uygun ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak,

2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu ve 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ile ilgili yönetmelikler çerçevesinde görev yapan idari ve akademik personelin; atama, özlük ve emeklilik işlemlerini yürütmek, idari personel için hizmet içi eğitim programlarını uygulamak.

(3)

ÖRGÜTSEL YAPISI

Başkanlığımız daire başkanı, 2 Şube Müdürü ve 5 memur olmak üzere toplam 8 personel ile hizmet vermektedir.

ÜNĐVERSĐTEMĐZ PERSONELĐNĐN ĐSTĐHDAM TÜRLERĐNE GÖRE DAĞILIMI

Üniversitemizin 78 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile tahsis edilen bloke kadrolar dahil, 1498 öğretim elemanı kadrosu, 190 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile tahsis edilen 781 memur kadrosu olmak üzere toplam 2279 kadrosu bulunmaktır.

31.12.2008 tarihi itibariyle Üniversitemizde 411 öğretim elemanı ile 214 idari personel olmak üzere toplam 625 personel görev yapmaktadır.

Đstihdam türüne göre akademik ve idari personel sayısı Tablo-1’de gösterilmiştir.

PERSONEL DAĐRE BAŞKANLIĞI

ĐDARĐ PERSONEL

ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

PERSONEL SĐCĐL ŞUBE

MÜDÜRLÜĞÜ AKADEMĐK

PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

(4)

TABLO – 1 (31.12.2008)

STATÜ ĐSTAHDAM TÜRÜ ADET TOPLAM

AKADEMĐK KADROLU 409 411

YABANCI UYRUKLU SÖZLEŞMELĐ

2

ĐDARĐ KADROLU MEMUR 199 214

657/4-B SÖZLEŞMELĐ PERSONEL

15

TOPLAM 625

GRAFĐK-1

ĐSTĐHDAM TÜRÜ

Akademik 66%

Yab.Uy.Söz. 0%

Đdari 32%

657/4-B Söz. 2%

Akademik Yab.Uy.Söz. Đdari 657/4-B Söz.

(5)

ĐDARĐ PERSONELĐN SINIFLAR ĐTĐBARĐYLE SAYISAL DAĞILIMI TABLO–2 (31.12.2008)

SINIF SAYI

G.Đ.H. 118

T.H.S. 16

S.H.S. 10

Y.H.S. 54

AV.H.S. 1 TOPLAM 199

GRAFĐK- 2

0 20 40 60 80 100 120

G.Đ.H. T.H.S. S.H.S. Y.H.S. AV.H.S.

(6)

Đlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Yük.Li.ve Dokt.

Kişi sayısı 34 86 47 29 3

Yüzde 17,08% 43,21% 23,61% 14,57% 1,50%

ĐDARĐ PERSONELĐN EĞĐTĐM DURUMU TABLO - 3

Đdari Persoenelin Eğitim Durumu

GRAFĐK - 3

0 50 100 150 200 250

Đlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.Lisans

(7)

1- 3 Yıl 4 - 6 Yıl 7 - 10 Yıl 11 - 15 Yıl 16 - 20 Yıl 21 - Üzeri

Kişi Sayısı 71 9 31 28 28 321

Yüzde 36% 5% 16% 14% 14% 16%

18 - 23 Yaş 24 - 29 Yaş 30 - 35 Yaş36 - 41 Yaş 42 - 47 Yaş48- Üzeri

Kişi Sayısı 15 45 43 38 36 22

Yüzde 8% 23% 22% 19% 18% 11%

TABLO - 5

Đdari Personelin Yaş Đtibariyle Dağılımı Đdari Personelin Hizmet Süresi ĐDARĐ PERSONELĐN HĐZMET SÜRESĐ

TABLO - 4

ĐDARĐ PERSONELĐN YAŞ ĐTĐBARĐYLE DAĞILIMI GRAFĐK - 4

0 50 100 150 200

1- 3 Yıl 4 - 6 Yıl 7 - 10 Yıl 11 - 15 Yıl

16 - 20 Yıl

21 - Üzeri

GRAFĐK - 5

0 50 100 150 200

18 - 23 Yaş

24 - 29 Yaş

30 - 35 Yaş

36 - 41 Yaş

42 - 47 Yaş

48 - Üzeri

(8)

AKADEMĐK PERSONEL

Üniversitemizde fiili çalışan 409 öğretim elemanının unvanlar itibariyle dağılımı aşağıdadır.

Akademik Personel Kadroların Doluluk Oranına

göre

Kadroların Đstihdam Şekline

Göre

Dolu Boş Toplam Tam

Zamanlı

Yarı Zamanlı

Profesör 50 19 69 49 1

Doçent 18 102 120 18 —

Yardımcı Doçent 124 81 205 124 —

Öğretim Görevlisi 112 158 270 158 —

Okutman 27 47 74 27 —

Çevirici — 1 1 — —

Eğitim-Öğretim Planlamacısı

— 1 1 — —

Araştırma Görevlisi 72 127 199 72 —

Uzman 6 17 23 6 —

TOPLAM 409 563 972 408 1

Yarım zamanlı Öğretim üyemiz : Prof.Dr. Y.Ziya AKÇETĐN Tıp Fakültesi

YABANCI UYRUKLU AKADEMĐK PERSONEL

Yabancı Uyruklu Öğretim Elemanları

Unvan Geldiği Ülke Çalıştığı Birim Sayı

Profesör Azerbaycan Çorlu Mühendislik

Fakültesi

1

Profesör Azerbaycan Çorlu Mühendislik

Fakültesi

1

Toplam 2

2547 sayılı Kanun’un 34. maddesi uyarınca tam zamanlı olarak görev yapmaktadırlar.

(9)

Yükseköğretim Kanununun 35, 39, 40 Maddeleri Kapsamında Diğer Üniversitelerden Gelen ve Diğer Üniversitelere Gönderilen Öğretim Elemanlarının Sayısı ve Görevlendirildikleri

Üniversiteler

2547/35. MADDESĐNE GÖRE ADET GÖREVLENDĐRĐLDĐKLERĐ ÜNĐVERSĐTE Diğer üniversitelerde

görevlendirilen öğretim elemanı

— —

Diğer üniversitelerden gelen öğretim elemanı

— —

2547/39. MADDESĐNE GÖRE ADET GÖREVLENDĐRĐLDĐKLERĐ

ÜNĐVERSĐTE Diğer üniversitelerde

47 Akdeniz, Çukurova, Trakya, Uludağ, Đstanbul, Ankara, Dokuz Eylül, Ege, KATÜ,Almanya, Bulgaristan, Makedonya, Avusturalya

28 Trakya,Yıldız Teknik, Yüzüncü Yıl, Ankara, Đstanbul, Haliç

2547/40. MADDESĐNE GÖRE ADET GÖREVLENDĐRĐLDĐKLERĐ ÜNĐVERSĐTE Diğer üniversitelerde

— —

1 1 1

Afyon Kocatepe Üniversitesi Boğaziçi Üniversitesi

Yıldız Teknik Üniversitesi

(10)

21-25 Yaş 226-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş Kişi

Sayısı 3 12 18 32 123 4

Yüzde 1,56% 6,25% 9,37% 27,40% 35,10% 5,90%

1 - 3 Yıl 4 - 6 Yıl 7 - 10 Yıl 11 - 15 Yıl 16 - 20 Yıl 21 - Üzeri

Kişi Sayısı 65 55 68 98 48 78

Yüzde 15,90% 13,40% 16,60% 24,00% 11,70% 19,10%

AKADEMĐK PERSONELĐN YAŞ ĐTĐBARĐYLE DAĞILIMI

TABLO - 6

AKADEMĐK PERSONELĐN HĐZMET SÜRESĐ

Akademik Personelin Hizmet Süresi TABLO - 7

Akademik Personelin Yaş Đtibariyle Dağılımı

GRAFĐK - 6

0 50 100 150 200 250 300 350 400

21-25 Yaş

26-30 Yaş

31-35 Yaş

36-40 Yaş

41-50 Yaş

51-Üzeri

GRAFĐK – 7

0

(11)

YILLAR ĐTĐBARĐYLE ÖĞRETĐM ÜYESĐ BAŞINA DÜŞEN ÖĞRENCĐ SAYISI TABLO – 8 (31.12.2008)

YILLAR ÖĞRENCĐ SAYISI ÖĞRETĐM ÜYESĐ SAYISI

ÖĞRETĐM ÜYESĐNE DÜŞEN ÖĞRENCĐ SAYISI

2007 10836 141 76,85

2008 12179 192 63,40

YILLAR ĐTĐBARĐYLE ÖĞRETĐM ELEMANI BAŞINA DÜŞEN ÖĞRENCĐ SAYISI TABLO – 9 (31.12.2008)

YILLAR ÖĞRENCĐ SAYISI ÖĞRETĐM ELEMANI SAYISI

ÖĞRETĐM ELEMANINA DÜŞEN ÖĞRENCĐ SAYISI

2007 10836 195 55,56

2008 12179 217 56,10

SÖZLEŞMELĐ PERSONEL TABLO – 10

(Çalıştıkları Pozisyonlara Göre)

Dolu Boş Toplam

Sözleşmeli Personel 15 — 15

Vizeli Geçici Đşçiler (Adam/Ay)

— — —

Toplam 15 — 15

(12)

ĐDARĐ HĐZMETLER

ĐDARĐ PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERĐ

• Đdari kadro cetvellerinin sağlıklı bir biçimde tutulması,

• Her yıl, kadro iptal-ihdas, dolu-boş, derece ve unvan değişikliği, açıktan atama kullanım izni ile ilgili işlemlerin yapılması,

• Açıktan ve naklen atama işlemlerinin yapılması,

• Naklen atanacak idari personel için kurumlarından muvafakat istenmesi,

• Açıktan, yeniden ve naklen ataması yapılarak göreve başlayan idari personelin bilgi girişlerinin yapılması,

• Maliye Bakanlığı, Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığı, YÖK Başkanlığı ve diğer makamların istedikleri çeşitli izleme formlarının ve işlemlerin hazırlanması ve gönderilmesi; Bu amaçla,

Her üç ayda personel durum çizelgesinin Devlet Personel Başkanlığı ve Yükseköğretim Kurulu’na gönderilmesi,

Bütçe Kanunu’na göre her üç ayda dolu ve boş kadro durumlarının Maliye Bakanlığı’na bildirilmesi,

- Her yıl dolu, boş, saklı, serbest, ihdas ve iptal kadro durumlarını Devlet Personel Başkanlığı’na bildirilmesi,

- Her yıl dolu, boş, saklı, serbest, ihdas ve iptal kadro durumlarını Maliye Bakanlığı’na bildirilmesi,

- Her ay kadro durumlarının Yükseköğretim Kurulu’na ve Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğüne gönderilmesi,

- Her üç ayda sakat ve eski hükümlü personel istihdam durumunun bildirilmesi,

• 4688 sayılı Kamu Görevlileri Sendika Kanunu uyarınca Mayıs ve Kasım aylarında sendikalara üye personel durumunun Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı ile Yükseköğretim Kurulu’na bildirilmesi,

• Askere sevk, tehir ve askerlik sonrası işe başlama işlemlerinin yapılması,

• 657 sayılı Yasaya ve 2547 sayılı Yasanın 13/b maddesine tabi görevlendirmelerin yapılması,

• Personel terfi işlemlerinin düzenli olarak yürütülmesi,

(13)

• Her mali yıl başında yan ödeme cetvellerinin hazırlanması,,

• Đdari personelin işe başlama, görev değişikliği, kadro ve görev yeri değişiklikleri v.b.

bilgilerin düzenli olarak kaydedilmesi,

• Đdari personel giyim listelerini hazırlayarak ilgili birime gönderilmesi,

• Đdari personelin pasaport taleplerinin yazışmalarını yapmak,

• Yeni işe başlayıp asaleti tasdik olan idari personele yemin belgesi imzalatılması,

• Đdari personelin askerlik borçlanma işlemlerinin yapılması,

• Đdari personelin Sosyal Güvenlik Kuruluşlarında geçen hizmetlerinin Emekli Sandığı Hizmetleriyle birleştirilmesi,

• Đdari personelin ücretsiz izinli olarak geçen sürelerinin fiili hizmetten sayılması işlemlerinin yapılması,

• Sözleşmeli personel ile ilgili vize işlemlerinin takip edilmesi,

• Personelin özlük haklarına ilişkin iş ve işlemlerin yapılması,

• Mevzuatlarda meydana gelebilecek değişikliklere göre el kitaplarının güncelliğinin sağlanması,

• Yıllık hizmet içi eğitim planlarının hazırlanması ve Devlet Personel Başkanlığı’na gönderilmesi,

• Unvanlara göre, Görevde Yükselme Eğitimi El Kitabı' nın hazırlanması,

• Görevde yükselme eğitim programının hazırlanması, eğitim yerinin ve eğitimcilerin belirlenmesi,

• Aday memurlar için temel eğitim ve hazırlayıcı eğitim programları düzenlenmesi, eğitim yerinin ve eğitimcilerin belirlenmesi,

• Birimlerden gelen çalışan personele yönelik hizmet içi eğitim programı taleplerinin değerlendirilmesi,

• Çalışan personeli geliştirme ve motivasyon amaçlı eğitim programlarının hazırlanması, eğitim yerinin ve eğitimcilerin belirlenmesi,

• Eğitim programlarından birimlerin ve personelin haberdar edilmesi,

• Eğitim ve Sınav Yürütme Komisyonu’nun kurulması işlemlerinin yürütülmesi,

• Görevde yükselme eğitimi sonrasında sınavların yapılmasının koordine edilmesi,

• Aday memur temel eğitimi sınavı sonunda, “Temel Eğitim Değerlendirme Formu”nun düzenlenerek Devlet Personel Başkanlığı’na gönderilmesi,

• Aday memurların uygulamalı staj eğitimlerinin yapılmasının sağlanması,

• Aday memurlarının asaletlerinin tasdikine ilişkin işlemlerin yapılması,

(14)

• Üniversitede yeni göreve başlayan personelin sosyalizasyon sürecine yardımcı olunması,

• Amirlerinin vereceği benzer nitelikli diğer görevlerin yerine getirilmesi.

AKADEMĐK PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERĐ

• Akademik personel alımları çerçevesinde açıktan ve naklen atama işlemlerinin yapılması,

• Akademik kadroların birim, bölüm ve anabilim dalları arasındaki dağılım ve kullanma izinlerinin işlemlerini yapmak,

• 2914 sayılı Kanunun 7 ve 8.maddeleri uyarınca Üniversitemiz akademik personelin derece ve kademe ilerlemesine hak kazandıkları tarihten geçerli olmak üzere derece ve kademe terfilerinin yapılması ile kadro tıkanıklığı nedeniyle derece ilerlemesi yapılamayan personelin derece ilerlemelerinin sağlanması,

• 657 sayılı Kanunun ilgili hükümleri gereği, kıdem yılları itibariyle ödenecek kıdem aylığının tespitine esas olmak üzere bulundukları kadronun son kademesinde bulunan personelin kıdem terfilerinin yapılması,

• 2914 sayılı Kanunun 13. maddesi uyarınca idari görev yapmakta olan Öğretim Elemanlarının durumlarının izlenmesi,

• 2547 sayılı Kanunun 13/b-4 maddesine göre görevlendirme işlemlerinin yapılması,

• Göreve girmeden önce Sosyal Sigortalar Kurumu ile Bağ-Kur’a bağlı hizmetleri bulunan ve bunun emeklilik hizmetleriyle birleştirilmesini talep eden personelin hizmet birleştirme işlemlerinin yapılması,

• 657 sayılı Kanun ile 1623 Sayılı Kanun ve 2012 Sayılı Kanun ve 5434 sayılı Kanunun ilgili hükümleri uyarınca ücretsiz izin, istifa ve askerlik hizmeti ile borçlanma talebinde bulunan personelin ilgili işlemlerinin gerçekleşmesi,

• 1111 sayılı Kanunun ilgili hükümleri uyarınca akademik personelin askere sevk ve tehir işlemlerinin yapılması,

• 2547 sayılı Kanunun ilgili hükümleri uyarınca süreli olarak atanan öğretim elemanlarının görev süreleri ile ilgili işlemlerin yapılması,

• 2547 sayılı Kanunun 31.maddesi ile 37, 38 ve 40/a,b,c maddeleri uyarınca Üniversitemiz ile diğer Üniversiteler ve Kurum ve Kuruluşlar arasındaki ders görevlendirme ve danışmanlık işlemlerinin yapılması

(15)

• 2547 sayılı Kanunun 33.maddesi uyarınca lisansüstü eğitimini yurtdışında yapmakta olan araştırma görevlileri ile Üniversitemizde görev yapmakta olan araştırma görevlilerinin işlemlerinin takibi, görev sürelerinin uzatılması, uzatılmayanların müstafi işlemlerinin yapılması,

• 2547 sayılı Kanunun 34.maddesi ile 2914 Sayılı Kanunun 16.maddesi uyarınca yabancı uyruklu öğretim elemanı istihdamı ile ilgili işlemlerin yapılması,

• 2547 sayılı Kanunun 35.maddesi ile “Bir Üniversite Adına Bir Diğer Üniversitede Lisansüstü Eğitim Gören Araştırma Görevlileri Hakkında Yönetmelik” ve “Lisansüstü Öğretim Yönetmeliği” ile Öğretim Üyesi Yetiştirme Programı kapsamında lisansüstü eğitimini diğer Üniversitelerde yapmakta olan araştırma görevlilerinin işlemlerinin yapılması

• 2547 sayılı Kanunun 36. maddesinin kısmi statüye ilişkin hükümleri gereği; söz konusu statüde görev yapmak isteyen Doçent ve Profesörlerin kısmı statüye atanma işlemlerinin yapılması,

• 2547 sayılı Kanunun 39.maddesi uyarınca Üniversitemiz öğretim elemanlarının yurtiçi ve yurtdışı görevlendir-meleri ile ilgili işlemlerin yürütülmesi

• 2547 sayılı Kanunun 50/d maddesi uyarınca tıpta uzmanlık eğitimini yapmakta olan araştırma görevlileri ile 2547 sayılı Kanunun 33.maddesi ile Tıpta Uzmanlık Tüzüğü ve “Üniversitemiz Tıpta Yan Dal Uzmanlık Öğrencileri Eğitim-Öğretim Sınav Yönergesi” hükümleri gereği; tıpta yan dal uzmanlık eğitimini yapmakta olan araştırma görevlilerinin işlemlerinin yapılması,

• 2547 sayılı Kanunun 50/d maddesi uyarınca Üniversitemiz Enstitülerinde lisansüstü eğitimini yapmakta olan araştırma görevlileri ile lisansüstü eğitimini tamamlayarak 2547 sayılı Kanunun 33.maddesi uyarınca yeniden atanan araştırma görevlilerinin işlemlerinin yapılması,

• 1416 sayılı Kanun ile 2547 sayılı Kanun uyarınca mecburi hizmeti Üniversitemize devredilen mecburi hizmet yükümlüsü akademik personelin devir işlemlerinin yapılması,

• 4688 sayılı Kamu Görevlileri Sendikaları Kanununun ilgili hükümleri uyarınca sendikaya tabi akademik personelin durumlarının incelenmesi,

• 5682 sayılı Pasaport Kanununun ilgili hükümleri uyarınca, hizmet ya da yeşil pasaport talebinde bulunanların işlemlerinin gerçekleşmesi,

(16)

• Mayıs ve Kasım dönemleri itibariyle yapılan Kamu Personeli Yabancı Dil Bilgisi Seviye Tespit Sınavı sonucu belli bir düzeyde başarı sağlayarak, 657 sayılı Kanunun ilgili hükümleri gereği Yabancı Dil Tazminatı almaya hak kazanan personelin durumlarının izlenmesi,

• Başbakanlık, Maliye Bakanlığı, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı ve diğer kurum ve kuruluşlardan istenilen bilgilerin ve izleme formlarının zamanında hazırlanıp ulaştırılmasının sağlanması,

• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının düzenlemiş olduğu akademik takvim paralelinde, yıllık olmak üzere Üniversitemiz Çalışma Takviminin hazırlanması,

• Profesör ve doçent adaylarının ilana başvurduktan sonra özgeçmiş ve bilimsel yayınlarının jüri üyelerine gönderilmesi işlemlerinin yapılması,

• Dekan adaylarının YÖK Başkanlığına bildirilmesi işlemlerinin yapılması,

• Üniversitelerarası Kurul Başkanlığına yapılan Doçent Ünvanlığına başvuru işlemlerinin takibi ve gerekli işlemlerin yapılması,

• Amirlerin vereceği benzer nitelikli diğer görevlerin yerine getirilmesi.

PERSONEL SĐCĐL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERĐ

• Üniversitemiz akademik ve idari personelin dosyalarının incelenerek, istenen belgeler tamam ise sicil numarası verme işlemlerinin yapılması

• Emeklilik sicil numarası için bildirim formlarını hazırlanması, gelen emeklilik sicil numaralarını ilgililere tebliğinin sağlanması,

• Akademik ve idari personel bilgilerinin bilgisayara işlenmesi,

• Akademik ve idari personel dosyalarının muhafaza edilmesi ve düzenlenmesi,

• Akademik ve idari personelin kimliklerinin hazırlanması,

• Açıktan- yeniden atananlar ile görevden ayrılanlara ihbar fişi düzenlenerek, ad ve soyadı değişikliği işlemlerinin emekli sandığına bildirilmesi,

• Akademik ve idari personelin yıllık, mazeret (evlenme, doğum, ölüm) ve hastalık izin işlemlerinin yapılması,

• Akademik ve idari personelin (nakil gelen ve giden) sicil dosyalarının alınması ve gönderilmesi işlemlerinin yürütülmesi,

(17)

• Naklen ayrılan akademik ve idari personele ilişik kesme ve personel nakil bildirimi belgelerinin düzenlenmesi

• Akademik personelin yılın Temmuz ayında ve idari personelin yılın Ocak ayında gizli sicil raporlarının düzenlenip, değerlendirmesinin ve muhafaza edilmesinin sağlanması (6 yıllık sicil not ortalaması 90 puan ve yukarı olan idari personele kademe ilerlemesinin yapılmasının sağlanması)

• Akademik ve idari personele hizmet belgesi ve görev belgesi düzenlenmesi,

• Akademik ve idari personelin disiplin soruşturmalarının yürütülmesi,

• Akademik ve idari personelden yaş haddi, vefat eden, malulen ve istek üzerine emekli olmak isteyenlerin emeklilik işlemlerinin yapılması,

• 0 ve 5 ile biten yıllarda akademik ve idari personele mal bildirim beyannamesinin doldurulmasının sağlanması,

• Đlgili kanunlardaki değişiklikleri takip etmek, işlemek ve ilgili birimlere duyurulması,

• Personel arşivinin düzenlenmesi,

• Amirlerin vereceği benzer nitelikli diğer görevlerin yerine getirilmesi

(18)

YÖNETĐM VE ĐÇ KONTROL SĐSTEMĐ

124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları Đle Yükseköğretim Kurumlarının Đdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname’nin 29’uncu maddesinde Personel Daire Başkanlığı’nın görevleri;

a) Üniversitenin insan gücü planlaması ve personel politikasıyla ilgili çalışmalar yapmak, personel sisteminin geliştirilmesiyle ilgili önerilerde bulunmak,

b) Üniversite personelinin atama, özlük ve emeklilik işleriyle ilgili işlemleri yapmak, c) Đdari personelin hizmet öncesi ve hizmet içi eğitimi programlarını düzenlemek ve uygulamak,

d) Verilecek benzeri görevleri yapmak olarak belirtilmiştir.

Yukarıdaki madde hükmünden de anlaşılacağı gibi, Personel Daire Başkanlığı’nın görev alanını harcama/gider gibi mali karakterli iş ve işlemlerden çok yönetsel işlemler oluşturmaktadır.

DAĐREMĐZ SÜREÇ YÖNETĐMĐNE ĐLĐŞKĐN GENEL DEĞERLENDĐRME Süreç; Aralarında birlik olan veya belli bir düzen veya zaman içinde tekrarlanan, ilerleyen, gelişen olay ve hareketler dizisi olarak tanımlanmış olup, Dairemizdeki yönetsel ve mali iş ve işlem süreçlerinin aşağıda belirtilen özellikleri taşıması amaçlanmıştır;

1-Mevzuata Uygunluk: Tüm işlemlerin yasal dayanağı olması esasına dayanır.

2-Anlaşılırlık: Đşlemlerin sürece dahil tüm birimler ve görevlilerce anlaşılmasını sağlamaya yönelik çalışmalar yapmak esasına dayanır.

3-Yinelenebilirlik: Aynı ya da benzer girdiler için aynı süreç işlemlerinin uygulanması, standart formlar kullanılarak hataların asgariye indirilmesi, işlemlerin bilgisayar programları ile gerçekleştirilmesi ve süreç sonucunda ortaya çıkan hizmetin ihtiyacı sürekli olarak karşılayabilmesi esasına dayanır.

4-Hiyerarşik Sıralı: Sürecin girdilerinin çıktı halini alana kadar hiyerarşik sıra izlemesi esasına dayanır

5-Kontrol Edilebilirlik: Sürecin her aşamasında işlemlerin kontrolü ve hataların giderilmesi esasına dayanır.

6-Artı Değer Yaratma: Süreç sonunda elde edilen hizmetin memnuniyet yaratması esasına dayanır.

(19)

SATINALMA ĐŞLEMĐNE ĐLĐŞKĐN ÖN MALĐ KONTROL SÜREÇ AKIŞ ŞEMASI

Đhtiyaç belgesi düzenlenerek ihtiyaç duyulan mal ve hizmet tespit edilir

gerekiyorsa teknik şartnameler hazırlanarak özellikleri belirtilir.

Bütçe ödeneği olup olmadığı kontrol edilir.

Birim amirince kontrol edilerek imzalanır.

Gerekli işlemlerin yapılması ve satınalma işleminin tamamlanması

için Đdari ve Mali Đşler Dairesi Başkanlığı’na gönderilir.

(20)

STRATEJĐK AMAÇ

Liyakat, Kariyer ve Performansa Öncelik Veren Đnsan Gücü Yaratmak

HEDEF

2010 yılı sonuna kadar insan kaynaklarının alt yapısını oluşturmak için insan gücü planlamasının daha etkin kılınması, performans değerlendirilmesi, bilgi ve yeteneğe dayalı insan kaynağının elde tutulması.

Faaliyet 1 Performans Göstergesi

Đş analizlerine dayalı insan gücü planlaması için iş analizlerinin

yapılması birimlerin

ihtiyaçlarının tespiti ve personel ile öğrenci sayıları.

Girdi: Yeterli düzeyde akademik ve idari personel sayısı ve öğrenci sayısı

Çıktı:Öğrenim kalitesi, aktif personel

Sonuç: Tercih edilme Verimlilik:Đhtiyaca cevap verebilecek akademik ve idari sayısındaki artış

Kalite: Đşlerin tam ve hızlı yapılması.

Performans değerlendirme sisteminin uygulanması için bileşenlerinin ve süreçlerinin tespiti.

Girdi: Ölçütler ve nitelikler

Çıktı: Bireysel ve kurumsal gelişme Sonuç: Çalışanların etkili bir şekilde yönlendirilmesi ve desteklenmesi

Verimlilik: Çalışanların memnuniyet oranındaki artış Kalite: Bilgi ve becerisi gelişmiş personel sayısındaki artış.

(21)

STRATEJĐK AMAÇ

Đnsan Gücü Niteliklerinin Artırılması

HEDEF

Hizmet içi eğitim sürekliliği sağlanarak çalışanların gelişmelerini ve performans artışlarının sağlanması

Hizmet içi eğitimde çalışanların niteliğine göre öncelikli eğitimleri tespit etmek ve ihtiyaca göre programlar hazırlamak.

Girdi: Öncelikli eğitim programlarının öğretim tasarımları

Çıktı: Veriler, kararlar, ürünler planlama

Sonuç: Eğitimli insan kaynağı Verimlilik: Çalışanların bilgi, beceri ve davranışlarındaki kalıcı değişiklikler

Kalite: Nitelikli personelin çalışmasındaki verim artışı.

(22)

HEDEF

Yetki ve sorumluluk devralabilen, alanında çağdaş gelişmeleri izleyebilen, kendisini yenileyebilen memurlar yetiştirilmesi.

Üst görevlere yükselmelerde kadro ve görev tanımları yapılarak, atamaların nitelik ve başarıya göre yapılması.

Girdi: Görev niteliklerinin belirlenmesi

Çıktı: Yetenek ve başarı Sonuç: Bürokrasinin asgariye indirilerek etkin ve verimli personel seçimi

Verimlilik: Performans kriterlerine uygun personel istihdamı

Kalite: Kurum içi norm kadroyu oluşturmak.

(23)

STRATEJĐK AMAÇ

Teknolojik Altyapısı Güçlü, Çağdaş, Araştırma Geliştirmede Đleri Düzeyde Bir Üniversite Olmak

HEDEF

Teknolojik donanımının sağlanması, bilgi paylaşımının elektronik ortamda yapılarak bürokrasinin azaltılması

Personel bilgi sistemi ve otomasyonun yeniden

oluşturulması, bilgi sisteminin güncellenmesi.

Girdi: Mevcut personel bilgileri Çıktı: Yeni oluşturulacak yazılım programı ve ağ sistemi

Sonuç: Zaman ve iş gücü tasarrufu Verimlilik: Bilgiye hızlı, doğru, güvenilir erişim

Kalite: Veri doğruluğunda artış.

HEDEF

2010 yılı sonuna kadar paydaşlarla süreçlerin daha etkin hale getirilmesi

Paydaşlarla süreçlerin ve iş akışının düzenlenmesi, elektronik ortamda yürütülebilir hale

getirilebilmesi için donanımın ve yazılım sağlanması.

Girdi: Süreçler ve iş akışları planı Çıktı: Donanım ve yazılımla süreçlerin birimler tarafından uygulanması

Sonuç: Paydaşlarla etkin iletişim sağlanması

Verimlilik: Hızlı iletişimle işgücü kalitesinde artış

Kalite: Etkin iletişim.

(24)

BĐLGĐ VE TEKNOLOJĐK KAYNAKLAR

Yazılımlar

1. Personelin Özlük Đşleri Programı 2. Gelen – Giden Evrak Takibi Programı 3. Microsoft Office Programı

Bilgisayarlar

Masa üstü bilgisayar: 8 adet

Diğer Teknolojik Kaynaklar

Fotokopi/Scanner/Faks : 1 adet (3’ü bir arada) Printer: 2 adet

ZAYIF YANLAR

1. Tecrübeli eleman eksikliği,

2. Yetişmiş ve iyi eğitimli personel sayısının az olması ve bu özellikteki personelin daha iyi koşullar sunan başka kurumlara geçme arayışının olması,

3. Fiziki eksikliklerin zamanında giderilmesinde karşılaşılan güçlükler,

4. Başkanlığımızın çalışma mekanının olumsuz koşullara sahip olması (açık büro sisteminin personel dairesinde yürütülen çalışmaya uygun olmaması)

5. Üniversitemiz idari örgütü içindeki eşgüdüm eksikliği,

GÜÇLÜ YANLAR

1. Başkanlığımızda görev yapan personelin iletişimlerinin güçlü olması, genç ve dinamik olmaları, üst ve ast ilişkilerinin belirli düzeyde olması, ekip çalışmasının iyi olması, 2. Elektronik ve otomasyon donanımının olması.