KONGRE FUAR ORGANİZASYONU 6.HAFTA
(Kongre Hizmetleri Yönetimi –
Kongre Öncesi Faaliyetler)
Kongre Hizmetleri Yönetimi – Kongre Öncesi Faaliyetler
1. Kongre Tarihi ve Süresinin Belirlenmesi 2. Kongre Yerinin Seçimi
3. Kongre Katılımı Sayısının Belirlenmesi 4. Kongre Personelinin Temin Edilmesi 5. Bütçe ve Finansal İşlerin Hazırlanması
6. Kongre İletişim Bürosu ve Sekretaryasının Kurulması 7. Kongre Görsellerinin Hazırlanması
Kongre Hizmetleri Yönetimi – Kongre Öncesi Faaliyetler
8. Duyuru Tasarımı
9. Diğer Materyallerin Tasarımı
10. Kongre Öncesi Teknik Hazırlıklar
11. Kongre Öncesi Pazarlama Çalışmaları
12. Resmî İzinler ve Kongre Anlaşmalarının Yapılması 13. Kongre Alanlarının Düzenlenmesi
1. Kongre Tarihi ve Süresinin Belirlenmesi
• Kongre tarih ve süresinin belirlenmesinde katılımcıların meslekleri gereği iş planlamalarına uygun olacak zamanların tercih edilmesi dikkat edilmesi gereken en önemli unsurlardan biridir.
• Kongre düzenlenen yerde katılımcıların mevsimsel olarak zorluk yaşamamasına dikkat edilmelidir.
• Kongre tarihleri belirlenirken dinî bayramlar, ulusal bayramlar, yılbaşı gibi özel günler de göz önünde bulundurulmalıdır.
1. Kongre Tarihi ve Süresinin Belirlenmesi
• Kongre tarihleri kadar önemli olan konulardan biri de kongrenin süresidir.
• Kongrenin süresi ile büyüklüğü arasında doğru orantı söz konusudur.
• Kongre tarihi ve süresini belirleme üzerinde önemli olan etkenlerden biri de kongrenin düzenlendiği tarihlerde kongre konusu ile ilgili başka bir kongre olmamasıdır.
2. Kongre Yerinin Seçimi
• Kongreye katılacak olan katılımcıların çeşitli ulaşım araçlarını kullanarak kongrenin yapıldığı şehre kolaylıkla gelebilmeleri önem taşımaktadır.
• Diğer taraftan kongrenin yapılacağı şehre ilişkin muhtemel katılımcıların algıları da katılımcı sayısını etkilemektedir.
• Kongrenin yapılması planlanan şehirdeki sosyal ve kültürel faaliyetler, konaklama imkânları, güvenlik, teknolojik altyapı, ulaşım imkânları, alışveriş ve eğlence imkânları kongrenin yapılacağı ülke ve şehir seçiminde önemli olabilmektedir.
2. Kongre Yerinin Seçimi
• Kongrenin düzenlendiği şehirde konaklama merkezlerinin, restoranların kalitesi, ulaşımın kolay ve güvenilir bir biçimde sağlanabilmesi, şehrin otantik değerlerini koruyor oluşu, alışveriş-eğlence merkezlerinin varlığı ya da kalitesi toplantı kongre yeri seçiminde önemli rol oynamaktadır.
• Kongre yerinin seçilmesinde belirleyici olan faktörlerden biri de kongrenin temasıdır.
3. Kongre Katılımı Sayısının Belirlenmesi
• Kongre duyurularının tüm hedef kitleye ulaşmış olması,
• Kongrenin katılımcılara sağlayacağı fayda,
• Kongre yerinin çekiciliği,
• Kongre tarihlerinin uygunluğu,
• Kongre merkezi ya da otelinin sunduğu hizmetler,
• Katılımcıların katlanacağı maliyet,
• Kongredeki sosyal ve kültürel etkinliklerin çekiciliği,
• Davetli konuşmacılar,
• Bilgilendirme faaliyetlerinin yeterliliği,
• Kongre teması ve sloganın çekiciliği.
4. Kongre Personelinin Temin Edilmesi
• Hava yolları yer ve uçuş personeli (Yer hostesleri, pilotlar ve uçuş hostesleri)
• Havaalanı-otel-havaalanı arası transfer yapacak transfer elemanları ve şoförler
• Otel-kongre merkezi-otel arası transfer yapacak personel
• Otel ön büro elemanları
• Otel yiyecek-içecek servis elemanları
• Kat hizmetleri elemanları
• Yardımcı hizmet departmanları personeli (Teknik servis, çamaşırhane, park-bahçe vb. departman personeli)
4. Kongre Personelinin Temin Edilmesi
• Kongre kayıt personeli
• Kongre sırasında anında veya ardı sıra çeviri yapan tercümanlar
• Kongre merkezindeki ses, ışık sinevizyon telekonferans vs.
hizmetleri sağlayan teknik personel
• Kongre merkezinde hizmet veren hostesler
• Kongre sekretaryası
• Profesyonel kongre organizatörü temsilcisi
• Bölgesel turlara katılacak rehberler
4. Kongre Personelinin Temin Edilmesi
Kongre düzenleyicileri belirtilen hizmetleri sunan kongre personelini kendileri belirleyebileceği gibi kongrede sunulan tüm hizmetleri ya da bir kısmını profesyonel kongre organizasyon işletmelerinden de alabilmektedir.
Kongre personeli temin ederken dikkat edilmesi gereken noktalardan biri her ayrı görev için deneyimli olan en az bir kişinin bulundurulmasıdır.
Personel seçimi konusundaki önemli unsurlardan biri de kongre hizmet kalitesinin belirleyicisinin kongre personeli olmasıdır.
5. Bütçe ve Finansal İşlerin Hazırlanması
Kongre organizasyonunda maliyetler başlıca hazırlık maliyeti ve faaliyet maliyeti olarak iki gruba ayrılmaktadır.
Hazırlık maliyeti, bir kongre organizasyonunu uygulama aşamasına getirinceye kadar yapılan giderlerin toplamına denir.
Projelendirme, ön finansman, araştırma ve geliştirme gibi.
Faaliyet maliyeti ise, bir kongre organizasyonu için en önemli unsurlardan oluşur. Bu unsurlar, düzenlenecek organizasyonun özellikleri, yeri, zamanı, katılacak kişi sayısı vb. birçok ayrıntıya göre hesaplanması ve dönemler itibariyle incelenmesi gereken birbiri üzerine geçmiş birçok gider kaleminden oluşur.
5. Bütçe ve Finansal İşlerin Hazırlanması
Bir kongre bütçesinde genellikle karşılaşılan giderler şunlardır:
• Çalışanlara yönelik giderler
• Yönetim giderleri
• Tesisle ile ilgili giderler
• Malzeme giderleri
• Promosyon ve reklam giderleri
5. Bütçe ve Finansal İşlerin Hazırlanması
Kongrelerde bütçeyi oluşturan diğer bir unsur da gelirlerdir.
Gelirler genel olarak kongre katılımcılarından alınan kongre katılım ücretleri ve sponsorluklardan elde edilmektedir.
Kongrelere devlet ya da özel kuruluşlar destek vermek amacıyla para, araç gereç ya da hizmet desteği verebilmektedir. Bu sayede kongre düzenleyen kişi ya da kurum gelir sağlamaktadır.
6. Kongre İletişim Bürosu ve Sekretaryasının Kurulması
Kongre iletişim bürosu, kongre faaliyetlerinin bir yerde toplanması, organizasyonu, yürütülmesi, denetlenmesi ve değerlendirilmelerin yapılması amacıyla kurulan bir merkezdir.
İletişim bürosu ve sekretarya hizmetleri ister kongre organizasyon işletmeleriyle sürdürülsün ister kongre düzenleme kurulu tarafından oluşturulan ekibin sorumluluğunda olsun genellikle bir sorumlu kişi ve bu kişiye bağlı olarak çalışan sekretarya görevlilerinden oluşmaktadır. Sekretaryada görev alacak kişi sayısıyla ilgili genel kabul gören bir sınırlama bulunmamaktadır.
7. Kongre Görsellerinin Hazırlanması
Kongrelerin planlanması kadar önemli olan konulardan biri de kongreyle ilgili yapılmış olan her türlü hazırlığın katılımcılara duyurulmasıdır.
• Logo Tasarımı
• Slogan
• Afiş-Broşür Tasarımı
• Web Sitesi Tasarımı
8. Duyuru Tasarımı
Duyurular olası katılımcılara afiş (broşür) gönderilmesi ve katılımcıların e-posta adreslerine gönderilen bildirimlerle yapılmaktadır. Genel olarak olası katılımcılara iki ya da üç duyuru yapılmaktadır. Duyurularda, kongreyi düzenleyen kişi ya da kurum bilgileri, önemli tarihler, kongre teması, sekretarya bilgileri ile kongre web sayfasına ait bilgilere yer verilmektedir.
9. Diğer Materyallerin Tasarımı
Kongrelerde kullanılan diğer materyaller çanta, kalem, afiş, davet yazıları, kartvizitler ve logolu kongre dokümanları gibi evraklar olarak sıralanabilir. Kongre sonrası katılımcılara verilecek olan katılım belgeleri, teşekkür mektupları, bildiri kitapları, yaka kartları ve hediyelik eşyalar da yine bu grup içinde yer almaktadır. Genel olarak bu materyallerin hazırlanmasında sponsorlardan yardım alınmakta, hazırlanan materyallerin kongreye uygun olmasına dikkat edilmektedir.
10. Kongre Öncesi Teknik Hazırlıklar
Kongrelerde ihtiyaç duyulan teknik altyapı son derece karmaşık ve detaylıdır. Bu nedenle teknik hazırlıkların kongre başlamadan öncesi tamamlanması ve kontrol edilmesi kongre süresince oluşabilecek aksaklıkları giderecektir. Genel olarak kongrelerin toplantı salonlarında gerekli olan taşınabilir bilgisayarlara, ses düzenine, telsiz, yaka ve masa mikrofonlarına, görüntü düzenleme ve aktarma sistemlerine (projeksiyon, sahne arka perdesi), teknik masalara, ihtiyaç duyulmaktadır.
11. Kongre Öncesi Pazarlama Çalışmaları
Kongre pazarlama faaliyetleri, kongreyi düzenleyen kişi ve kuruluşların kongreyi tanıtmak için afiş, davetiye, broşür ve televizyon gibi iletişim araçlarını kullanarak katılımcı sayısını artırmak ve hedef kitleyi bilgilendirmek maksadıyla yaptıkları tüm faaliyetler olarak ifade edilebilir.
12. Resmi İzinler ve Kongre Anlaşmalarının Yapılması
Kongre organizasyonunu düzenleyen kişi ya da kurumlar kongrenin yapıldığı yerlerdeki yerel yönetimlerden ve resmî kurumlardan ihtiyaç duyulan izinleri almalıdır. Gerekli izinlerin kongrenin düzenleneceği tarihe yetiştirebilmesi için, bürokratik süreyi de düşünerek müracaatlar önceden yapılmalıdır.
12. Resmi İzinler ve Kongre Anlaşmalarının Yapılması
Kongre düzenleyicileri eğer tüm hizmetleri tek bir kongre organizasyon işletmesinden alacaksa tek bir sözleşme yapmak yeterlidir. Ancak kongre düzenleyicileri kongrede birlikte çalışacakları diğer bir ifade ile kongrede kendilerine hizmet sunacak olan işletmelerle ve aynı zamanda destekleyici kurum ve kuruluşlarla kongre öncesi ayrı ayrı sözleşme de yapabilmektedir. Bu sözleşmeler hizmet alınacak ve destek sağlayacak kurum ve kuruluşlarla yapılan sözleşmeler olarak iki grupta değerlendirilebilir.
13. Kongre Alanlarının Düzenlenmesi
Kongre organizasyonunda önemli unsurlardan biri kongrenin gerçekleşeceği alanların hazırlanmasıdır. Bu alanlar:
• Kongre sunumlarının yapılacağı alanlar,
• Katılımcıların konaklayacağı odalar,
• Fuaye alanları,
• Varsa kongre poster bildirilerin sergileneceği alanlar,
• Toplantı yerleri,
• Yeme-içme hizmetlerinin sunulacağı alanlar
• Kayıt alanları olarak gruplandırılabilir.
Kongre salonlarının düzenlenmesinde kullanılan salon düzenleri
Tiyatro Düzeni
Kongre salonlarının düzenlenmesinde kullanılan salon düzenleri
Sınıf Düzeni
Kongre salonlarının düzenlenmesinde kullanılan salon düzenleri
Konferans Düzeni
Toplantı salonları düzenlenirken dikkat edilmesi gereken hususlar:
• Toplantı salonundaki oturma yerleri dikkatle seçilmeli ve seçilen sandalyeler uzun süreli oturmaya uygun olmalıdır.
• Bütün oturma noktaları görsel-işitsel sunumların tamamını görür durumda olmalıdır.
• Bütün elektronik tercüme sistemleri, mikrofon sistemleri gibi sistemler masalara bağlı olmalıdır.
• Portatif ve değişebilen yükseklik sistemine sahip bir sahne bulunmalı, bu sahneye mutlaka tekerlekli sandalyeyle çıkılabilen rampalar konulmalıdır.
• Sahnenin taşıyabileceği yük net olarak hesaplanmalıdır.
Toplantı salonları düzenlenirken dikkat edilmesi gereken hususlar:
• Salonların arasında tekerlekli sandalyeyle geçilecek genişlikte yol ve girişler olmalıdır.
• Her toplantı salonunda projeksiyon, film, video, slayt gösterimi için merkezi bir kontrol odası bulunmalı, diğer odalarla görsel ve işitsel bağlantı kurulabilmelidir.
• Özellikle uluslararası toplantılarda yabancı konuşmalar için simultane tercüme sistemi ve kabinler bulunmalıdır.
• Bütün salonlar görsel sunumlar için karartılabilir olmalıdır.
• Salonlar arasında çok iyi ses izolasyonu olmalıdır.
14. Kongre Öncesi Son Hazırlıklar
• Düzenleme kurulunun kendi aralarında yaptıkları toplantılar.
• Kongre düzenleyicileri ile kongrenin yapılacağı otel ya da merkez arasında yapılan toplantılar.
• Kongre programının hazırlanması.
• Transfer hizmetlerinin düzenlenmesi.
