KONGRE VE FUAR YÖNETİMİ
Kongrede Kullanılan İletişim Araçları
4.3.1. Kongre Öncesinde Kullanılan İletişim Araçları
1. Birlik: Kongreden sorumlu olan şirket, kurum veya acentedir. Diğer şirketlerle işbirliğine giriş, promosyonu organize etmek, seyahat endüstrisiyle bir aile gibi çalışmak.
2. İşlemler: Kongre olayının gününe, saatine, yerine, amacına (hoş geldiniz partisi, kahvaltı vs.) göre listelemesi ve bunlara dikkat edilmesi.
3. Oda Bilgileri: Rezervasyonların raporlanması ve toplam kişi sayısına dikkat etmek vs.
4. Kat Planları: Balo salonları ve toplantı salonlarının planlarının incelenmesi. Planlarda her gün saat gösterme ve fonksiyonlarına göre salonları ayırma.
5. Konuşmacılar: Şirketlerine, isimlerine ve konuşma sıralarına göre listeleme.
6. Kongrenin Takvimi: Hangi toplantının kaçta, nerede yapılacağı ve saatlerdeki sorumlu personellerin listesi.
7. Oda Fiyatları: Manzarasına, konforuna, bulunduğu kata göre oda fiyatlarının belirlenmesi.
8. Otelin İş Tanımı: Oda servisi, yiyecek içecek servisi, faturalama vs.’den sorumlu başdanışman ve onun kadrosunu (toplantıdan, konaklamadan, teknik ekipten vs. sorumlu) gözden geçirme.
9. Basın: Kongreden sorumlu şirketlerin (otel, seyahat acentesi, restoran vs.) isim adreslerinin kayıtlarının tutulması.
10. Konferans Sorumluları: Oteller ve restoran müdürleri ile iletişimi sağlama.
10. Konferans Sorumluları: Oteller ve restoran müdürleri ile iletişimi sağlama.
11. VIP’ler: Kongreye katılacak olan VIP listesine dikkat etmek.
12. Otelin İç İletişimi: Otelin tüm departmanlarının birbirleriyle iletişimi (pazarlama, kongre servisleri ofisi, yönetsel departmanlar, ön büro, kat hizmetleri, yiyecek içecek, teknik ekip, güvenlik vs.).
13. Otel Anlaşmaları: Kaç odaya karşılık kaç tane ücretsiz oda verileceği, otelden ayrılış sırasında hız garantisi, aktivite alanlarından bir diğerine geçişte olması gereken güvenlik ve hız. Dinlenme bölümlerinin dağıtımı.
14. Satış Sorumlulukları: Grubun hangi gün saat kaçta geleceği, oda anahtar ayarlamaların yapılması.
15. Özel Projeler: Otelin kendi içinde hazırladığı özel projelerin ön hazırlık kontrolleri (Örneğin:
catering personelinin mavi masa örtülerine uygun olarak mavi kıyafet giyinmesi)
16. Seyahat Acentesi Grubu: Tüm ayarlamaların ve özel taleplerin ayrıntılı bilgileri, otel ve rezervasyonlardan sorumlu ise varış ayrılış saatleri, hava ve yer transferleri, turlar. Ön ödeme iptal durumları konusunda anlaşmaya varmak.
17. Bagaj Taşıma İşlemleri: Oda listeleri verilip, bellboy personel organize edilir.
18. Ön Kayıt: Kongreye katılacak olan delegelerin oturma düzenlerinin oluşturulması.
19. Özel Bilgiler: Kongrenin yaklaştığı tarihte ön büro müdürüyle iletişime geçip, ücretsiz odaların, muhasebe işlemlerinin, bağlantılı odaların, süitlerin, oda listelerinin ve odalar için özel taleplerin kontrol edilmesi.
20. Rezervasyon Metodu: Seyahat acentesi voucher’larının konfirme edilmesi ve oda durumları isme varış ayrılış tarihlerine, konaklama türlerine göre teslimi.
4.3.2. Kongre Sırasında Kullanılan İletişim Araçları
1. Muhasebe: Fatura işlemleri ve hesap tutma bilgileri.
2. Konferans Ücret Listesi: Mikrofon, kayıt cihazları, aydınlatma aletleri, işçilik gibi giderleri belirleme.
3. Acil Durum: Güvenlik durumu, hastalık veya kaza durumu nedeniyle otelden acil ayrılış durumunda yapılacakları belirleme.
4. Mühendislik: Işıklandırma, havalandırma, seslendirme sisteminden sorumlu olan teknik ekiple iletişim halinde olmak.
5. Audio-Visual: Otelin anlaştığı audio-visual şirketinin sorumlusuyla iletişim halinde olmak.
6. Oda Servisi: Oda servisine dahil olan (catering, telefon, kat hizmetleri) hizmetlerin koordinatörüyle iletişim halinde olmak.
7. Kapsamlı Bir Şema Bulundurmak: Tüm toplantıları gösteren ve tarih, gün, zaman açından ve kongrede sırasında dikkat edilecek unsurlar (oturma düzeni, yemek organizasyonu, eğlence organizasyonu, mikrofonların sayısı, türü, ışıklandırma, audi-visual).
KAYNAKÇA
Ankuzem, Kongre ve Fuar Yönetimi, Fasikül.
