KONGRE VE FUAR YÖNETİMİ
Kongre Turizminde Konaklama İşletmelerinin Fiziksel Donanımları Ve
Kongrelerin Otel İşletmeleri İçin Önemi
3.1. Kongre Turizminde Konaklama İşletmelerinin Fiziksel Donanımları
Kongre turizmi bir ülkede kendiliğinden ortaya çıkıp gelişme şansına sahip değildir. Bu turizm ürününün dar boğazını genelde sabit maliyetler oluşturmaktadır. Bunlara örnek olarak; kongre binaları yapılması ve mevcutların sürekli olarak modernize edilmesi, kongre merkezlerindeki lüks ve 1. sınıf yatak kapasitesinin artırılması, kongre yerine kolay ulaşmayı sağlayan hava alanları, tren ve otobanlar gibi alt yapı ve kongre binaları çevrelerinde yeraltı-yerüstü otopark binaları yapılması gibi yüksek maliyetli yatırımlar ilk planda sayılabilir.
3.1.1. Genel Koşullar
En genel anlamda her toplantı salonunda karartmaya ihtiyaç vardır. Ancak toplantı salonunun içinin olabildiğince gün ışığı alması gerekmektedir. Ayrıca yönetim, kongre merkezi işletmeye açılmadan önce mutlaka bilgi kitapçığı hazırlamalıdır.
3.1.2. Güvenlik Birimleri
İlk planlamalarda yangın çıkışları, yangın ihbar ve söndürme sistemleri düşünülmeli ve dekorasyon malzemelerinde yanmazlık özelliğine dikkat edilmelidir. Ayrıca, genel girişten uzak özel VIP girişleri, giriş güvenlik kontrol noktaları ve sistemleri planlanmalıdır.
3.1.3. Giriş Salonu
Konferanslar sırasında giriş salonları olayın merkezidir. İnfo deskler, mesaj masaları hep bu noktalarda bulunur ve program değişiklikleri buralardan duyurulur. Bu noktaların aynı anda birkaç olaya ve maksimum sayıdaki katılımcıya hizmet edebilmesi için yeteri kadar büyük olması gerekmektedir. Bütün bölümler bu merkezle kolaylıkla bağlantı kurabilmelidir. Ayrıca, katılımcılar için kolay yönlendirme panoları kullanılmalıdır. Bu noktalarda duvarlar poster sunuşları ve bilgi aktarmak için pano olarak da kullanılacak özellikte olmalıdır. Bilgisayar sistemleri, mesaj aktarıcıları ve kullanıcılar için modern sistemler de yine giriş salonunda bulunmalıdır.
3.1.4. Toplantı Odaları
Ana salon, planlamada istenen büyüklüğün bütün ihtiyaçlarını karşılayacak boyutta olmalıdır.
Paralel oturumların yapılabileceği ana salonun % 50’si büyüklüğünde bir salon daha olmalıdır.
Ana salonun % 25’i büyüklüğünde iki adet salon daha olmalıdır. Ayrıca yine ana salonun % 15’i büyüklüğünde bir adet salon daha olmalıdır. Bu ilave toplantı salonları ana salonun bölünmesi suretiyle de elde edilebilir.
3.1.5. Çalışma Grupları İçin Odalar
Çok amaçlı çalışma odaları merkezin kullanırlırlığını mutlaka artıracaktır. Buna ilave olarak 6-8 adet VIP kabul odaları da düzenlenmelidir. Bu gibi odaların ana toplantı salonuna mutlaka bağlantısı olmalıdır.
3.1.6. Ofisler, Konuşmacı ve Giyinme Odaları
Bu odalarda iyi bir havalandırma, ışıklandırma ve haberleşme sistemleri bulunmalı, tuvalet ve duş alma olanağı düşünülmelidir.
3.1.7. Toplantı Salonu Yerleşimi
Her toplantı salonu büyüklük ve oturma kapasitesi olarak değişebilir. Bununla birlikte, bir toplantı
salonu tasarımı yapılırken her zaman hatırlanması gereken bazı noktalar vardır. Bunlar;
• Toplantı salonundaki iskemleler dikkatli seçilmeli ve seçilen iskemleler uzun süreli oturmaya uygun olmalıdır.
• Bütün oturma noktaları görsel, işitsel sunuşların hepsini görür durumda olmalıdır. Toplanabilen mobilyaların seçilmesi, toplantı salonlarının ziyafet ve kokteyl amacı ile de kullanılabilmesini sağlayacaktır.
• Bütün elektronik tercüme sistemleri mikrofon ve oy verme sistemleri masalara, hatta koltuklara bağlı olmalıdır.
• Bütün salonlarda yeterli tavan yüksekliği ve iyi bir havalandırma sistemi bulunmalıdır.
Işıklandırma ve havalandırma sistemi her salonun kendi içinde kontrol edilebilmeli ve bunların hepsi merkezi bir kontrol sistemine bağlı olmalıdır.
• Portatif ve değişebilen yükseklik sistemine sahip bir sahne bulunmalı ve bu sahneye mutlaka bir tekerlekli iskemle çıkış sistemi konulmalıdır. Ayrıca sahnenin taşıyacağı yük kesin bir şekilde saptanmalıdır.
• Bütün salonlar arasında tekerlekli iskemle ile gidilebilecek uygun yollar ve girişler yapılmalıdır.
• Her toplantı salonunda projeksiyon, film, video gösterimi için merkezi bir kontrol odası bulunmalı ve diğer odalar ile görsel ve işitsel bağlantı kuracak sistemler bulunmalıdır.
3.1.8. Sergi Alanları
Öncelikle bina bütün yangın kurallarına uygun olarak yapılmalıdır. Sergi alanlarında, her standa ulaşabilecek kirli ve temiz su sistemi, telefon ve elektrik hatları bulunmalıdır. Sergi alanları, toplantı salonları ile öyle dizayn edilmelidir ki restoranlar ve yiyecek içecek üniteleri ile birlikte ortak kullanılabilmelidir. Sergi alanlarında, ziyaretçiler için ayrı bir giriş, kayıt ofisi ve sergi organizatörlerinin kullanacağı ofisler bulunmalıdır. Sergi alanının detaylı plan ve alabilecekleri hizmetlerin tanımını yapan bilgi kitapçıkları hazırlanmalıdır. Otopark ve tır park alanları uygun yerlerde planlanmalıdır.
3.1.9. Basın ve Stüdyo Olanakları
Uluslararası toplantılarda basının önemi göz önüne alındığında; basın için bir toplantı salonu, haberleşme faks, teleks merkezi, yazım ve fotokopi odası bulunmalıdır. Televizyonun artan önemi ve uydu aracılığı ile konferanslar yapılması, böyle bir olanağın bulunmasını gerekli kılmasa bile kongre merkezinin pazarlanabilmesini artırıcı bir unsurdur.
3.1.10. Catering Hizmetleri
Bir binanın catering sisteminin planlanmasında dikkat edilmesi gereken birkaç önemli nokta vardır:
• Yemek hazırlanan bölümler için yarı bir havalandırma sistemi kurulmalıdır.
• Yiyecek ve içecek için uygun depo alanları düşünülmelidir.
• Servis kapasitesine göre mutfağın ve hazırlık bölümünün büyüklüğü saptanmalıdır.
• Servis için uygun ikram alanları bulunmalı, bağlantılar iyi kurulmalı, yiyecek ve içeceğin geçişi halka açık yerlerden olmamalıdır.
• Ayrıca, bina içerisine yerleştirilen barların ve dinlenme mekanlarının planlanmasına dikkat edilmeli ve gezici bar servis ünitesi konmalıdır.
3.1.11. Diğer Hizmet Üniteleri
Katılımcıların bina içerisinde ve dışında rahat olarak dolaşmasını sağlayacak yönlendirici panolar konulmalıdır. Her toplantı salonuna yakın mutlaka birer tane vestiyer ve tuvalet bulunmalı, öte yandan tuvalet dizaynında özürlüler dikkate alınmalıdır.
Merkezin yerleşim planı düşünülürken mutlaka büyük ve küçük araç girişi ayrı ayrı planlanmalıdır. Böylelikle büyük araçların trafiği normal araçların trafiğini aksatmamış olacaktır.
Bina içinde ve dışında, hatta toplantı salonu sahnesinde fiziksel özürlüler için yollar ve girişler düşünülmelidir. Merkezde mutlaka yeteri kadar park yeri bulunmalıdır. Ayrıca VIP’ ler için ücretsiz park yerleri düzenlenmeli ve katılımcılara bu hizmetler minimum bir ücretle sunulmalıdır. Otoparklardaki arabaların güvenliği için park alanları merkezin büyük bir bölümünü işgal etmemelidir. Yine bu düzenlemelerle özürlüler mutlaka düşünülmelidir. Fiziksel özürlüler için yapılan park alanları, bina girişlerine ve çıkışlarına yakın noktalarda planlanmalı ve ücretsiz olmalıdır.
3.1.12. Olası Servis Birimleri
Planlama safhasında büyük merkezlerde banka, PTT ve havayolları ofisleri gibi üniteler bir araya getirilmelidir. Ayrıca merkezi bir baskı, fotokopi ve doküman depolama ünitelerinin bulunması çekiciliği artıran unsurlardır. Yine bu birimlere yakın konumda, aksamadan hizmet verebilecek bir santral ünitesinin de bulunması gerekmektedir. Yapılan çalışmalar, kapalı devre TV ve elektronik mesaj sistemleri talebinin bu merkezlerde yoğunlaştığını göstermektedir. Dolayısıyla kongre merkezlerinin bu talebi dikkate alması gerekir.
KAYNAKÇA
Ankuzem,Kongre ve Fuar Yönetimi,Fasikül.
