KONGRE VE FUAR YÖNETIMI
Bir Kongrenin Hazırlık Aşamaları
4.1. Bir Kongrede Rol Oynayan Aktörler
1. Şirketler
2. Kongre Binaları
3. Toplantı Plancıları ve Konferans Müdürleri 4. Oteller
5. Konferans ve Ziyaretçi Büroları 6. Ulaşım
7. Gösteri Hizmeti Bağlantıları 8. Yemek Servisi
4.2. Kongrenin Planlanması Süreci
Bir kongreyi planlamadan önce kongrenin temel hedefleri iyi belirlenmelidir. Bu planlama sürecinin içinde nerede yapılacağı, neden böyle bir kongre düzenlendiği, nasıl bir organizasyon olacağı ve kimlerin bu kongreden sorumlu olduğu konularının üzerinde durulması daha iyi bir planlama yapmayı sağlar.
Aşağıdaki aşamalar bir kongre planlama sürecini göstermektedir:
4.2.1. Hedefler
Kongre planlamacısının ilgileneceği sorulardan birincisi toplantının amacı veya amaçlarıdır. Bu amaçlar saptanırken şu sorular akla gelmektedir:
-Böyle bir kongre neden düzenlenmektedir?
-Kongrenin katılımcıları kimlerdir ve bu potansiyel katılımcıların ne tür ihtiyaçları vardır?
İkinci olarak düşünülecek konu kongrenin planlanmasında kimin sorumlu olacağıdır.
4.2.2. Zamanlama
Kongre planlamasının ikinci aşaması kongre zamanlaması ve kongrenin düzenleneceği tarihin belirlenmesidir.
Kongre zamanı belirlenirken aklımıza gelecek sorular şunlardır:
• Kongre ne zaman düzenlenecektir?
• Kongreyi düzenlemek için yeteri kadar zaman var mıdır (Tarih saptandıktan sonra)?
• Kongre zamanı belirlenirken göz önünde bulundurulması gereken etmenler şunlardır:
• İklim
• Coğrafi Etkenler
• Tatiller
Kongreler genellikle Ekim-Mayıs arasında düzenlenir. Kongre tarihi belirlenirken dini bayramlar ve tatil günleri göz önünde bulundurulmalı ve kongreleri bu tarihler dışında düzenlemeye özen gösterilmelidir.
4.2.3. Kongrenin Şekli
Kongrenin şekli faaliyetlerin tam bir zamanlamasını gösterir. Örneğin,
• Toplantı sırasında neler yapılacak ve bunların sıralaması nasıl olmalıdır?
• Toplantı ne zaman başlayacak ve sona erecektir?
• Yemek zamanları ve kahve araları ne zaman olacaktır?
• Sosyal olaylar ne şekilde ve ne zaman düzenlenecektir?
• Ne kadar oturum, tartışma ve seminer düzenlenecektir?
• Eğer bir ticari gösteri varsa bu gösteri ne zaman başlayacak ve sona erecektir?
• Eğer bir çevre turu düzenlenecek ise bu ne zaman yapılacak ve ne kadar süreyi kapsayacaktır, gibi soruların yanıtlanması gereklidir.
Kongre organizasyonunun düzenli bir plan içinde olabilmesi için günlük etkinlik programı çıkarılmalıdır. Planlamadan sonraki aşama ise bölge seçiminin yapılmasıdır.
4.2.4. Bölge Seçimi
Bölge seçimi yapmak için aklımıza gelen ilk soru ‘Kongre için en iyi yerin neresidir?’ sorusudur.
Bu soruya cevap verirken dikkat edeceklerimiz şunlardır:
• Böyle bir organizasyon burada kolay düzenlenebilir mi?
• Bölgenin ulaşım olanakları özellikle kongre yapılacak olan bölge, havayolu ulaşımına ve diğer ulaşım olanaklarına elverişli midir?
4.2.5. Olanakların Seçimi
Bölge seçiminden sonra bölge içindeki olanakların seçimi gereklidir. Bu bölge bir tatil bölgesi mi, bir şehir oteli mi, bir konferans merkezi mi olacaktır? Bu merkezlerin boyutları ve oluşacak maliyetler de göz önüne alınması gereken önemli unsurlardır.
Kongre yapılacak olan yerde konaklama için yeterli sayıda oda, toplantı ve sergi salonları mevcut olmalıdır. Bir toplantı yeri seçilirken aşağıdaki faktörlere dikkat edilmelidir:
• Yeterli sayıda oda mevcut mu? VIP konuklar için yeterli sayıda süit oda var mı?
• Toplantı salonlarının büyüklüğü yeterli mi?
• Ne tür faaliyetler mevcuttur? Bu tür olanaklar delegelerin boş zamanlarını değerlendirmesi ve rahatlamaları açısından oldukça önemlidir.
• Toplantı salonlarının yeteri kadar ses geçirmezlik özelliği var mıdır?
• Toplantı salonları yeterli donanıma sahip midir? (Yeterli ışıklandırma ve ses düzeni mevcut mudur, projeksiyon düzeni var mıdır, simültane çeviri olanakları bulunmakta mıdır?)
• Toplantı salonlarının odalara uzaklığı ne kadardır?
Bütün bu sorulara verilecek olan yanıt her ne kadar önemli olsa da olanakların seçiminde en önemli etken kongrenin bütçesinin ne kadar olacağıdır. Kongreye ayrılan bütçe kongrenin nerede olacağını ve sunulacak olanakları belirler.
KAYNAKÇA
Ankuzem, Kongre ve Fuar Yönetimi, Fasikül.
