KONGRE VE FUAR YÖNETİMİ
Fuarcılık Ve Fuar Turizmi
Fuar Organizasyonu
Fuar organizasyonu; fuar öncesi, fuar sırasında ve sonrasında çok sayıdaki konuda karar vermeyi gerektiren oldukça karmaşık bir dizi olaylar bütünüdür. 0 nedenledir ki fuar organizasyonu bilgi, özellikle uluslararası fuarcılıkta deneyim gerektirir. Daha önce defalarca yaptığınız bir ayrıntının, o durumda gerçekleşmemesi halinde yapılacak iş ya da karar ancak bilgi ve birikim ile mümkün olmaktadır.
Fuar organizasyonu, fuara iştirak edecek katılımcı ve ziyaretçilerin ihtiyaçları, istekleri göz önüne alınarak, zaman ve mekanın belirlenmesi, fuarın yapılabilmesi için gerekli tüm alt ve üst yapının oluşturulmasına ilişkin çabaların tümüdür şeklinde de tanımlanabilir. Fuar organizasyonları bu konuda uzmanlaşmış fuar organizasyon şirketleri tarafından düzenlenmektedir. Bu şirketler, organize ettikleri fuarlarla ilgili sektörün değişen trendlerini katılımcı ve ziyaretçilere sunmaya çalışmaktadırlar.
Fuarlar, organizatörlerce çok uzun zaman önce planlanırlar. Çünkü, fuar organizasyonları geniş kapsamlı çalışmaları kapsamaktadır. Yapılacak işleri kısa sürede uygulamak zordur. Çünkü organizasyonlar geniş ve kapsamlı bir ön çalışmayı gerekli kılmaktadır.
Firmalar, bir fuara katılım kararı ve seçimi şu görüşleri göz önünde bulundurmalıdır;
• Bütün rakiplerin de orada olacak o halde en iyi şekilde temsil edilmeliyim,
• Bir fuara katılmaya karar verirsem o fuardan maksimum faydayı elde etmeliyim, aksi halde fuara katılmak gereksiz iş gezisinden veya gösterişten öteye gitmeyecektir.
Yukarıdaki belirtilen iki cümle konuyu özetlemiş olsa da konu aşağıda başlıklar halinde daha ayrıntılı olarak incelenecektir.
Fuar Organizasyonunun Amaçları
• Katılımcıların, ürün ve hizmetlerini sağlıklı bir ortamda tanıtmalarını sağlamak,
• Ziyaretçi ve ziyaretçilerin ürün ve hizmetler hakkında bilgi edinmelerini sağlamak,
• Fuarın yapıldığı kentin veya ülkenin imajına katkıda bulunmak, Kentsel doku içerisinde hoş bir rekreasyon alanı yaratmaktır.
Fuar Organizasyonunun Özellikleri
a) Fuar organizasyonunun belli bir yerde yapılması
Fuarların, gelişmiş ve coğrafi olduğu kadar sek törel bazda da belli bir imajı olan bir kentleşme yapısı içinde olması ön koşuldur. Fuarların yapıldığı yerlerin değiştirilmemesi, yer imajının yerleşmesine neden olacaktır.
Fuarların, kentleşme yapısı içinde olması;
• Ulaşım ağı içinde olması, mal ve hizmetlerin taşınmasında, nakliyesinde ve fuarlara kişilerin turist kimliğinde gelmelerinde büyük kolaylık sağlar.
• Ziyaretçi ve katılımcıların fuar sürecinde konaklamalarını daha elverişli kapasitede ve şartlarda mümkün kılar.
• Fuarların yapıldığı yerin sahip olduğu fuarcılık imajı, daha çok ziyaretçinin fuarlara gelmesine neden olabilir.
Fuarların kentleşme yapısı içinde olması; yörenin veya kentin ismiyle anılmasını da zorunlu kılmıştır. Bu da bölgenin veya kentin imajını, fuar aracılığıyla arttırmasına neden olur. Bunun için, çoğu kez, fuarlar kentsel imajın simgelerinden birini oluşturmaktadırlar.
b) Fuar organizasyonlarının belli zaman ve surelerde yapılması
Hemen her ürünün veya malın, üretim veya tüketim açısından maksimize olduğu zamanı vardır.
Bu koşullara bağlı olarak, pazarlama da uygun kesişme olayının bir enstrümanı olarak kabul edilir. Dolayısıyla fuarların oluşum zamanını ürünün, üretimin ve talep yoğunluğunun olabileceği evreler belirleyecektir.
Fuarların zamanını tayin eden başlıca iki faktör vardır. Bunlardan biri, üretime veya arza bağlı olan katılımcılar, diğeri ise tüketiciye bağlı olan ziyaretçilerdir. Fuar için saptanan zamanın her yı1 aynı zaman dilimi civarında tekrarlanma sına özen gösterilir. Her zaman aynı takvim gününde olması zorunlu değildir. En fazla bir haftalık opsiyon içinde olması gereklidir.
Fuarlardaki bu tekrarlama süresi her yıl olmayabilir. Örneğin, IFEX (International Flower Exhibition) Londra'da her iki yılda bir yapılmaktadır. Fuarlara başlama tarihi kadar fuarın suresi de önemlidir. Günümüzdeki fuar organizasyonları incelendiğinde 9 günden az, beş aydan daha uzun süreli fuarlar görülmemektedir. Fakat fuarlar çoğunlukla 7 ila 30 gün arasında yapılmaktadır.
Fuar organizasyon şirketleri, fuar tarihini saptayarak, en az 6 ay önceden ilgili sosyal yapılara ilan ederler. Bu süre uluslararası fuarlar için 1 yıl olarak uygulan-maktadır.
c) Fuar organizasyonlarının amaçlarından biri de mal ve ürünlerle, hizmetlerin pazarlanması
Bu husus özellikten çok fuar organizasyonlarının en başta gelen amaçlarından biridir. Çünkü, fuarların bütün aktiviteleri ve girişimleri ürün ve hizmetlerin pazarlanmasına yöneliktir.
Daha önce de ifade edildiği gibi fuarlar, bir pazarlama aracıdır. Fuarlar, pazarlama zincirini oluşturan etkenleri ve katmanları motive eden ve onları düzenli bir şekilde bir araya getiren bir pazarlama enstrümanıdır. Fuarlarda herhangi bir ürünün pazarlanması için sergilenmesi, genellikle o ürünün hammaddesinden, mamulüne, yan ürününden, üretime esas olan araç ve gereçlere değin kapsamlı bir bütünlük içinde olmaktadır.
d) Bilgi ve kültür alışverişini sağlamak
Genellikle iyi organize edilmiş her büyük fuarda, katılımcılar ve ziyaretçiler aynı salonda toplanırlar. Bu toplantının biçimi konferans, panel vb. şekilde olabilmektedir. Buradaki amaç, katılımcılarla ziyaretçiler arasında teknik bilgi alışverişini sağlamak, belli ticari sorunları diyaloglarla çözümlemektir.
Katılımcılarla ziyaretçilerin ilişkilerinin odak noktaları, teknik ve ticari öğelerdir. Bu sorunlar, böylesi genel karakterdeki toplantılarla sağlanabildiği gibi katılımcılar, potansiyel müşteri durumundaki ziyaretçileri, bilgilendirme yolu ile kazanmak için özel aydınlatıcı toplantılar, prezantasyon gösterileri yaparlar ve gerektiğinde diğer iletişim tekniklerini de kullanırlar.
e) Fuar organizasyonları ile insanlar eğlenceli vakit geçirirler
Fuarlarda, ürün prezantasyonları bir yarışma ortamı içinde yapılırlar. Çünkü fuardaki firmalar arasında ürün rekabeti vardır. Dolayısıyla, fuardaki reklam yoluyla yapılan yarışma biçimi, estetik vitrinleme ve dizaynın yanı sıra ziyaretçilerin sergilenen ürünlerle ilgisini çekecek sunumların yapılması bütün reklam unsurlarının kullanılmasıyla olacaktır. Yapılan bu düzenlemeler ve aktiviteler fuarlara canlılık ve hoş bir görünüm sağlayacaktır.
Fuarlar sayesinde, insanlar boş vakitlerini değerlendirebilecek, bir rekreasyon alanına sahip olurlar. Fuarların hitap ettiği kitle çok çeşitli olduğundan öğrenciler, çalışanlar, ev hanımları gibi topluluklar fuarlara gelerek boş vakitlerini değerlendirmektedirler.
Fuar alanlarını, sadece ticari ve teknik malzemelerin ve hizmetlerin tanıtıldığı yer olarak göstermek yanlış olur. Fuar alanlarında yeme-içme hizmetleri, eğlence hizmetleri veren bölümler de bulunmaktadır.
Fuar ve Sergi Katılım Kararı
Firmalar, fuara katılım kararı vermişler ise karar önce katılmak istenilen fuarın türü, biçimi, yeri ve onun, katılımcı ve ziyaretçi açısından kendine (firmaya) ne ölçüde cevap vereceğini araştırması
gerekmektedir.
Her şeyden önce, fuar ve serginin tür ve konusunun işletmenin iş alanına girdiği belirlendikten sonra onun hitap ettiği pazara (yöresel, bölgesel, ulusal ve uluslararası katılımcı ve ziyaretçilere) bakılır. Firmanın fuara katılımının hedefi olan, yeni pazarlar bulma, pazar payını genişletme ve imaj oluşturma, pazarı ve imajı koruma vb. konulardaki beklentilerine cevap verip vermeyeceği analiz edilir.
İhtisas fuarlarına katılım kararı, firma içerisinde pazarlamaya ilişkin tüm soruların yanıtlanmasından sonra alınabilir. İhtisas fuarlarına artık yalnızca satışın bir aracı olarak bakılmamaktadır. Fuarlar günümüzde, ürün bakımından pazarlama çalışmalarının tüm unsurlarını etkilemiş ve yalnızca satın alma işlemlerinin yapıldığı bir yer olmaktan çıkarak gittikçe büyüyen bir bilgi ve iletişim platformu olma niteliği yüklenmişlerdir. İhtisas fuarlarında pazarlama, bilgilendirmek anlamındadır.
Fuar dışında hemen hemen hiçbir pazarlama aracı firmaya, firma ve ürünlerinin tanıtımı yanında, müşteri ile bizzat ilgilenebilmeyi de sunma imkanına sahip değildir. Özet sunuşa sahip gazete veya dergi reklamı, bir tanıtıcı yazı bir broşür veya ürün kataloğunun aksine, fuarlarda ürünün kendisi dikkatlerin toplandığı nokta olabilmektedir.
Fuar platformunda ürünün tanıtımı yanında, uygulamaları da kullanıcılara gösterilebilmekte, ürünlere ilişkin özel bilgiler doğrudan uzman kişilerce verilebilmektedir. İhtisas fuarlarının yerini gelişmiş bilgi teknolojileri de alamamaktadır. Aksine gelişen teknolojik süreç içerisinde giderek daha çok ürünün açıklanmaya olan ihtiyacı da zaman içinde artmaktadır. Farklı ürün ve uygulama seçenekleri alıcı için de seçim kararını zorlaştırmakta ve seçeneklerin tek bir platformda karşılaştırılması fuar ortamında mümkün olmaktadır. Teknolojik gelişme ile birlikte deneyimlerin ve sözlü iletişimlerin yeri iş dünyasında giderek önem kazanırken, ulusal ve uluslararası rekabette de başarı stratejisi olarak yakın müşteri ilişkileri en önemli araç haline gelmiştir. Birçok pazarlama yöntemi potansiyel müşterilerine yerlerinde ulaşma ilkesine dayanmaktadır.
Fuara Katılım Prosedürü
Karar verme süreci olumlu sonuçlandığında, hemen hemen bütçeleme süreciyle birlikte, katılım prosedürleri sürecinin de başlaması gerekir. Çünkü, bütçelemenin bazı verileri bu süreç sonucunda
ortaya çıkacaktır.
Fuara katılım kontratı imzalama aşamasına gelinceye kadar, fuarla ilgili çalışma ve kararların önemli bir kesiminin sonuçlanması gerekir. Bunun için de karşı teklifler, sağlanan imkanlar, istenen seçenekler ve katılım için gerekli görülen diğer işlemlerin neler olduğunun bilinmesinin zorunluluğu vardır.
Fuar ile ilgili tüm konular ve kararlar verildikten ve dolayısıyla verilecek olumlu kararlardan sonra işlemlerin gerçekleşme evresi başlayacaktır.
Katılım Formu
Fuarlar, fuar düzenleyicileri veya organizatörler tarafından gerçekleştirilirler. Karar verme sürecinden sonra ilk aşama olarak kongre organizatörü ile temasa geçilmelidir.
Düzenleyici veya organizatörlerin katılımcılara sundukları avantajlar ve katılım ücretleri, organizatörlerin kamu kuruluşu veya özel nitelikli oluşlarına göre değişkenlik gösterir.
Bazı hallerde, bir alt katılımcı olmanın gerekliliği ve yararlılığı vardır. Doğrudan katılımcı olmak bazı koşullarda zorluklara neden olabilir. Eğer fuara alt katılımcı olarak iştirak edilecekse, o zaman fuar organizatörüne doğrudan bağlı olan kurum ve kuruluşla temasa geçilmesi ilk adım olacaktır.
Fuar organizatöründen talep edilecek formlarda;
• Stantların minimum ve maksimum alanları (m)
• Fuardaki standların kapalı veya açık olma durumu,
• Stantların derinlik ve yüksekliği,
• Stantların tipleri (standart, köşe, son, blok vb.),
• Sergi salonunun plan alternatifleri,
• Seçilen veya teklif edilen stantların fuardaki yeri,
• Sergilenecek ürünlerin fuar içindeki dağılımı,
• Sergide alt katılımcı olarak katılmak koşulu;
• Stantların kirası ve ödeme koşulları,
• Döşeme, mobilya, ışıklandırma gibi unsurların temin edilme biçimi, Taşıma servisi,
• Depolama ve paketleme gibi servis hizmetleri,
• Stant temizleme ve güvenlik hizmetleri,
• Oda rezervasyonu,
• Taşıma ve sigorta,
• Donanım hizmetleri (elektrik, su, hava kompresörü),
• Komünikasyon hattı,
• Geçici memur temini,
• Fotoğraf servisi vb. gibi temel bilgilerin verilmesi istenecektir.
Katılımcı Olma Koşulları ve Kayıt İşlemleri
Organizasyon İle ilgili yukarıda ifade edilen bilgiler elde edildikten sonra, sıra işin finansal yönünün olumlu bir şekilde sonuca bağlanmasına ve katılım kontratının imzalanması aşamasına gelmektedir.
Katılım kararını bu uzun süreçte mümkün olduğu kadar erken vermek gerekmektedir. Aksi halde istenen stant ya da stantlar bir başkası tarafından kapatılmış olabilmektedir. Karar verme sürecinin erken olmasında organizatörlerden daha çok katılımcıların yararı söz konusudur. Büyük ölçekli bir fuara katılmak için 6-8 ay öncesinden bir başvuru yapılmalıdır.
Bu aşamada en önemli konular stant kirasının ödeme koşullarıyla, bir olumsuzluk halinde stantın iptal koşullarıdır. Ayrıca teknik hususlar ile ilgili koşulların da karara bağlanması gerekmektedir.
Stant için izin verilen maksimum ağırlık, yükseklik ve diğer hususların katılım şartnamesinde ortaya konulması gereklidir.
Stant kirası, standı hazırlamaya başlama tarihi ve diğer tüm hususlar belirlendikten sonra organizatörler, katılımcı firmalara bütün bu koşulları içeren ve katılım sürecinin tamamlanması için;
• İptal işlemleri,
• Sigorta,
• Katılımcıya sağlanan servisler,
• Katalog ve enformasyon koşulları,
• Taşıma ve depolama olanakları koşulları,
• Konferans, panel, tartışma gibi toplantıların katılım koşulu,
• Geliş, ayrılma ve konaklama hizmetleri,
• Fuar alanı içinde bulunacak servis hizmetleri, vb. konularda ayrıca bilgiler vermelidir.
Tüm bu işlemlerden sonra ücretin tümünün veya belli bir kısmının ödenmesi koşuluyla kayıt yapılmış olur. Organizatörler, katılımcı firmalara stantını gösterir ve fuarın karalojli yerleşim planı verir. Bu aşamadan sonra katılımcı firma, planları doğrultusunda hazırlık çalışmalarına başlar.
Dönem Planının Yapılması
Fuar için kesin karar verildikten ve kontrat yapıldıktan sonra yapılacak iş, dönem planının yapılmasıdır. Fuarlar, işletmenin rakip pazarlar içinde kişilik ve kimliğinin sergilenmesidir. Bu da basit görülecek veya hafife alınacak bir iş değildir.
Fuar planlamasında faaliyet üretim süreci ile başlar. Gerekirse özel imalatlar yapılır. Fuardaki standa davet edilecek kişiler oldukça önemlidir. Fuardaki standa davet edilecek kişiler için ortamın yaratılması ve seçimi, zamana ve davetlilerin iş koşullarına göre farklılıklar gösterebilmektedir.
Neyin, ne zaman yapılacağını gösteren dönem planının yapılması, fuarı aceleye getirmeyi ve bundan doğabilecek hata ve arızaları önlemeyi amaçlamaktadır. Ayrıca dönem planları zaman ve para kaybını da azaltmaktadır.
