KONGRE VE FUAR YÖNETIMI
Kongrenin Ülkeye Kazandırılmasında Etkili Etmenler
3.2.1. Tanıtım Güven Ve Organizasyonun Önemi
Bir uluslararası kongrenin bir ülkeye kazandırılabilmesi için ülkenin bilinmesi ve promosyon çalışmalarının güçlü yapılması gerekiyor. Sözgelimi ‘Ülkemizde kongre yapılabilir mi?’
sorusunun cevabı hakkında kongre yapan çevrelerde olumlu bir imaj olmalıdır.
Ayrıca kongreye talip kuruluşun da kongrenin başarılabileceği konusuna güveniyor olması gerekmektedir. Bunun için alt yapının hazır olması en önemli etkendir. Yanı sıra basında konu ile ilgili haberlerin çıkması, büyük şirketlerin desteği, uluslararası havacılık şirketlerinin promosyon faaliyetleri, sürekli basın bültenlerini çıkartarak gerekli yerlere dağıtılması vb. çalışmalarla katılımın artırılabileceği konusunda verilecek güven, kongrenin o ülkeye kazandırılmasını sağlamaktadır.
3.2.2. Çevirinin Önemi
Uluslararası kongrelerde birden fazla dilin kullanılmasının katılımı artırdığı dikkate alınacak olursa, bir kongre organizatörü için simültane çeviri gereçleri kesinlikle ihmal edilemeyecek bir unsur olarak görülmelidir. Konuşmacı mikrofonda konuşurken çevirmenler de elektronik gereçler yardımıyla söylenenlerin anında dinleyicilere anlayacakları dilde ulaştırılması, kongre masraflarını artırıcı bir faktör olsa da yaşamsal önem taşır.
3.2.3. Tanıtımda Devlet Desteğinin Önemi
İç düzenini tamamlamış kongre binalarına sahip hava, deniz, demiryolu ve karayolu ulaşımında her türlü kolaylığın sağlandığı bir kongre kenti sürekli yayın ve tanıtım etkinliği ile desteklenerek, uluslararası derneklerin ülkedeki şubeleri kongre davetleri için cesaretlendirilerek, konuyla ilgili pazarlama ve hizmet elemanları yetiştirilerek uluslararası kongre pazarında önemli bir merkez haline gelebilir. Bunun için kongre turizmini ciddiye almak ve desteklemek ilk adım olacaktır.
3.3. Oteller İçin Kongrenin Önemi
Kongreler birçok etkenle oteller için önem arz etmektedir. Bunlar sırası ile:
1. Delegeler sadece oda gelirleri oluşturmada değil, aynı zamanda çamaşırhane, restoran, kuaför ve diğer otel alışveriş ünitelerinde de alışveriş yaparlar.
2. Kongreler otellerin rezervasyon garantisidir. Her bir misafirin kalış süresini uzatması, iş zamanlamasını daha etkin hale getirir ve işçi ücretlerini azaltır.
3. Kongreler durgun dönemlerdeki açıkları kapatır ve bundan dolayı daha iyi işçi – işveren iletişimini sağlar, çünkü durgun dönemlerde, güvenliği sağlamanın ve rutin iş koşullarının korkusunu ortadan kaldırır.
4. Kongreler devamlı gelecek iş grupları için uygun yapılardır. Bir kongrede geniş sayıda potansiyel sağlanırsa, devamlı misafirler olarak otele gelecektir. Eğer konuklar iyi ve mutlu şekilde misafir edilirlerse sadece sözde reklam olmayacak, bir sonraki şehir ziyaretlerinde de aynı otelde kalmayı tercih edebileceklerdir.
Bu türde devamlı kongre alabilmenin tek yolu dürüst ve adil hizmet anlayışıdır. Bu, verilen tüm sözleri yerine getirmek, çok dikkatli davranmak ve bir kongrenin gerektirdiği tüm hizmetleri eksiksiz yapmakla olur. Delegelerin eşleri aynı zamanda çevre mağazaların ve sağlık kulüplerinin de işlerini arttırır.
3.4. Kongre Turizminin Gelişimi İle İlgili Olumlu Olumsuz Yaklaşımlar
Genel olarak turizm olayının, ülke ve bölge ekonomisine olumlu katkılar yaptığı bilinmektedir.
Kongre delegelerinin harcamaları, uluslararası turizm harcamaları ortalamasından iki ila dört kat daha fazla olması ekonomiye yaptığı katkıları daha da arttırmaktadır. Kongrelerde yaşanan sayısal artışlara dayanılarak ileriye yönelik kongre turizmi ile ilgili iyimser tahminlerde bulunulmaktadır.
Kongreler genellikle “Ölü sezon” diye tabir edilen dönemlerde organize edildiğinden, otellerin bu dönemlerde fiyat düşürmeden boş kapasitelerini değerlendirmelerine de olanak sağlar.
Bir şehrin kongre merkezine sahip olması, o yörenin her yönü ile gelişmesine sebep olmaktadır.
ABD’de 1980’den beri kongre merkezi inşasında bir çılgınlık yaşanmış ve son 10 yıl içerisinde kongre merkezleri sayısı %50 oranında artmıştır. New York il meclisi üyesi Ruth Messinger, kongre merkezi oluşturmadaki bu artışı uluslararası silahlanma yarışına benzetmiş ve en önemli sorunun da ülkenin (ABD) en popüler kongre merkezlerinin çoğunun yerini sürekli olarak daha yeni ve daha büyük merkezlerin alması olduğunu ifade etmiştir.
Ancak son dönemlerde yaşanan ekonomik krizlere bağlı olarak ülkelerin ve firmaların tasarruf tedbirleri uygulamaya başlaması ve teknolojik gelişmeler sayesinde telekonferans sistemlerinin kullanılmaya başlanması, etkilerinin ne olacakları bilinmeyen kongre turizminin geleceği ile ilgili olumsuzluklar olarak görülmektedir.
3.4.1. Olumsuz Yaklaşımlar
Kongre turizminin gelişimini olumsuz etkileyecek unsurlar arasında aşağıdakiler gösterilebilir:
• Teknoloji
• Maliyet
• Zaman
Teknoloji:
Telekonferans ve video konferans uygulamalarının kullanılmaya başlanmış olması kongre turizminin geleceği üzerinde en kötümser uygulama olarak görülmektedir. Çünkü bu sayede insanların toplantı amaçlı bulunduğu ülke veya şehirden kalkarak başka yere gitmesine gerek kalmamaktadır. Sağlanan doğrudan bağlantı ile üst düzey yöneticiler işlerinin başında uzmanlar ve bilim adamları ise sınıflarında ve laboratuvarlarında konferansları izleyerek, yararlanabilecekleri bilgileri ulaşım ve konaklama maliyetlerine katlanmaya gerek kalmadan ve zaman kaybetmeden sağlayabileceklerdir.
Maliyet:
Üst düzey yöneticilerin ve personelin, kongrelere katılma amaçlı seyahatleri ve konaklamaları gönderen firmalar tarafından karşılanmaktadır. Özellikle üst düzey yöneticilerin ulaşım aracı olarak havayolunu kullanmaları ve birinci sınıf mevkide seyahat etmeleri, gittikleri yerlerde lüks ve beş yıldızlı otellerde konaklamaları büyük maliyetler oluşturmaktadır. Oysa telekonferans uygulamaları sayesinde işletmeler bu tür masraflara katlanmak zorunda kalmamaktadırlar.
Zaman:
Telekonferans uygulamaları sayesinde kazanılan en büyük fayda zamandır. Bugün özel sektöre ve devlete ait üst düzey yöneticilerin zamanları değerlidir ve en kısa sürede tekrar işlerinin başında olmaları istenmektedir. Bu sebeple firmalar zaman kaybını önlemek için havayolu ile personellerini toplantılara göndererek oluşan masraflara katlanmaktadırlar.
Uluslararası toplantılarda ortalama süre 3.5-4 gündür. Anlatılan konuların ve sunulan bildirilerin hepsinin yönetici ile ilgili olacağı da şüphelidir. Fakat yönetici en az beş gün işinin başında olamayacaktır. Bu süre içinde kendisi ile ilgili alanlarda kararların alınması aksayacak ve fikirlerinden yararlanılamayacaktır. Benzer durum bilim adamları ve uzmanlar için de geçerlidir.
Telekonferans uygulamaları sayesinde personelden yararlanma aksamayacak ve gerekirse personel iletişim olanakları sayesinde kendisine yararlı olacak bilgileri en kısa sürede temin edebilecektir.
3.4.2. Olumlu Yaklaşımlar
Kongrelerin düzenlenmesinin olumlu etkileri arasında aşağıdakiler sayılabilir:
• Yüz yüze görüşmenin etkisi
• Teknoloji
• Motivasyon
Yüz yüze görüşmenin etkisi:
Kongreler bilgi alışverişinde bulunmak, tartışmak ve iletişim kurmak için düzenlenmektedir.
Özellikle iş amaçlı toplantılarda iş adamları yüz yüze görüşmenin önemine inanmaktadır.
Makinelerin iletişim amaçlı kullanılmasının yüz yüze görüşme ile sağlanan iletişimi sağlamadığı kabul edilmektedir.
ICCA Başkanı Tom Hulton’un kongrelerin geleceği ilgili olarak belirlemesi, “Teknoloji inanılmaz bir hızla ilerliyor. Video konferans ve internet sayesinde insanlar yan yana gibi konuşuyor. Ancak bunlara rağmen göz göze gelip, tamam bu iş oldu demek isteyen çok insan var.
Bu asla değişmeyen bir kuraldır ve kongrelerin gelecekte de bir ihtiyaç olacağının göstergesidir”(alıntının yılı ve yerinin sayfa sayısı eksik).
Teknoloji:
Teknoloji kongreler üzerinde sadece olumsuz etki yapmamaktadır. Teknoloji sayesinde bugün insanlar uçak biletlerini ve oteldeki yer tahsislerini bilgisayarlar yardımı ile kendileri yapabilmektedir.
Motivasyon:
Teşvikli kongreler düzenlenmesinin amacı personele motivasyon sağlamasıdır. Bu sayede personel eşi ve çocuklarını birlikte götürebildiği için kendisine verilen bilgilerden yaralanması daha başarılı olmakta ve istenen verim sağlanmaktadır. Oysa telekonferans amaçlı personeli bir salona toplayarak bilgiden yararlanmaya çalışılmasının başarı oranı şüphelidir. Ayrıca bilgi alan ile veren arasında iletişim olmaması telekonferansların bir diğer dezavantajı olarak söylenebilir.
Sonuç olarak kongre turizminin gelişimini olumsuz etkileyecek unsurların temelinde maliyetler yatmaktadır. Olumlu yönde gelişimi sağlayacak unsurlar arasında ise sağladığı iletişim ön plana çıkmaktadır. Üzerinde durulması gereken nokta kongrelerin hangi amaçla düzenlendikleridir.
Ayrıca insan her zaman ‘Tamam bu iş oldu’ demek gereğini hissedecektir.
KAYNAKÇA
Ankuzem, Kongre ve Fuar Yönetimi, Fasikül.
