KONGRE VE FUAR YÖNETIMI
4.4.2. Kongre Sırasında Seyahat Acentesinin Verdiği Hizmetler
Kayıt:
Kongre merkezinde kayıt ve danışma işlemlerinin yapılabilmesi için kayıt deski kurulur. Kongre esnasında kayıt hizmetleri tamamen bilgisayar donanımlı bir sistem ile gerçekleştirilir. Bu sistemin kullanılması sayesinde katılımcılar en seri bir şekilde hizmet alabileceklerdir.
Sekretarya Odası:
Kongre merkezinin elverdiği bir alanda organizasyon için gerekli teknik donanıma sahip bir Sekretarya Odası kurulur.
Teknik Ekipman:
Kongre esnasında tüm salonlarda standart olarak projeksiyon aleti, slayt makinası, tepegöz, perde sistemi, telsiz mikrofon, laser pointer bulunması sağlanır. Bunun dışında talep edilen ekipmanların
temini sağlanır.
Poster Panoları:
Kongre merkezinin elverdiği bir alanda oluşturulacak poster alanı için gerekli miktarda ışıklı poster panosu Kongre merkezinde hazır bulundurulur.
Slayt Kontrol Odası:
Konuşmacıların slaytlarını dizip kontrol edebilecekleri, gerekli ekip ve ekipmana sahip sunum kontrol odası oluşturulur.
Simultane Sistemleri:
Organizasyon komitesinin uygun görmesi halinde, arzu edilen dillerde çeviri için, simultane sistem kurulur.
Sergi Alanları:
Sergi alanında katılımcı firmalar için yer organizasyonu yapılır.
Genel Dekorasyon:
Kongre mekanını ve toplantı salonlarını güzelleştirmek amacı ile kayıt deskleri ve kürsülere çiçek organizasyonu yapılır. Kongre’nin adını lanse etmek için Kongre Merkezi’nin dışına afiş tertip edilir. Ayrıca toplantı salonlarına Kongre logosu ve ismini taşıyan özel sahneler hazırlatılır.
Fuaye ’de katılımcıların mesajlarını yazarak birbirleri ile iletişim sağlayabilecekleri, bilgisayar yardımı ile çalışan elektronik mesaj panosu kongre merkezinde hazırlanılır.
Açılış :
Kongre’nin ilk günü organizasyon komitesi ile birlikte karar verilecek bir mekanda kokteyl gerçekleştirilir. Gece sunulacak alternatifler içinden komitenin arzu edeceği bir temaya göre tasarlanır.
Kahve Molaları:
Katılımcıların beklemeden rahat servis alabilmeleri için yeterli sayıda çay/kahve istasyonu kurulur.
Gala Yemeği:
Organizasyon komitesinin belirlediği tarihte ve onaylayacağı menü doğrultusunda gala yemeği düzenlenir. Bu yemek için gerekli tüm dekorasyon, süsleme ve sanatçı organizasyonu gerçekleştirilir.
Tur Programları:
Kongre sırasında ücret karşılığı alternatifli yöre turları hazırlanır. Bu turlar katılımcılara ve refakatçilere sunulur.
KAYNAKÇA
Ankuzem, Kongre ve Fuar Yönetimi, Fasikül.
