T.C.
SELÇUK ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ
SİYASET BİLİMİ VE KAMU YÖNETİMİ BİLİM DALI KAMU YÖNETİMİ BİLİM DALI
KAMUDA HALKLA İLİŞKİLERİN YENİ GÖRÜNÜMÜ KAMU DİPLOMASİSİ: KAMU DİPLOMASİSİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ ÜZERİNDEN BİR
DEĞERLENDİRME
Serkan ÖZTÜRK YÜKSEK LİSANS TEZİ
Danışman
Doç. Dr. Hülya EŞKİ UĞUZ
ÖNSÖZ/TEŞEKKÜR
Türkiye’de yakın zamanda ortaya çıkan kamu diplomasisi konseptinin incelendiği bu tez çalışmasında, bu konsept, ülkenin 2000-2010 dönemi ile birlikte izlemeye başladığı aktif dış politikanın bir sonucu olarak kurulan Kamu Diplomasisi Koordinatörlüğü’nün faaliyetleri değerlendirilmiş olup, halkla ilişkiler talimlerinin, kamu diplomasisi usullerine uyarlanabildiği kanısına varılmıştır.
Öncelikle tez konusu seçerken isteklerimi dikkate alarak bana yardımcı olan tez danışmanım Doç. Dr. Hülya EŞKİ UĞUZ’a, yoğun çalışmalarım sırasında sabır gösterdiği ve bana tahammül ettiği için eşime ve kızlarıma, çalışmalarım sırasında ümit verdikleri ve ihtiyaç anında desteklerini esirgemedikleri için iş arkadaşlarıma, bu çalışmada kaynak olarak çalışmalarından faydalandığım tüm bilim insanlarına ve kuruluşlara ve çalışmam sırasında küçük veya büyük yardımını esirgemeyen herkese teşekkürlerimi sunarım.
T. C.
SELÇUK ÜNİVERSİTESİ Sosyal Bilimler Enstitüsü Müdürlüğü
Ö ğ r e n c i n i n
Adı Soyadı: Serkan ÖZTÜRK Numarası: 144228002011
Ana Bilim/Bilim Dalı: Siyaset Bilimi ve Kamu Yönetimi/Kamu Yönetimi Programı Yüksek Lisans X Doktora
Tezin Adı: Kamuda Halkla İlişkilerin Yeni Görünümü Kamu Diplomasisi: Kamu Diplomasisi Koordinatörlüğü Üzerinden Bir Değerlendirme
ÖZET
Kamu diplomasisi ve halkla ilişkiler arasında kurgusal ve pratik benzerlikler olduğu düşüncesi, birçok akademisyen ve araştırmacı tarafından incelenmiş, değerlendirilmiştir. “Kurumlar ile hedef kitleleri arasındaki bildirişimin yönetilmesi” olarak tanımlanan halkla ilişkiler ile “yabancı halklar ile iletişime geçme ve hükümetlerin enternasyonal iletişimi” olarak tanımlanan kamu diplomasisi arasındaki benzerliklere, konseptler üzerinde yapılan kuramsal politikalarda da rastlamak olasıdır. Her iki disiplin, ortaya çıktıkları uluslararası koşullar, amaçlar, araçlar ve faaliyetler bakımından benzerlikler taşımaktadır.
Bu çalışmanın amacı; kamu diplomasisi ve halkla ilişkiler arasındaki bağlantıları, bu bağlantıların ülkeler için yaratacağı iletişim ve ilişki olanaklarını, ortaya atılan kuramsal yaklaşımlar çerçevesinde değerlendirmektir. Bu amaçla, halkla ilişkiler ve kamu diplomasisi kavramları, literatür temel alınarak incelenmiştir. Nihayetinde Kamu Diplomasisi Koordinatörlüğü çalışmaları analize tabi tutulmuştur.
T. C.
SELÇUK ÜNİVERSİTESİ Sosyal Bilimler Enstitüsü Müdürlüğü
Ö ğ r e n c i n i n
Adı Soyadı: Serkan ÖZTÜRK Numarası: 144228002011
Ana Bilim/Bilim Dalı: Siyaset Bilimi ve Kamu Yönetimi/Kamu Yönetimi Programı Yüksek Lisans X Doktora
Tezin Adı: A Novel View of Public Relations in Public Diplomacy: An Evaluation Through Office of Public Diplomacy
SUMMARY
The notion of theoretical and practical similarities between public diplomacy and public relations has been studied and evaluated by many academics and researchers. Public relations are defined as the communication management of organizations by their target audience. Similarly, public diplomacy has been interpreted as international communication of governments with foreign countries and their citizens. The similarities between both disciplines can be observed in theoretical policies particularly in terms of their international origins, goals, tools and activities.
This study aims to evaluate the links between public diplomacy and public relations, and the communication and interaction opportunities by these links, within the scope of proposed theoretical approaches. In order to achieve this goal, the concepts of public relations and public diplomacy have been examined by utilizing existing literary sources. Ultimately, a thorough analysis of the Office of Public Diplomacy’s activities has been provided.
TABLOLAR VE ŞEKİLLER LİSTESİ
Tablo 1- Kamu Diplomasisinin Üç Boyutu 70
Tablo 2- Ana Başlıklarıyla KDK Faaliyetleri 92
Tablo 3-Alt Konu Başlıklarına Göre KDK Faaliyetleri 92
Tablo 4- KDK Faaliyetlerinin Biçim Yönünden Değerlendirilmesi 93 Tablo 5- Siyasal Enformasyon Kapsamında Bilgilendirmeye İlişkin Öne Çıkan Değerlerin ve
Söylemlerin Değerlendirilmesi 96
Tablo 6-Siyasal Enformasyon Kapsamında İknaya Yönelik Öne Çıkan Değerlerin ve
Söylemlerin Değerlendirilmesi 98
Tablo 7-Bilgilendirme ve İkna Çerçevesinde Siyasal Enformasyon Faaliyetlerinin
Değerlendirilmesi 102
Tablo 8-Kültürel Diplomasiye İlişkin Faaliyetlerde Öne Çıkan Tüm Söylemlerin
Değerlendirilmesi 102
Tablo 9-KDK’nın Faaliyetlerinin Genel Oranının Değerlendirilmesi 104
Şekil 1: Geleneksel Diplomasi ve Kamu Diplomasisi 84
İÇİNDEKİLER
ÖNSÖZ/TEŞEKKÜR ... iii
ÖZET ... iv
SUMMARY ... v
TABLOLAR VE ŞEKİLLER LİSTESİ ... vi
GİRİŞ ... 1
BİRİNCİ BÖLÜM BAŞLANGIÇTAN GÜNÜMÜZE HALKLA İLİŞKİLER 1.1. Halkla İlişkilerin Gelişimi ... 4
1.2. Halkla İlişkiler: Tanımsal İzah ... 8
1.3. Halkla İlişkilerin Disiplinel Sınırları ... 12
1.4. Halkla İlişkiler Uygulamasında Kullanılan Araçlar ... 14
1.5. Halkla İlişkiler Uygulamasının Aşamaları ... 24
İKİNCİ BÖLÜM KAMU KURUMLARINDA HALKLA İLİŞKİLER 2.1. Kamu Kurumlarında Halkla İlişkilerin Amaçları ... 36
2.2. Kamu Kurumlarında Halkla İlişkiler Süreci ... 40
2.3. Halkla İlişkilerin Kurumsallaşması ve Örgütlenmesi... 43
2.4. Kamu Kurumlarında Halkla İlişkilerde Kullanılan Araçlar ve Yöntemler ... 44
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM KAMUDA HALKLA İLİŞKİLERİN YENİ BİR GÖRÜNÜMÜ OLARAK KAMU DİPLOMASİSİ 3.1. Tanımsal İzah ... 49
3.2. Kamu Diplomasisinin Disiplinel Kökenleri ... 57
3.4. Kamu Diplomasisinin Tarafları ... 68
3.5. Kamu Diplomasisinin Bileşenleri... 70
3.6. Kamu Diplomasisinin Uygulanma Biçimleri ... 71
3.6.1. Akademik ve Kültürel Mübadele Diplomasisi ... 71
3.6.2. Kültürel Diplomasi ... 73
3.6.3. Spor Diplomasisi ... 76
3.6.4. Vatandaş Diplomasisi ... 78
3.6.5. Kurumsal Diplomasi ... 78
3.6.6. Dış Yardımlar ... 80
3.7. Halkla İlişkilerin Yeni Bir Görünümü Olarak Kamu Diplomasisi ... 81
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM BİR HALKLA İLİŞKİLER FAALİYETİ OLARAK KAMU DİPLOMASİSİ: KAMU DİPLOMASİSİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ ÜZERİNDEN BİR DEĞERLENDİRME ... 86
4.1. Amaç, Önem ve Metodoloji ... 90
4.2. Yöntem ve İçerik Analizi Süreci ... 90
4.3. Verilerin Çözümlenmesi ve Elde Edilen Bulgular ... 92
4.4. Bulguların Değerlendirilmesi ... 104
SONUÇ... 107
KAYNAKÇA ... 112
GİRİŞ
İkinci Dünya Savaşı sonrasında Amerika Birleşik Devletleri başta olmak üzere Soğuk Savaş’ın tarafı olan ülkeler arasında kullanılan kamu diplomasisi bu dönemde bir sert güç unsuru olarak kullanılmıştır.
Savaş sonrası dönemde, propaganda ve muhakeme yönetimine benzer bir şekilde, ülke çıkarları adına yabancı halkları etkilemek için tamamen siyasal bir araç olarak kullanılan kamu diplomasisi, Soğuk Savaş’ın sona ermesi ve kutupların keskinliğini yitirmesiyle birlikte sert gücün siyasal bir aracı olmaktan uzaklaşarak değer ve kültür üzerinden insanların akıllarına ve kalplerine seslenen bir araca-yumuşak bir güce dönüşmüştür. Demokratikleşmenin getirdiği şeffaflık kültürünün yayılması; uluslararası ilişkileri, hükümetlerin ilişkileri ile tanımlanan bir etkinlik alanı olmaktan çıkararak çok sayıda aktörün dâhil olduğu bir etkileşim alanı haline getirmiştir. Böylece kamu diplomasisi, devlet ve hükümet odaklı yürütülen bir dizi faaliyet alanı olmaktan çıkarak sivil toplum örgütlerinin, hükümet dışı kurumların, kültürel örgütlerin, üniversitelerin, diasporaların, baskı gruplarının, lobilerin, özel şirketlerin, medya ve iletişim örgütlerinin, vatandaşların faaliyetlerinin tanımlandığı bir alan haline gelmiştir. İmajın ve algının çoğu kez gerçeğin yerini aldığı günümüzde kamu diplomasisi faaliyetleri bir yumuşak güç unsuru olarak Türkiye’nin gündemine 2010 yılında girmiştir. Türkiye’nin kamu diplomasisi faaliyetlerini gerçekleştiren kurumlar ve faaliyet alanları arasındaki eşgüdümünün sağlanması, Türkiye’nin stratejik iletişimine ve etkin tanıtımına katkıda bulunması amacıyla Başbakanlık bünyesinde “Kamu Diplomasisi Koordinatörlüğü (KDK)” kurulmuştur. Türkiye’de görece geç bir dönemde ortaya çıkan bu yapılanma gereği aslında Türkiye’nin son yıllarda yürüttüğü uluslararası politikanın bir sonucudur. Türk dış politikasında, 1980-1990 dönemi ile başlayan değişimle birlikte Soğuk Savaş dönemindeki statik politikalardan uzaklaşılarak, uluslararası politikada aktif oyun kurucu ülke olmaya dönük politikalar izlenmeye başlanmış, bölgesel politikalarda üst düzey siyasi diyalog, herkes için güvenlik, karşılıklı ekonomik bağımlılık ve çok kültürlülüğün korunmasına yönelik politikalar yürütülmeye çalışılmıştır. Bu politikaların bir yansıması olarak artan iletişim ve ilişki kurma gerekliliği Türkiye için kamu diplomasi anlayışını ve uygulamalarını zorunlu kılmıştır. Bu çalışma, Soğuk Savaş sonrasında başta Amerika Birleşik Devletleri olmak üzere bir yumuşak güç unsuru olarak kullanılmaya başlanan Türkiye’nin ise 2000-2010 döneminde görece geç bir dönemde etkin bir dış politika aracı olarak işlevselleştirdiği kamu diplomasisi üzerinedir.
Genelde uluslararası ilişkiler disiplinin bakış açısı ile izah edilmeye çalışılan kamu diplomasisinin bu tezde Zaharna (2009: 86) da iddia ettiği üzere politik bir konu olduğu kadar bir bildirişim olgusu olduğu ileri sürülecek ve kamu diplomasisi, “ülkelerin ve hükümetlerin uluslararası halkla ilişkileri” olarak tanımlanacaktır.
Kamu diplomasisini halkla ilişkilerin bir sureti olarak kabul etmek, kamu diplomasisini değerlendirmek için kavramsal bir çerçeve sunmanın yanı sıra belirli bir iletişim stratejisine bağlı yürütülmeyen ve bu sebeple birçok ülkede taktiksel durumsal kalan kamu diplomasisini stratejik bir işlev ve aktivite olarak konumlandırılmasına katkı sağlar.
Çalışma, bu misyonla dört bölüm şeklinde kurgulanmış ve çalışmada öncelikli olarak “halkla ilişkiler” ve “kamu diplomasisi” konseptleri, alan gökçeyazın taraması yapılarak açıklanmaya çalışılmış ardından Türkiye’nin kamu diplomasisi faaliyetleri KDK üzerinden bir analize tabi tutulmuştur.
BİRİNCİ BÖLÜM
BAŞLANGIÇTAN GÜNÜMÜZE HALKLA İLİŞKİLER
Devletler, halkın denetimini baskıcı anlayışla değil, giderek artan bir biçimde çağdaş teknolojik araçları-ideolojik aygıtları kullanarak yapmaktadırlar. Devletleri bu tip bir tercihe yönelten mazeretlere bakılacak olursa, her şeyden önce on dokuzuncu yüzyıl sonu itibari ile liberal kapitalist devletin karşısında beliren siyasal akımların zorlayıcı etkisinin belirtilmesi gerekir. Antikapitalist söylemlerin liberal devleti zorunlu olarak ittiği ideolojik savaşın aygıtlarından biri olarak ortaya çıkan halkla ilişkiler bu dönemde alternatif sistemlerin neden yanlış ve geçersiz olduğunun halk nazarında anlatılması işlevini üstlenecektir. Halkla ilişkileri zorunlu bir faaliyete dönüştüren devletle ilgili bir başka husussa insanların devletten beklentilerinin artması noktasında ortaya çıkmaktadır. Gelişen şartlara bağlı olarak insanların devletten beklentileri artmakta buna koşut olarak da devletler bu beklentileri karşılamakta zorlanmaktadırlar. Bu noktada devletler bireylerin taleplerini kendi talep ve ihtiyaçlarıyla benzer tarafa yönlendirmeye gayret ederlerken öte yandan da kendilerine yönelik muhalif istekleri yok etmeye yönelik arayışlar içerisine girmişlerdir. Bunun çaresi de, çoğunlukla halkla ilişkiler faaliyetinde aranmaktadır. Tüm bunlara günümüzdeki teknolojik ilerlemeler ve teknikler eklenmelidir (Kazancı, 2001: 5, 13).
Halkla ilişkiler, kamu yönetimlerinin tanınma ve bilinme yönündeki adımları olup, halkla sorumluluğu paylaşmak, hızla değişiklik arz eden koşullara ve bunlarla alakalı olarak halkın beklentilerini öğrenmeye dönük girişimlerdir. Toplumsal beklentilerin bilinmesi ve erişilecek enformasyonların kamu yönetimince değerlendirilerek harekete geçilmesi yönetimin dinamikliği ve toplumsal dayanak için vazgeçilmezdir. Bunu gerçekleştirecek olansa, halkla mensubiyetlerdir (Asna, 2003: 59). Tüm bunlardan halkın bütün beklentilerinin karşılanacağı sonucuna ulaşılmamalıdır. Burada kastedilen toplumun beklentilerini öğrenmek ve bunlardan devletin amaçları ile ters düşmeyenleri gerçekleştirmektir. Toplumun değişik kesimlerinin düşüncelerini öğrenmek ve kararlarını toplumsal uzlaşı temelinde vermek, devletler için yönetsel bir görev olduğu kadar toplumsal bir zorunluluktur da. Böylesi bir davranış, yani halkla ilişkiler faaliyetleri çerçevesinde karar almak kararların uygulanabilirliğini artıracaktır. Yürüttüğü tetkikler dolayısıyla çevresiyle farklı ilişkiler yürüterek halkın desteğini kazanmaya çalışan yöntembilimler bütünü olarak devlet de halkla ilişkileri kaçınılmaz olarak uygulamak durumundadır (Çakmak ve Kilci, 2011: 237).
Öte yandan, modern dünya, arzulansın ya da arzulanmasın, kamu hizmetlerine duyulan ihtiyacı çoğaltarak bir anlamda modern devleti adeta bir girişimci durumuna sokmuştur. Geleneksel görevlerinin yanı sıra pek çok görev üstlenen devletlerin yönetsel aygıtları da niteliksel ve niceliksel açıdan karmaşık yapılar haline gelmişlerdir. Tüm bu karmaşaya teknolojik gelişmeleri, şaşırtıcı çeşitliliği ve uzmanlaşmayı da dâhil ettiğimizde devlet aygıtı çözümlemesi güç bir mekanizmaya dönüşmüş durumdadır (Sağocak, 2000: 92).
Bu komplikasyon, devletin eylemleri ve faaliyetleri arasındaki ilişkiyi kurmayı, kamu kurumlarının yapı ve işlevlerini topluma açıklamayı ve anlatmayı neredeyse imkânsız hale getirmiştir. Toplumla devlet arasındaki aralık artarken, devletle-toplum arasında ilişki kurmak güçleşmiştir. Bu güçlük halkla ilişkilere duyulan ihtiyacı daha belirgin hale getirmiştir. Bu suretle kamu yönetiminin halka yapısal ve işlevsel boyutuyla tanıtılması ve devletle toplum arasındaki mesafenin azaltılması amaçlanmaktadır (Tortop, 2000: 17).
Bu bölüm, günümüzde bahsi geçen nedenlerle günümüzde kaçınılmaz bir zorunluluğa dönüşen ve en erken görünümü Antik döneme kadar geriye götürülebilecek halkla ilişkiler faaliyetlerinin gelişimi, ne olduğu, disiplinel anlamda nereye ait olduğu, taliminde kullanılan araçlar ve aşamalarının izahına özgülenmiştir.
1.1. Halkla İlişkilerin Gelişimi
Halkla ilişkiler üzerine yapılan araştırmalarda halkla ilişkilerin evveliyatının, insanların toplum halinde yaşamaya başlatıldığı ana kadar götürüldüğü görülmektedir.
Halka ilişkilerin mevcudiyetini görece erken bir döneme dayandıranların görüşlerine göre Eski Yunan’da ve Roma’da halkoyuna verilen önem sonucu ortaya çıkan forumlar, halkla ilişkiler uygulamalarının en erken görünümü olarak kabul edilir.
Bazı tartışmalı mevzuların halkın önünde münazara edildiği halkı etkilemeye dönük bu forumlar o dönem alınan kararların uygulanmasını kolaylaştıran ve kararı meşrulaştıran bir işleve sahiptirler (Tortop, 2001: 215; Asna, 2003: 12). Antik dönemin halkla ilişkilerinin ünlü uygulayıcıları arasında İmparator Augustous, Büyük İskender ve Markus Antonius sayılabilir. Bunlar arasında ise, özellikle İmparator Augustous, halkla ilişkilerin ustalarından biri olarak kabul görmektedir (Şen ve Çerçi, 2004: 13). Geniş ve ilkel anlamda yüzlerce yıllık bir geçmişe sahip olan halka ilişkiler, 1440’ta Gutenberg’in, basının icadı ile birlikte kitle haberleşmesine dönüşecek, bugünkü anlamına ise 19. yüzyılda kavuşacaktır.
1807’de Londra Halkla İlişkiler Enstitüsü Başkanı R. A. Paget-Cooke, 1807 tarihinde Başkan Jefferson’ın Kongreye yolladığı bir iletide bu deyimi kullandığını kaydetmektedir. Kavramın kökensel izi takip edildiğinde, bir başka önemli gelişmenin, Yale Üniversitesi’nde Dormon Eaton’un 1882’de “Halkla İlişkiler ve Hukukçunun Görevleri” konulu bir konferans vermesi olduğu görülür (Kadıbeşegil, 2000: 18).
Yirminci yüzyıla kadar rasgele metotlarla yürütülen halkla ilişkiler, bu yüzyılın başından itibaren araştırma, planlama ve sonuçların değerlendirilmesi gibi aşamaların başarılı bir şekilde kullanılmasıyla bilimsel bir çalışma haline gelecektir. Günümüzdeki anlamıyla halkla ilişkiler talimlerinin öncüsü Amerika Birleşik Devletleri olup ilk uygulayıcısı da, gazetecilik yapan Luy Ladbetter Lee’dir. Rockefeller’in müşavirliğini yapmakta olan Lee, Rockefeller’in olumsuz imajını düzeltmeye çalışmıştır (Asna, 2003: 20).
İş dünyasının halkın uzağında kapalı bir yapı arz ettiğini ileri süren Lee, iş çevrelerinin gazete gibi medya araçlarını kullanarak kendilerini halka anlatmalarını ve halka yakınlaşmalarını bir yol olarak önermektedir. Bu önerinin, iş çevrelerinde yankı bulması üzerine işletmeler kendilerini kamuoyuna anlatabilmiş ve kamuoyunun yönlendirmesi ile yollarına devam etmişlerdir (Kadıbeşegil, 2000: 19).
Amerika Birleşik Devletleri’nde halkla ilişkiler uygulaması, ilk yıllarda daha çok özel teşebbüsler tarafından gerçekleştirilmiştir. Daha sonraları devlette de halkla ilişkiler uygulamasına yer verilmiş, bu konuda başkanların da büyük katkısı olmuştur.
Wilson, Halkı Aydınlatma Komisyonunu kurarak halkla ilişkiler faaliyetlerini bu birim aracılığıyla yürütmüş, Theodore Roosevelt ise Beyaz Saray’da gazetecilere bir bölüm ayırma gereği hissetmiştir. Roosevelt’ı bu karara iten büyük ölçüde 1930 Ekonomik Buhranı olup, krizden sonra halkla ilişkilere daha çok önem verilmeye başlanmıştır (Ülker, 2002: 139).
1930 Buhranı esnasında depresyondan çıkış yolu olarak görülen ekonomik tertibatların toplum tarafından kabul edilebilirliğinin arttırılması adına bililtizam radyodan devasa ölçüde yararlanılmıştır. Ekonomik krizin peşi sıra İkinci Dünya Savaşı esnasında da liderlerin savaşa gönüllü asker bulabilmek, işletmelerinse savaşın yarattığı hoş olmayan izleri yok edebilmek için halkla ilişkiler faaliyetlerini kullandıkları gözlenmiştir (Asna, 2003: 20, 23).
İkinci Dünya Savaşı’nı takip eden dönemde Amerika Birleşik Devletleri’nde halkla ilişkiler örgütsel bir bütünlüğe kavuşmayı başarmış olup, bugün Amerika Birleşik Devletleri,
dünyada halkla ilişkiler faaliyetlerinin en çok kullanıldığı ve bu alanda faaliyette bulunan en fazla işletmeye sahip olan ülkelerden biridir. Bununla birlikte, kimi büyük örgütlerin, Amerika Birleşik Devletleri’nin ulusal düzeydeki çıkarlarını gözetmek adına ülke sınırlarının ötesinde de faaliyette bulunduğu burada ifade edilmelidir. Terakkiperver anlamda Avrupa’da halkla birlikteliklerin en erken görünümü, Büyük Britanya’da karşımıza çıkar. 1912’deki başbakanlık seçimlerinde L. George, seçimleri kazanabilmek için halkla mensubiyetlere dönük faaliyetler yürütecektir (Mardin, 2000: 26).
Daha sonra George’un emirleri doğrultusunda Londra’da halkla ilişkiler uzmanlarından oluşturulan tanıtma grubu 1946 tarihinde Merkezi Enformasyon Bürosu’na dönüştürülecektir. Bu büro, hükümetin tanıtımını salt ülke içinde değil, ülke dışında da yapmaktadır. İngiltere’de bu alandaki ilk meslek kuruluşu olan Halkla İlişkiler Enstitüsü'nün üye sayısı hızla artmaktadır. Buraya üye olmak için de çeşitli sınavlardan geçmek ve yeterli eğitim görmek şarttır. Fransa’da halkla ilişkilerden söz edilmeye ise İngiltere’den daha geç, 1946 yılında, başlanacaktır. Bu tarih Fransa’nın sanayide ulusallaşma çabalarının başladığı zamandır. İkinci Dünya Savaşı’nın etkilerini üzerinden atmak ve verimliliğe yönelmek için formüllerin arandığı bu dönemde Fransa, Amerika Birleşik Devletleri’ne uzmanlar göndermiş ve uzmanların orada karşılaştığı kavramlardan birisi de halkla ilişkiler kavramı olmuştur. Bunu, Fransızlar da olduğu gibi kabul ederek Amerika Birleşik Devletleri’nde kullanıldığı haliyle “relations publigues” deyimini kullanmaya başlamışlardır (Tortop, 2000: 16). Fransız Hükümeti ise 1955 senesinde halkla ilişkiler uygulamasına başlamıştır. Hükümete bağlı kuruluşlar, ticaret ve sanayi odaları ve kamu iktisadi kuruluşları yapıları içinde halkla ilişkiler ofisleri açmışlardır. Diğer Avrupa ülkelerinde olduğu gibi Almanya’da da halkla ilişkiler, İkinci Dünya Savaşı’ndan sonra var olacaktır. Savaşın olumsuz sonuçlarını bertaraf etmek ve demokratik bir yönetim kurma yönündeki çalışmalar halkla ilişkilere duyulan ihtiyacı artıracak ve bu alanda ilk örgütlenmeye 1958’de gidilecektir. Almanya’da bu alanda çalışan danışma bürolarının sayısı bir hayli fazladır. Hükümetin faaliyette bulunduğu alanlarda çalıştırdığı halkla ilişkiler uzmanlarının yanında, ayrıca belediyeler ve çeşitli kamu kuruluşları da özel halkla ilişkiler büroları ile halkla ilişkiler işlevlerini yerine getirmeye çalışmaktadırlar. İngiltere, Fransa ve Almanya dışındaki Avrupa ülkelerinde halkla ilişkilerin başlangıcı ve uygulanış şekli büyük ölçüde benzerlik göstermektedir. Bu ülkelerde halkla ilişkiler, İkinci Dünya Savaşı’nı takip eden süreçte bilhassa 1950-1960 döneminde yoğunluk kazanmıştır.
Günümüzde değişen şartlara ayak uydurularak reformcu halkla ilişkiler uygulaması bu ülkelerde süregelmektedir. Amerika Birleşik Devletleri’ndeki ve Avrupa’daki gelişmelere eş kabilde Türkiye’de halkla ilişkilerin temeli, ilk olarak Cumhuriyet döneminde Mustafa Kemal Atatürk tarafından atılmıştır (Tortop, 2000: 125).
06.04.1920’de Cumhuriyet’in sesini bütün dünyaya duyurmak için Anadolu Ajansı kurulmuş, yine 1920 yılında 6 sayılı yasayla Matbuat ve İstihbarat Müdüriyet-i Umumiyesi kurulmuştur. Açılış konuşmasında Mustafa Kemal Atatürk, "milli menfaatlerimiz, haklı ve meşru davamızın savunulması yolunda böyle bir teşkilatlanma silah kadar önemlidir" diyerek görüşünü bildirmiştir (Kadıbeşegil, 2000: 23). Türkiye’de halkla ilişkiler uygulamasına diğer birçok konuda olduğu gibi kamu kurumları öncülük edecek, özel kuruluşlarsa kamu kurumlarını sonradan takip edeceklerdir. Türkiye’de kamu kurumlarındaki halkla ilişkiler çalışmalarının ilk görünümü basın bürolarının kurulmasıdır. Bu büroları modern anlamda halkla ilişkiler birimleri olarak görmek pek mümkün olmayıp bürolar daha ziyade kurum yöneticisinin emirleri doğrultusunda kurumla ilgili bilgileri basınla paylaşmak ve kurum hakkında basında yer alan haberleri arşivlemek gibi görevleri yerine getirmişlerdir. Büroların yöneticileri de halkla ilişkilerde bilgi ve tecrübesi olmayan kişiler olmuştur (Asna, 2003: 101). Modern anlamda halkla ilişkilerin doğuşu, bu anlamda biraz daha geç bir dönemde 1961 yılında Devlet Planlama Teşkilatı (DPT)’nın kurulmasıyla başlayacaktır.
DPT’nin alt birimlerinden biri olan Yayın Temsil Şubesi’ni gerçek anlamda ilk halkla ilişkiler uygulaması örneği olarak kabul etmek gerekmektedir (Ertekin, 2002: 23).
Bu yıllardaki örnek diğer bir uygulama, Sağlık ve Sosyal Yardım Bakanlığı bünyesinde yer almaktadır. Bakanlık içinde kurulan Tıbbi İstatistik ve Propaganda Genel Müdürlüğü, sağlık önlemleri, koruyucu hekimlik gibi alanlarda çeşitli haberleşme araçları ile oldukça başarılı çalışmalar yapmıştır (Asna, 2003: 102).
Bu iki örneğe rağmen, 1961’de oluşturulan yeni düzenlemelerle Bakanlıklardaki Basın ve Halkla İlişkiler birimleri, uzun yıllar kesip, derleyip, toparlamanın ötesine geçememişlerdir.
1962 yılında hazırlanan “Merkezi Hükümet Teşkilatı Araştırma Projesi (MEHTAP)”; "devletin tüm kademelerinde gerçekleştirilen çalışmalarda ve alınan kararlarda halk ile yakın ilişkiler kurmak mecburidir" ifadesiyle halkla ilişkilere yapılan vurgunun artmasında önemli bir yere sahiptir (MEHTAP, 1966: 55).
MEHTAP çalışmalarından sonra kamu kuruluşlarında halkla ilişkiler çalışmalarıyla alakalı bir başka çalışma da İdari Reform Danışma Kurulu tarafından hazırlanan raporlardır.
1971’de kurul tarafından hazırlanan çalışmada Türkiye’de halkla ilişkiler ve önbilgi işlerini yürüten yapıların farklı adlarla anıldığı tespiti yapılmış, bunun yanı sıra başbakanlığa endeksli olarak çalışacak ve koordinasyon sağlayacak merkezi bir birime duyulan ihtiyaç dile getirilmiştir. Öte taraftan da bakanlıklarda ve diğer kamu kuruluşlarında halkla ilişkiler ve enformasyon birimlerinin kurularak enformasyon ve yardımcı hizmetleri sunması gerektiğine bültende yer verilmiştir (Tortop, 2000: 22). İncelemede bununla birlikte, “halkla ilişkiler ve enformasyon” birimlerinin, kuruluşların tepe yöneticilerine bağlı olarak faaliyette bulunmaları, çalışanların önseçimine özen gösterilmesi ve alanında eğitimli kişilerin istihdam edilmesi dile getirilmektedir (İdari Reform Danışma Kurulu Raporu, 2000: 274).
Raporun önerileri doğrultusunda Bakanlıklarda değişik isimlerle hizmet veren halkla ilişkiler birimlerinin, 1984 tarihli “Kanun Hükmünde Kararname (KHK)” ile Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliklerine dönüştürüldükleri görülmektedir (Mıhçıoğlu, 2000: 125). 1984 Haziranı’nda Bakanlıkların kuruluş ve etüt esaslarını tekrar tanzim eden 202 sayılı KHK’nin 12. maddesinde bakanlık merkez teşkilatlarında hangi denetim ve enformasyon birimlerinin kurulabileceği hükme bağlanmıştır. KHK’nin 12. maddesinin (e) bendinde Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliği kurulması hükme bağlanan birimler içerisinde sayılmaktadır.
Halkla ilişkilerin Türkiye’deki disiplinel gelişimine de kısaca değinilecek olursa; ilk olarak 1966 tarihinde Ankara Üniversitesi Siyasal Bilgiler Fakültesi Basın Yayın Yüksek Okulu’nda halkla ilişkilerin ders olarak okutulduğu görülmektedir. Sonradansa üçüncü ve dördüncü sınıflarda halkla ilişkiler ayrı bir dal olarak okutulmaya başlanacaktır. 1970-1980 döneminde ise, İstanbul Üniversitesi Gazetecilik Enstitüsü, Başkent Gazetecilik ve Halkla İlişkiler Yüksek Okulu ve İzmir’de Ege Üniversitesi İktisadi ve Ticari Bilimler Fakültesi’ne bağlı Gazetecilik ve Halkla İlişkiler Yüksek Okulu’nda halkla ilişkiler dersleri verilecektir.
Milli Prodüktivite Merkezi tarafından 1970-1980 döneminde başlatılan halkla ilişkiler seminerleriyse, o tarihlerden günümüze değin devam edecektir (Kadıbeşegil, 2000: 23).
1.2. Halkla İlişkiler: Tanımsal İzah
Halkla ilişkileri tanımlamak hem gerçekleştirilmesi istenilen amaçlar hem de hayatın tüm alanlarına yayılması nedeni ile bir hayli güçtür (Ertekin, 2002: 13).
Bir kurum ya da kuruluş için halkla ilişkiler, basınla bildirişim kurmanın yolunu ve metodolojisini ifade ederken, politika bilimciler için bir siyasi kontrol mekanizmasını, işletme çalışanları içinse firmanın malını pazarlama ve kârı yükseltmeyi sağlayan bir yöntem olarak karşılık bulabilmektedir (Sezer, 2003: 3).
Bu yöndeki bir açıklamadan iki farklı sonuca ulaşılabilir. Bunlardan ilki; bizi halkla ilişkilerin belirli amaçlara ulaşabilmek için bir araç olduğu sonucuna götürür. Ancak bu çok da gerçekçi bir çıkarım değildir. Gökçe’nin (2000: 101) de, ifade ettiği üzere halkla ilişkiler ne basit bir araç ne de uygulama alanına göre değişen bir süreçtir. Halkla ilişkileri belirli süreç, teknik ve araçları içeren bir kuram olarak değerlendirmek daha doğru olacaktır. Hiçbir süreç veyahut da uygulayım münhasıran kendisi için var olamayacağından, halkla ilişkilerin yerine getirmeyi amaçladığı bir fonksiyon ve bunun da arkasında bir düşünme şeklinin var olduğu bilinmelidir.
Tarihsel gelişimi ile birlikte değerlendirildiğinde halkla ilişkiler belirli bir düşünce sistemine dayanan ve onu oluşturan olgu olarak değerlendirilebilir. Temeldeki bu özellik gözden kaçırılmamalıdır. Aksi takdirde halkla ilişkileri, kuruluşun tümü ve diğer yönetsel süreç ve tekniklerle doğrudan bağlantısını dikkate almaksızın yürütülen, şahsi kavrayış ve gayretlere bağlı ve toplum nezdinde "olumlu imaj" oluşturmaya dönük bir araç olarak görme hatasına düşülebilir (Sezer, 2002: 81). Böylesi bir bakış açısı halka ilişkileri kitle iletişim ağırlıklı bir uzmanlaşmaya dönüştürecek, halkla ilişkiler bir bütün olarak değil tek yönü ile gelişecek ve halka ilişkilerin bir süreç olduğu gerçeği göz ardı edilecektir. Bu ikna sürecine dönüştüğü andan itibaren de kitle iletişim araçlarının tek yönlü kullanılarak, hedef kitlenin isteklerini gerçekleştirmekten ziyade onları ikna etmeye yönelen bir araca dönüşmektedir. Halkla ilişkileri bir süreç şeklinde değerlendirdiğimizdeyse, farklı bir değişik nitelik ortaya çıkmaktadır. Halkla ilişkiler süreç olarak görüldüğünde, hem kurumsal verimliliği artıran hem de kurumların olumlu imaj yaratma ve toplumla bütünleşmesini sağlayan etkili bir olguya dönüşür. Bu suretle etkinlik tek başına halkla ilişkiler biriminin sorumluluğu olmaktan çıkarak kuruluşun tümünün işleyişine ilişkin bir husus halini alır. Nitekim halkla ilişkiler faaliyetleri de yönetimin diğer fonksiyonları gibi teşkilatlanma ve karar vermeye ilişkin olup kuruluşun verimliliğini belirleyen faktörlerden yalnızca bir tanesidir. Diğer bir taraftan da etkin bir halka ilişkiler faaliyeti kuruluşların yapısal ve davranışsal unsurlarının etkileşimlerinin türevinden başka bir şey değildir (Sezer, 2002: 82).
Halkla ilişkilerin süreç şeklinde değerlendirilmesi öte yandan iletişimi halktan kuruluşa doğru akan bir bilgi olarak görmeye de imkân tanır. Kuruluşça yürütülen hizmetlerle ilgili olarak halkın beklentilerinin, isteklerinin, görüşlerinin ya da şikâyetlerinin iyi işleyen bir halkla ilişkiler faaliyeti sayesinde kuruluşlara iletilmesi halkla ilişkilerin yalnızca bir iletişim süreci olarak anlamlandırılmasının önüne geçer. Halkla ilişkileri bir araç olarak ele alındığında tek yönlü iletişime ağırlık verildiğinden bahsetmiştik. Günümüzde halkla ilişkilerde sadece ikna olayına önem verildiğinden kitle iletişim ağırlıklı bir uzmanlaşmaya kaydığı görüşü ağır basmaktadır. Fakat hakla ilişkiler sadece yönetilenlere veya hedef kitleye bilgi vermek veya onların verdikleri bilgiler doğrultusunda ikna etmek için yapılan bir çaba değil yönetim-halk ilişkisini yönetim süreci içerisinde iyileştirmeye yönelik ve karşılıklı anlayış doğrultusunda yenilenmeyi ve yapılanmayı gerektiren mahiyet olarak ele alınmalıdır. Bu yönüyle halkla ilişkilerin iki yönlü bir etkin iletişime dayandırılması gerekir. Halkla ilişkiler uygulamasında iletişim iki taraflıdır. Belirli bir mesajı gönderen unsur kaynak, mesajın iletileceği unsur da hedef olarak isimlendirilir. Kaynak ve hedef arasında mesajları aktaran ise araçtır. İletişim, kimi kez yüz yüze yani aracısız kimi kez de mekanik bir araçlar topluluğuyla gerçekleşebilir. Bu oluşum içinde iletişimi; "sembolik olarak anlamların karşılıklı paylaşılmasıdır" diye tanımlamak mümkündür (Gökçe, 2000: 45).
Halkla ilişkiler faaliyetinde önem arz eden, taraflar arasında bilgi aktarımının ve çift taraflı iletişimin sağlanması, geri dönüşün alınması, geri dönüşlerin doğru değerlendirilmesi ve sürecin tekrar işletilmesidir (Ertekin, 2002: 15).
Bu da, etkin bir iletişim sayesinde gerçekleşir. Halkla ilişkiler açısından besleyici yankı gerçekleşmediği sürece komünikasyon sürecinin bir anlamı olmaz. İletişimi "sembolik olarak anlamların karşılıklı paylaşımıdır" diye tanımlamıştık. Bu yüzden ortak bir sembol bulmak, yani sözcüklerin ya da göze hitap eden işaretlerin alıcıya gönderilebileceği mümkün olan bir simge sistemi kurmak gerekir. Yani sözcüklerin ya da göze seslenen işaretlerin alıcıya mümkün olduğu kadar aynı şeyi anlatmaları, mesajın şekillendirilmesi ve alınması için önemli bir şarttır. Bu olmadan bir halkla ilişkiler uygulamasının istenen sonucu olan cevap ve tepki ortaya çıkmaz. Buraya kadar yaptığımız açıklamaları özetlersek halkla ilişkiler olayı, bir yönetsel ve kurumsal bir olgudur. Yöneticiler tarafından yönetimin geliştirilmesi, kurumsal verimlilik ve etkinliğin gerçekleştirilmesi süreci ile bir arada düşünülmeli bu sürecin etkili unsuru olarak ele alınmalıdır. Halkla ilişkileri iletişimden ayrı düşünmek mümkün değildir.
Fakat halkla ilişkileri sadece bir araç olarak görmenin, bizleri iletişimi bir ikna aracı olarak kullanma yanılgısına sürükleyeceği de unutulmamalıdır. Halkla ilişkileri bir süreç gibi düşünmek, etkin iletişimi de halkla ilişkiler uygulamasında faydalanılan bir unsur olarak almak herhalde daha doğru olacaktır.
Halkla ilişkiler tanımı konusunda halkla ilişkileri bir araç şeklinde aktaran tanımlar kadar halkla ilişkileri özyönetim sürecinin içinde bir mahiyet olarak gören tanımlamalara da rastlanmaktadır.
Bütün bunların yanında, halkla ilişkileri bir sanat olarak gören tanımlar da vardır. Sözgelimi, Webster sözlüğünde yer alan “halkla ilişkiler” tanımına bakılacak olursa; sözlükte konsept, “bir işletme, sendika, kamu kuruluşu veya benzeri örgütten kendisini çevresine uyarlaması ve durumu topluma yorumlaması için müşteriler, işgörenler veya ortaklar gibi belli halk kesimleri ve bütünü ile halk ile tutarlı verimli ilişkiler kurup, sürdürme yolundaki eylemleri ve bunları düzenleme sanatı” olarak tanımlanmıştır (Aşkun, 2004: 26). Dumant-Frenette (aktaran Tortop, 2000: 4) de, halkla ilişkileri, bilimsel bir uğraş ve farklı insan gruplarının karşılıklı çıkarlarını korumak için ihtiyaç duyulan uyumu gerçekleştirme sanatı olarak değerlendirir. Bir başka deyişle halkla ilişkiler, kuruluşun çalışanlarına, müşterilerine ve bağlantılı olduğu kişilere sevdirilmesi ve kuruma dönük bir saygının oluşturulması sanatıdır. Croizer’in tanımında halkla ilişkiler (aktaran Tortop, 2000: 4), diğerlerinin sempati ve iyi niyetlerini kazanmak amacıyla yönetici ve girişimcilerin kullandıkları yöntemlerin bütünüdür. Halkla ilişkiler, kendi tutumumuzun doğru olduğunu başkalarını ikna edebilme kabiliyetidir. Cutlip ve Center, halkla ilişkileri, “çift taraflı iletişime dayanan, toplumsal sorumluluk güdüsüyle yürütülen düşünce ve eylemleri etkilemeye dönük planlı girişimler” olarak tanımlamaktadırlar. Bu bağlamda halkla ilişkiler, bir kuruluşun ilgisi dâhilindeki kamular arasında karşılıklı anlayış, entegrasyon ve iyi niyeti gerçekleştirme, kuruluş amaçları ile toplumun ihtiyaç tutumlarını ve edimlerini kamu yararı etrafında bütünleştirme, böylece toplumda görüş birliğinin sağlanmasıdır. Yalçındağ’a (1988:133) ve Uysal’a (2001: 24) göre halkla ilişkiler, kamu ya da özel kuruluşların faaliyetleri dolayısıyla doğrudan ya da dolaylı olarak ilişkide bulundukları toplumsal kesimlerin güvenini ve desteğini kazanabilmek adına, çift taraflı iletişime dayanan, neticede halkın gözünde kurumun, kurumda da halkın beklediği şekilde değişiklikleri gerçekleştiren, bu suretle kurumla çevresi arasında dengeyi sağlamaya dönük sistematik ve sürekli çabalardır.
Başka bir tanım ise, Koryürek’in (2003: 262) olup, Koryürek, konsepti, “birey ya da kitlelerce, belirli gruplarla güçlü ve doğru temele sahip bağların oluşturulması, grup ve kitlelere seçilmiş ve faydası belli olan yollarla hitap edilmesi ve onlardan alınan tepkilerin değerlendirilerek tutulacak yönün tayini ve bir taraftan toplumu aydınlatırken diğer taraftan da toplumdan anlayış ve destek görmek gayesi ile iki yönlü bir komünikasyon sisteminin planlı bir tarzda kurulması” şeklinde tanımlamıştır.
1.3. Halkla İlişkilerin Disiplinel Sınırları
Halkla ilişkileri tanımlamaya dönük çabalar incelendiğinde tanımlarda karşılıklı iletişime yapılan vurgu dikkat çekmektedir. Birbirini etkileyen ve birbirinden etkilenen iki ayrı ucun bulunduğu halkla ilişkiler süreci ekser propaganda ve faaliyetleri ile karıştırılmaktadır. Halka ilişkilerin ne olduğunun daha net anlaşılabilmesi için halka ilişkilerin sınırlarının çizilmesi ve reklâm ile propagandadan ayrışan yönlerinin açıklanması gerekmektedir. Reklâm, bir hizmetin, bir malın ya da bir fikrin kitleye satılmasında, çeşitli kitle iletişim araçlarından, para ile satın alınmış yerin ve zamanın, reklâm sahibinin kimliğini saklamadan, bir hizmetin istenmesi bir malın satışının veya bir fikrin kitlece kabullenmesini sağlayan ticari nitelikli tanıtma faaliyetleridir (Çoruh, 2004: 66).
Reklâmın temel işlevi, bir malın ya da hizmetin satışını arttırmaktır.
Reklâmın ortaya çıkabilmesi için; aynı ürün üreten birden fazla üretici veya aracının olması, aynı işlevli en az iki çeşit ürünün tüketiciye sunulması ve mevcut ekonomik sistemin reklâma izin veren bir sistem olması gerekir.
Reklâmı halkla ilişkilerden ayıran en muazzam unsur amaç olup halkla ilişkiler, bir kurumun iyi bir imaj kazanmasına yönelik çalışmaları içerirken reklâmlar bir malın satışını arttırma amacını gütmektedir. Reklâmı halkla ilişkilerden ayıran en önemli unsur amaç olmakla beraber başka ayırt edici unsurlar da bulunmaktadır. Mesela zaman ayırt edici bir kriter olup reklâm kısa sürede sonuç almaya dönük bir faaliyetken halka ilişkiler uzun vadeli bir faaliyettir. Bütçe de bu noktada ayırt edici bir kriter olarak değerlendirilmekte reklâm faaliyetlerinin yürütülmesi için büyük bütçelere ihtiyaç duyulurken halkla ilişkiler küçük bütçelerle bile gerçekleştirilebilmektedir. Hedef kitle de, farklılaşan unsurlardan biridir.
Reklâm faaliyetlerinde hedef kitle, malı ve hizmeti kullanması ya da satın alması olası kitle olup yalnızca bu kitle hedeflenirken halkla ilişkilerde kitle yelpazesi çok geniştir.
Her ne kadar bazı durumlarda kullandıkları araçlar aynı ve her ikisi de koordine ve programlı bir çalışmanın ürünü de olsa reklâm ve halka ilişkiler birbiriyle karıştırılmaması gereken iki ayrı kavram olarak algılanmalıdır.
Halkla ilişkilerin sınırlarını netleştirmek için bakılması gereken bir diğer kavram propaganda olup propagandanın genel olarak benimsenecek bir tanımını vermek oldukça güçtür. Bunun başlıca nedeni, birbirinden oldukça farklı çok sayıda kavramı propagandaya özgü alanın içinde dikkate alma zorunluluğudur. Genel bir tanım yapmak gerekirse; propaganda, bir bireyin veya grubun, başka bireylerin veya grupların tutumlarını belirleyip biçimlendirmek, kontrol altına almak veya değiştirmek için, haberleşme araçlarından faydalanılarak, hedef bireylerin veya grupların, amaca uygun tepkiler vermelerini umarak giriştikleri bilinçli bir faaliyet şeklinde tanımlanabilir. Başka bir bakış açısına göreyse propaganda; ideolojik, dinsel ve politik amaçlarla, belirli hedef kişilere ve gruplara, belirli mesajların, onların giderek, alışa geldikleri dünya görüşünün ve davranışlarının dışına çıkarak şartlandırmak ve onlar doğrultusunda, fikir, kanaat, inanç ve davranışlar kazanmalarını sağlamak üzere iletilmesi olayıdır. Propaganda ile halkla ilişkileri birbirinden ayıran hususlara gelince, reklâmda olduğu gibi propaganda da en önemli ayırt edici unsur, amaç işlevidir. Fakat amacın belirlenmesi her zaman kolay olmadığı için diğer bazı hususlara da değinmekte fayda bulunmaktadır. Kısaca özetlemek gerekirse halkla ilişkilerde gerçek olduğu gibi yalın bir şekilde kitlelere iletirken, propaganda da bu durum oldukça farklılık arz eder. Propagandada, sadece propagandayı yürütenlerin işine gelen gerçekler kitlelere aktarılır. Bunlar yapılırken gerçekler abartılır veyahut da saptırılır (Kadıbeşegil, 2000: 80).
Halkla ilişkiler iki taraflıdır, karşılıklı bir etkileşim söz konusudur. Propaganda ise tek taraflıdır. Kaynaktan hedefe doğru çalışır. Hedeften gelen tepkilere önem vermez. Süreklilik açısından ele alındığında, halkla ilişkiler faaliyetlerinin sonucu kısa sürede alınmayan ısrarlı ve sürekli çalışmanın bir ürünüdür. Propaganda ile hedef kitleyi kısa sürede etkilemek mümkün olmamakla beraber süreklilik amaca ulaşılması ile sınırlıdır (Aykaç, 2001: 37). Propaganda daha çok totaliter sistemlerde kendini göstermesine ve çoğulcu demokratik sistemlerde etkisinin azalmasına karşın halkla ilişkiler de tam tersi bir gelişme söz konusudur. Hedef kitleleri benimsemesi ve etkili olmaya yönelik çalışmalar yapması, kitle iletişim araçlarından faydalanması, plan ve propagandalar çerçevesinde faaliyetlerini yürütmesi halkla ilişkiler ve propagandanın ortak yönlerini oluşturur (Kadıbeşegil, 2000: 79).
1.4. Halkla İlişkiler Uygulamasında Kullanılan Araçlar
Halkla ilişkiler uygulamasında kullanılan araçlar, bir sıralamaya tabii tutulamayacak kadar çoktur. Halkla ilişkiler uygulanmasında kullanılan araçların çokluğu halkla ilişkiler birimini şaşırtmamalıdır. Birim için önemli olan hangi aracın ne zaman, ne şekilde kullanacağının hesaplanmasıdır. Uygulama için en etkili olan araçların hangileri olduğunun en iyi şekilde tespit edilmesidir. Fakat gerek genel olarak uygulanan, gerekse halkla ilişkileri bir ilgi alanı olarak görüp değerlendiren çalışmaların sonuçlarına bakarak belli bir sıralama yapmak mümkündür. Günümüzde halkla ilişkiler uygulamasında en çok kullanılan araçlar kitle iletişim araçlarıdır. Gündelik hayatın pek çok alanında kullanılan kitle iletişim araçları ile düşük miktarda emek harcayıp geniş kitlelere çok hızlı bir biçimde açıklama, etkileme ve yönlendirme noktasında başarılı mesajlar göndermek mümkün hale gelmektedir. Çağdaş demokrasilerde kamu kuruluşlarının halka bilgi verme yükümlülükleri bir anayasal zorunluluk haline gelmiştir. Halkla yüz yüze ilişkiler, bu yükümlülüğü yerine getirmeye yetmemektedir. Günümüzde toplumsal yapının karmaşık bir hal alması, bunun yüz yüze veya doğrudan doğruya bir iletişimle gerçekleşmesini imkânsızlaştırmaktadır. Bu nedenle halkla ilişkiler uygulamasının etkin bir şekilde gerçekleştirilmesi için kitle iletişim araçlarından yararlanma yoluna gidilmektedir. Fakat gerek kurum dışına gerekse kurum içine dönük halkla ilişkiler uygulamasında sadece kitle iletişim araçlarının kullanılması şüphesiz yetersiz kalacaktır. Amaca etkin ve verimli bir şekilde ulaşabilmek için daha birçok araç mevcuttur. Fakat asıl önemli olan bunların hepsinin bir bütün olarak görülmesidir. Halkla ilişkilerin temelinde iki yönlü iletişimin yatması iletişim alanındaki gelişmelerin halkla ilişkileri etkilemesine ve faaliyetlerini zenginleştirmesine yol açmıştır. Kurumlar ve kuruluşlar, toplumdaki amaçlarını daha külfetsiz ve verimli biçimde anlatmak için halkla ilişkilere daha çok istirham duymaya başlamışlardır. Bu mazeretle, kitle iletişim araçları, halkla irtibat ve bildirişim kurmada etkin olduklarından dolayı çok iyi bilinmesi ve tanınması gerekir (Durgun, 2000: 421-423).
Halkla ilişkilerde hangi araçlarla hangi kitleye ne şekilde ve nasıl hitap edileceği hususlarının tespiti, önemli bir konudur. Bununla beraber bu seçim yapıldıktan sonra önemli olan verilen mesajın doğru olması gerçekleri yansıtması ve hedef kitlenin anlayacağı şekilde olması gerekir. Halkla ilişkiler uygulamasında insan faktörünün de önemi büyüktür. Etkin bir halkla ilişkiler uygulaması, hem kurum içine, hem de kurum dışına yönelik olarak faaliyet göstermelidir.
Kurumun halkla ilişkiler birimi, bunu gerçekleştirmek için halkla ilişkiler taliminde kullanılan araçlardan faydalanma yoluna gitmelidir. Halkla ilişkiler birimi, bütün araçların uygulayımları ve uygulaması hakkında bilgi sahibi olmalıdır. Çünkü kullanılan araçlar, halkla ilişkiler uygulamasında bulunan kuruma, faaliyetin bünyesine, mesajın tipine, hitap edilen halkın durumuna göre değişebilir (Şen ve Çerçi, 2004: 32).
Halkla ilişkilerin her geçen gün öneminin artmasını bir yönden kitle iletişim teknolojilerinin gelişimine bağlamak mümkündür. Kitle iletişim araçları sayesinde halkla ilişkilerin uygulanabilirliği ve etkinliği hızla artmıştır. Kitle iletişim araçlarındaki bu hızlı gelişme, daha önce yalnız gazeteler ve öbürkü sürekli neşriyatlar için kullanılan "basın" ve "gazetecilik" terimleri artık radyo, televizyon, fotoğrafçılık, haber ve belgeleri kapsayan filmleri içine alan bütün bir sistem için kullanılmaktadır. Bu araçlar, halkla ilişki ve iletişim kurmada başlıca araçlar olduğu için, çok iyi bilinmesi ve tanınması gerekir. Böylece halkla ilişkilerde dikkat çekmek, güven kazanmak ve bilgi vermek daha kolaylıkla sağlanacaktır.
Halkla ilişkiler uygulamasında kullanılan araçları dörde ayırmak mümkündür: Yazılı araçlar, göze ve kulağa hitap eden araçlar, organizasyon faaliyetleri, diğer araçlar.
(i) Yazılı Araçlar
Yazılı araçlar halkla ilişkiler faaliyetlerinde etkin şekilde kullanılan araçlardandır. Bu araçlar halkın isteklerinin yönetime yansıtmasında ve halkla ilişki kurmada kuşkusuz önemli bir rol oynamaktadır. Yönetim halkın dilek ve isteklerini, genel eğilimlerini, olumlu veya olumsuz görüşlerini ve halka duyurmak istediği birçok bilgileri bu araçlarla öğrenebileceği gibi bu yolla da duyurabilir (Durgun, 2000: 423). Yazılı araçlar denilince, akla “gazete, dergi, kitap, broşür, bülten, yıllık, el ilanı, pankart, poster, mektup” gibi şeyler gelir.
Yazılı araçlar, yüzyılların getirdiği birikimden dolayı, sözlü araçlara kıyasla ayrıcalıklı durumunu hâlâ korumaktadır. Bu değişik nitelik; yazılı araçların, sözlü araçlardan daha önce gelişmesi, yazılı araçlarda benimsenen ilkelerin sözlü araçlarda benimsenip kullanılmasından kaynaklanmaktadır. Bütün bunların yanında yazılı araçlar, özellikle gazetelerin ve dergilerin halkla ilişkisi çok yakın ve derinliğinedir (Tokgöz, 2001: 141).
Halkla ilişkiler uygulamasında kamuoyunu aydınlatmada gazete ve dergiler kuşkusuz en etkili araçlardır. Bu bakımdan halkla ilişkiler biriminin, bu etkili araçları çok iyi tanıyıp özelliklerini nasıl çalıştığını bilmesi ayrıca basının dilini anlaması ve onu tanıması gerekir.
Halkla ilişkilerde yazılı basın, yönetim hakkında yönetilenlere bilgi verir, enformasyon sağlarken, yönetilenlerin düşündüklerini açıklamayı ihmal etmezler. Buna karşılık, yönetimin yazılı basına halkla ilgili konuları benimsetme görevi ve gücü yoktur.
Yönetimler, kendi yönetimlerini sağlamlaştırmak ve sürekliliğini sağlamak için bilgi toplamaktadırlar ve bu çok uzun zamandır süregiden bir faaliyettir (Tokgöz, 2001: 142). Halkla ilişkiler uygulamasında kullanılan yazılı araçların en önemlisi gazeteler olup gazeteler, halka bilgi vermesi, buna karşılık halkın düşündüklerini açıklaması, dolayısıyla halkın isteklerini yönetime duyurma işlevi açısından, yönetimin halkla ilişkiler uygulamasında oldukça elverişli ve sık kullanılan bir yazılı araçtır. Bu araçtan verimli bir şekilde faydalanmak için özelliklerini ve en önemlisi çalışma düzenini bilmek gerekir. Gazetelerden bir halkla ilişkiler aracı olarak faydalanmak istenildiğinde şu iki noktaya dikkat etmek gerekir: Gazetelerin özel işletmeler oldukları ve kâr amacı ile faaliyette bulundukları. Yönetimin, gazete ile okuyucu arasındaki ilişkiyi göz önünde tutması gerekir. Kazanç amacıyla yine doğrudan alâkalı olan bu değişik nitelik, yönetimin, okuyucuların gazetelerden beklediklerini unutmaksızın, haberde güncellik ve okuyucuya yarar sağlama öğesinden, yönetimden çıkacak düzenli haberlerin zamanlamasına kadar birçok konuda gerektiği gibi davranmak zorundadır. Halkla ilişkiler uygulamasında gazetelerden faydalanmak istiyorsak gazetelerle ilgili bazı hususlara dikkat etmek gerekir. Bunları kısaca açıklayalım. Gazetelerin işledikleri konulara, ağırlık verdikleri sorunlara göre bir sıralama yapılması ile her gazetenin belirli bir kategori içinde kalan okuyucu kitlesi bulunur. Bu sayede halkla ilişkiler uygulamasında hedef seçilen kitleye hangi gazetelerle ulaşılacağı tespit edilmiş olur. Gazeteleri kullanmak için dikkat edilecek bir başka husus haberin zamanlamasıdır.
Gazetelere halkla ilişkiler uygulaması ile ilgili olarak haber niteliği taşıyan mesajların zamanında verilmesi gerekir. Gazetelerin basım zamanından sonra verilen haberin basılması mümkün değildir. Zamanında verilmeyen haber, gazetecilerin habercilik anlayışına göre eskimiş sayılacağından haberlerin zamanında verilmesi gerekir. Kuruluşla ilgili haberlerin mutlaka yer alacağı konusunda bir garanti yoktur. Buna karar verecek olan, gazetelerin ilgili organlarıdır. Fakat halkla ilişkiler çalışanlarının gazetecilerle kuracakları kişisel ilişkiler, bu kararı etkileyebilir. Gazeteye gönderilen haberler, ulaşılmak istenen kitlenin ilgisini çekecek şekilde açık ve anlaşılabilir olmalıdır. Günümüzde halkla ilişkiler bölümü olan kuruluşların çoğunda gazete veya dergi türünde bir yayın çıkardığı görülmektedir.
Çevreye bilgi aktarmak ve kuruluşta olup bitenlerden söz etmek amacıyla yayınlanan bu yayınlar genellikle süreklidir. Ulaşılmak istenen kitle açısından bu yayınları üçe ayırmak mümkündür (Kadıbeşegil, 2000: 101): Kurum içine yönelik gazeteler. Kurum dışına yönelik gazeteler. Hem kurum içine, hem de kurum dışına yönelik gazeteler. Kurum içine yönelik gazeteler günümüzde çok sık kullanılan bir gazetedir. Gazetenin amacı, o kuruluşta çalışanları, genel politikalar, hedefler, yapılan işler konusunda haberdar etmek, eğitmek bilgilendirmek, işe yeni girenleri, ayrılanları bildirmek, kuruluşun diğer bölümlerinde çalışanları haberdar etmektir. Gazetede kuruma yönelik haberlerin yanında sosyal ve kültürel haberlere yer verilerek gazeteye sosyal içerik kazandırılması sağlanmalıdır. Gazeteye ayrıca çalışanların da yazı yazması ve yönetim hakkındaki fikirlerini belirtmesi sağlanarak yönetime katılması gerçekleştirilmelidir. Kurum dışına yönelik gazeteler daha itinalı ve özenli hazırlanır. Daha iyi kâğıda basılır. Mesajların kaleme alınmasında, sokaktaki vatandaşın anlayabileceği bir dil kullanılır. Gazete, halkla ilişkiler uygulamasında hedef teşkil eden kitleye bir dağıtım listesiyle ulaştırılır. Dikkat edilecek husus, gazetede sadece kurumla ilgili haberlere değil çevrede olup bitenlerden de bahseden haberlere yer verilmeli, kuruluşun borazanlığı yapılmamalıdır.
Hem kurum içine hem de kurum dışına yönelik gazetelerde kullanılan dil, hem kuruluş çalışanlarının hem de kuruluş dışındakilerin anlayabilecekleri şekilde olmalıdır. Şu noktalara dikkat edilerek bu gazeteler çıkartılmalıdır (Kadıbeşegil, 2000: 102): Haber tam ve doğru olarak verilmelidir. Başlıklarda ve spotlarda abartmaya yer verilmemelidir. Kuruluşun politikasına içerik ters düşmemelidir. Güncel olayların gerisinde kalınmamalıdır. Kurumun ilişki içinde bulunduğu diğer kurumlarla ilişkileri geliştirici öneriler ve uygulamalar ön planda tutulmalıdır. Götürülen hizmet ön plana çıkmalı ve verilen haberler propaganda niteliğinde olmamalı, okuyucuda böyle bir izlenim bırakmamalıdır. Gazetelerin halkla ilişkiler uygulamasında etkin araçlardan biri olduğu unutulmamalıdır.
Dergiler, gazeteler gibi değişik kitlelere yönelik olarak çıkar. Bu mazeretle, dergilerden faydalanırken, ulaşmak istediğimiz kitlelere göre önseçim yapmamız gerekmektedir. Dergiler; “sanat, aktüalite, sosyal, ekonomik, spor, musiki, sinema, haber, röportaj ve meslek dergileri” olarak gruplandırılırlar (Asna, 2003: 96). Gazeteleri dergilerden farklılaştıran en önemli husus zaman olayıdır. Dergiler çoğunlukla haftalık çıkarken hafta içinde gelişen her olay haber niteliği taşıması durumunda dergi için yayınlanabilir bir nitelik kazanır. Broşürler de, halkla ilişkiler uygulamasında, hedef kitleyi aydınlatmak amacıyla kullanılan araçlardan biridir.
Kurum tarafından bastırılıp hazırlanacağı için, ayrıbasımların içeriğinin tespit edilip hazırlanması, kuruluşun elindedir. Dergilerden ve gazetelerden broşürü ayıran muazzam fark budur. Broşürler, umumiyetle az sayfalı ve bol resimlidir. Ön ve arka kapağın dikkat çekici olmasına dikkat gösterilmelidir. Sayfa mukavemeti ile verilmek istenen ihtarname kolayca verilebilmelidir. Broşürün içeriğinin kurum tarafından hazırlanması halkla ilişkiler uygulaması açısından bir avantajdır. Bundan dolayı hedef kitleye verilmek istenen mesajın ve yaratılmak istenen imajın en iyi şekilde tespit edilmesi gerekir. Broşürler hazırlanırken, kuruluş hakkında bilgi vermek, amaçları, faaliyetleri ve güdülen politikaları açıklamak veya bir konu üzerinde dikkati çekmek, kuruluş hakkında iyi bir izlenim yaratmaya yönelik olmasına her zaman dikkat etmek gerekir. Konu ile ilgili olan kişilerin bilgilerine ve dikkatlerine sunulan ve belirli zamanlarda yayınlanan çalışmalar olarak tanımlanan bültenler de halka ilişkilerin yazılı araçlarından bir tanesidir. Bültenler, kurum içi halkla ilişkilerde kullanılabileceği gibi dışa yönelik halkla ilişkilerde de kullanılabilir. Kurum içi ilişkilerde ilan tahtaları bu iş için yeterli olabilir. Kurum personeli; kurumla bağlantılı deklârasyonları, yeni kararları, iletilmek istenen mesajları buralardan öğrenebilirler (Asna, 2003: 84).
Kurum dışına yönelik beyanatlarda ise, kurumu tanıtmaya yönelik bilgiler, olumlu bir imaj yaratmaya yönelik mesajlara yer verilir. Ayrıca bültenlerde güncel olaylara yer verilerek ilgililerin dikkatleri çekilebilir. Bunun yanında, bültenlerde kısa sorulara yer vererek ilgililerin tepkilerinin ve kurum hakkındaki fikirlerinin neler olduğu öğrenilebilir.
Bir diğer yazılı halkla ilişkiler aracı olan almanaklar, kuruluşların bir sene içerisinde gerçekleştirdiği çalışmalarla ilgili ansiklopedik bilgiler veren bir yayın türüdür. Kurum içine yönelik yıllıklarda, kurumda çalışan amirlerin resimlerle tanıtılması görevlerinin ne olduğunun belirtilmesi, sene içerisinde yapılan atamalara, misyon değişimlerine, kuruma yeni katılanlara kurumdan ayrılanlara detaylı olarak yer verilmesi gerekir. Bu sayede kurum çalışanlarının kurumla ilgili bir yıllık bilgileri toplu halde öğrenmeleri sağlanmış olur. Kurum dışına yönelik yıllıklarda, kurumun faaliyetleri hakkında detaylı bilgilerin verilmesi gerçekleştirdiği hizmetin neler olduğunun belirtilmesi, ileriye dönük hedeflerin gösterilmesi gerekir. Bu sayede ilgililer kurum hakkında detaylı, bilgilere sahip olurlar. Bir diğer halka ilişkiler aracı olarak karşımıza çıkan el kitaplarında ise kurumla alâkalı konuların anlatımına, kurumun uğraş alanıyla alâkalı sorunların açıklamasına yönelik bilgiler yer alır. El kitabı, kurumla ilgili bilgilerin yer aldığı her an başvurulabilen bir kaynak niteliğindedir.
Bunun için özenle ve herkesin anlayabileceği bir şekilde hazırlanmış olması gerekir. Konunun başında da belirttiğimiz gibi, dinamik bir halkla irtibatlar uygulamasında kullanılan araçların fazla olmasından çok bu araçların zamanında ve dinamik bir biçimde kullanılması önemlidir. Yazılı araçlar için de bu değişik nitelik geçerlidir. Bunun yanında bu araçları sade kullanmakla kalmayıp, ulaşmak istenilen amaca ulaşılıp ulaşılmadığının da kontrol edilmesi gerekir (Asna, 2003: 96).
(ii) Göze ve Kulağa Dönük Araçlar
Halkla ilişkilerde yaygın olarak kullanılan gözü ve kulağı hedefleyen araçlar radyo, televizyon, sinema, kısa metrajlı filmler, videobantlardır. Günlük hayatımızın bir parçası olan bu araçlar halkla ilişkiler uygulaması açısından da önem arz etmektedir. Gelişmiş ülkelerde sayı olarak çok fazla kişiye hitap eden bu araçlar okuma yazma oranın düşük olduğu az gelişmiş ülkelerde etkinlik açısından büyük öneme sahiptir (Durgun, 2000: 425). Bu araçlarda dinleme ve görme söz konusu olmaktadır. Bu nedenle okuma yazması olmayan ve yazılı araçlarla ulaşılamayan kitlelere ulaşmada büyük kolaylık sağlamaktadır. Göze ve kulağa dönük bu araçlardan en etkili olan ve gelişen teknoloji sayesinde etki alanını bir hayli genişletmiş olanı televizyondur. Geçmiş senelere nazaran televizyonun her eve girdiği düşünülürse hedef kitlelere kolayca ulaşılabilineceği unutulmamalıdır. Televizyon uygulamada tek yönlü iletişime yönetimden topluma mesaj taşımaya yönelik araçlardır. Siyasal amaç gütmeden yönetim-halk sorunlarının tartışıldığı, yönetimin hizmetlerinin tanıtıldığı, halkın isteklerinin neler olduğunun tespit edildiği, programların yapılması ve bunun sürekliliğinin sağlanması televizyona yöneltilen tek taraflılık eleştirisini bertaraf etmenin bir yoludur. Halkla ilişkiler uygulamasında etkili bir araç olan televizyondan faydalanma, halkla ilişkiler birimi açısından önemlidir. Fakat televizyon programcılığı pahalı ve teknik bir uğraştır. Bu mazeretle, bir kurumun halkla ilişkiler için program yapıp televizyonda yayınlanmasını sağlaması çok fahiş fiyatlı olmaktadır. Genelde kurumların halkla ilişkiler birimlerinin bütçesi bu masrafı karşılamaya yetmez. Kurumlar, bu konuda ya program yapımı için oluşturulmuş kuruluşlardan faydalanma ya da doğrudan televizyon kurumlarından yardım istemektedirler. Her iki durumda da halkla ilişkiler görevlisi programların yapımına bizzat katılmalı ve kuruluşla ilgili verilen mesajların programda yer alıp almadığına dikkat etmelidir. Televizyondan faydalanmanın pahalı olduğu unutulmamalı ve yapılan programlar kısa ve öz olmalıdır.
Halkla ilişkilerin temel prensibi olan doğruluk ve gerçekçiliğini de unutmadan programlar yapılmalıdır. Belgesel nitelikte programlar yaparak televizyonlardan ücretsiz faydalanma yoluna gidilmelidir. Devletin radyo ve televizyon üzerine tekel koyduğu ülkelerde televizyondan her zaman faydalanmak mümkün olmamaktadır.
Bu gibi ülkelerde televizyondan faydalanmanın yolu televizyon kurumunun yetkilileri ile iyi ilişkilere büyük ölçüde bağlı kalmaktadır. Halkla ilişkiler uygulaması amacıyla yapılan bir programın televizyonda yayımlanmasıyla amacına ulaşmış kabul edilmemelidir. Amaçlanan hedefe varılıp varılmadığı ulaşılmak istenen kitle üzerinde sonradan yapılacak araştırmalarla kontrol edilmelidir. Hakla ilişkiler uygulamasında yazılı araçların ulaşamadığı kitlelere ulaşmada kullanılan araçlardan bir diğeri de radyodur. Radyo, kulağa hitap ettiği için kişilere diğer uğraşıları sırasında seslenir (Şen ve Çerçi, 2004: 39).
Haber programları, dökümanlar, röportajlar, açık oturumlar ve kısa anonslar gibilerden radyodaki tüm programlardan halkla ilişkiler uygulaması için yararlanmak mümkündür. Radyoya verilecek haber bültenleri yazılı basındaki gibi sütun hazırlar gibi hazırlanır. Fakat bunun radyoda yayınlanıp yayınlanmayacağı radyo yöneticilerine göre haber niteliği taşıyıp taşımadığı ve kendi koydukları ilkelere uyup uymadığına bağlıdır. Bunun için halkla ilişkiler biriminin bunlara dikkat etmesi gerekir. Radyoda yapılacak açık oturumlar, kuruluşu tanıtma ve kuruluşun görüşlerini açıklama bakımından önemli bir yöntemdir. Bu açık oturumlara halktan kimseler de davet edilerek kurumun hizmetlerinin neler olduğunu, neler yapacağını, neler yapması gerektiği tartışılabilir. Böylece sadece halka mesaj yollanmış olmamakta, aynı zamanda halkın istekleri de öğrenilmiş olmaktadır. Radyoda ayrıca halkla ilişkiler uygulaması amacıyla birkaç saniyelik halkta olumlu imaj yaratacak spot şeklinde mesajlar da verilebilir. Gerek radyo gerekse televizyondan faydalanan kitleler üzerinde batılı ülkelerde araştırmalar yapılmasına rağmen ülkemizde ve gelişmekte olan ülkelerde böyle bir tetkik yapılmamıştır. Hangi kitlenin hangi saatte radyoyu dinlediği veya televizyonu seyrettiği, hangi programlardan hoşlandığı radyo ve televizyondan ne gibi şeyler beklediği hakkında detaylı bir araştırma yapılması gerekir. Böyle bir araştırma yapılmadan rantabl şekilde bu araçlardan faydalanmak mümkün olmaz. Halkla ilişkiler faaliyetleri kapsamında filmlere başvurularak belki radyo televizyon gibi bir anda geniş halk kitlesine ulaşılamaz ama iyi bir dağıtım mekanizması gerçekleşirse uzun vadede radyo televizyon kadar olmasa da büyük bir izleyici kapasitesine ulaşılması mümkündür.
Görsel iletişimin önemli bir aracı filmler konusunda araştırma yapanlar, bu tür araçların doğrudan kulağa hitap eden kitle haberleşme araçlarından 25 kat daha fazla etkili olduğunu belirtmektedirler. Yine görsel araçlarla yapılan iletişimin belleklerde saklı kalma süresi hayli uzun bir süreyi kapsamaktadır. Canlı, hareketli ve belgesel özellikte bir konunun izleyicinin önüne sunulması dikkatin ister istemez konuya yönelmesini sağlayacaktır.
(iii) Organizasyon Faaliyetleri
Halkla ilişkiler uygulamasında en fazla kullanılan araçlardan biri de organizasyon faaliyetleridir. Yemek, kokteyl gibi küçük olarak nitelendirilebilecek faaliyetlerden başlayıp, seminer, bilgi şöleni, festival, kongre, uluslararası düzeyde organizasyonlara kadar ulaşan faaliyetleri kapsar. İyi organize edildiğinde kamuoyu üzerinde son derece etkili, kalıcı ve geniş çevrelere uzanması söz konusudur. Kısaca bunlara değinilecek olursa ilk olarak basın toplantıları üzerinde durmak gerekir. Kurumun tanıtımına yardımcı olmak için, kurumun yaptığı ve yapacağı hizmetleri tanıtmak amacıyla ayrıca kitle iletişim araçlarına kurum ile ilgili önemli haberler aktarılmak istendiğinde faydalanılan bir halkla ilişkiler aracıdır. Basın toplantıları metin okuma, kurumun hizmetlerinin ve ünitelerin tanıtımı gibi farklı şekillerde gerçekleştirilebilir. Basın toplantısına çağrılanlar, ülkede ya da bölgede kitle iletişim araçlarının temsilcilerini yeterince temsil etmelidir. Toplantıya çağrılanların konuyla bağlantılı olmalarına dikkat edilmelidir. Basın toplantısının başarılı olması için kamuoyunda yeterince yankı yapması, ilgi görmesi gerekir. Basın toplantısı başından sonuna kadar halkla ilişkiler biriminin gözetim ve denetimine bırakılmalı, sorumluluğu bu birim üstlenmelidir. Basın toplantısının mutlaka bir konusu ve amacı olmalı, sadece basın toplantısı yapmış olmak için yapılmamalıdır. Ayrıca basın toplantısı yapılan mekânda gazetecilerin ve konukların ihtiyaçlarını karşılayabileceği her türlü araç-gereç bulundurulmalıdır. Bir diğer organizasyonel faaliyette festivallerdir. Kuruluşun kendini tanıtması, yani doğrudan doğruya kitlesel ilişkiler çalışmasına girişmesi kadar etkili bir başka yol da ülke halkının dikkatini içinde bulunduğu kente ya da bölgeye çekmek yani dolaylı bir kampanyaya girişmektedir. Kente başka yerlerden insanların gelmesi, yani bölgenin ulusal ilgi merkezi olması sağlandıktan sonra dikkatlerin, kuruluş üzerine çekilmesi kolay olur. Böylece, halk, kuruluş hakkında fikir sahibi olur. Festivallerin düzenlenmesi, bir kuruluşun başarabileceği iş değildir. Bunun için çeşitli kuruluşlarla işbirliği yapmak hatta bu kuruluşların halkla ilişkiler birimiyle işbirliğine gidilerek bu kuruluşların tanıtımı da sağlanmış olur.
İletişim araçlarını bir arada kullanma olanağı veren sergiler de halkla ilişkilerde geniş bir uygulama alanı bulmaktadır. Sergilerde çizgilerle bir konunun anlatılması veya bazen de bu çizgilerin sözle ve broşür içindeki yazılarla desteklenmesi ile konunun daha iyi kavranması söz konusudur.
Sergilerde mevzu, belirli bir rezistans içerisinde birbirini takip eden parçalar şeklinde sunulmalıdır. Sergiyi gezen kişi, çıkış noktasına geldiğinde konuyla ilgili belli bir görüşe ve verilmek istenen mesaja ulaşabilmelidir. Bunun yanında sergi ile ilgili aydınlatıcı bir broşür hazırlayarak sergiyi gezenlere verilmesi sağlanmalıdır. Ayrıca sergilerde hedef kitle ile yüz yüze ilişki kurma imkânı olduğu için burada görev alacak kişilerin gerek bilgileri gerekse kişileri etkileme yetenekleri açısından dikkatle seçilmeleri gereklidir (Şen ve Çerçi, 2004: 43). Seminerler, çoğunlukla birkaç oturum süren toplantılardır. Seminer süresince birkaç konuşmacı, hazırladıkları bildirileri sunarlar ve ele alınan konuyu çeşitli açıdan incelerler. Bunlar genelde bilimsel düzeydeki toplantılar olduğu için dinleyicileri de sınırlıdır.
Belirli kitlelere konuyla alâkalı enformasyonlar vermeyi amaçlar. Seminerler konuyla ilgili sorulara, tartışmalara ve eleştirilere yer verdiği için daha iyi anlaşılmış olur. Seminerler, halkla ilişkiler uygulamasında ortaya çıkan meseleleri bilimsel açıdan ele alması ve çözümler getirmesi nedeniyle kuruluşlarca sık sık yapılması gereken organizasyon faaliyetlerindendir.
(iv) Diğer Araçlar
Sayılanların yanı sıra, kurum çalışanlarının, kurum yönetimine katılmaları da bir halka ilişkiler faaliyeti olarak kabul görmektedir. Yönetime katılma, özel bir özyönetim ilişkisinin felsefesini ortaya koyması, çalışma ilişkilerini düzenlemesi, toplumsal ihtiyaçtan doğması ve toplumsal davranışı etkileyen toplumsal bir ürün olarak karşımıza çıkmaktadır.
Yönetime katılmanın, sosyal bir dilek olarak karşımıza çıkmasına rağmen yöneticilerin buna önem verdiği söylenemez. Yönetimin, yönetime katılma amacıyla yaptıkları toplantılarda yönetimin teklifi konuşulur ve astlara kabul ettirilmeye çalışılır. Alınan kararlar yönetimin isteği doğrultusunda olur. Astların istekleri görmezlikten gelinir. Kurum çalışanlarının alınan kararlarda etkileyici olmaları için; kurumun misyonlarını ve kıymetlerini tanımaları, örgütü benimsemeleri, hem iktisadi ihtiyaçlarını, hem itibar sağlama, güven içinde olma, araştırma, bir şey yaratma gibilerden benlikleriyle alâkalı ihtiyaçlarını kurum içinde giderebileceklerini hissetmeleri gerekir (Onaran, 2001: 202).
