Halkla ilişkilerin etkinliği ve verimliliği, sadece halkla ilişkiler birimine özgü bir olay değildir. Bir kurumun tümünün işleyişi etkinlik ve verimliliği ile ilgili bulunmaktadır. Halkla ilişkiler diğer yönetsel işlevlerle beraber bir teşkilatlanma ve karar süreçlerini kapsamaktadır. Kuruluşun etkinliğini ve verimliliğini belirleyen güdülenmeler, halkla ilişkiler için geçerlidir. Halkla ilişkilerin dinamik ve verimli şekilde uygulanabilmesi için bazı aşamalardan geçerek uygulanması gerekmektedir.
Çevrenin belirsizliği arttıkça, bilgilerin toplanabilmesi için değerlendirme takiplerine duyulan ihtiyaç artmaktadır. Yalnızca gazetecilik yeteneklerine, mesleki tecrübeye veya sosyal saygınlığa güvenilerek iş görmeye çalışmak, teknolojideki hızlı gelişmeler nedeniyle yetersiz kalmaktadır. Bu yeteneklerin yanında, takip yöntemleri, yönetim bilimleri ve sosyal davranış bilimleri ile de kendilerini yenilemelidirler. Günümüzde meydana gelen gelişmeler, sadece bireysel ve mesleki tecrübelere dayanarak objektif tahminler yapmanın yetersizliğini ortaya koymuştur. Objektif, bilimsel araştırma yöntemleriyle, sistematik veri toplama ve analizleri ile sebep-sonuç mensubiyetlerinin tespiti metotlarıyla, sağlıklı sonuçlara varılması bir zorunluluk haline gelmiştir (Küçükkurt, 2002: 157).
Halkla ilişkiler uygulamasının verimli ve dinamik bir şekilde yapılması için araştırma safhasından değerlendirme safhasına kadar olan aşamaların bilimsel, objektif, güvenilir ve gerçekçi bir şekilde değerlendirilmesi gerekir.
Bu safhaların her biri, zincirin halkaları gibilerden birbirine bağlıdır. Bunlardan birinin nesnel, güvenilir ve de gerçekçi şekilde değerlendirilmemesi, diğer kademelerin güvenilirliğini tehlikeye düşürür. Halkla ilişkiler, araştırma ile başlar.
Araştırma aşamasında kurum ilişki kuracağı hedef kitle hakkında bilimsel yollardan enformasyon sahibi olmaya çalışır. Yine bu kademe, kurum hakkında ve daha önce yapılan halkla ilişkiler çalışmaları ile ilgili bilgiler toplar.
İkinci aşama, planlama aşamasıdır. Birinci aşamadan faydalanarak neyin, ne şekilde ve nasıl yapılacağının planlanmasıdır. Üçüncü aşama, yapılan planın tutarlı olup olmadığının bir ön deneme yapılarak uygulanabilirliği hakkında bilgi sahibi olunması ve gerekli düzeltmeleri yapıldığı uygulama aşamasıdır.
Dördüncü aşama ise, uygulamadan sonra tespit edilen hedefe ulaşılıp ulaşılmadığını öğrenmeye yarayan değerlendirme aşamasıdır. Araştırmadan başlamak üzere tüm yapılanları değerlendirerek yeni bir uygulamaya yönelmek halkla ilişkilerin değişmez prensibi haline gelmiştir. Çünkü halkla ilişkileri uygulaması mutlaka kendi içinden yeni bir uygulamanın doğmasına ve gelişmesine neden olacak bir sistemi beraberinde getirmektedir.
Dönen çark bize iki yönlü iletişimin ipucunu vermektedir. Uygulamanın değerlendirme evresinin hemen arkasından araştırmanın gelmesi, besleyici tepkinin kendisidir. Geliştirilecek olan diğer programlar yapılan değerlendirmelerin ışığında çalışmalara yön verecektir.
(i) Araştırma Safhası
Araştırma aşamasında genelde bir hüküm verilmez. Fakat karar verilmesine yardımcı olacak tüm bilgiler bu aşamada toplanır. Tarafsız objektif değerlerle bilgi toplamak sağlıklı bir halkla ilişkiler uygulamasına uzanan yolun başlangıcıdır. Takip aşamasında anketlerden, ilmî tetkiklerin sonuçlarından, kaynak taramalarından ve istatistikî bilgilerden faydalanma yoluna gidilir. Bilgilerin imkân olduğu kadar güncel olması, kaynakların güvenilir olması öncelikle gözetilecek hususlar arasındadır. Araştırma safhasında enformasyon kanallarının tespiti ve kitleler hakkında verilerin toplanması gerekir. Araştırma yaparken çevresel etkiyi de göz önüne almamız gerekir. Araştırma yapılırken, kurumun faaliyetlerini etkileyebileceği, kurumu etkileyebilecek kişilerin, kurumların, grupların düşünceleri, duyguları, tutumları, davranışları titiz bir şekilde ele alınmalıdır. Ulaşılan veriler analize tabi tutularak kurumun güçlü ve zayıf yönleri belirlenmelidir. Bu evre, sonradan yapılacakları ve atılacak adımları belirleyeceğinden oldukça önemlidir. Bu münasebetle, bilgilerin toplanmasından son kademeye dek kullanılacak araçlara ve yöntemlere dikkat edilmelidir (Küçükkurt, 2002: 156).
Bunlardan ilki “dış araştırmalar” olup, bu araştırma, daha ziyade halkın düşüncelerini yansıtan mektuplar, hedef kitleyi temsil yeteneğine sahip olanlarla yapılacak münazaralar, danışma komisyonlarının raporları, kitle haberleşme araçları üzerine ve bunlarda çıkan yazı ve haberleri ve belirli karar önderlerinin demeçlerini kapsamaktadır (Asna, 2000: 162). Bu araştırmalar, genellikle şu noktalar üzerinde yoğunlaştırılır (Mıhçıoğlu, 2002: 98-99): Gazete ve dergi okuyucularının daha çok nelerle ilgilendikleri, basındaki hangi tip haberleri ve yazıları takip ettikleri, hangilerini daha iyi hatırladıkları. Televizyonlardan ve radyolardan hangilerini izledikleri. Bunlarla beraber hangi programın kimler tarafından tercih edildiği. Halkın kitle haberleşme araçları yolu ile elde ettiği bilgiler ve bunların kaynaklarının neler olduğu.
Bu tür tetkikatlar, kurumdan çıkan mesajların hedef kitleye ulaşma ve onlar tarafından anlaşılma derecesini ortaya koymak amacını güder. Dışa yönelik araştırmalarda daha güvenilir ve ayrıntılı sonuçlar almak için kişisel soruşturma yöntemine gidildiği de görülür. Bu yöntemde hedef kitleyi oluşturan bireylerle tek tek görüşmelerle kitle hakkında doğru bilgi edinilmeğe çalışılır. Fakat bu metot ancak kalabalık olmayan hedef kitleler için kullanılır. Ayrıca yüz yüze konuştuğumuz herkesin doğru cevaplar vereceği kesin değildir. Bu sakıncalar dolayısıyla hedef kitlenin tümü yerine, özellikleri açısından kitleyi temsil edebilecek örnekler seçilerek araştırmanın yapılması yoluna gidilmektedir. Bu örneklemede, rasgele bölgesel ve kota örneklemesi şeklinde olmaktadır. Dışa yönelik araştırmada dikkat edilecek bir husus da, elde edilen bilgilerin sadece halkla ilişkiler amacı doğrultusunda değil, kurumun diğer birimlerinin de kullanabilecekleri doğrultuda olmasına dikkat etmek gerekir.
Halkla ilişkiler uygulamasında yapılan araştırmaların bir başka türü de kanaat ve tavır incelemeleridir. Halkla ilişkiler uygulamasında kanaat tetkikleri, kurumlarla ilgili bilgisizlik, yanlış müktesebat ve önyargılı olanlar hakkında fikir vermeleri bakımından yararlı olmaktadır. Değişik zamanlarda aynı konuda yapılan kanaat araştırmalarının sonuçlarının birbiriyle karşılaştırarak belirli konulardaki kanaatlerin zamanla geçirdiği değişiklikler hakkında değerli bilgiler edinilebilir. Günümüzde kanaat incelemeleri genelde önemli krizlerin ortaya çıkmasından sonra yapılmaktadır. Fakat bu araştırmaların bunalımların ortaya çıkmasından önce yapılması bir başka anlatımla tedaviden önce teşhis amacıyla kullanılması daha akıllıca bir davranış olur. Kanaat incelemeleri, günümüz halkla ilişkiler uygulamasında oldukça sınırlı bir ölçüde kullanılmaktadır.
Nedenleri; pahalı ve başarılı tetkikçilerin kıt olmasıdır (Mıhçıoğlu, 2000: 99-101). Kurum içi araştırmalar ise araştırmayı gerçekleştiren kurumun kendi içine yönelik çalışmaları içerir. Bu araştırmadan amaç, kuruluşa ilişkin tüm sayısal ve niteliksel doneleri elde ederek sistematize edilmesidir. Buradan elde edilen bilgiler, sonrasında elde olmayan nedenlerle meydana gelen imaj krizlerini aşmada kullanılabilir (Çamlı, 2001: 147).
Deneyimli bir halkla ilişkiler uygulayıcısı kurum hakkında kapsamlı bir bilgiye sahip olmadan etkileyici bir halkla ilişkiler uygulamasında başarı sağlayamayacağını bilir. Kurumun halkla ilişkiler birimiyle bağlantılı birimler hakkında ayrıntılı bilgilere sahip olması gerekir.
Personel hakkında ayrıntılı bilgilere sahip olunabilinmiş mi?
Kurumda anahtar konumundaki insanların kimler olduğu, bu kimselerin halkla ilişkiler konusundaki düşünceleri ve halkla ilişkiler fonksiyonuna yönelik eğitim dereceleri?
Kurumda daha önceden halkla ilişkiler uygulaması adı altında neler yapılmış ve şu anda neler yapılıyor?
Ne gibi değişikliklerin yapılması gerektiği?
Hangi uygulamanın kurum için yararlı ve geçerli olduğunun saptanması?
Kurumun politikalarına ve fikirlerine yönelik karşıt görüşler nelerdir?
Yapılması gereken değişikliklere karşı kurumun tutumu nedir?
Kurumun beğeni kazanan uygulama ve fikirleri nelerdir?
Bunlar orijinal ve alışılmışın dışında kalan şeyler midir?
Uygulanması planlanan halkla ilişkiler programlarına dâhil edilebilirler mi?
Kurum çalışmasının, halkla ilişkiler programının uygulanmasıyla ilgili yarattığı engeller var mı?
Halkla ilişkiler biriminin araştırmaya dayalı olarak yukarıda sıralanan sorulara ayrıntılı olarak cevap araması gerekir. Halkla ilişkiler biriminin iç araştırmaya dayalı olarak yapılması gereken diğer bir araştırma da "temel bilgiler dosyası" oluşturmak olmalıdır.
Bu dosyadaki bilgiler, halkla ilişkiler biriminin her zaman kullanılabileceği ve en son durumu yansıtan bilgiler olmalıdır.
Böyle bir dosyada var olması gereken temel bilgiler şunlardır (Abadan, 2002: 16): Kurumun temel faaliyet konusunda istatistikî bilgiler. Kurum ile ilgili diğer kuruluşların listesi. Kurumun faaliyetleri ve yapmaya çalıştığı işlerle ilgili bibliyografya. Kurum ile ilgili önemli yasama metinleri. Teşkilat şeması, teşkilat iç tüzüğü. Teşkilatın kendi yayınları, kurum yetkililerinin vermiş olduğu demeçler, basın bildirileri. Kurum ile ilgili kişilere yayın, rapor gibi belgelerin gönderilmesi için ad ve adres listeleri. Kurum ile ilgili haber ve yazılar yayımlayan yazar ve muhabirlerin listesi. Basın ve yayın organlarında kurumla ilgili olarak çıkmış yazı ve haberlerle ilgili notlar. Kuruma ait tesisler ve kurum faaliyetlerini gösteren resimler. Bir halkla ilişkiler biriminin el altında bulundurulması gereken ve ihtiyaç halinde yararlanabileceği başlıca temel bilgiler bunlardır (Mıhçıoğlu, 2002: 97). Halkla ilişkiler biriminin kurum içi bilgi kaynakları arasında, kurumun diğer birimlerinden ve taşra birimlerinden alınan raporlar, yurttaşlardan gelen mektuplar ve müfettiş raporlarını da saymak mümkündür. Kuruma vatandaşlardan gelen mektupların değerlendirilmesi ile kurumun halk tarafından beğenilen ve beğenilmeyen yönleri hakkında bilgiler sağlanabilir. Araştırmanın bir başka yöntemi anketlerdir. Anket yöntemi, halkla ilişkiler uzmanları tarafından hazırlanan sorulardan oluşur. Bu sorularla ayrıntılı, derinliğine bilgi elde edilmesi hedeflenir. Mesela kurumun yayınlarının hedef kitle üzerinde yarattığı etki veya böyle bir girişimin nasıl bir etki yaratacağı yöneltilen sorulara alınacak cevaplarla saptanmaya çalışılır (Sabucuoğlu, 2000: 63). Anketin uygulanışı sırasında katılacak olan yardımcılara anketin amacı, hazırlık derecesi, planlama konuları, anket yapılacak alanların, günlük çalışma yükü, sözlü anket usulleri, kimlerin ankete tabi tutulacağı, bitirme süresi, ana raporların taksimi, bitirme tarihi gibi konularda bilgi verilmelidir. Bu aşamalardan faydalanılarak kurumun mevcut durum analizi yapılmalıdır. Mevcut durum analizi, kurumun mevcut imajı ve detaylı durum analizi çerçevesinde imajı etkileyen faktörleri tespit etmeyi hedefler. Günümüz halkla ilişkiler uygulamasında mevcut durum analizinin gerekliliği genelde göz ardı edilmektedir. Çoğu zaman arzu edilen imaj mevcut durummuş gibi görülmektedir. Bu da yanlış şartlardan hareket etmeyi sağlayarak yanlış bir halkla ilişkiler uygulamasının gerçekleşmesine yol açmaktadır. Mevcut durum analizinde kurumun ilişkiler sahası göz önünde bulundurulmalıdır. Burada önemli olan husus, hedef kitleyi kesin hatlarıyla belirlemek, bunları araştırmak ve tespit edilen imaj için gerekli olan kanaat liderlerini bulmak olduğu için kurumun her türlü ilişkileri araştırmaya dâhil edilmelidir.
Mevcut durum analizinde önemli olan sonuçların değerlendirilmesidir. Değerlendirme yapılırken objektif ve titiz davranılmalıdır. Bunun için değerlendirmeyi yapanların, iyi seçilmiş ve eğitilmiş olmalarına dikkat edilmelidir. Yapılan araştırmaların sonuçları düzgün bir şekilde arşivlenmeli ve sınıflandırılarak gerektiği zaman kullanılması sağlanmalıdır.
Görüldüğü gibi, halkla ilişkiler programında takip önemli bir kaynaktır. Takibatlardan elde edilen sonuçlar, halkla ilişkiler biriminin fonksiyonunu daha etkili bir şekilde görmesini sağlar. Araştırma, halkla ilişkiler biriminin tecrübesini arttırarak bazı sorunlardan kaçınmasını, birçok sorunun başarıyla çözümlenmesini, çözümleyemediği problemlerde başarısızlığın nedenlerini açık ve seçik olarak görmesini mümkün kılacaktır. Bu şekilde ortaya çıkışı ile araştırma, halkla ilişkiler faaliyetlerini yönetecek bir rehber olmaktadır.
Araştırma sırasında elde edilen bilgilerin objektif ve güvenilirliği için halkla ilişkilerde çalışanların seçimi de önemlidir. Çalışanları belirlemek için; belirleyici olarak bu konunun uzmanı firmalarla işbirliği, iyi bir yönetici olarak, iyi nitelikli insanların kendimize ulaşmasını sağlama, sevimli ve tatmin edici bir çalışma ortamı oluşturma, verimli bir şekilde kurum içi kaynaklardan faydalanma, nitelikli elemanlar için ilanlar verme gibi yollara başvurulabilir.
(ii) Planlama
Elimizdeki bilgilerin ve semptomların derlenmesinin tamamlanması, bizi kendiliğinden planlama aşamasına götürmektedir.
Amaçlara hangi araçlarla nasıl ulaşılacağının kararlaştırıldığı bir süreç olarak planlama, geleceğe yöneliktir. Bir kararlar sistemidir (Ergun, 2000: 221-222). Kurumlarda genelde iki tür planlama çalışması yapılır. Bunlar; stratejik ve taktik planlardır.
Stratejik planlar, kuruluşun uzun dönemde hangi noktadan nereye gelmesine yönelik tahminleri içerir. Beş yıl ve daha uzun bir süreyi kapsar. Bu süre içinde genel olarak kurumda, kurumun çevresinde ve dünyada ne gibi değişiklikler olabilir. Ulaşılmak istenen amacı, bu gelişmeler nasıl etkileyebilir. Bütün bunların arasında ne tür önlemlerin alınması amaca ulaşılmasını sağlayacaktır. Bu planlar genellikle kurumun üst düzeyinde görüşülüp karara bağlanır. Taktik planlar ise uzun döneme yönelik olmaktan çok, günlük veya kısa vadeli tahminleri kapsar. Stratejik planların paralelinde kısa vadeli tahminlerin yürütülmesi ve uygulanmasını kapsar. Günlük gelişmelere paralel kararların alınmasına yardımcı olacak ön tahminler ve kısa vadeli tahminler bu planın çalışma alanına girer.
Halkla ilişkiler uygulamasında bu iki plandan da faydalanılabilir. Kurumun stratejik ve taktik planlarını göz önüne almak şartıyla halkla ilişkiler biriminin kendi stratejik ve taktik planları hazırlanabilir. Burada önemli olan, halkla ilişkiler biriminin hazırladığı plan ile kuruluştan tamamen kopuk, ayrı, tek başına hareket eden birim görüntüsü vermemesidir.
Halkla ilişkilerin bir değişim olduğunu, kurumun diğer birimleriyle ayrılmaz bir bütün olduğunu daha önce belirtmiştik. Ayrıca halkla ilişkiler uygulamasında planlar, kurumun genel amacına uygun, onu destekleyici yönde olmalıdır. Zaten hazırlanan plan, diğer birimler ile işbirliği sayesinde yürütülmek zorundadır. Tek başına bir anlam ifade etmez.
-Durum Değerlendirmesi Yapmak: Şu sorulara cevap aranarak durum değerlendirilmesi yapılmalıdır: Planlamanın kapsamı ne olacaktır, kimlere yönelik yapılacaktır, hangi araçlardan faydalanılacaktır? Yapılan işlerin zamanlamaları doğru tespit edilmiş midir? Kuruluşun genel amacı ile halkla ilişkiler planı aynı paralellik gösteriyor mu? Uygulama birimindeki elemanlar yeterli midir? Hedef kitlenin olası tepkileri neler olabilir? Bu tepkilere karşı planımızda yeterli önlemlere yer verilmiş midir? Uygulamanın sonuçları nasıl değerlendirilecek?
-Halkla İlişkiler Uygulamasının Amacını Tespit Etmek: Mevcut durumdan hareketle halkla ilişkiler uygulamasında amaç belirlenmelidir. Bunu yaparken kurumun genel amacı ile uyum içinde olmasına dikkat edilmeli. Kurumun genel amacını halkla ilişkiler birimi kesin ve açık bir biçimde tespit etmelidir. Kurumun genel amacı doğrultusunda nasıl bir kurum amacı yaratılması veya mevcut imajın hangi yönde düzeltilmesi isteniyorsa, halkla ilişkilerin amacını buna göre tespit etmek gerekir. Bunu yaparken, halkla ilişkilerin uzun vadeli bir inceleme olduğu unutulmamalıdır.
-Hedef Kitleyi Tespit Etmek: Değişik karakteristik durumlara sahip gruplar, halkla ilişkiler planlamasında önem taşır. Çünkü yapılacak olan planın uygulaması bu kitlelere yönelik olmaktadır. Ne tür sosyal ve kültürel değerlere sahip olan kişiler ve topluluklara hangi iletişim araçlarından faydalanarak ulaşılacağı, ancak bu kitlelerin iyi bir şekilde tanınması ile sağlanabilir. Halkla ilişkiler uygulama aşamasında elde edilen bilgiler ışığında hangi kitlelerin kurum için önemli olduğu ortaya çıkar. Planlama aşamasında bu bilgiler ışığında bir kitle sınıflamasına gidilmelidir. Burada önemli olan, birinci derecede önem taşıyan kitle kadar ikinci, üçüncü hatta dördüncü derecede önem taşıyan kitlelerin de belirlenmesi planlamanın uygulama alanının ona göre tespit edilmesidir. Kitlenin tespit edilmesinde şunlar göz önünde
bulundurulmalıdır (Kadıbeşegil, 2000: 214): Uygulamanın hedefi, hedefle özdeşleştirdiğimiz kitle, aynı hedef üzerinde görünen ikinci derece kitle, kitlelerin özelliklerinin sınıflandırılması, bu kitlelere ulaşılabilecek en etkili telekomünikasyon araçları, bu kitlelerden besleyici tepkiyi toplayabilecek telekomünikasyon araçları. Hedef kitleyi oluşturan grupların sayısını artırmak mümkündür. Önemli olan bu gruplara istenen mesajı iletişim araçlarından faydalanarak uygun şekilde verebilmektir.
-İletişim Araçlarını ve Tekniklerini Seçmek: Halkla ilişkiler uygulamasında kullanılan araçların seçimi üzerinde titizlikle durulması gereken bir konudur. Daha önce belirttiğimiz halkla ilişkiler uygulamasında kullanılan araçlar çok fazladır. Kurumun uygulamadaki amacına yönelik olarak eldeki olanaklara göre en etkili olanını seçmek gerekir. Bu araçların etkinliği ön denemelerle tespit edilebilir. Gönderilen mesajların etki oranı, hedeften gelecek besleyici yankı ile ölçülür. Yapılacak pilot çalışma ile etki alanı ölçülebilir. Bu seçimin yanında araçların kullanım zamanları da önemlidir. Bu zamanları kullandığımız araçların niteliklerine göre tespit etmeliyiz. Bununla beraber bu araçlarla hedef kitleye verilecek mesajların doğruluğu ve isabetliliği de önemlidir.
-Bütçeyi Tespit Etmek: Çoğu zaman halkla ilişkiler uygulaması için birimin istediği para ile kurumun bu birime ayırdığı para birbirini tutmaz. Genelde kurumda halkla ilişkilere ayrılan para gereksiz görülür. Bu yüzden de halkla ilişkiler birimine ayrılan para kısılmaya çalışılır. Bu bakımdan kurum yöneticilerine mali işlerle ilgilenen birim yetkililerine halkla ilişkilerin kuruma getirdiği faydaların en iyi şekilde anlatılması gerekir. Bütçeleme yapılırken bütün yapılan işlerin ne kadara mal olacağı objektif bir şekilde tespit edilmelidir. Bunun karşılığında kuruma kısa ve uzun vadede neler getireceğinin ortaya konulması gerekir.
-Mesajları Hazırlamak: Halkla ilişkiler uygulamasının ve planlamanın can alıcı noktalarından biri de, mesajların hazırlanmasıdır. Hedef kitlenin eğitimi, kavrayış yeteneği, gelir seviyesi gibi hususlar mesaj hazırlama aşamasında göz önünde bulundurulması gereken etmenlerdir. İlköğretim mezunu birisi için hazırlanmış mesaj ile bir üniversite mezunu için hazırlanmış mesaj farklılık gösterir. En iyi mesajı oluşturmak güç bir uğraş olup uzmanların hazırladığı mesajları hemen kabul etmek hatalı olur. Bunun için hazırlanan mesajları küçük gruplar üzerinde deneyerek sonuçların değerlendirilmesi yoluna gidilmelidir. Çeşitli denemelerden sonra mesaj düzeltilerek kamuoyuna sunulacak biçimi alır.
-Zamanlamanın Yapılması: Halkla ilişkiler uygulamasında bir zaman tablosu geliştirilmesi gerekir. Bu da planlama aşamasında olur. Zaman tablosunda ne zaman, neyin, kim tarafından yapılacağı açıkça ortaya konulmalıdır. Böylece, yapılan planın ve uygulamanın aksamadan devam etmesi sağlanır (Kadıbeşegil, 2000: 216). Hazırlanan mesajların hangi zamanda ve ne kadar süreyle hedef kitleye sunulacağının da zamanlaması yapılmalıdır.
Halkla ilişkiler uygulamasında iyi bir planlama çare bulucu olmaktan çok önlem alıcı özellik taşımalıdır. Başka bir anlatımla kurumun imajını olumsuz etkileyebilecek gelişmelere sonradan çare bulmaktansa böyle bir olaya meydan vermeyecek uygulamanın gerçekleştirilmesi gerekir.
Eğer çare bulucu bir halkla ilişkiler uygulaması ile karşı karşıya kalırsak yani kurumun bir problemi varsa ne olacaktır? İlk yapılacak iş problemin boyutları hakkında gerçek bilgilere sahip olmaya çalışmaktır. Bu da, doğru sorunun sorulması, bunun yanında problemin tahminlerin oluşturduğu tanımı kapsaması ve bir öncelikler sırasının oluşturulması ile gerçekleştirilir.
(iii) Uygulama Aşaması
Uygulama, planlama aşamasında kâğıt üzerine döktüğümüz bilgilerin halkla ilişkiler birimi tarafından günlük yaşama uyarlanmasıdır. Bu aşamaya kadar yapılan işlemler statik nitelik taşımaktadır.
Uygulama aşaması ile yapılan işler dinamik hale gelmeye başlar. Burada en büyük sorumluluk halkla ilişkiler birimine düşmekle beraber, kurumun diğer birimlerinin katkılarının sağlanması gerekir. Bu aşamada yapılan işlerin tümü iletişime dayalıdır.
Planlama etütleri sırasında tespit edilen araçlarla hazırladığımız mesajları yine önceden belirlediğimiz kitlelere ulaştırma bu aşamanın ilk hedefini oluşturur. Seminerler, konferanslar düzenlenir. Fuarlara ve sergilere katılmalar başlar. Gazetelerle ve dergilerle konular halka duyurulur, basın toplantıları düzenlenir, film ve slâyt gösterileri yapılır, aylık yayınlar ve