A profissão na área de Secretariado data do surgimento dos escribas na Idade Antiga, tendo essa associação sido feita com base nas atividades desempenhadas pelo secretário da atualidade e que o escriba, em um passado remoto, era responsável por sua realização. As atividades citadas que eram desenvolvidas pelos escribas, que eram majoritariamente homens, incluíam dominar a escrita, classificar arquivos, ora redigi-los, ora receber ordens por escrito e as executar, destacando-se o assessoramento aos seus superiores, assumindo posição de confiança frente aos seus líderes (CAMARGO, 2013, p. 63). Saltando no tempo até o período da Primeira e Segunda Guerras Mundiais (1914-1918 e 1939-1945), verifica-se que o perfil do profissional de secretariado passa por uma mudança de gênero: uma profissão que antes era comumente desempenhada por homens se tornou uma das principais responsáveis pela inserção da mulher no mercado de trabalho.
No Brasil, o primeiro curso na área de Secretariado foi no ensino técnico ministrado na Fundação Escola do Comércio Álvares Penteado, em 1943, aprovado em 1973 e reconhecido em 1979. Já o primeiro curso superior de Secretariado Executivo surgiu segundo Almeida (2013, p. 95) na Universidade Federal da Bahia (UFBA), no ano de 1969.
Durante (2012, p. 11) cita que com crescimento da categoria, entidades brasileiras se articularam e obtiveram como primeira conquista a Lei Nº 6.556, de 05 de setembro de 1978, que dispõe sobre a atividade de secretário. A autora ainda afirma que “essa lei foi o primeiro documento oficial da categoria, embora tenha considerado o trabalho secretarial como atividade e não como profissão”, ou seja, muito ainda havia de ser feito para que novos avanços fossem obtidos no sentindo de profissionalizar a atividade dos secretários.
No ano de 1985, um passo importantíssimo foi dado com a promulgação da lei de regulamentação da profissão de secretário (Lei Nº 7.377/85 alterada pela Lei Nº 9.261/96), que retirou a atribuição de função ao trazer a atividade secretarial para a seara profissional. Quatro anos depois mais uma conquista, no dia 07 de setembro de 1989, o Código de Ética da Profissão foi publicado no Diário Oficial da União (BAPTISTA E CAMARGO, 2013, p 73). E em março de 2004, Almeida (2013, p 95) cita que foram aprovadas as Diretrizes Curriculares Nacionais (DCN) através do Parecer no CNE/CES 102/2004, para o curso de Secretariado Executivo, com a finalidade de garantir o padrão de qualidade para os cursos bacharéis da área, ministrados pelas Instituições de Ensino Superior. No Art. 4º desta mesma resolução consta uma relação de competências e habilidades, que devem ser lecionadas aos estudantes universitários durante sua formação em Secretariado Executivo, sendo elas:
I - capacidade de articulação de acordo com os níveis de competências fixadas pelas organizações; II - visão generalista da organização e das peculiares relações hierárquicas e inter-setoriais; III - exercício de funções gerenciais, com sólido domínio sobre planejamento, organização, controle e direção; IV - utilização do raciocínio lógico, critico e analítico, operando com valores e estabelecendo relações formais e causais entre fenômenos e situações organizacionais; V - habilidade de lidar com modelos inovadores de gestão; VI - domínio dos recursos de expressão e de comunicação compatíveis com o exercício profissional, inclusive nos processos de negociação e nas comunicações interpessoais ou inter-grupais; VII - receptividade e liderança para o trabalho em equipe, na busca da sinergia; VIII - adoção de meios alternativos relacionados com a melhoria da qualidade e da produtividade dos serviços, identificando necessidades e equacionando soluções; IX - gerenciamento de informações, assegurando uniformidade e referencial para diferentes usuários; X - gestão e assessoria administrativa com base em objetivos e metas departamentais e empresariais; XI - capacidade de maximização e otimização dos recursos tecnológicos; XII - eficaz utilização de técnicas secretariais, com renovadas tecnologias, imprimindo segurança, credibilidade e fidelidade no fluxo de informações; e XIII - iniciativa, criatividade, determinação, vontade de aprender, abertura às mudanças, consciência das implicações e responsabilidades éticas do seu exercício profissional. (BRASIL, 2005)
A Lei Nº 9.261/96 também traz as definições para os profissionais de nível superior e de nível técnico em Secretariado, realizando as distinções consoantes a formação específica de cada um, conforme explanado em seu Art. 2º:
I - Secretário Executivo: a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, legalmente reconhecido, ou diplomado no exterior por curso superior de Secretariado, cujo diploma seja revalidado na forma da lei; b) portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de início da vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no art. 4º desta Lei; II - Técnico em Secretariado:a) o profissional portador de certificado de conclusão de curso de Secretariado, em nível de 2º grau; b) o portador de certificado de conclusão do 2º grau que, na data da vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no art. 5º desta Lei. (BRASIL, 1996).
Müller, Stece e Cegan (2015, p.137) destacam que há dois graus quanto a formação superior em Secretariado Executivo, sendo eles o bacharel e o tecnólogo. Os autores citam também que os cursos de bacharelado seguem as Diretrizes da Resolução CNE/CES nº3, de 23 de junho de 2005 e os cursos Superiores de Tecnologia o último Catálogo Nacional de Cursos Superiores de Tecnologia, publicado pelo Ministério da Educação em 2010. Com a finalidade de comparar quais são as similaridades e as diferenças entre os cursos de tecnologia e bacharelado em Secretariado, Stece et al. (2014, p. 74) montaram o quadro abaixo:
Quadro 6 - Análise das competências do tecnólogo e do bacharel em Secretariado a partir do IV Fórum Nacional de Secretariado
Tecnólogo em Secretariado Bacharel em Secretariado Executivo Nível Tático
Grupo – profissionais que atuem em médias e grandes empresas.
Competências:
1. Deter sólidos domínios tecnológicos específicos de seu campo de atuação;
2. Assessorar na gestão de processos administrativos na gestão pública e privada;
3. Assessorar os centros decisórios e equipes;
4. Dominar os diferentes meios de comunicação no seu idioma nativo e outros idiomas;
5. Ser articulador em negociações que precedam à tomada de decisões.
Nível Estratégico
Grupo – profissionais que atuem em médias e grandes empresas.
Competências:
1. Capacidade de análise, interpretação e articulação de conceitos da administração pública e privada;
2. Ter postura reflexiva e visão crítica que fomente a capacidade de gerir e administrar processos e pessoas (observados os níveis graduais de tomada de decisões); 3. Atuar nos três níveis do comportamento organizacional: micro, meso e macro-organizacional. Stece et al. (2014, p. 74)
No que se refere à formação em Secretariado de nível médio profissionalizante, o site oficial da Secretaria de Educação do Ceará (SEDUC), caracteriza o perfil deste profissional como sendo:
Apto a planejar, organizar, executar, acompanhar e avaliar atividades administrativas, oferecendo apoio logístico; elabora relatórios, atas, declarações, circulares, memorandos, manuais, utilizando de redação empresarial específica, além de atuar na captação de recursos e parcerias com outras instituições e arquivamentos em geral. (SEDUC)
E quanto as áreas de atuação são listados órgãos públicos municipais, estaduais e federais, em como empresas privadas de um modo geral que necessitem de assessoria e/ou atendimento, empresas de eventos/cerimoniais e indústrias, multinacionais. Hospitais, consultórios e escritórios de advocacia.
Quanto a legislação sobre à atuação do profissional de Secretariado, destaca-se o que se estabelece na lei regulamentadora da profissão, que norteia as atribuições a serem exercidas pelos profissionais da área, conforme lista em seu Art. 4º:
I - planejamento, organização e direção de serviços de secretaria; II - assistência e assessoramento direto a executivos; III - coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas; IV - redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro; V - interpretação e sintetização de textos e documentos; VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro; VII - versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa; VIII - registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas; IX - orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento a chefia; X - conhecimentos protocolares. (BRASIL, 1996).
Constata-se a pluralidade de conhecimentos exigidos dos profissionais da área secretarial, tornando-os aptos para atuarem em diversos ramos, o que faz da formação deste profissional assumir um caráter integrador, ao reunir variadas ciências que vão da Administração a Psicologia e até mesmo ao Direito, em prol de uma educação diversificada e globalizada, conforme Nascimento (2012, p. 106) afirma ao dizer que:
Dessa forma, o secretariado executivo se constituiria em uma interdisciplina, mantendo interação constante com diversas outras disciplinas, não só das ciências sociais aplicadas (como a economia, a administração e a arquivística), como também de outras áreas do conhecimento (como a linguística, a sociologia, a psicologia, a tecnologia da informação, entre outras).
Comprova-se então que a práxis secretarial engloba um conjunto multidisciplinar de atividades que exigem do profissional da área uma gama de conhecimentos, fazendo do secretário um agente dinâmico e arrojado, capaz de se adaptar a diferentes setores trabalhistas. Para tanto, o profissional de Secretariado precisa desenvolver a capacidade de adquirir novas competências e habilidades que lhe sejam essenciais para atender as demandas do atual cenário do mercado de trabalho. Ao mesclar as atribuições do secretário exigidas por lei e as adquiridas no âmbito de sua formação como bacharel com o know-how construído ao longo de experiências profissionais e formações complementares origina-se um novo profissional, preparado para lidar com as novas estruturas organizacionais onde busca se inserir, muitas vezes podendo assumir funções derivadas, como explana Veiga (2007, p. 22) ao afirmar que “hoje, além de desempenhar suas atividades operacionais, a secretária atua como gestora de processos, de pessoas e de informação”.
Com o advento das inovações tecnológicas, a constante atualização do perfil do secretário deve-se a rapidez com que as informações se disseminam no mundo moderno, daí surge a necessidade de instruir-se e buscar novas aprendizagens, que segundo Neiva e D´Elia (2009, p.31) figuram como as atuais competências mais utilizadas pelo profissional de
Secretariado: Capacidade de realização; Criatividade e inovação; Gestão de pessoas; Compromisso com os resultados; Orientação para o cliente; Pensamento estratégico; Trabalho em equipe; Gestão de mudanças; Gestão de projetos; Liderança.
Versátil, multifacetado, disposto a se reinventar, o profissional de Secretariado segundo Camargo (2013, p. 36) envolve em seu conjunto de aptidões a proficiência em outros idiomas, organização de eventos e viagens, supervisão de equipes de trabalho e até mesmo papéis decisórios de destaque, como o de participar diretamente do processo da tomada de decisão. O autor ainda afirma que “essas responsabilidades exigem liderança e habilidade para se comunicar com todos os níveis da empresa. Esse profissional, embora esteja sempre nos bastidores, é essencial para que os executivos e a organização atinjam o resultado almejado” (CAMARGO, 2013, p. 36).