Tasarım İş Tanımının Formel Olarak Varlığı, İletilmesi ve Kullanımı Tasarım İş Tanımının ürün geliştirme sürecinde tasarım talebin iletilmesinde öneml

adımlardan biri olduğu ve Tasarım İş Tanımı yapılmayan bir ürünün tasarımının yapılamayacağı genel kabul görmektedir. Tasarım İş Tanımının iletilmesi tasarımcılar tarafından en temel aşama olarak görülüyor. Yeni ürün geliştirme süreci sonucunda ortaya çıkacak ürünün tasarımını ve piyasadaki başarısını etkileyen en önemli unsur olarak ele alınıyor.

Tasarım İş Tanımı kullanımının üreticilerin tasarım bilinciyle doğru orantılı olduğu gözleniyor. Görüşülen tasarımcıların ortak kanısı tasarım bilinci yüksek firmaların Tasarım İş Tanımı oluşturmakta ve tasarım sürecinin yürütülmesinde diğerlerine nazaran çok daha başarılı olduğudur.

Üretici firmaların tasarımı bir zorunluluk olarak görmeye başladığı genel kabul görmekle birlikte henüz tasarımı sistem olarak oturtma çabasında olmadıkları tasarımcılar tarafından dile getiriliyor. Üreticiler genelde tasarımcılar ile iletişime geçip ihtiyaçlarını anlatıyorlar, tasarımı aldıktan sonra tasarım ile ilişkileri bitiyor. Üreticiler hemen hemen çoğu tasarıma stratejik bakmıyorlar, genelde maddi kaygılar ile yaklaşıyorlar. Tasarımı da maddi kazançlarını etkileyecek bir faktör olarak görüyorlar. Çok sık tasarım yaptırmadıkları için tasarımı sistematik olarak ele alamıyorlar. Tasarımı 3–4 kere kullanmış olan firmalar bile Tasarım İş Tanımını veremiyor.

Belli başlı bazı büyük ölçekli firmalar kapsam dışında bırakılırsa Türkiye’deki üreticilerin büyük bir çoğunluğu tasarımla yeni tanışmaktadır. Bu nedenle yazılı Tasarım İş Tanımları çok sık kullanılmakta ya da oldukça yetersiz hazırlanmaktadır. Tasarım İş Tanımının çoğunlukla tasarım sürecin başlangıcında sözlü olarak alındığı gözlenmektedir.

Çay’ a (Görüşme, 2004) göre sözlü verilen Tasarım İş Tanımları genelde pazarlama ağzı ile veriliyor ve tasarlanması istenilen ürün çok net ifade edilemiyor. Çay (Görüşme, 2004) Tasarım İş Tanımı nasıl netleştirdiklerini “daha sonra bu sözlü verilen Tasarım İş Tanımını “re-briefing” olarak adlandırdığımız süreçten geçiriyoruz. Bu aşamada briefte bize iletilen hedef ve ürünün tanımı ve beklenenleri bir liste olarak kontrol amaçlı geri gönderiyoruz. Böylece tasarımın taşıması gereken estetik ve fonksiyonel unsurlar ve bizden istenen servisler, tasarım, model, kalıp datası gibi konular netleşiyor” şeklinde ifade ediyor.

Ancak üreticiler tarafından tasarımcılara iletilen çoğu Tasarım İş Tanımı tasarım sürecinin başlaması için yeterli bilgiyi içermemektedir. Tasarımcılar müşterilerinden talep ettikleri bilgiler doğrultusunda Tasarım İş Tanımlarını kendileri oluşturmaktadır. Bu bilgiler çoğunlukla yazılı bir iş tanımına dönüşmemekte ancak proje teklifi ya da süreç planlamasında yazılı hale geçmektedir. Ancak Şekercioğlu’na (Görüşme, 2004) göre üreticiler genel olarak sözlü iletişimi tercih ediyor ve böylece ürün geliştirme sürecine daha kolay dahil olabildiklerini düşünüyorlar.

Yeni ürün geliştirme sürecinin başlangıcında verilen doğru bir Tasarım İş Tanımı tasarımcıları doğru hedefe yönlendirmekte oldukça etkili olduğu görüşülen tasarımcılar tarafından dile getiriliyor. Ancak yetersiz ya da doğru yönlendiremeyen Tasarım İş Tanımları tasarımcıların istenilen hedefe ulaşılmasını engellemekte ve ürün geliştirme sürecinde problemler yaşanmasına neden olduğu gözlenmektedir. Yalman’a (Görüşme, 2004) göre Tasarım İş Tanımının hazırlanması belirli bilgilerin toplanması ve derlenmesi olduğu için bir yaratıcılık gerektirmiyor ve zaten tasarım işini veren kişinin geliştirilecek ürün ile ilgili bilgileri biliyor olması gerekiyor. Genelde iş tanımlarının hazırlanarak projenin başlatılması üreticiler ya da tasarımcılar tarafından üzerinde durulmuyor veya çok fazla önemsenmiyor. Altun’a (Görüşme, 2004) göre asıl problem tasarımcıların da üreticiler kadar Tasarım İş Tanımını kullanma konusunda bilinçli olması gerektiğidir. Çünkü tasarımcıların da Tasarım İş Tanımını almak konusunda oldukça zorlandığını gözlenmektedir.

Tasarım İş Tanımı tasarımcıların proje teklifi hazırlamasında da oldukça önemli rol oynamaktadır. Tasarım sürecinin ne kadar süreceği iş tanımında alınan bilgiler ile ortaya konmakta ve bu bilgiler proje teklifini ve tasarım maliyetlerini de etkilemektedir (Perşembe, 2004).

Üreticiler tarafından iletilen Tasarım İş Tanımlarının yeteri kadar bilgi içermemesi nedeniyle tasarım talebinin iletilmesinin ardından tasarımcılar tasarıma başlamak için belli başlı konularda tasarım talep eden firmalardan bilgi toplamaya başlıyor. Daha sonra elde edilen bilgiler doğrultusunda konsept tasarımı aşamasına geçiliyor. Tasarım İş Tanımındaki bilgiler ancak konsept tasarımın görselleştirilmesinden sonra yapılan toplantılarda görsel olarak sınanıyor ve tasarıma yansımaya başlıyor.

Tasarım İş Tanımları proje sürecindeki sunuşlarda, toplantılarda tekrar gözden geçiriliyor. Başlangıçta alınan iş tanımına göre konsept tanımını yapılıyor, üretim yöntemleri belirleniyor, malzemeler netleşiyor, gerekli form ve renk araştırmaları

verileri inceleniyor. Yenilikçi bir ürün tasarlanıyorsa konsept geliştirme ve görünüş çalışmaları uzayabiliyor, gözlemler artabiliyor. Bu çalışmalardaki bulgular üreticilere iletilerek karşılıklı kontroller ve fikir alış verişi yapılıyor.

KOBİ’lerde Tasarım İş Tanımlarının güncellenmesi genellikle firma sahibi ile iletişim kurularak gerçekleştiriliyor. Varsa onların altındaki teknik işlerden sorunlu ikinci kişi ile teknik detayları görüşülüyor. Ancak kararlar genelde firma sahipleri tarafından veriliyor. KOBİ'lerde pazarlama çok fazla yer almıyor. Çünkü genelde pazarlamayı kendileri yapmıyorlar. Eğer pazarlama departmanları varsa tasarımcılar onlarla da iletişim içinde olmayı tercih ediyor, çünkü pazarlama bilgileri tasarım için oldukça önemli (Güven 2004). Altun (Görüşme, 2004) tasarım çalışmaları için en önemli bilgilerden birinin pazarlama departmanlarından alınan marketin beklentisi konusunda alınan bilgiler olduğunu vurguluyor.

Görüşülen tasarımcılar ürünün üretimi ile ilgili teknik bilgileri üretilebilir bir ürün tasarlamanın önemli bir koşulu olarak değerlendiriyor, ancak pazar hedefi bilgileri de tasarlanan ürünün başarıya ulaşmasında ve tasarımı yönlendirmekte oldukça önemli bulunuyor.

Küçük ölçekli üretici firmalar genelde firma sahibi aracılığıyla tasarımcılar ile iletişim kuruyor. Firmanın büyüklüğüne bağlı olarak bu tip üreticilerin bazılarında pazarlama ya da AR-GE departmanları da bulunabiliyor ancak KOBİ'lerde firma sahiplerinin iletişimin kurulmasında oldukça etkili oldukları gözleniyor. Firmanın ölçeği büyüdükçe pazarlama, AR-GE ya da tasarım departmanı ile de iletişim kurulabiliyor.

Tasarım sürecinde ihtiyaç duyulan gerekli bilgiler üretici ile yapılan toplantılar dışında üretici firmadan konu ile ilgili kimden cevap alabilecekse onla iletişim kurularak sağlanıyor. Şekercioğlu (Görüşme, 2004) bu konudaki düşüncesini “üreticilere telefonla 7/24 hizmet veriyorum” olarak dile getiriyor. Tasarımcılar eğer konu ile ilgili kişiye ulaşamaz ise genellikle firma sahibi ile iletişim kurmayı tercih ediyorlar çünkü firma sahiplerinin tasarımcıların ihtiyaç duyulan bilgiyi bulup gönderebildiği dile getiriliyor.

Üreticilerin birçoğu ürün geliştirmek için özel bir departmana ya da yapılanmaya sahip olmadığı gözleniyor. Altun (2004) bu konudaki görüşlerini “kendi gözlemlerimden üreticilerin %80 oranında tasarım çalışmaları için özel bir departmana sahip olmadıklarını söyleyebilirim. Genelde kalıp hanelerinde ya da üretimde tecrübeli bir usta üretimle ilgili detayların çözülmesinde ve ürün geliştirmede etkin rol alıyorlar. Firmaların genelinde bu işlerle ilgili bir iki kişi

bulunuyor hatta ürün geliştirme yapan kamyon şoförleri bile tanıyorum. Sadece üretim yapan, ürün geliştirme ile ilgisi olmayan oldukça büyük firmalardan bile söz edilebilir” şeklinde ifade ediyor.

Tasarımcılara göre tasarım sürecinde verimli iletişim kurabilmek için aynı tasarım dilinden konuşabilmek oldukça önemli. Bu nedenle tasarımcılar bir yöneticiyle iletişim kurmak yerine bir tasarımcı ile konuşmayı tercih ediyorlar.

Görüşülen tasarımcılar tasarım sürecinin genelde yönetilmediğini ve genellikle de tasarımcıların bu süreci yönlendirdiğini vurguluyor. Tasarımcılar tarafından hazırlanan proje teklifleri tasarım sürecinin planlanmasında kullanılan önemli bir doküman olarak ortaya çıkıyor. Tekliflerde yer alan bu planlarda projenin aşamaları ve tarihleri, aşamalarda yapılması gereken toplantılar belirtiliyor. Böylece tasarımcı tarafından hazırlanan proje teklifi kabul edildiğinde süreç de planlanmış oluyor. Tasarımcıların çoğu daha önce iş yaptıkları üreticilerden yine de yazılı bir doküman alamadıklarını ancak oluşan bilgi birikimi ile bilgi toplama sürecini kısalttıklarını söylüyorlar. Proje için yeni bir bilgiye ihtiyaç olmaz ise bu tecrübe daha çok tasarımcılara yarıyor, Yalman’a göre (2004) “tasarımcılar edindikleri tecrübe ile daha az soru soruyor”. Altun’a (2004) göre üreticilerde tasarım kültürünün yerleşmesi pek gözlenen bir durum değil bu nedenle üreticilerin hazır bir Tasarım İş Tanımı ile tasarım talebi gelmiyor.

3.2.3 Tasarım İş Tanımı ve Ürün Spesifikasyonlarında Öne Çıkan Kriterler