Sanal Organizasyonların Tanımı ve Özellikler

Bir organizasyon ne zaman "sanal" olarak nitelendirilebilir? Bu konuda yine birçok tanımlar ve yorumlar vardır. Bunlardan bir tanesi, üretim süreçlerinin değişik yerler, değişik çalışma devreleri, ve değişik kültürler boyunca ulaştırılabilir olduğu zaman sanal organizasyonlardan bahsedebileceğimizi savunmaktadır. Diğer bir öneri, tek ortak konunun geçicilik olduğunu vurgulamaktadır. Sanal organizasyonların ana özelliği, kısa vadeli piyasa fırsatını değerlendirmek için devamlı yeniden yapılanma üzerine odaklanmış olması; bir amaca ulaşınca diğerini değerlendirmek ve yeni sanal birlik oluşturmak için dağılıp yeniden yapılanmaya girmesidir. Bazıları, sanal organizasyonların ağları içindeki bağlılıkların, yoğunluğu, simetriliği, karşılıklılığı ve çok katlılığı ile nitelendirmektedirler. Sanallığın iki önemli özelliği, farklı varlıklar arasında ortak değer zincirinin oluşturulması ve iş süreçlerini destekleyen bilgi teknolojileri olarak düşünülmektedir191_.

Bir diğer çalışmada, sanallık derecesinin bağlanabilirlik ve organizasyon sınırların belirliliğine göre saptanması gerektiği savunulmuştur192. Bu değişkenler bilgi teknolojilerinin kullanılma derecesine bağlıdır. Bir organizasyonun bağlanabilirlik derecesi ne kadar yüksek ve görünmez sınır ne kadar yüksek seviyeye ulaşırsa, organizasyon o kadar sanallaşmış olacaktır. Diğer bir deyişle, bağlanabilirlik ve sınırların seviyesinin artışı ve organizasyonel değişkenler arasındaki bağlantı derecesinin azalması

190 _{Travica, Bob, The Design of the Virual Organization.A Reseacrh Model,} http://home.cc.umanitoba.ca/ btravica/voais.html

191 _{Palmer Jonathan W. and Speier, Cheri, A Typology of Virtual Organizations. An Empirical}

Study, http://virtualni-organizace.aktualne.cz/virtual-organizations.htm

192_{Yuan Pu Shao and Stephen Liao, A New Organizational Model: Implications on Virtual}

ile birlikte, organizasyonlar fiziksel şekilden sanala şekle doğru hareket etmektedirler.

En basit şekli ile sanal organizasyonlar birer ortaklık şebekeleridir ve organizasyon faaliyetlerini arttırmak için bilgi teknolojilerinin kullanıldığı her yerde bulunmaktadır. Bir çok sanal organizasyon tanımlarından Byrne, Brandt ve Port'un tanımı, hızlı değişen fırsatları değerlendirmek için hızla bir araya gelen şirketlerin oluşturduğu bir şebeke olduğunu vurgulamaktadır. Sanal organizasyonda, şirketler temel yetenekleri ile katılarak, maliyet, beceri ve küresel piyasalara erişimi paylaşmaktadırlar. Bu şebekenin üyeleri bilgi teknolojileri aracılığı ile birbirlerine bağlanmaktadırlar. Buna benzer bir şekilde, sanal organizasyonu, temel yeteneklerin, kaynakların ve müşteri-pazar fırsatlarının bir araya getirildiği bir yapı olarak tanımlamak mümkündür193.

Bir diğer tanım, organizasyonlar içinde veya aralarında olan bağlantılar ile geleneksel organizasyon sınırlarını aşan, elektronik olarak şebeke halinde olan organizasyonlar olarak ele almaktadır.

Bunun dışında, sanal organizasyon, iş süreçleri, insan ve teknoloji aracılığıyla oluşan, bağlanabilirlik ve sınır düzeyleri yüksek olan organizasyon türüdür olarak tanımlanabilmektedir194_{. Bu tanımdaki bağlanabilirlik ve}

sınırların belirli olma derecesinin sanallığın bir göstergesi olarak düşünülebileceği savunulmuştur.

Bir diğer tanımlama girişimi sonucunda iki tanım ortaya çıkmıştır: Sanal organizasyon, bilgi ve iletişim teknolojilerinin kullanımı aracılığı ile, belli rekabetçi avantajlardan yararlanmak için kendiliğinden birleşen bağımsız kurumların, uzmanlaşmış bireylerin şirketlerinin geçici şebekesidir195. Bunlar dikey olarak entegre olmakta, temel yeteneklerini getirmekte ve tek bir organizasyonel birim gibi görünmektedir. Diğer tanım, sanal organizasyonların amaçlarına ulaşmak için iletişim kurmak, çalışmak ve birlikte faaliyette bulunmak amacıyla bilgi ve iletişim teknolojilerini, fiziki varlıklarından daha

193 _{Koçel, s.363.}

194 _{Yuan Pu Shao and Stephen Liao,}

http://www.is.cityu.edu.hk/Research/WorkingPapers/paper/9603.pdf

195 _{Sieber, Pascal and Griese, Joachim, Organizational virtualness, http://wwwO.virtual-} organization.net/news/proc-98.pdf

fazla kullanan, insanlar veya organizasyonların belirlenebilen grubudur. Sanal organizasyonun amacı, daha iyi işleyerek piyasa farklılaştırmasına ulaşmaktır. Organizasyon, önemli olmayan faaliyetlerin bütününü dışarıdan almaktadır, diğer bir deyişle, sanal organizasyon oluşturduğu organizasyonlardan sağlamaktadır. Daha da fazlası, sanal organizasyon, etkinliği ve duyarlılığı arttırmak ve genel giderleri azaltmak için, rekabet edebilirlik ve verimlilik düzeyini geliştirmeyi amaçlamaktadır.

Görüldüğü üzere, sanal organizasyonların ortak bir tanımı hala yapılmamıştır, organizasyon literatüründe bu konuda büyük belirsizlikler vardır. Bunun nedeni, bu organizasyon yapısının, açıkça belirtilen sahiplik hakkı, veya organizasyonel sınırlar gibi, geleneksel belirli organizasyonel özelliklerden yoksun olmasındandır.

Değişik şekillerde tanımlanmasına rağmen, bütün tanımlarda bulunan ortak özellikler belirtilebilmektedir; sanal organizasyonlarda bilgi teknolojilerinin rolünün büyüklüğü herkes tarafından kabul edilmektedir. Bununla birlikte bütün tanımlarda ortak olan özellik, sanal organizasyonların geçici olma özelliğidir196.

Sanal organizasyonun var olması için iki tane yapısal koşulun olması gerekmektedir:

1. Organizasyonel birimlerin coğrafi olarak dağılımı, 2. Üretim süreçlerinin elektronik bağlanması.

İlk koşul, bireylerin, grupların, departmanların veya bütün şirketin, en az iki yerde coğrafi olarak dağılmış olmasını gerektirmektedir. İkinci koşul, sanal organizasyonun üretim sürecinin bilgi teknolojilerinin desteği olmadan tamamlanamayacağını anlatmaktadır.

Sanal organizasyon ile ilgili önemli bir nokta, bu organizasyonun herhangi bir organizasyonun özelliği olmayıp, ayrı bir organizasyonel şekil olmasıdır. Bu özellik, sanal organizasyonları küresel organizasyonlardan ayırmaktadır. Küresel organizasyonlar iletişimi yoğun bir şekilde

kullanmaktadırlar, fakat bu iletişimin üretim sürecini gerçekleştirmede kritik derecede önemi yoktur. Örneğin, coğrafi olarak dağılmış şubeleri olan çok uluslu organizasyon bölümlerinin aynı uydu ağı kullanması, üretim sürecinin tamamlanması için kritik değildir.

Sanal organizasyon yeni bir organizasyonel şekildir. Bu şekil diğer organizasyonlardan belirli organik özelliklerini miras almıştır, fakat bunlardan en az gerekli koşulların temelinde farklılaşmaktadır. Örneğin, sanal organizasyon adhocracy türü ile tasarım özelliğini paylaşmakta, fakat coğrafi dağılımı veya elektronik bağlantısı olmayan adhocracy organizasyondan büyük ölçüde farklılaşmaktadır. Tam zamanında ham madde akışı, ekip çalışması, esnek üretim, tekrar kullanılabilen mühendislik, işçiye yetki verilmesi, organizasyonel akış, bilgisayar destekli tasarım, toplam kalite, seri sipariş ve benzerleri gibi daha önceden varolan, birbirinden çok farklı olan özellikler bir vizyon altında toplanıp yeni bir kavram ortaya çıkarmışlardır.

Yukarıdaki özelliklere göre, sanal organizasyonun tanımı - aynı şirkete ait olan veya olmayan, coğrafi olarak dağılmış birey, grup, organizasyonel birimlerin veya bütün organizasyonların, üretim süreçlerini tamamlamak için elektronik bağlantılara ihtiyaç duyan, geçici veya devamlı toplanmasıdır.

Sanal organizasyon ile ilgili olarak belirtilmesi gereken bir önemli özellik, bilgi teknolojilerinin ana rolü ile ilgilidir. Sanal organizasyonda, bilgi teknolojileri üretimi desteklemekte, organizasyonu bir araya getirmekte, kontrol sağlamakta ve diğer bütün organizasyon yönlerinde yansımaktadır. Gerçekten de, sanal organizasyonda üretim sürecinin bilgi yoğun olması gerekmektedir ve bilgi teknolojisi bu bilgiyi bütün yerlere ulaştırmak için bir araçtır. Elektronik bağlantı, sanal organizasyondaki çalışmanın veya bu çalışmanın kritik bölümlerinin, bilgi teknolojileri aracılığıyla bu organizasyon içinde taşınması anlamına gelmektedir. Bu bağlantının diğer bir boyutu, çalışanlar arasındaki iletişimi desteklemesi ile ilgilidir. Daha da fazlası, bilgi teknolojisi, sosyal organizasyonu yansıtabilen organizasyonel bilgiyi desteklemektedir. Bilgi, elde olan soruna göre, elde edilebilir bilgi teknolojisine göre ve ulaşılabilen verilere göre uygulamalar yaratmaktadır.

Bununla birlikte, bilgi teknolojisi sanallık kültürü ile ilgilidir. Bu özellik, sanal organizasyon üyelerinin sosyalleşme süreçlerini imkansızlaştıran, dağılmış organizasyonel içeriğe uyum göstermeleri gerektiği anlamına gelmektedir. Bu açıdan, bilgi teknolojilerinin sanal organizasyonun üyelerini birbirlerine bağlayan hikaye ve inançları nasıl etkilediğini, bilgi teknolojisi ile ilgili içeriğin sanal organizasyon üyelerinin bilincinde ne tür organizasyon izlenimlerini yarattığını, sana organizasyon üyelerinin güven oluşturma sorunu ile nasıl başa çıktıklarını anlamak önemlidir.

Bilgi teknolojisi organizasyonel öğrenme ile ilgilidir. Bu özelliğin tek başına sanal organizasyonun sürdürülmesi için kritik önemi vardır. Sanal organizasyon üyelerinin, bilgi teknolojilerinin nasıl kullanıldığını öğrenmeleri gerekmekte ve bunun yanında birbirlerinin beceri, tecrübe, çalışma alışkanlıkları ve daha da fazlası hakkında bilgi edinmeleri ve öğrenmeleri büyük önem taşımaktadır. Bilgi teknolojilerin öğrenme sürecinde ne kadar yardımcı veya zorlayıcı olduklarının belirlenmesi önemlidir.

Sanal organizasyonun bir diğer önemli özelliği, bilgi ile yoğun ilgisi olmasıdır. Bilgi işlemedeki olağanüstü gelişmeler sanal şirketlerin dinamosu olacaktır197_{. Bundan da fazlası gelecekte şirketlerin bilgi elde etme, dağıtım,}

depolama, analiz becerileri gibi bilgiye dayalı tutumları rekabet etmelerinde önemli belirleyici bir etken olacaktır. Bugünlerde bilgi, rekabet avantajı sağlamak için en önemli kaynak olarak değerlendirilmektedir198_{. Sanal}

organizasyon bilgisi geleneksel organizasyonlara kıyasla, hem organizasyon içinde hem de dışında yayılma derecesi çok yüksektir. Bu geniş yayılma çok önemli yararlar sağlamaktadır; yeni bilgi yaratmadan, başka insanların veya organizasyonların bilgisini kullanarak, daha çok fırsatlarla karşılaşılması ve risklerin azaltılması, maliyetlerin kısılması, ürün ve servisler geliştirilebilmesi ve yeni piyasalara ulaşılabilme imkanlarıdır. Sanal organizasyonun başarısı, her taraftan akan bilgileri toplayıp, bunları organizasyonun bütün bölümlerine entegre ederek akıllıca değerlendirmesine bağlıdır.

Aşağıda sanal organizasyonların özelliklerinin özeti bulunmaktadır:

197 _{Davidow and Malone, s.56.} 198 _{Malhotra, s.20.}

- Yasal ve ekonomik olarak birbirinden bağımsız şirketlerin temel yetenekleri üzerinde yoğunlaşarak bir amaca yönelik geçici işbirliğidir,

- Üretim sürecinde aktörlerin birbirlerinin eksiklerini karşılıklı gidermeleridir,

- Şebekeye dahil organizasyonlar arasında amaçlar konusunda

karşılıklı anlaşma,

- Üye şirketler arasında yüksek derecede karşılıklı güven,

- Müşteri odaklı çalışmanın büyük önemi,

- Merkezkaç ve/veya biçimselleşmemiş organizasyon yapısı, - Sanal organizasyonların ve katılımcıların gerçek yapısı piyasa partnerlerinin gözlemlediği ile sınırlıdır,

- Sanal organizasyon uyum yeteneği yüksek bir

organizasyondur199,

- Modern bilgi ve iletişim teknolojilerinin yoğun kullanımı, - Özelleştirilmiş ürün.

Böylece sanal organizasyonları, değişik coğrafi bölgelerdeki işletmelerin, belirli ürünlerin üretimi amacı ile bilgi teknolojileri yardımı ile birbirlerine bağlanan, uyumlu hale gelen ve tek bir işletme gibi çalışan bir organizasyon olarak tanımlamak mümkündür200.