Bir Sistem Olarak Organizasyon

Sistem görüş açısından bakıldığında, organizasyonlar, çevrelerinden çeşitli kaynakları alan, bu kaynakları işleyerek mal veya hizmet haline getiren ve bu mal ve hizmetleri ileride yeniden kaynak sağlamak üzere çevresine

veren birimler olarak görünmektedir258. Organizasyonlar çeşitli alt

sistemlerden oluşan açık ve sosyoteknik birer sistemdirler.259

Açık sistem, hayatta kalmak için, çevresi ile devamlı etkileşim içinde bulunmak zorundadır. Organizasyon, faaliyeti için gereken kaynaklara araştırıp ulaşmalı, çevredeki değişiklikleri yorumlayıp tepki vermeli, çevresel belirsizlik ve karmaşıklık karşısında iç faaliyetlerini kontrol edip düzenlemelidir260. Organizasyonlar yalnız çevreleri tarafından etkilenmeyip, çevrelerini de

257 _{Sucu, s.15.} 258 _{Koçel, s.197.}

etkileme yeteneğine sahiptirler. Bunun yanında, çevrenin faktörleri tarafından kısıtlanabilmektedirler. Bu kısıtlamalar girdinin kaynağından gelebildiği gibi çevrenin sosyal, yasal, ekonomik ya da politik alanlarından kaynaklanmaktadır.261

Organizasyonun girdileri dört ana kaynaktan oluşmaktadır: beşeri, fiziksel, finansal ve bilgisel kaynaklar. Her kategorinin içinde çeşitli tip kaynak vardır. Mesela, beşeri kaynaklar değişik ilgi alanları, yetenekleri, becerileri, istekleri ve fiziki özellikleri olan insanları içermektedirler.

Dönüştürme süreci, organizasyonun girdilere değer kattığı bir süreçtir ve mal veya servis üretme sürecini içermektedir. Dönüştürme süreci aynı zamanda, organizasyonun kendini yapılandırma biçimini; günlük faaliyetlerini gerçekleştirmek için oluşturduğu plan, yöntemler ve kuralları; kaynakları tahsis etme ve değerlendirmede karar verme sürecinin metod ve kalitesini; ve tüm yöneticilerin planlama, örgütleme ve kontrol etme becerilerini içermektedir.

Dönüştürme sürecinin nihai sonucu, örgütün çıktılarıdır. Çoğumuz organizasyonun tek çıktısının ürün ve servis olduğunu düşünmektedir, ama organizasyonlar bundan daha fazlasını üretmektedirler. Çalışanlar için maaş ve ücretler üretilmekte; iş sahipleri için kar veya zarar. Bunun yanında, çalışan, müşteri ve toplum memnuniyeti, tatmini ve tatminsizliği üretilmektedir. Hükümet birimleri için vergiler üretilmektedir. Kirlilik, tıkanıklık ve ırk ve cins ayırımı şeklindeki sosyal bedeller çoğu zaman organizasyonun çıktıları olmaktadırlar262.

Organizasyonun bir sistem olarak sahip olduğu alt sistemler çeşitli açıdan ele alınabilmektedir. Örneğin, organizasyonun fonksiyonel bölümlerinin her biri, birer alt sistem olarak ele alınabilmektedir; bunlar organizasyon içindeki daha kapsamlı alt sistemler içinde de incelenebilmektedirler.

260 _{Daft, Richard L.; Organization Theory and Design, 3d edition, West Publishing Company,}

St.Paul, 1989, s.11.

261 _{Hodge and Anthony, s.57.} 262 _{ibid., s.59.}

Organizasyonlar, beş ana alt sistemden oluşan karmaşık bir sistemler bütünü olarak ele alınabilmektedir263:

Amaç ve değerler: Bu alt sistemlerden en önemlilerinden biri - amaç ve

değerlerdir. Organizasyonlar, kendilerini hayatta tutan değerlerden birçoğunu etrafındaki sosyokültürel çevreden edinmektedirler. Organizasyon, toplumun bir alt sistemi olarak, daha geniş sistem tarafından belirlenen belli amaçları gerçekleştirmek durumundadır. Organizasyonlar faaliyetlerini toplum için gerçekleştirdiklerinden, çevreden girdi alabildikleri gibi de toplumsal beklentilere uymak zorundadırlar.

Teknik alt sistem: Teknik alt sistem, görevlerin yerine getirilmesi için gereken bilgilerle ilgilidir ve girdilerin çıktılara dönüştürülmesinde kullanılan yöntemleri içermektedir. Teknik alt sistem, organizasyonun gerektirdiği görevlerin özelliklerine göre belirlenmekte ve belirli faaliyetlere göre de değişiklik göstermektedir. Teknoloji, çoğu zaman organizasyon yapısının şeklini ve psikososyal sistemi belirten bir faktördür.

Psikososyal alt sistem: Her organizasyonun, bireysel davranış ve motivasyon, statü ve rol ilişkisi, grup dinamiklerinden oluşan psikososyal sistemi vardır. Bu alt sistem bütün sistemi etkilemektedir. Fakat kendisi de, dış çevre güçlerinden etkilendiği gibi, organizasyonun görevleri, teknolojisi ve yapısından da etkilenmektedir.

Yapı: Organizasyon yapısı, teknik ve psikososyal alt sistemin arasında

bulunan üçüncü ana alt sistem olarak ele alınabilmektedir. Yapı, örgütsel görevlerin birbirinden ayrı parçalara bölünmesi, yani farklılaştırılması ve bu görevler arasındaki koordinasyonun, yani bütünleşmenin gerçekleştirilmesi için izlenmesi gereken yolları kapsamaktadır. Yapı, biçimsel olarak, organizasyon şemaları, görev tanımları, kurallar ve yönetmelikler gibi araçların bütününden oluşmaktadır. Bununla birlikte, yetki biçimleri, haberleşme ve iş akışı konularıyla da ilgilidir. Organizasyon yapısı ile teknik ve psikososyal alt sistemler arasındaki ilişkilerin biçimselleşmesi sağlanmaktadır. Fakat, bu söz konusu bağlantının tam anlamıyla eksiksiz olmadığı ve bu alt sistemlerin

arasında, formal yapının dışında oluşan birçok ilişki ve etkileşimlerin olduğu da vurgulanmalıdır.

Yönetsel alt sistem: Yönetsel alt sistem, organizasyonun çevreyle ilişkilerini düzenlemek, amaçları belirlemek ve planlamayı yapmak, örgütleme ve kontrol süreçlerini kurmak gibi organizasyonun her kademesini etkileyen görevleri gerçekleştirmektedir. Yönetsel alt sistem, diğer dört ana sistemin şekillendirilmesinden, aralarındaki uyumun sağlanmasından sorumludur.

Hayatta kalmak için gereken belirli fonksiyonlar, alt sistem gibi hareket eden bölümler tarafından yerine getirilmektedir. Organizasyon alt sistemleri beş ana fonksiyonu yerine getirmektedirler264:

Sınır birleştirme: Sınır birleştirme alt sistemleri, girdi ve çıktı

işlemlerini gerçekleştirmektedirler; başka bir deyişle, çevre ile değiş tokuş ile sorumludurlar. Girdi bakımından, organizasyonun gereksinim duyduğu ihtiyaç ve materyalleri tedarik etmektedir; çıktı bakımından ise, üretilen mal ve hizmete talep yaratmakta ve dağıtmaktadırlar. Doğrudan dış çevre ile çalışmaktadırlar. Çıktı tarafında pazarlama bölümü ve girdi tarafında da satın alma bölümü ile temsil edilmektedirler.

Üretim: Üretim alt sistemi organizasyonun ürün ve servis çıktısını üretmektedir. Bu, esas dönüşümün yer aldığı yerdir ve bir imalat şirketinde üretim bölümü, üniversitede öğretmen ve sınıflar, ve hastanede ise tıbbi faaliyetler ile temsil edilmektedirler.

Bakım (Koruma): Bakım alt sistemi organizasyonun düzgün çalışması ve bakımı ile sorumludur. Bakım, binaların temizliği ve boyamasını ve makinelerin onarım ve servisini içermektedir. Bu alt sistemin faaliyetleri; moral, ödemeler ve fiziki rahatlık gibi, insan ihtiyaçların karşılanmasını da kapsamaktadır. Organizasyonlarda bu fonksiyonları, örneğin, personel bölümü, çalışanlar kafeteryası, sosyal tesisler yerine getirmektedirler.

Uyum: Uyum alt sistemi organizasyondaki değişimlerden sorumludur. Uyum alt sistemleri çevreyi gözlemlemekte, fırsatlar ve teknolojik gelişmeler

açısından incelemektedir. Çevredeki ihtiyaçlara göre yenilikler yaratmakla ve organizasyonun bunlara göre değişip uymasına yardımcı olmakla sorumludur. Organizasyonlarda mühendislik, araştırma ve pazarlama alt sistemleri bu fonksiyonlarla ilgilidir.

Yönetim: Yönetim alt sistemi diğer alt sistemlerin tümünü yönetmekle sorumlu olduğundan farklı bir özelliği vardır. Yönetim, organizasyonun tümü için yön, strateji, amaçlar ve politikaları oluşturmaktadır. Aynı zamanda diğer alt sistemleri düzenlemekle ve bölümler arasındaki sorunları çözmekle yükümlüdür. Bunlara ek olarak, organizasyon yapısını geliştirmekle ve her alt sisteme görevler yönlendirmekle sorumludur.

Faaliyet halindeki organizasyonlarda, bu beş alt sistem birbirine bağlı ve birbirine geçebilmektedir. Bölümlerin, gerçekleştirdikleri fonksiyonları bakımından, genellikle rolleri birden fazladır. Örneğin, pazarlama bölümü öncelikli olarak bir sınır birleştirme bölümüdür, ama yenilik fırsatları ve sorunlarıyla da ilgilenebilmektedir. Organizasyonun yöneticileri tüm sistemin yönetim ve koordinasyonunu sağlamakta, aynı zamanda da bakım, sınır birleştirme ve uyumla da ilgilidirler. Bir alt sistemin elemanları organizasyon içinde farklı fonksiyonları yerine getirebilmektedirler.

Sistem yaklaşımının birçok yararlarına karşın bazı kısıtlamaları bulunmaktadır, fakat sistem yaklaşımının dezavantajları kolayca üstesinden gelinecek türdendir. Sistem yaklaşımının avantaj ve dezavantajları aşağıdaki gibidir265:

En önemli avantajlarından bir tanesi, onun bütüncü yaklaşımının (wholism) organizasyonun bir bütün olarak ele alınmasına imkan vermesidir. Organizasyonun unsurları açıkça belirtilmiş ve bir unsurda meydana gelen değişme, sistem vasıtasıyla izlenip, sistem performansı ve çıktısına etkisi belirlenebilmektedir. Girdi-dönüşüm-çıktı sürecinde enerji ve kaynakların akışı açıkça gösterilmiştir. Girdinin kaynağı ve çıktının kullanıcıları belirtilmiştir. Geri beslemenin rolüne gereken önem verilmiştir. Böylece, girdi veya dönüşüm sürecine yapılan değişikliğin tahmin edilen sonuçları daha açık bir şekilde belirtilebilmektedir.

Sistem düşüncesi, ilk bakışta farklı gözüken kavramların, fikirlerin veya birimlerin entegrasyonuna imkan verirken, organizasyonun her yönünün yer alabildiği bir çerçeve sağlamıştır. Sistem yaklaşımının sağladığı olanaklarla, birimlerin akışı ve karşılıklı ilişkilerine odaklanarak, organizasyonun işleyişini daha iyi anlatan modeller kurulabilmektedir. Bu modeller akış diyagramı ya da denklem takımı olarak ifade edilebilmektedir.

Yaklaşım, aynı zamanda birimler arasındaki ilişkilerin ölçülmesine imkan verir. Ölçmenin avantajı ise ilişkilerin açıklanmasında gereken kesinliğin sağlanmasıdır. Matematiksel formüller organizasyon birimleri arasındaki ilişkilerin açıklanmasındaki anlamsal engelleri azaltmaktadırlar.

Bu yaklaşımın bir takım dezavantajların çoğu, aslında, yaklaşımın yanlış anlaşılmasından veya yanlış kullanılmasından kaynaklanmaktadırlar.

Sistem yaklaşımını uygulayan kimselerin, daha merkezi idari yapıyı savunmak için kullanmaya meyilli oldukları gözükmektedir. Bu merkezileştirmeye doğru olan eğilim büyük bir ihtimalle sistem yaklaşımının bütüncü yönünden kaynaklanmaktadır.

Sistem yaklaşımı örgütsel ilişkileri fazla basitleştirebilmektedir. Bunun yanında, kavramsal ve analitik modellere çok fazla güvenmektedir. Geliştirilen organizasyon modellerinin çoğunun gerçeği fazla basitleştirilmeye doğru eğilimleri bulunmaktadır. Bu modellerin gerçeğin tam temsili olmadıkları anlaşılmalıdır.

Çoğu insan için sistem yaklaşımı fazla soyut ve uygulamak için zor gelebilir. Sistem yaklaşımı, matematiksel simgelemelere alışık olmayan biri için anlaşılması zor gelebilecek çok sayıda modeller, ölçmeler ve soyutlamalar kullanmaktadır. Bu sorun, model yapımına ve ölçümlere fazla dayanmanın azaltmasıyla giderilebilmektedir. Sosyal bilimlerde, organizasyon bilimi dahil olmak üzere, insanın ve sosyal ilişkilerin özelliği nedeniyle çok az ilişki kesin olarak belirtilebilmektedir. Sistem yaklaşımının uygulanmasında, kantitatif araçlara fazla dayanmaya karşı uyarılmalıdır.

Bu yaklaşım, bütün bu dezavantajlarına rağmen, klasik yönetim teorisinin katılığı ve kapalılığından kurtulmak için gerekli olmuştur. Bu yaklaşım organizasyonlara esneklik sağlamış ve organizasyonları daha kapsamlı bir şekilde incelemeyi mümkün kılmıştır. Ayrıca, neo-klasik yönetim teorisinin bulgularını daha etkin bir şekilde uygulamaya olanak sağlamıştır. Sistem yaklaşımı, yönetimin en önemli özelliklerinden birini vurgulamaktadır: organizasyonun yaşaması, gelişmesi ve dinamik dengenin sağlanması için, yöneticinin organizasyonla ilgili bütün faktörleri bilmesi, anlaması ve değerlemesi gerekmektedir. İşte sistem yaklaşımı yöneticiye bu olanağı sağlamaktadır266.

Sistem yaklaşımı, örgütsel ve yönetsel konulara geniş bir bakış açısı sağladığı halde, sahip olduğu kısıtlamalar nedeniyle, özellikle uygulamalı araştırma alanında yetersiz kalmaktadır.267 Bu nedenle, organizasyon ve yönetim konusunda araştırma yapan kişiler, ilgili alandaki olay ve olguları incelerken, sistemi ayrıntılı ve somut bir biçimde inceleyecekleri bir yaklaşım tarzı arayışına yönelmişlerdir. Bu arayışlar, bundan sonra ele alacağımız, durumsallık yaklaşımının gelişmesine imkan vermiştir.