5.2. PETLAS’TA TOPLAM KALİTE YÖNETİMİNİN UYGULANMASI
5.2.6. Petlas’ta Kalite Yönetim Sisteminin Etkinliğinin Sağlanması
5
.2.6.1.
Petlas’ın Yönetim Anlayışı ve Organizasyon Yapısı
Petlas’ın organizasyon yapısı, Yönetim Kurulu, Kurulun atadığı ve aynı zamanda bu kurulda üyeliği bulanan Genel Müdür, ilgili birim müdürlükleri, birim sorumluları ve şeflikler biçiminde oluşturulmuştur. Ayrıca, fabrika bünyesinde tüm birimlerin alt yöneticisi konumunda olan formenler görev yapmaktadır. Organizasyon yapısı ve değişiklikleri, stratejik planlama toplantısında ele alınarak değerlendirilmektedir. Yıl içerisindeki olması gereken değişiklikler, ilgili bölümlerin görüşleri de dikkate alınarak ele alınmaktadır. Petlas’ın organizasyon şemalarının hazırlanmasından İnsan Kaynakları Müdürlüğü, onayından ise Genel Müdür sorumludur. Uygulanan KYS ve TKY felsefesini benimsemiş bir kurum kültürüne sahip olan Petlas’ta görev yapan tüm yöneticiler;
Çalışanlarca kalite politikasının anlaşılmasını ve gereklerinin yerine getirilmesini sağlamaktan, uygulamaların kalite yönetim sistemleri gerekleri doğrultusunda yapılmasını teminden,
Çalışanların eğitim ihtiyaçlarını planlamak ve gerekli eğitim imkanlarını sağlamaktan,
Sahibi oldukları süreçleri tanımlamak, gerekli ise dokümante etmek ve bu süreçlerin işleyişlerini periyodik olarak gözden geçirmekten, iyileştirme fırsatlarını belirlemek ve diğer süreçlerle olan etkileşim sorunlarını çözmekten, süreç kontrol dışına çıktığında gerekli düzeltici işlemlerin başlatılmasını sağlamaktan ve gerekli durumlarda gerekli değişiklikleri yapmaktan,
Süreç girdi ve çıktılarını, süreç performans hedeflerini belirlemek, sürekli iyileşmesini sağlamaktan, süreç performans ölçütlerini belirlemekten, düzenli olarak ölçmek ve sürecin kontrol altında olmasını güvenceye almaktan ve sürekliliğini sağlamaktan,
Sürekli iyileştirme programlarını uygulamaya geçirmek ve uygun kaynaklarla desteklemekten,
Ürün ve/veya servislerde oluşabilecek her tür problemin kaynaklarını ortadan kaldıracak ve tekrarını önleyecek önleyici/düzeltici işlem takip sistemleri kurmak ve sürekliliğini sağlamaktan,
Ürün ve servislerinin kalitesini sürekli iyileştirerek müşteri memnuniyeti ve sadakatini en üst düzeye çıkartacak yeni sistem ve yöntemlerin belirlenerek hayata geçirilmesinden sorumlu tutulmuşlardır.
Petlas’ ta özelleştirme öncesinden kalan bazı yaklaşımların önüne geçilebilmesi için organizasyonda kademeler azaltılmış ve “yalın yönetim“ anlayışı benimsenmiştir.
Yalın yönetim yapısını benimseyen bu kuruluşta, çalışanların liderleriyle iletişimini güçlendirecek ortamlar yaratılmıştır. Açık ofis, açık kapı uygulamaları, bölüm toplantılarının yanı sıra, yapılan sosyal faaliyetler de liderlerin çalışanlarla iletişimini desteklemektedir.
Petlas’ ta oluşturulan KYS’ nin ve TKY felsefesinin bir gereği olarak iletişim, çok iyi düzeyde işletilmektedir. Bu sayede kurulan kalite yönetim sisteminin devamlılığı ve etkinliği sağlanmakta ve gerek duyulduğunda düzeltici - önleyici faaliyetler başlatılmaktadır. Dış çevreyle olan iletişim, daha çok sektörel yayınların takibi, geleneksel bayii toplantıları ve müşteri memnuniyeti çalışmalarıyla gerçekleştirilmektedir. Biz burada daha çok iç iletişim kanallarının işletilmesi üzerinde duracağız.
Petlas üst yönetimi, iletişim kanallarını kullanarak sistematik bir şekilde tüm çalışanlarına; vizyonu, misyonu, politikaları, hedefleri, kalite yönetim sistemi denetim sonuçlarını, anahtar mesajları, gidişatı, kararları ve gelecekteki faaliyetleri iletmektedir.
Kurumda, iletişimi sağlayan başlıca iletişim kanalları; komiteler, periyodik gözden geçirme ve bilgilendirme toplantıları, periyodik iç yayınlar ve görsel ve işitsel elektronik iletişim ortamları ile sağlanmaktadır. Ayrıca, kuruluştaki tüm personelin birbiriyle ilişkilerini güçlendirmek ve kaynaştırmak amacıyla, çeşitli konferanslar, herkesin aileleri ile birlikte katıldığı eğlenceler ve gezi programları düzenlenmektedir.
5.2.6.2. Petlas’ta Komitelerin İşlevleri
TKY’nin etkin bir şekilde uygulanması ve KYS’nin etkinliğinin ve sürekliliğinin sağlanması amacıyla, Petlas’ ta sorunların çözümlenmesi ve bu sorunlarla ilgili teknik eleman, uygulayıcı ve yöneticilerden oluşan ve düzenli olarak bir araya gelen komiteler oluşturulmuştur.
Kurulan kalite sisteminin etkinliğinin sağlanması, finanssal ve yönetsel etkinliğin sağlanması, üretimin hammadde girişten, sevkiyatına kadar olan aşamalarında istenmeyen durumların yaşanmaması açısından bu komiteler çok önemli işlevleri yerine getirmektedirler. Bu amaçla beş ayrı komite kurulmuştur. Bu komiteler:
a) Kalite Komitesi: Kalite komitesi iki oturumdan oluşmaktadır. Birinci oturum, Müşteri Hizmetleri ve Teknik Servis Şefliği tarafından, ikinci oturum, Kalite Güvence Müdürlüğü tarafından hazırlanmaktadır.
Her ay ikinci perşembe günü komite toplanır. Toplantı iki oturumdan oluşur.
Birinci oturuma Genel Müdür başkanlığında, Üretim Müdürlüğü, Ar-Ge ve Teknoloji Müdürlüğü ve Kalite Müdürlüğü’nden ilgili çalışanlar katılır. İkinci oturuma Kalite Güvence Müdürü başkanlığında, Lojistik bölümü dışında birinci oturuma katılan tüm bölümlerden katılır. Toplantının gündemine göre katılımcı portföyü değişebilir.
Birinci oturumun toplantı sekreteri, Müşteri Hizmetleri ve Teknik Servis Şefi, ikinci oturumun sekreteri, Kalite Sistemleri Geliştirme Şefidir. Toplantı gündemi, toplantı sekretaryası tarafından önceden yayınlanır. Toplantıda gündeme göre ele alınan başlıca konular;
Arızalı ödeme trendi ve alınan karşı önlemler,
Müşteri şikayetleri,
Yeni özürlü lastikler,
Üretim gerçekleşmeleri,
Hurda/özür gerçekleşmeleri, hatalı üretimler
Düzeltici ve önleyici faaliyetlerdir.
b) İcra Komitesi: Petlas’ ın mali durumunun, üretim ve satış bilgilerinin ve önem derecesi yüksek teknik ve yönetsel konuların yönetim ekibinin katılımıyla aylık olarak değerlendirildiği komitedir.
Her ay ikinci salı günü icra komitesi toplanır. Toplantıya Genel Müdür başkanlık eder ve tüm bölüm müdürleri katılır. Genel Müdür olmadığında, yerine vekalet verdiği bir kişi başkanlık etmektedir.
Toplantı sekreteri, Endüstri Mühendisliği Müdürü’dür. Toplantı gündemi toplantı sekretaryası tarafından önceden yayınlanmaktadır. Toplantıda başlıca şu konular değerlendirilir:
İşçi sağlığı iş güvenliği,
Mali ve ticari durum,
Üretim-satış-stok-bütçe ve gerçekleşmeleri,
Üretim verimliliği ve talep karşılama oranı,
Fazla mesai, yatırım, bütçe ve gerçekleşmeleri,
Önemli yatırım, verimlilik ve maliyet oluşturma projeleri,
Sağlık raporları ve diğer teknik, ticari ve yönetsel konular.
c) Mamül Komitesi: Pazardaki potansiyeli olan lastiklerin araştırılıp fabrikada yapılabilirliğinin görüşüldüğü ve mevcut ürünlerin durumlarının konuşulduğu komitedir.
Mamul komite toplantısı ayda bir yapılır. Pazar araştırma şefliğinin tarafından toplantı gündemi önceden yayınlanır. Toplantı, Mali İşler Müdürlüğü, Ar – Ge ve Teknoloji Müdürlüğü, Endüstri Mühendisliği Müdürlüğü, Satınalma Müdürlüğü ve Genel Müdür’ün katılımı ile gerçekleştirilmektedir.
Konuların içeriğine göre ilgili müdürlüklerden de katılımcı sağlanmaktadır.
Toplantıda alınan kararlar Pazar Araştırma Şefliği tarafından yayınlanmaktadır.
d) Maliyet Planlama Komitesi: Ürün bazında maliyet ve satış fiyatlarının karşılaştırılarak, karlı ve zararına satılan ürünlerin tespit edilip, üretim-satış politika ve stratejilerinin belirlediği komitedir. Maliyet planlama komitesi üç ayda bir toplanır.
Toplantıya Genel Müdür başkanlık etmekte, Genel Müdür olmadığında yerine vekaletini verdiği bir kişi başkanlık etmektedir.
Toplantı sekreteri Mali İşler Müdürü’dür. Gündem, önceden toplantı sekreteryası tarafından yayınlanmaktadır. Toplantıda başlıca şu konular değerlendirilir:
Aylık ürün maliyetleri ve satış fiyatları hakkında bilgi sunulması,
Yeni ürünlerin devreye girmesi ile ilgili maliyet çalışmaları,
Stokta bekleyen lastikler hakkında bilgi alınması,
Kalite maliyetleri ile ilgili çalışmalar,
Ürünlerin üçer aylık ortalama maliyetlerinin çıkartılması ve satışlardan elde edilen kar-zarar tutarlarının ebat ve grup bazında incelenmesi.
e) Hammadde Komitesi: Hammadde tedariki ile ilgili politika ve stratejilerinin belirlediği komitedir.
Hammadde Komitesi ayda bir toplanır. Toplantıya Genel Müdür başkanlık eder, Genel Müdür olmadığında yerine vekalet verdiği bir kişi başkanlık etmektedir. Toplantı sekreteri Lojistik Müdürü’dür. Gündem önceden toplantı sekreteryası tarafından yayınlanır. Toplantıda başlıca aşağıdaki konular değerlendirilir:
Hammadde stok devir hızı,
Hammadde sapma oranları,
Alternatif hammadde ve tedarikçi değerlendirmesi.