KYS, müşteri memnuniyetinin sağlanması için, ulaşılabilecek minimum şartları belirlemekte ve kalite düzeyinin korunmasını sağlamaktadır. Sistem, işletmede kalite yönetiminin iyileştirilmesine, faaliyetlerin daha iyi planlanmasına, problemlerin daha hızlı çözülmesine, kaynakların etkin kullanımıyla verimliliğin ve kazancın arttırılmasına ve maliyetin azaltılmasına yardımcı olmaktadır. İşletme, beyan ettiği kalite sistemi çerçevesinde üretim yapmakta ve/veya hizmet vermektedir. İşletme, ürün ve hizmet
sorumluluğu dışındaki sorunlarla uğraşmaktan kurtulmaktadır.
Bu modeli uygulamakla, öncelikle birçok endüstrileşmiş ülkelerde kullanılan ve uluslar arası kabul gören bir standart model olarak seçilmiş demektir. Bu sisteme göre ürün ya da hizmet tasarlayan ve bunları kalite sistemi denetimiyle üretip tüketiciye sunan, satış sonrası hizmetleri sağlayan bir yönetim anlayışına sahip bir firmada elbette maliyetler düşerek, verimlilik ve bunu takiben karlılık artacaktır. Genel olarak ISO 9000 belgesi almayı gerektiren sebepler şunlardır (Şale, 2001: 25):
Uluslar arası bir standarttır,
Müşteriler her geçen gün daha da kalite belgesi olan firmaları tercih etmektedir,
Artık katılacağımız bir çok ihalede ön koşul olabilmektedir,
İşletme faaliyetlerinin geliştirilmesinde bu sistemden faydalanılabilir,
Artık ihracata yönelik faaliyetlerde bir çok ülke ön koşul olarak görmektedir.
ISO 9000 Kalite Standartları serisinin herhangi bir kurumda kullanımı, yönetimin iyileşmesini, faaliyetlerin daha iyi planlanmasını, problemlerin daha hızlı çözülmesini, verimliliğin, kazancın ve saygınlığın artmasını sağlar. Standarda göre, üretimin her aşamasında uygulayacak olan kayıt sistemi ile ürün ve prosesin daha da geliştirebileceği gibi ürün sorumluluğundan doğabilecek sorunlarla uğraşmaktan da kurtulmuş olunur.
İşletmeler, uluslararası kabul gören ISO-9000 standart serisini uygulayarak, KYS şartlarını sağlamaya çalışmaktadırlar. ISO KYS şartları, işletmede çalışan işçi sayısına bağlı olmaksızın uygulanabilmektedir. Bu standartlar, temel disiplinleri tanımlamakta ve ürün ve/veya hizmetlerin müşteri ihtiyaçlarını karşılamasını sağlayan prosedürleri içermektedir. ISO 9000 ürünün üretilmesiyle ilgili şartları içermemekte, kaliteli ürün üretmek için, oluşturulması gereken sistemi oluşturmaya çalışmaktadır.
Kaliteli üretim yapmak isteyen işletmeler için yol gösterici bir kılavuz niteliğindedir (Tanyel, 2001: 21 - 23).
ISO-9000 KYS müşteri ihtiyaçlarının karşılanmasını ve işletme amaçlarının sağlanmasını amaçlayan süreç yönetimine dayalı bir yaklaşımdır. Süreç yönetimi yaklaşımında, işletmede kaliteyi etkileyen tüm süreçler bir zincir olarak ele alınmaktadır. Bu yaklaşımla, işletme içi eş güdüm ve iyilileştirme çalışmaları yapılarak, maliyet minimizasyonunun sağlanması ve değişen müşteri ihtiyaçlarının karşılanması hedeflenmektedir (Efil, 1996: 33).
ISO-9000 KYS'nde üretimde oluşabilecek hataların baştan önlemesine yönelik olarak, tedarikçilerle işbirliği yapılması ve mal ve hammadde girdi kontrol kriterlerinin oluşturulması istenmektedir. Tedarikçi işletmelerin uygulayacakları kalite sistemlerinde de şartlar aranmaktadır. Kaliteli mal ve hizmet sağlanması için, tedarikçilerle yapılan işbirliği, müşteriyle tedarikçi arasında dolaylı bir kalite güvencesi yaratmaktadır
Belgelendirmenin üçüncü bir kişi yada kuruluş tarafından yapılıyor olması, kalitede hızlı verimlilik artışları sağlamakta, ulusal ve uluslararası ticarette müşteri ilişkilerini oldukça kolaylaştırmaktadır (Halis, 2000: 227). ISO 9000 KYS standartları zorunlu standartlar değildirler ancak, bir kalite güvence sistemi kurulmasının yararları aşağıdaki gibi sıralanabilir(Halis, 2000: 69):
Müşteri beklentilerinin kaliteli ürün veya hizmet yönünden gelişebilmesi,
Ürün ve hizmet kalitesinde süreklilik sağlanması,
Üretim maliyetlerinin ve süresinin azalması,
Bilgi iletişiminin doğru ve sağlıklı yapılması,
Kurumsallaşma yolunda altyapı çalışmasının yapılması,
Müşteri ve çalışanların memnuniyetlerini artırması,
Verimliliğin ve üretkenliğin artması,
Yapılan işlerde standardizasyonun sağlanması.
ISO 9000 Kalite Standartları’nın kullanımı, kurumda yönetimin iyileşmesini, faaliyetlerin daha iyi planlanmasını, problemlerin hızlı çözülmesini, verimliliğin, kazancın ve saygınlığın artmasını sağlar.
Ülkemizde son yıllarda kalite, toplumun çeşitli kesimlerinde bir gereksinim ve arayışın ifadesi olarak yaygın bir şekilde kullanılır hale gelmiştir. Ancak zaman zaman, TKY ile ISO 9000 kalite sertifikasyonu kavramları karıştırılmaktadır. ISO 9000 serisi, kalite sistemleri standartları ürün ve hizmette müşterinin kalite ihtiyaçlarını karşılamak üzere kuruluş içindeki kalite sistemlerinin uygulanmakta olduğunu belgeler. TKY’yi hedef alan bir yönetim tarzında, yönetim sistemleri içinde kalite sistemleri sadece bir parçayı oluşturur, yoksa yönetimin ve üretimin kalitesini belgelendirmek amacında değildir.
Ülkemizde yapılan büyük yanlışlardan birisi, ISO 9000 belgelendirme sürecinde belgenin alınmasından sonra sürecin sona erdiğini düşünmektir. Belgeyi almaya hak kazandıktan sonra üst yönetim kuruluşun kalite güvencesi sistem belgesi alınmasını sağlayan özelliklerini nasıl geliştireceğini planlamaya başlamalıdır. Çünkü ISO 9000 uygulama süreci belgenin alınmaya hak kazanılması ile sona ermez, süreklilik arz eder ve kalite yönetim sistemi ve işletmelerin gelişme sürecine paralel bir şekilde sürdürmesi gerekir.
ISO 9000 standartlarında “yaptığını yaz, yazdığını yap” anlayışı hâkimdir. Başka bir ifadeyle, yazılanlar yapıldığı sürece sistemin ve uygulamaların doğru olduğu varsayılır ve belgelendirildiği sürece de yeterli sayılır. Fakat TKY’de yapılan işlerin etkinliği ve sonuçları müşteriye katkısı göz önüne alınır. Müşteri mutluluğu ve çalışanların tatminine yönelik sürekli iyileştirmeye ve geliştirmeye çalışmaları toplam kalite yönetimi içinde yer alır. TKY, her konuda sürekli iyileştirmeyi ön gören, dinamik, insan faktörünü ve katılımı ön planda tutan bir ön anlayıştır. ISO 9000 standartlarına uyum ise prosesleri ön planda tutan bir yaklaşımı içerir. Kısaca, ISO 9000 standardı için, çok geniş bir alanda faaliyet gösteren TKY anlayışının sınırlı ve kapsamlı cephelerini içeren ve TKY’ye geçiş için atılan anlamlı bir adımdır diyebiliriz.