Bir organizasyonun dinamik yapısını oluşturan insan kaynağının değerlenmesi hem organizasyon hem de çalışanlar açısından büyük öneme sahiptir. Performans değerlendirme çalışanlar hakkında sağlıklı, doğru ve çabuk biçimde bilgi akışı sağlamak suretiyle, insan kaynakları yönetimi içerisinde pek çok temel fonksiyon için başlangıç oluşturacak bilginin de elde edilmesini olanaklı kılar. Elde edilen bu bilgiyle, çalışanların geliştirilmesi, kişi iş uyumunun sağlanması, bazı organizasyonel politika ve stratejilerin belirlenmesi ve organizasyonel edinimlerin arttırılması maksadıyla kullanılması ve bu bağlamda çalışanla, organizasyon ve yöneticilerle ilgili bazı düzenlemelerin yapılması doğal bir sonuçtur (Erdoğan, 1991: 157).
Yöneticiler, organizasyon amaçlarının gerçekleştirilmesine yönelik olarak, çalışanların katkı biçimi ve derecesi hakkında bilgilenmek ve buna bağlı olarak, organizasyonu geliştirmek için gerekli kararları almak zorundadır. Bu kararların çalışanla ilgili yapılacak bir değerlendirme sonucunda alınması gerekmektedir. Böylece organizasyonun dinamik yapısını oluşturan insan kaynağının geliştirilmesi,
ödüllendirilmesi, cezalandırılması gibi kararların objektif olarak alınması mümkün olacaktır (Canman, 1993: 4–5).
Değerlendirme, organizasyon ve yönetici bakımından olduğu kadar çalışanlar içinde önemlidir. Çalışanlar başarılarının karşılığını görmek, ödüllendirilmek isterler. Ayrıca başarılı ile başarısız, verimli ile verimsiz arasında ayrım yapılmasını beklerler. Performans derecesini bilen personel kendini geliştirme ve başarımı arttırma olanağı kazanır (Aksüt, 1998: 27).
Performans değerlendirme, sıradan insanların sıra dışı katkılara yönelmesini sağlayacak motivasyon yaratmada da önemli bir araçtır. Ancak, bu aracın başarısı, organizasyonun kültürüne, açık ve güvenilir bir ortamın sağlanıp sağlanmamasına bağlıdır. Eğer bu değerler mevcutsa değerlemeler çok daha yapıcı olacaktır (Menekşe, 1998: 74).
Son yıllarda yaşanan rekabetin sonucu, ürün birleşimlerinde nitelikli insan gücünün payı artmasına bağlı olarak, organizasyonların yaptıkları yatırım da artmıştır. Bu anlamda organizasyonun karlılık ve verimliliğinin artmasında önemli bir unsur olan çalışanın, performansını doğru değerlendirmek ve bu değerlendirme sonucu, yapılan eğitim ihtiyaçları analizine bağlı olarak eğitimi yapılandırmak; değerleme görüşmeleri esnasında ortaya çıkan gelişim ihtiyaçlarına uygun gelişim aktivitelerini planlamak; nihai performansı belirlemek ve ödüllendirmek önemlidir (Ersen, 1996: 32).
Bütün bunların ışığında performans değerlendirmenin kendisinden beklenen yararı ortaya çıkartabilmesi için öncelikle bazı nitelikleri taşıyacak şekilde tasarlanması gerekir. Başarılı bir performans değerlendirme sisteminin temel ilkeleri şöyle sıralanabilir (Geylan, 1999: 139):
Personel değerlendirme sistemi, bir işin en iyi biçimde yapılmasında etken olan faktörleri değerlendirmelidir. Yapılan işle ilgili olmayan kişisel nitelikler dikkate alınmamalıdır.
Personel değerleme sisteminin basit ve pratik olması gerekir. Çok karmaşık sistemlerin yönetici ve personel tarafından anlaşılması ve uygulanmasında güçlüklerle karşılaşılır. Pratiklik diğer özellikler kadar aranan türden bir ölçüm özelliği değildir. Ancak, diğer özellikleri taşıyan en pratik ölçüm tekniği yönetimce istenecektir. Ölçümde kullanılacak standartlar yöneticilerce kolay gözlenecek, karşılaştırma yapacak kadar sade ve acık olmalıdır.
Başarılı bir performans değerlendirme sisteminde işin başarılı bir biçimde yapılıp yapılmadığını ortaya koyan performans ölçütlerinin önceden belirlenmesi gerekir. Performans ölçütleri; kısaca personelin işinde başarılı olması için yerine getirmesi gereken belirli temel davranışlarıdır. Değerlemeci bu temel davranışlara bakarak değerleme yapmalıdır. Aksi halde değerlemede esas alınan davranışlar işin yapılması ile doğrudan ilişkili olmayacaktır.
Performans değerlendirmenin bir amacı da, personelin çalışması hakkında işverenin düşüncelerini ortaya koymaktır. Bu amacın gerçekleştirilebilmesi için değerleme sonuçlarının olumlu ya da olumsuz olsun, personele aktarılması gerekir. Spesifik ve detaylı bir geri besleme yöneticileri elemanların ihtiyaç duydukları eğitim ve performans konularında bilgilendirir. Performans geribildirimi standartlarla kıyaslanır ve firmanın hak ettiği gelirleri elde etmek için liderlere destek verir. Ayrıca zayıf performansa sahip çalışanlarında hareketlerinin düzeltilmesi sağlanır.
Performans değerlendirmenin amaçları açıkça belirlenmeli, ölçütler, işlemler ve yöntemler ile amaçlar arasında gerekli uyum sağlamalıdır. Performans hedefleri organizasyonel gerçeklere dayalı olarak tanımlanmalıdır. Bilinmelidir ki; ancak organizasyonel gerçeklere dayalı performans hedefleri, sonuçta istenilen performansa ulaşılmasını sağlar (Toktamışoğlu, 2002: 132). Performans değerlendirme, çalışanların kişisel gelişimini desteklemelidir. Bu
maksatla çalışanlara performansları konusunda yeterli bilgi verilmelidir. Aksi taktirde çalışanların istenen amaçlara yönlendirilmesi ve bireysel
gelişimlerinin sağlanması çok zor olacaktır. Đyi tasarlanmış bir performans değerlendirme, her seviyedeki çalışanlar hakkında yöneticilere doğrudan bilgi aktarma olanağı sağlar (Örücü ve Köseoğlu, 2003: 26).
Performans değerlendirmesi sistemi adil olmalıdır: Değerlendirme sürecinde dikkate alınan tüm öğelerin iş başarısıyla ilişkili olması zorunludur, ilgi işe yönelik davranışlara yöneltilmeli, kişilik gibi öznel nitelikler üzerinde durulmamalıdır. Adil bir performans değerlendirmesinden beklenen; tüm personeli aynı başarı düzeyinde göstermek değil, gerçek başarı farklılıklarını ortaya çıkarmaktır (Can vd., 2001: 171).
Bu niteliklere sahip bir performans değerlendirme; etkili bir biçimde gerçekleştirildiğinde yöneticilere, çalışanlara ve organizasyona çeşitli yararlar sağlayacaktır.
2.4.1. Organizasyona Olan Faydaları
Performans değerlendirme sisteminin organizasyona olan faydalarını aşağıdaki gibi özetlemek mümkündür:
Organizasyonel stratejileri destekleyen değerleme, stratejilerin daha iyi anlaşılması ve benimsenmesini sağlar.
Organizasyonel amaçları destekleyecek, stratejilerin kolaylıkla uygulanmasını sağlayacak şekilde; eğitim, terfi, ücretleme vb... yönetsel kararların alınmasında katkı sağlar (Örücü ve Köseoğlu, 2003: 26).
Đnsan kaynakları planlamasının sağlıklı olarak yapılabilmesi maksadına yönelik veri üreterek, gelecekte ihtiyaç duyulan insan gücüne ilişkin bilgiler sağlar.
Organizasyonun kendisini yenileyen dinamik bir yapıya sahip olması doğrultusunda, gelişmenin ve değişimin yol haritasının çıkartılmasını sağlar.
Đnsan kaynakları yönetimi alt süreçlerinin etkinliğinin değerlenmesine olanak tanır.
Đnsan kaynağının daha etkin, verimli ve yararlı kullanılmasını sağlamaya yarayacak ve yönetimin gereksinmelerine yanıt verebilecek etkin bir bilgi bankasının geliştirilmesine ve iletişim ağının kurulmasına katkı sağlar. Đşin ve organizasyonun tasarımında saptanan sorunların ve aksaklıkların
giderilmesinde ve iş ile çalışan arasında gerekli uyumun sağlanmasında yardımcı olur.
Organizasyon için gerekli olan eğitim programlarının düzenlenmesine, özellikle eğitim ihtiyacının belirlenmesine yardımcı olur.
Çalışanların hedeflerine ne kadar ulaştıkları kontrol edilmiş olur. Böylece kişi ve kurum düzeyinde bir kontrol sağlanmış olur.
Đşten ayrılacak kişilerin belirlenmesine katkı sağlar.
Organizasyonun amaç ve beklentileri ile çalışanın amaç ve beklentilerinin bütünleştirilmesi için gerekli ortamın hazırlanmasına katkıda bulunarak, işe anlam kazandırır ve gönül gücünün, işten elde edilen doyumun, isteklendirmenin, verimlilik ve etkenliğin yükseltilmesine olanak sağlar (Dicle, 1982: 20).
2.4.2. Yöneticilere Olan Faydaları
Performans değerlendirme sisteminin yöneticilere olan faydalarını aşağıdaki gibi özetlemek mümkündür:
Yöneticilere astlarını tanımaları, kişisel yeteneklerini değerlemelerine ve böylelikle performansın geliştirilmesine olanak yaratır (Uyargil, 1994: 9). Performans değerlendirmenin yöneticiler için yararlarından biri, planlama
ve kontrol işlevlerinde daha etkili olmalarıdır. Böylece çalışanların ve birimlerin performansı gelişir. Bu gelişim aynı zamanda yöneticilerinde başarılarını etkiler.
Performans değerlendirme ile çalışanların güçlü ve gelişmesi gereken yönlerinin kolayca belirlenmesi, yöneticilerin çalışanlarına yardımcı olabilmesini sağlar (Uyargil vd., 2000: 208).
Astların zayıf ve kuvvetli yanlarını tespit ederek, sağlıklı bir insan gücü envanterinin çıkartılması ve planlamanın yapılmasını sağlar (Ataay,1990: 236).
Astlar ile aralarında ilişkinin olumlu yönde gelişmesini sağlar.
Yöneticilerin kendilerini değerlemesini, geliştirilmesi gereken yönlerini tespit etmelerine olanak tanır (Uyargil, 1994: 9).
Değerlendirme yöneticilere, elde ettikleri bilgilere sahip olmalarını ve bilgi merkezinin hangi hizmet ve çalışmaları destekleyeceklerini, ne derecede destek yapılacağını, ne derecede desteğin gerekli olduğunu ve bilgi merkezinin etkinliğine, bu hizmet ve çalışmaların başarılı bir şekilde katkı yapıp yapmadığı konusunda kendi kendilerine soru sormalarına olanak verir (Hernon ve Mcclure, 1990: 4).
Düzenli aralıklarla yapılan değerlendirmeler ile eksik ya da yanlış yapılan bir süreci görmesini ve düzeltmesini,
Yöneticinin bilgi merkezinin iç ve dış çevresini daha iyi algılamasını sağlayarak sürekli gelişmeye katkıda bulunmasını,
Yöneticinin eğitim ihtiyaç analizi yapmasını,
Yöneticilerin kendi performanslarını değerlendirmelerini, Yöneticinin astları ile ilişkilerinin ve iletişiminin güçlenmesini,
Yöneticinin bilgi merkezinin istenen hedeflere ulaşmasını sağlayacak çalışanları bulmasını sağlar (Bernardin vd., 1998: 240).
2.4.3. Çalışanlara Olan Faydaları
Performans değerlendirme sisteminin çalışanlara olan faydalarını aşağıdaki gibi özetlemek mümkündür:
Performans değerlendirme, kişi düzeyinde psikolojik bir ihtiyaçtır.
Performans değerlendirmenin en önemli faydası, kişiyi kendi çalışmaları hakkında bilgilendirmektir. Kişinin gelişmesinde bu bilgilendirmenin rolü büyüktür.
Çalışanların daha yakından tanınmasına olanak hazırladığından kariyer beklentilerine katkıda bulunur.
Çalışanlarla üstleri arasında bir iletişimin kurulması ve geliştirilmesinde etkili olur. Çalışanların kendilerini tanımlamalarına ve eksikliklerini gidermelerine yardımcı olur.
Çalışanların iş başarılarını görmesi ve böylece iş tatminine ulaşmaları sağlanmış olur.
Çalışanlar, üstlerinin görev tanımları çerçevesindeki beklentilerini öğrenirler.
Performans değerlendirmenin sonuçları, kişiyi yeni atılımlar ve yeni arayışlar içine hazırlar. Diğer yandan mevcut eksikliklerini görüp, düzenlemeler yapmasını sağlar (Trahant ve Koonce, 1997: 299–301).