Kriz Yönetimi Planı Yapmak

Planlama, bir veya birden fazla amaç saptayarak bunlara ulaşmak için gerekli araç ve yolların önceden tayin ve tespiti olarak tanımlanabilir. Plan, bir karar ve kararlar toplamıdır. Planlama ise planı ortaya çıkarmak için gösterilen gayretleri, bir süreci ifade eder (Tutar, 2000 : 112).

Kriz yönetim planı ise krizi ortaya çıkmadan önce önlemeye, ortaya çıktıktan sonra en az zararla atlatma amacını gerçekleştirmeye yönelik olarak gerekli müdahale ve önleme araç ve yolların önceden tayin ve tespit edildiği, yazılı karar ve kararlar toplamıdır. Bir kriz planı o kurumun yönetiminin krizi yönetmeye kararlı olduklarının birinci göstergesidir.

Kriz yönetiminde, hizmetin alıcısı durumunda olan halkın doğrudan krizin mağduru olduğu (Örneğin deprem mağduru) düşünüldüğünde ve hizmetin arzında meydana gelebilecek aksaklıkların doğurabileceği sakıncalar göz önüne alındığında nedenli planlı hareket edilmesi gerektiği ve ilgili kurumlar açısından ele alındığında yapılması gerekenlerin incelenmesi bir kat daha değer kazanmaktadır.

Kriz öncesindeki geçmiş deneyimlerden de ders alarak ortaya çıkacak krizlere zamanında ve etkin müdahale bir plan doğrultusunda yapılmalıdır.

Planlama yapılırken iki farklı anlayış ortaya çıkmaktadır. Birinci anlayış; İhtiyatlı planlama anlayışıdır. Bu yöntemde soruna en iyi çözüm yolunu bulmayı araştıran bilimsel yollar kullanılır. Uzun vadelidir. Detaylı araştırmalar yapılır. Çeşitli yollar, alternatif ve özel

yorumlar ileri sürülür. İkinci yaklaşım zaman baskısı altında bulunulan dönemlerde hazırlanan Kriz faaliyet planlarıdır. Bu yaklaşımda zaman ve kaynak kısıtlamaları altında pratik çözüm yolu bulmak ön plandadır. Yine statik dönemlerde kullanılan tepkici planlamalar krize planlaması için uygun değildir. Krizler için önleyici planlama yapılması gerekir. Önleyici planlama ise kriz başladıktan sonra yapılacakları planlamak değildir. Kriz durumuna gelmeden önce hazırlık yapmaktır.

Kriz yönetimi iyi bir bilgi yönetimini gerektirir. Planlama başarısı, mevcut imkan ve kaynaklar hakkında doğru bilgiler toplanmasına bağlıdır. Planlama, birçok kişi ve kuruluşun birlikte çalışmalarını gerektirdiğinden bunlar arasında koordinasyon mutlaka sağlanmalıdır. İdeal bir kriz yönetimi programının; stratejik faaliyetleri, teknik ve yapısal faaliyetleri, iletişimle ilgili faaliyetleri, psikolojik ve kültürel faaliyetleri içeren bir yapısının olması gerekir.

3.5.1.3.1. Kriz Planlarının Nitelikleri

Bir kriz yönetim planı şu nitelikleri taşımalıdır:

1- Esnek yapıda olmalıdır. Gelecek bütün yönleriyle tam olarak planlanamayacağı için en iyi plan genel çizgileri ile düşünülen plandır. En kapsamlı planlar bile uygulamaya konulduğunda kontrol dışı etmenlerin etkisinde kalır. Ancak esnekte olsa her planın bir yapıya, bir ana iskelete ihtiyacı vardır.

2- Eldeki imkanlar, ayrıntılı bir şekilde belirlenmeli bunun için ayrıntılı bir envanter çalışması yapılmalıdır. Planda zayıf noktalar tespit edilmelidir Bu yapılırken tahmin edilmemeli gerçekçi ve net bir şekilde belirlenmelidir.

3- Muhtemel kriz halleri, muhtemel kriz hallerinin olası nedenleri, etkileri, ortaya çıkmadan önce ve ortaya çıktıktan sonra alınabilecek önlemler belirtilmelidir.

4- Kriz planı, emir komuta birliği sağlamalıdır. İşbirliği ve koordinasyon bağlantılarını önceden tespit etmelidir. Görev, yetki ve sorumluluklar, görev alanları, komuta ve kontrol mekanizmasının nasıl olacağı açıklıkla belirtilmelidir.

5- Bilgi akışını sağlayacak düzenlemeler içermelidir. Planlar kim, kime, kimden, nerede, nasıl, ne zaman gibi sorunların tüm yanıtlarını içermelidir.

6- Zamanlama ve zaman faktörü üzerinde hassasiyetle durmalıdır.

7- Planı uygulayacak kişiler bu sorunlarının çözümlerini iyi bilmeli ve kendi konularında eğitilmiş olmalıdır.

8- Plan, bir kere hazırlanarak bir tarafa bırakılan yazılı belge değildir. Zaman içerisinde olabilecek değişiklikler ve yeni ihtiyaçlar, sürekli olarak plana dahil edilmeli ve plan daima güncel tutulmalıdır.

9- Planlar gerçek senaryolar üzerine kurulmalı, tatbikatlarda test edilmeli ve farklı kuruluşlar arasında en iyi koordinasyonu ve yönetim esaslarını getirmelidir. Test edilmeyen kriz planı başarısız olur.

10- Kitle iletişim araçlarından yararlanacak şekilde halkla ilişkiler planlamasını içermelidir.

3.5.1.3.2. Planlama Aşamaları

Bir kriz planı üç aşamalı bir planlama süreci sonunda hazırlanır:

- Mevcut durumun tespiti ve veri toplama aşaması: Kriz planı hazırlanırken önce mevcut durumun fotoğrafı çekilir, tespiti yapılır. Kuruluşun görevi, mekan ve fonksiyon olarak tanımlanır. Eldeki bina, araç-gereç, personel durumu tespit edilir. Daha önce yaşanan

krizlerin neler olduğu ve nasıl yaşandığının ayrıntılı analizi yapılır, veri bankası oluşturulur.

- Öngörü aşaması: Muhtemel kriz halleri, muhtemel kriz hallerinin olası nedenleri, etkileri, tespit edilir. Potansiyel krizler tanımlanır. Kriz senaryoları oluşturulur.

- Tedbir-müdahale geliştirme aşaması: Bu aşamada muhtemel krizleri önlemek, önlenemiyorsa en az zararla sona erdirmek için alınması gereken tedbirler belirlenmeye çalışılır. Bunun içinde önce temel strateji ve politika belirlenir. Müdahale yöntemleri açıklanır. Müdahaleyi yapacak sorumlular ve yetkileri belirlenir, kullanılacak kaynaklar ayrılır. Ayrıca bunun yanında işbirliği yapılacak, yardım istenecek diğer kuruluşlar belirlenir. Bu aşamada unutulmaması gereken bir diğer konuda planın güncellenmesini sağlayacak bir güncelleme takviminin çıkarılmasıdır.

Bütün bu anlatılanlar teoriktir. Bunların gerçek hayata uyarlanması ve gerçekçi planlar hazırlanması tamamen plan hazırlayıcı ve yöneticilerin birikimine ve ilgisine bağlıdır. Ancak Türk Kamu Yönetiminde uygulamada; planlarda detay uygulamalara yer verilmediği, planlarda değişiklikler yapıldığında bu değişikliklerin zamanında ilgili yerlere bildirilmediği, planın hazırlandıktan sonra belirli periyotlarla ele alınmadığı, plan hazırlamanın sadece yasal bir görevin yerine getirilmesi şeklinde düşünüldüğü, dolayısıyla da planın günün şartlarına göre yetersiz kaldığı söylenebilir.

Hazırlıklar tamamlandıktan sonra kriz yönetim planları kendisini ilgilendiren her birim, kişi ve kuruluşla paylaşılmalıdır. Neyin gizli bilgi olarak kalması gerektiği önceden tespit edilip geri kalan bilgiler ilgililere sunulmalıdır. Ayrıca sadece plan yapmanın ya da iyi bir plana sahip olmanın ve bunlara güvenmenin kriz yönetimine olumlu değil olumsuz etkide bulunabileceği göz ardı edilmemelidir.

3.5.1.4. Kriz Yönetimi Ekibi ve Karar Destek Sistemleri