Kriz Anı Yönetimi

Kriz anı, krizin sonuçlarının ortaya çıkmaya ve algılanmaya başlandığı ve sonlandırılması için çaba harcandığı dönemdir. Kriz, bu dönemde tüm etkileriyle ortaya çıkmıştır. Kriz evreleri içinde gerek vatandaşlar gerekse yöneticiler üzerinde şok etkisinin ve stresin en yoğun olduğu dönem olduğu söylenebilir. Bu dönemde krizin büyüklüğü ve etkilerine göre bir panik havası meydana gelir. Kriz ortamları hem kendimizi hem de toplumun bizleri sorguladığı ortamlardır.

Krizi denetim altına almak ancak denetlenebilir ve zararları sınırlandırılabilir, yani yönetilebilir krizler için mümkündür.

Kriz anında yönetim kriz öncesinden çok farklıdır. Zaman kontrolü imkansız bir şekilde hızla akar. Bu aşamada hayat kurtarma veya daha fazla kayba sebep olmayacak kararlı bir tutuma ihtiyaç vardır. Bu dönemde krize önceden hazırlıklı olan ve olamayan kurumlar arasındaki fark bu dönemde bariz bir şekilde görülür.

Bu dönemde alınacak her türlü karar kriz sonrası döneme de hizmet etmelidir. Yine bu dönemde nakit para temini de önemli hale gelmektir (Drucker, 1998: 23).

Kriz, bu dönemde yönetimi güçleştirecek bazı sonuçlar doğurur. Buna göre:

a. Kriz çalışanlar üzerinde olumsuz etkiler doğurur: Kriz anlarında çalışanlar arasında stres ve gerilim artar. Korku ve panik ortamı doğar. Psikolojik çöküntü başlar. Motivasyon düşer ve iş tatmini azalır. Yüksek stres altında hata riski artar. Çalışanlar arasında karşılıklı güven kaybolur, kaygı düzeyi yükselir, savunmacı/çekimser tutumlar ortaya çıkar. Kurum içi ve kurum dışı

çatışmalarda artış gözlenir. Kriz anlarında gösterilen paranoid tepkiler kriz davranışlarının karakteristik özelliğidir.

b. Karar alma süreci bozulur: Kriz anlarında stres ve zaman baskısıyla alınan kararların kalitesi bozulur, yapılan planlardan sapmalar göze çarpar. Sorunları geçiştirici çözümlerde, riskli ve fevri kararlarda artış olur. Kararlarda standardizasyon, yetkinin merkezileşme eğilimi artar. Denetimin kuvvetlendirilmesi veya merkezileştirilmesi yoluyla faaliyetlerin daha fazla denetlenmesi göze çarpar. Otoriter ve tutucu eğilimler güçlenir. Kuruluş yapısının katı bir görev ve hiyerarşi belirlemesi sonucu mekanikleşmesi, işletmenin çevrede meydana gelen değişmelere zamanında ayak uydurmasını engeller. Bu durum kamu yönetiminin en önemli dezavantajıdır.

Kriz zamanının iyi yöneticiliği demek, krize neden olan faktörleri soğukkanlılıkla saptamak, uzun vadede sorun çıkarmayacak düzeltici önlemler almak, gelecekte çıkması muhtemel bir krize karşı esnek acil durum planı yapmak demektir (Tekin, Zerenler, 2005: 242).

Kriz anı yönetiminde yapılması gerekenler üç aşamadan oluşur:

3.5.2.1. Krize Tanı Konması

Kriz anı yönetiminde ilk aşama durumun izlenmesi ve bilgilerin toplanması, toplanan bilgilerin değerlendirilmesi ile krize tanı koyma aşamasıdır. Düzenli ve kullanışlı duruma getirilmiş veri anlamına gelen bilgi ve bilgi yönetimi çok önemlidir (Tutar, 2000: 40). Bilginin kriz dönemlerinde işe yarayabilmesi için bazı özellikleri taşıması gerekir. Bu özellikler; doğruluk, zamanlılık, tamlık, kısalık, yerindelik ya da ilgililik, ucuz ya da pahallı elde edilebilmesidir (Tutar, 2000:41). Krizin başlangıcında ilk yapılması gereken acilen durum tespiti yapılmasıdır. Ancak bu durum olayı tüm boyutlarıyla enine boyuna ele almadan karar verme telaşına düşmek anlamına

gelmemelidir. Kriz ortamında kuruluşların muhalif düşüncelere ve farklı bakış açılarına ihtiyaçları vardır. Analiz yapılırken kurum içi kaynakların yanı sıra kurum dışı kaynaklardan da yararlanılması ortaya çıkan durumun objektif olarak değerlendirilmesine yardımcı olacaktır. Bu aşamada; kuruluş, çalışanlar, dış çevredeki kişi ve kuruluşlar ve medya dikkatle incelenmelidir. Kriz anında ilk 24 saat sıcak dönemdir. Bu dönem ne olup bittiğinin anlaşılması dönemidir. Genellikle bu sıcak dönemde oluşan algılamalar kanaate dönüşür. Uzun yıllar geçse de belleklerden silinmez. Kuruluş dışındaki kişilere karşı dürüst davranıldığı taktirde bu üçüncü kişilerde kuruluşla işbirliği yapacak, yardımcı olacaktır.

Toplanan bilgiler ışığında ortaya çıkan durumun kriz olup olmadığı tespitinden sonra eğer ortaya çıkan durum kriz ise krizin adı konur. Bu ad koyma alınacak tedbirler açısından çok önemlidir.

3.5.2.2. Belirlenen Önlemlerle İlgili Karar Alınması

Kriz anı yönetiminde ikinci aşama, amaçların ve krize müdahale etmek üzere alınacak önlemlerin belirlenmesi ve belirlenen bu önlemlerle ilgili karar alınması aşamasıdır. Kriz dönemlerinin en temel sorunlarından biri kararsızlık ve bilgi yetersizliği veya yanlış bilgilendirmeden kaynaklanan yanlış karar alınmasıdır. Yine bu dönemde karar alırken günü kurtarma, bir şey yapmış olmak için bir şeyler yapmak gibi sakıncalı durumlarla da karşılaşılabilmektedir. Bundan dolayı kriz dönemlerinde alınan kararlar aynı zamanda orta ve uzun vadeli hedeflere de hizmet edebilmelidir. Ancak karar almamak gibi karar almanın da riskleri vardır. Kriz dönemlerinde yöneticilerin yapmayı tasarladıkları yeni uygulamaların beraberinde getirdiği üç tür risk vardır:

- Alınan karar varılması amaçlanan sonuca varılmasını sağlamayabilir.

- Alınan karar diğer uygulama seçeneklerinin önünü tıkayabilir (Tüz, 2004: 117).

Bundan dolayı kriz anlarındaki stres ve yoğun baskı dönemlerinde yöneticiye yardımcı olacak karar destek sistemlerine ihtiyaç vardır. Karar destek sistemleri, yöneticiye özellikle yarı yapısal nitelikteki sorunların çözümüne bilgi ve öneriler sağlayarak destekleyen sistemlerdir (Tutar, 2000 :122). Kriz yönetmenin kararları yönetmek olduğu göz önünde tutulmalıdır. Kritik kararların ekip olarak alınması uygun olur.

Kriz uzadıkça ve derinleştikçe üst kademe yöneticiler daha fazla risk ve sorumluluk gerektiren kararlar almak durumunda kalırlar.

3.5.2.3. Alınan Kararların Uygulanması

Kriz anı yönetiminde üçüncü aşama, alınan kararların icra edilmesi için emirlerin verilmesi, uygulama faaliyetlerinin takip edilmesi ve sonuçlarının değerlendirilmesi aşamasıdır. Karar almak önemli olmakla birlikte krizi aşmak için gerekli iradeye sahip olmakta gerekir. İşi yapanla karar verenlerin farklı olması bürokrasinin ve merkeziyetçiliğin ortaya çıkmasına neden olmaktadır. Bunun için kriz anlarında ara kademelerin mümkün oldukça ortadan kaldırılması gerekir.

Önemli bir nokta da kriz süresince sorun oluşturan kişilerin yönetiminin ayrı bir liderlik becerisi gerektirmesidir. Kriz anında kurumu terk etmek isteyen kişilere engel olunmamalıdır. Çalışanlarıyla barışık olmayan bir kuruluşun krizden başarıyla çıkması çok zordur. Kriz dönemlerinde çalışanlar sorumluluk almama veya sorumluluktan kaçma eğilimindedirler. Bundan dolayı kriz

dönemlerinde çalışanların motivasyonu önemlidir. Çalışanları teşvik edici, moral verici yöntemlerin yanında yine bir motivasyon türü olan korkunun insanları itici gücünün olumlu kullanımı da krizin türü ve şiddetine göre değerlendirilmelidir.

Kriz dönemlerinde karşılaşılan bir diğer sorun demokratik sabotaj veya bürokratik felç durumudur. Bu durum iki şekilde ortaya çıkar: Birinci şekliyle astlar üstün başarısız olması için ya kendisine gerekli olan bilgiyi sunmazlar ya da anlamsız bilgiyle üstü boğma yoluna giderler. İkinci sabotaj şekli ise astların üstün emirlerini harfiyen yerine getirmeleri, ancak gerekli olduğu halde bir adım bile öteye atmamalarıdır (Tutar, 2000 : 59).

Kriz dönemlerinde tüm kaynakların tam kapasitede kullanılmasını sağlamak yöneticinin en önemli görevlerindendir. Başarılı bir yönetim, kaynakları tam kapasite kullanarak tehlikeye yönelik korku krizlerinin yönetiminde muhtemel kayıpları asgariye indirebilirken, fırsat krizinin yönetiminde muhtemel kazançların azamileştirilmesini mümkün kılar. Yine yöneticiler öncelikle kurum içinde daha sonra da kurum dışındaki kişi ve kuruluşlarla ortak dil- ortak akıl oluşturmalıdır. Ortak dil-ortak akıl, kriz ortamında kişi, kurum ve kuruluşların ortak bir görüş ve çalışma etrafında birleşmesidir.

Kriz döneminde teknoloji, bilgi, insan kaynakları, iletişim, koordinasyon, motivasyon, sinerji, deneyim transferi ve kurumsal disiplin çok iyi kullanılmalıdır. Kriz dönemlerinde bilişim teknolojileri kullanımına önem verilmelidir.

Uygulamada kamu yönetiminde kriz anı yönetimi kriz merkezleri eliyle yürütülür. Kriz Merkezleri, Genelkurmay Başkanlığı, bakanlıklar, ilgili kurum ve kuruluşlar ile krizin meydana geldiği il ve ilçelerden en üst düzey yöneticilerin başkanlığında kurulur. İl ve ilçelerde var ise ilgili kuruluş amirleri de Kriz Merkezi'ne dahil edilir.

Kriz Merkezleri'nin kriz anındaki görevleri şunlardır;

1- Krizle ilgili durumları izlemek değerlendirmek, değerlendirme sonuçlarına göre kararlar alıp ve uygulamak,

2- Sorumluluk alanındaki ihtiyaçları belirlemek, imkan dahilindeki ihtiyaçları karşılamak, imkan dışındaki ihtiyaçları bir üst merkeze bildirmek,

3- Birimler arası koordinasyonu sağlamak,

4- Gelişme ve uygulamalarla ilgili hususları Başbakanlık Kriz Yönetim Merkezine bildirmek,

5- Başbakanlık Kriz Yönetim Merkezi'nin düzenleyeceği tatbikatlara katılmak.