İş Analizinde Kullanılan Yöntemler

Daha önce de ifade edildiği gibi iş analizi, işlerin içeriklerinin çözümlenmesi yoluyla işin yapılmasını etkileyen tüm faktörlerin belirlenmesidir. İş analizi, her bir özgün iş için; neyin yapılacağına (fiziksel ve zihinsel çaba), nasıl yapılacağına (araçlar, ekipman, yöntemler, kararlar, hesaplamalar vb.) ve niçin yapılacağına (işin genel amacı ve görevlerin niçin birbiriyle bağlantılı olduğu) ilişkin bilgilerin sistematik olarak derlenmesidir. İş analiziyle elde edilecek bilgileri derlemek ve sınıflandırmak için çok sayıda yöntem kullanılmaktadır. Mülakatlar, kişisel raporlar, derlemeler, uzman gözlemcilerin dereceleme cetvelleri, iş analizi bilgilerini toplamanın yaygın yöntemleri arasında sayılmaktadır (Barutçugil, 2004: 252).

İş analiz yöntemleri, analiz edilecek işlerin sayı ve niteliğine göre değişiklik göstermek durumundadır. Fakat özü, işin yapılış biçimine, gerektirdiği çaba ve yeteneğe, sorumluluk ve çalışma koşullarına ilişkin bilgi toplamaya dayanır. İş analizinde geliştirilen yöntemler özde bu bilgi toplamada izlenen farklı yollardan kaynaklanır. Amaç tam ve doğru bilgilerin en sağlıklı biçimde elde edilmesidir (Sabuncuoğlu, 2008: 60). Analizci, yeni teknikler bulduğunda bunları da durumun şartlarına göre gerektiğinde kullanabilir. Ancak iş analizi çalışmalarında bilgi ve belge toplama

yöntemi, gözlem yöntemi, anket yöntemi ve mülakat yöntemi olmak üzere dört yöntem yaygın olarak kullanılmaktadır.

2.4.2.2.1. Bilgi ve Belge Toplama

Yapılacak iş hakkında bilgi elde etmenin ilk yolu onun hakkındaki hâlihazır bilinen şeyleri tespit etmek, derlemek ve toplamaktır. Dolayısıyla daha önce yapılmış iş analizlerine ilişkin dokümanlar, örgüt şemaları, resmi ve özel belgeler, araştırma raporları vb. belgeler edinilmesi gerekir. Ayrıca görevin özellikleri, iş güçlüğü, riskler, ücretler, diğer işlerle ilişkileri vb. konulara ait bilgilerin toplanması söz konusudur. Bu bilgi ve belgeler aracılığı ile işe ilişkin tüm bilgiler olmasa bile ön bilgiler edinilir ve diğer yöntemleri desteklemek amacıyla kullanılır (Sabuncuoğlu, 2008: 64–65).

İş analizine başlamadan önce analizi yapılacak işin mümkün olduğunca yakından ve ayrıntılarıyla tanınması gerekir. Bunun da iki yolu vardır. Birincisi, iş hakkında, görevin karakteri, yapılma koşulları, güçlüğü, riski, öteki işlerle ilişkisi, ücreti gibi maddi ve beşeri her kaynaktan yaralanmak suretiyle edinilecek tüm bilgilere sahip olmaktır. İkincisi ise, göreve ilişkin her çeşit belgenin analiz öncesinde derlenip toplanmasıdır. Bu yazılı belgeleri ise şöyle sıralamak mümkündür (DPB, 2001: 18-19):

 Daha önce yapılmış iş tanımları ve kadro şemaları,

 Resmi veya özel olarak yapılmış araştırmalar ile bunlara ilişkin raporlar,

 Başka kurum ve işletmelerce yapılmış analiz çalışmalarına dayalı görev tanımları veya kadro çalışmaları,

 Uluslararası örgütlerce yapılan çalışmalar sonucunda yayınlanmış görev tanımları,  Yerli ve yabancı uzmanlarca hazırlanmış raporlar,

 Kurullarca alınan bazı görevlerin özelliklerine değinen kararlar.

Bu tür bilgi ve belgeler incelenip analiz edildikten sonra yani analiz edilecek iş hakkında kapsamlı bir bilgi edinildikten sonra sırasıyla diğer tekniklerden yararlanmak daha doğru olacaktır.

2.4.2.2.2. Gözlem Yöntemi

Bir işin nasıl yapıldığını, ne gibi aşamalardan geçtiğini, nitelik, incelik ve içeriğini anlamanın en iyi ve en etkili yolu gözlem yoluyla izlemektir. En doğru, sağlıklı ve doyurucu bilgiler, işlerin yapıldığı ortamda elde edilebilir (Sabuncuoğlu, 2008: 65). Gözlem yönteminde, işin yükümlüsü doğal ortamında izlenerek faaliyetleri ve davranışları kayıt altına alınır. Gözlem yöntemi doğrudan gözlem veya dolaylı gözlem şeklinde uygulanabilir. Doğrudan gözlem yönteminde ilgili kişinin yanında bulunulur, uzaktan gözetlenir veya video kamera aracılığıyla izlenir. Dolaylı gözlem yönteminde ise video kayıtları incelenerek veya kişinin çıkardığı iş sonuçlarına bakılarak “değerlendirme” yapılır. Gözlem yöntemi birçok ayrıntıyı ortaya çıkarma potansiyeline sahip olmakla birlikte iş rollerini belirleme konusunda yetersiz kalan bir tekniktir. Gözlem yöntemi özellikle fiziksel görevlerin ardışık sırasını belirleme ve birden fazla kişiyle etkileşim kuran yükümlünün davranışlarını inceleme konusunda araştırmacıya yardımcı olur (www.ikademi.com, 2012).

Çalışanların iş başındaki faaliyetlerini iki şekilde gözlemlemek mümkündür. Birincisi uzun sayılabilecek bir zaman boyunca bir kişiyi sürekli gözleme, ikincisi ise örneklem olarak belirlenen kişileri rastgele seçerek daha kısa zaman süreleri içinde gözleme. Gözlem yöntemi basit ve kolay uygulanabilen bir yöntemdir. Araştırmacılar gözlem yönteminin sorulacak soruların belirlenmesine fırsat sağlayacağı için mülakat tekniğinden önce uygulanmasını önermişlerdir. Ancak gözlem yöntemini her koşulda uygulamak mümkün olmayabilir. Bazı işyerlerinde gözlem çalışmasının yapılmasına itiraz edebilirler veya iş güvenliği, meslek sırrı gibi nedenlerle gözlem yapılmasına izin verilmeyebilir. Gözlem yöntemi, basit ve rutin işler için uygun bir yöntemdir (www.ikademi.com, 2012).

Yukarıdaki açıklamalardan da anlaşıldığı gibi gözlem yöntemi, analizi yapan kişinin genel bir izlenim edinmesini sağlar. Fakat bu yöntem tek başına her tür işin analizinde yeterli olmayabilir. Analizci gözlem yolu ile işin yapıldığı ortam ve koşulları, tehlikeleri, kullanılan araç ve teçhizatı tanıyabilir. Ancak söz konusu işin kişide ne tür bilgi ve beceriler gerektirdiğinin gözlem yolu ile anlaşılması her zaman için kolay değildir. Bu nedenle, ele alınacak diğer bilgi toplama yöntemlerinden bir veya birkaçı

ile birlikte uygulanması halinde daha etkin sonuçlar alınacaktır (Uyargil, 1992: 129– 130).

2.4.2.2.3. Anket Yöntemi

Anket yöntemi en sık kullanılan yöntemlerdendir. Bu yöntemde iş analizini yürüten araştırmacı ya da araştırma komitesi önceden belirlenmiş sorulardan hareket ederek işin çeşitli özelliklerini ve aşamalarını tanımak amacıyla iş görenlere soru formları dağıtır ve doldurulan formlar aracılığıyla işe ilişkin bilgileri derler ve değerlendirir (Sabuncuoğlu, 2008: 65).

Bu yöntemin üstün yanları ve sakıncalı yönleri vardır (Kaynak vd., 2000: 59; Sabuncuoğlu, 2008: 65). Üstünlüğü işin temel nitelik ve içeriğine ilişkin bilgilerin hızlı, ucuz ve kolay yoldan elde edilmesidir. Standart formların kullanılması nedeniyle analiz çalışmasına bir örneklik getirilmesi, ayrıca işi yapan kişinin analiz çalışmasına yazılı belgeler aracılığıyla katılması iş görenlerin üzerinde olumlu etkiler bırakır. Ancak soru formlarının her zaman beklenen ilgiyi görememesi, ciddiye alınmaması, anket sorularının gelişi güzel yanıtlanması, soruların iyi anlaşılamamasından kaynaklı yanlış bilgi verilmesi, anket sorularının iyi hazırlanamaması, eğitim yetersizliğinden dolayı bazı iş görenlerin fikirlerini iyi ifade edememeleri, eksik ya da yoruma açık bilgiler vermeleri ise yöntemin sakıncalı yönlerini oluşturmaktadır.

Kamu kurum ve kuruluşlarında yapılacak norm kadro çalışmalarında uyulacak usul ve esasların belirtildiği ilgili mevzuatta anket tekniğinin önemi vurgulanmış ve iş analizi çalışmalarında anket tekniğinden mutlaka yararlanılması tavsiye edilmiştir.

2.4.2.2.4. Mülakat Yöntemi

İş analizi yöntemleri arasında en çok kullanılanıdır. İşin nasıl yapıldığı, hangi aşamalardan geçtiği, nitelik, incelik ve içeriğini tespit etmenin en iyi ve bilinen en etkili yolu işi yapan kişiyle bizzat görüşmektir. Böylece iş görenlerle görüşerek en doğru ve doyurucu bilgiler elde edilebilir.

Mülakat yönteminde iş analizi yapacak kişi ya da ekip gerek duyacağı bilgileri edinmek amacıyla uygun sorular sorar, görüşür, edindiği bilgileri not alır ve daha sonra bunları yorumlar. Bu aşamada toplanan bilgilerin fazla ve gereksiz olanları analiz yapan

tarafından ayıklanabilir. Mülakat yöntemi anketle birlikte kullanıldığında, daha etkin sonuçlar elde edilebilir (Kaynak vd., 2000: 60).

Mülakat yönteminin bazı sakıncalı yönleri vardır (Sabuncuoğlu, 2008: 65). Görüşmenin etkisinde kalınarak işin niteliğinden çok iş görenlerin kişiliğine dönük duygusal analiz yapılabilir. Diğer taraftan işi yapanların analizciye yaptıkları işi önemli ya da önemsiz gibi gösterme eğilimleri doğabilir. Uzun zaman alması, işlerin aksaması ve üretim yavaşlaması gibi durumlar da ortaya çıkabilir. Bu nedenle analizi yapan kişi ya da ekip ön yargılardan uzak, dikkatli ve objektif olmalı ve her zaman “işi” analiz ettiğini unutmamalıdır.