İş Analizi Süreci ve İş/Görev Tanımlarının Hazırlanması

İş analizi birden fazla aşamada gerçekleştirilen bir çalışma olup kullanılabilir ve yararlı verilere ulaşmak için her aşamasına gerekli önemin ve özenin gösterilmesi gerekir. Ayrıca aşağıda da bahsedilecek olan her aşamanın gereklerini yerine getirmek zorunludur (Can ve Kavuncubaşı, 2005: 55).

İş analizi sürecinde, amaçlar ve uygulanacak yöntem belirlendikten sonra sıra, analizi yapan kişilerin seçimine, eğitimine, sistemin uygulanmasına ve denetimine gelir. Bu süreçte iş analizinin hangi işleri kapsayacağının belirlenmesi ve güncelleştirilmesi için nasıl bir zamanlama yapılacağının saptanması gibi birçok konunun dikkatle analiz edilmesi gerekir.

İş analizi başlıca dört aşamada gerçekleştirilir ve aşamalar sırasıyla aşağıdaki gibidir (Can ve Kavuncubaşı, 2005: 55–56):

Hazırlık Çalışmaları: İş analiz çalışması, işin ve işi yapan personelin niteliklerini

belirlemeye yönelik bir çalışma olduğundan, analiz çalışması öncesinde örgütün amaç, yapı, girdi ve çıktı açısından incelenmesi ve değerlendirilmesi analizciye yarar sağlayacaktır. Bu ön hazırlık çalışmasında en önemli faaliyet, analiz edilecek işlerin saptanmasıdır. İş analizcisi öncelikle örgütte bulunan farklı işleri belirlemelidir. Küçük örgütlerde az sayıda iş bulunduğundan bu faaliyet kolayca yapılabilir, ancak büyük örgütlerde çok sayıda iş vardır ve bu nedenle analiz edilecek işlerin listesi hazırlanmalıdır.

İş Analizi Ekibinin Oluşturulması: Ön hazırlık çalışmalarında analiz edilecek iş sayısı

belirlendikten sonra iş analizi ekibinde yer alacak kişi sayısı saptanabilir. İş analizinden beklenen sonuçların elde edilmesi, analiz sürecinin ya da planının bilinçli biçimde uygulanmasıyla mümkündür. İş analizinin başarısı analizi yapacak kişilerin yetenek, beceri ve deneyimine, analiz esnasında objektif olmalarına bağlıdır. İş analizi ekibi, sadece kurum içinden seçilecek kişilerden oluşturulabilir ya da kurum dışından uzman kişiler de ekibe dahil edilebilir. İş analiz çalışması, bu alanda kendisini kabul ettirmiş ve uzmanlaşmış özel firmalara ya da kamu kurumlarına da yaptırılabilir. Fakat bunun ayrı bir maliyeti olacaktır.

İş analizi teknik bir çalışma olması nedeniyle bu konuda fazla bilgi ve deneyime sahip olmayan analizcilerin eğitimden geçirilmesinde yarar vardır. İş analizcileri seçildikten sonra, uygulama öncesi analizcilere iş analizi yapılacak örgüt, uygulanacak yöntem, uygulamada dikkat edilmesi gereken hususlar hakkında bilgi verilebilir.

İş Analizi Yönteminin Belirlenmesi: İş analizi yöntemleri, analiz edilecek işlerin sayı

ve farklılığına göre değişiklik göstermektedir. Bilinmesi gerekir ki en iyi tek iş analizi yöntemi bulunmamaktadır. Bu nedenle iş analizcisinin her yöntemi, zaman, maliyet ve doğruluk açısında değerlendirmesi gerekmektedir. İş analizi çalışmalarında daha önce ifade edilen gözlem, bilgi ve belge toplama, anket ve mülakat yöntemlerinden yararlanmak mümkündür.

Verilenin Toplanması ve İrdelenmesi: İlk üç aşamanın tamamlanmasından sonra sıra

verilerin analizi yapacak uzmanlarca toplanmasına gelmektedir. Toplanan veriler dikkatli biçimde gözden geçirilmeli, eksik toplanmış veri olup olmadığı belirlenmelidir. Bilgiler eksiksiz toplandıktan sonra, iş/görev tanımları ve iş/görev gereklerinin hazırlanmasına geçilebilir.

İş analizi çalışmalarından sonraki aşama iş/görev tanımlarının yapılması ve iş/görev gereklerinin belirlenmesidir. Bu aşamada daha önceki aşamalarda elde edilen verilere göre iş/görev tanımlamaları yapılır ve iş/görev gerekleri ortaya konulur.

İş/görev tanımı, iş analizi aracılığıyla elde edilen verilerin daha açık ve anlaşılır biçimde kâğıt üzerine dökülmesi (Sabuncuoğlu, 2008: 71) ve bilinçli ve sistematik biçimde özetlenmesiyle (Can ve Kavuncubaşı, 2005: 62) oluşan bir belgedir. Bir başka ifade ile

iş/görev tanımı, işin içeriğindeki görevleri, sorumlulukları, çalışma koşullarını ve işin diğer yönlerini açıklayan yazılı bir dokümandır.

İş/görev tanımlarının hazırlanmasında iş analizi çalışmalarıyla elde edilen bilgiler kullanılır. Bu anlamda iş/görev tanımı, iş analizi çalışmasının hem uzantısı, hem de ürünüdür. Fakat iş analizi ile iş/görev tanımı arasında temel bir farklılık vardır: İş analizi işle ilgili bilgileri toplayan bir mekanizma, iş/görev tanımı ise toplanan bu bilgileri sistematik ve bilinçli biçimde sunan bir tekniktir (Sabuncuoğlu, 2008: 71). Yukarıdaki tanımlamalardan da hareketle, iş/görev tanımını oluşturan nitelikleri vermek gerekirse bu nitelikler aşağıdaki şekilde sıralanabilir (DPB, 2001: 37):

 Yazılı bir rapordur.

 İşe ilişkin görev şartlarını belirtir.

 Görev, yetki ve sorumlulukları ortaya koyar.  İşin gerektirdiği yetki düzeyini belirtir.

 Kuruluşun her kademesinde bulunan personelin aralarındaki ilişkileri açığa çıkarır.  İşin profilidir.

 Atanacak personelde aranan nitelik, beceri ve yetenekleri yani kişisel nitelikleri özetler.

İş/görev tanımları iki temel bölümden oluşmaktadır. Birinci kısımda iş/görevle ilgili temel bilgiler, ikinci kısımda ise o işi/görevi yerine getirecek kimsede bulunması gereken temel nitelikler yer almaktadır (Yüksel, 2000: 87; DPB, 2001: 43).

İş/görevle ilgili bilgilerin yer aldığı birinci bölüm, üç alt kısımdan meydana gelmektedir. Birinci kısımda iş/görev unvanı, kodu, bağlı bulunduğu birim, iş/görev tanımının hazırlandığı tarih gibi bilgiler yer alır. Burada özellikle iş/görev unvanlarının standartlaştırılmasına dikkat edilmelidir. İkinci kısımda işin amacı, kapsamı ve iş/görevler ile yetki ve sorumluluklar sıralanır. Bu kısım, işi/görevi, diğer iş/görevlerden ayırt edici özellikleri belirtilecek şekilde yazılmalıdır. Üçüncü kısımda ise, iş/görev yapılırken kullanılan makine ve malzemeler, iş/görevin kim tarafından gözetim ve

denetim altında bulundurulduğu, çalışma koşulları, iş riski ve kişisel nitelikler gibi konulara yer verilir.

İşi/görevi yerine getirecek kimsede bulunması gereken temel niteliklerin yer aldığı ikinci bölümde ise, eğitim, deneyim, yaş, zihinsel ve fiziksel beceriler gibi konular bulunur. İş gereklerinin tespit edilmesinde ilgili gözetimci ya da amirin yardımına ihtiyaç duyulur. Bazı işlerde, o işleri tanıyan birkaç kişi daha, personel uzmanı ve gözetimci ile işbirliği içinde çalışabilir (Uyargil, 1992: 135).

İş/görev tanımı ile iş/görev gerekleri arasında yakın bir ilişki vardır. İş/görev tanımı işin profili iken, iş/görev gerekleri de işi yerine getirebilecek personelin taşıması gereken niteliklerin bir profilidir (Tortop vd., 2007: 75). Dolayısıyla iş gereklerinin personel seçiminde kullanılmasının örgüt için önemi büyüktür. İş gerekleri ile işi yerine getirecek personele ilişkin asgari nitelikler ortaya konulduğundan, bu nitelikler esas alınarak personel seçimi yapılmalıdır. İş gereklerinde tespit edilen niteliklerden daha fazlasına sahip olan adayların işe alınması mümkünken, daha az ya da belirtilen niteliklere sahip olmayan adayların işe alınmaması gerekmektedir (DPB, 2001: 44).

Kurum veya kuruluşun amaçlarına göre iş/görev tanımlarının kullanım alanlarında değişiklikler görülmektedir. Fakat çoğu kez iş/görev tanımlarının, birden çok amaca yönelik olarak çeşitli alanlarda kullanıldığı da bilinmektedir. İş/görev tanımlarının başlıca kullanım alanlarını aşağıdaki şekilde göstermek mümkündür (Karcıoğlu, 2004: 82–83; DPB, 2001: 44):

 Kadrolama ve iş değerleme,  Personel planlaması,

 Personel seçimi, yetiştirilmesi ve eğitilmesi,

 Teşkilatlanma ve teşkilat şemalarının hazırlanması,  Performans değerleme,

 Ücret ve aylık tespiti,  İşle ilgili hukuki işlemler,

 Çalışma ortamının iyileştirilmesi.

İş tanımının kullanım alanları incelendiğinde sadece norm kadro çalışmasının bir aşaması olmadığı, insan kaynakları yönetiminin tüm süreçlerinde çözüm ürettiği anlaşılmaktadır.

Örgütlerce yürütülen iş/görevlerin tanımlanmasının belli başlı faydaları vardır ve bu faydaları aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür (Seyyar ve Öz, 2007: 194):

 Çalışanların, görevlerini, sorumluluklarını ve kendisinden beklenenleri daha iyi anlayıp, işi hakkında bilinçlenmesini sağlar,

 Doğru işe doğru kişinin seçilmesine yardımcı olur,

 Çalışanın performansı, işi doğru, yetki ve sorumlulukları çerçevesinde ve standartlara uygun olarak yapıp yapmadığı hakkında gerekli bilgileri sağlar,

 İşe almada ve işten çıkartmada kıstas olarak kullanılır,  Örgüt bilincinin oluşmasını ve yerleşmesini sağlar,

 İşin yapısına göre, personele verilecek ücret dışı hakların tespit edilmesine yardımcı olur,

 Örgüt yapısının oluşturulmasında, örgütün personel ihtiyacının belirlenmesinde, iş değerlemesi çalışmalarında ve endüstriyel ilişkilerde yöneticilere gerekli bilgileri sağlar.