İş Ölçümü Çalışmalarının Yapılması

İş ölçümü, bir iş için harcanan zamanın tespit edilmesidir. Diğer bir ifadeyle nitelikli bir çalışanın, belli bir işi, belli bir çalışma hızıyla (performansla) yani kendisini aşırı şekilde yormadan yapması için gereken zamanı saptamak amacıyla geliştirilmiş tekniklerin uygulanmasıdır (Karcıoğlu, 2004: 95; Şimşek, 1981: 82).

Üretim sürecindeki işlemlerin yapılması için etkin olan üretim süresini ölçmeyi dikkate alan iş ölçümüyle toplam süre içerisinde bulunan gereksiz zaman harcamaları ortadan kaldırılmaktadır. İş ölçümü çalışmaları, iş gücünün daha etkin çalışmasını sağlar ve standart zaman dilimi içerisinde işletmede verimli ve verimli olmayan çalışmayı önlemeye yarayacaktır (Bircan ve İskender, 2005: 200). İş ölçümü; özellikle zaman faktörünün önemli olduğu endüstrilerde işin tasarlanması, planlanması, örgütlenmesi ve kontrolü için gerekli temel bilgileri sağlar. Dolayısıyla işin yapılabilmesi için gerekli standart zamanların belirlenmesinde kullanılır (Prokopenko, 2005: 151).

İş ölçümünün iki amacı vardır (Karcıoğlu, 2004: 95–96): Birinci amaç, nedeni ne olursa olsun herhangi bir işin yapılmadığı sürenin diğer bir ifade ile etken olmayan sürenin araştırılması ve sonucunda da yok edilmesidir. Diğer bir ifade ile iş ölçümü sayesinde işin çalışılma süresi etüt edilerek, kaç dakika, kaç saat, kaç gün, nerede ve kimlerde beklediği, hangi aşamalardan geçtiği, kimlerin ne kadar süre içinde yaptığı, zaman kayıplarının kaynaklandığını tespit etmektir. İkinci amacı ise, standart zamanın tespitinde kullanılmasıdır. Norm kadro açısından her ikisi de önemli ise de asıl ikinci amaç, norm kadro çalışmalarında uzmanlara yol gösterici olmaktadır.

İş ölçümünün aşamaları sırasıyla aşağıda şekildedir (Prokopenko, 2005: 151): 1. İlk olarak ölçülecek iş seçilir,

2. İlgili tüm veriler, yöntemler ve iş bileşenleri kaydedilir,

3. Kaydı yapılan tüm veriler incelenir, en etkili yöntemlerin ve hareketlerin kullanıldığını garanti etmek için ayrıntılı bir çözümleme yapılır ve verimli olmayan faktörler ayrıştırılır,

5. İşlem için gerekli standart zaman düzenlenir ve hesaplanır.

İş ölçümünde kullanılan başlıca teknikler; iş örneklemesi, zaman etüdü, önceden saptanmış hareket-zaman sistemleri, standart veri, tahmin ve son olarak karşılaştırmalı tahmin tekniği olmak üzere altı tanedir (Karcıoğlu, 2004: 99).

Fakat yukarıda sayılan teknikler arasından norm kadro sayısının tespiti için önemli olan iş örneklemesi ve zaman etüdü tekniği ön plana çıkmaktadır. Söz konusu teknikler, aynı zamanda dolaysız iş ölçümü teknikleri olarak da bilinmektedir. Bütün teknikleri incelemek yerine norm kadro sayısının tespiti içinde yararlı olan iki teknik sırasıyla incelenecektir.

2.4.3.1.2.1. İş Örneklemesi

Yaygın olarak kullanılan, değişik ve çeşitli durumlarda yarar sağlayan ve basit bir teknik olan iş örneklemesi aracılığıyla bir kuruluşta emeğin verimli ya da verimsiz bir şekilde kullanılıp kullanılmadığı saptanabilir. Bu yol hem en pratik hem de en az masraflı olan yoldur. İş örneklemesi, aynı zamanda personelin de belli bir süre rastgele aralıklarla gözlenmesi yoluyla zamanlarının ne kadarını çalışarak veya ne kadarını boş geçirdiklerini saptamada kullanılan bir yöntemdir. Diğer bir ifade ile de herhangi bir kuruluşta düzensiz zaman aralıklarıyla dolaşarak, o işyerindeki personelin o andaki çalışma ya da çalışmama durumlarını aynen kaydetmek işlemidir. (DPB, 2001: 70). İş örneklemesi aşağıda değinilecek olan zaman etüdü kadar zaman almadığından ve masrafsız bir yöntem olduğundan tercih edilen bir yöntemdir.

İş örneklemesi çalışması yapılırken bazı hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir. Bu hususlara örnek vermek gerekirse; örnekleme çalışmasının yapılacağı günlere, gözlemcinin gözlem turlarında aynı tur yolunu takip etmesine, gözlemlerin rasgele olmasına ve gözlem turlarının günün ve haftanın bütün saatlerine dağıtılmasına dikkat edilmesine ve çalışanların, gözlemci orda değilmiş gibi davranmaları gerektiğine inandırılmaları gibi hususlara dikkat edilmelidir.

2.4.3.1.2.2. Zaman Etüdü

Zaman etüdü, iş ölçümünde kullanılan diğer önemli bir tekniktir. Ancak iş örnekleme tekniği ile kıyaslandığında daha çok zaman ve daha fazla uzmanlık gerektiren bir

tekniktir. Zaman etüdü belirli bir koşulda, belirli bir başarı düzeyinde bir işin yapılması için gerekli süreyi saptamak için işin öğelerinin zamanlanması için kullanılan bir iş ölçüm tekniğidir. Diğer bir ifade ile zaman etüdü, belirli koşullar altında yapılan belirli bir işin öğelerinin zamanını ve derecesini kaydederek ve bu yolla toplanan verileri çözümleyerek, o işin tanımlanan bir çalışma hızında (performansta) yapılabilmesi için gereken zamanı saptamakta kullanılan bir iş ölçümü tekniği şeklinde tanımlanabilir (Karcıoğlu, 2004: 105).

Zaman etüdü çalışmasında bazı araçlar ölçüm için yardımcı olmaktadır. Bu araçlara kronometre bazı durumlarda da etüt tablası, zaman etüdü formları ve bunlara yardımcı olmak için ise hesap makinesi, saat, ölçü ve uzunluk aletleri gibi araçlar örnek verilebilir (Can ve Kavuncubaşı, 2005: 77). Burada araçların çoğu zaman ölçümünde kullanılırken diğer araçlar ise zaman ölçümüne yardımcı nitelikli araçlardır.

Zaman etüdü çalışmasında ölçülecek işin kararlaştırılması zaman etüdünün ilk aşamasıdır. Zaman etüdü edilecek iş seçiminden sonra öğelere ayrılması ve her öğenin ayrı ayrı zamanlaması iş etüdünün temelini oluşturmaktadır. Çünkü iş öğesi, bir işin gözlemini, ölçümünü kolaylaştırmak için seçilmiş, o işe ait bağımsız parçalardır. Her iş öğesinin zamanlanması için yeterli sayıda ölçümün yapılması gereklidir. Gerekli ölçüm sayısı saptandıktan sonra personelin her iş öğesini tamamlama süresi kronometre vb. araçlarla ölçülerek iş etüdü formuna işlenir. Daha sonra elde edilen değerlerin ortalaması alınarak faaliyetin tamamlanma süresi hesaplanır (Can ve Kavuncubaşı, 2005: 77-78).

Yukarıdaki aşamalardan sonra başarı derecelendirmesi yapılır. Başarı derecelendirmesi, personelin gerçek çalışma hızının normal çalışma hızına oranıdır. Başarı derecelendirmesine bu nedenle tempo takdiri de denilmektedir. Başarı derecelendirmesinin işin tamamlanma süresinin belirlenmesinde kullanılması durumunda elde edilen süreye “normal zaman” denir. Örneğin bir personel bir görevi 2 dakika içinde tamamlıyor ve zaman etüdü uzmanı personelin görevi normalden %20 daha hızlı çalışarak tamamladığını tahmin etmiş ise normal zaman, 2dk + (0,20 x 2dk) = 2,4 dk. olarak bulunacaktır. Eğer çalışanın normalden %20 daha az çalıştığı gözlenmiş ise bu durumda normal zaman 2dk - (0,20 x 2 dk) = 1,6 dk. olarak bulunacaktır (Can ve Kavuncubaşı, 2005: 78).

Normal zamandan anlaşılması gereken; bir işin yapılması için gerekli net zamandır. Bedensel koşulları tam olan bir personelin bile bütün gün düzenli olarak durmadan çalışamadığı bilinen bir gerçektir. Mesai saatleri içerisinde, kaçınılmaz olarak tuvalet, temizlik, çay, sigara molası, çalışmada kullanılan makinenin-bilgisayarın bozulması ve zihinsel yorgunluk gibi zaman kayıpları ortaya çıkabilmektedir. Doğru bir hesaplama için zaman kayıplarının standart zamanın bulunması için normal zamana oransal (%) olarak eklenmesi gereklidir.

Normal zaman ve eklenecek paylar belirlendikten sonra standart zaman hesaplamasına geçilir. Standart zaman, standart bir başarı derecesinde işin tamamlanması için gerekli olan toplam süredir. Normal zaman ve eklenecek paylar belirlendikten sonra şu formül kullanılarak standart zaman bulunur (Can ve Kavuncubaşı, 2005: 79):

Standart Zaman = Normal zaman x (1+Eklemeler)

Yukarıdaki örnekte normal zaman 2,4 dakika olduğuna göre ve zaman etüdü uzmanının ekleme oranı %8 olarak kabul edilirse standart zaman şöyle bulunur:

Standart Zaman = 2,4 x (1+0,08) = 2,59 dk.

Aslında buraya kadar yapılan tüm çalışmalar norm kadro sayısının tespit edilmesi içindir. Şöyle ki zaman etüdü çalışmalarına ilişkin aşamalar sonucunda tespit edilen; kurum veya kuruluşta yapılmakta olan bütün işlerin standart zamanlarının toplamı, o kurumdaki toplam iş yükünün saat cinsinden ifadesidir. Saat cinsinden elde edilen toplam iş yükünün de personelin yıllık çalışma süresine bölünmesi suretiyle norm kadro sayısı bulunur (DPB, 2001: 73).