Modelin Yapısı

eBYS/BİÇOM geliştirilirken e-devlet, elektronik belge yönetimi, EBYS, birlikte çalışabilirlik ve olgunluk modelleri konu başlıklarında yerli ve yabancı literatürde belgesel kaynak derlemesi yapılmıştır. Araştırma konusunu ilgilendiren ulusal ve uluslararası standart, model teknik rehber ve mevzuat düzenlemelerinin içerik analizi yapılmıştır (Bilgi Sistemleri Birlikte Çalışabilirlik Modeli (DOD, 1998a), Organizasyonel Birlikte Çalışabilirlik Modeli (Clark ve Jones, 1999), Kavramsal Birlikte Çalışabilirlik Modeli (Tolk ve Muguira, 2003), Kurumsal Birlikte Çalışabilirlik Modeli (ATHENA, 2004), Bilgi Sistemleri Birlikte Çalışabilirlik Olgunluk Modeli (Van Staden, 2011), e-Devlet Birlikte Çalışabilirlik Olgunluk Matrisi ( Sarantis vd., 2008), ATHENA Kavramsal Birlikte Çalışabilirlik Çerçevesi (ATHENA, 2007), Avrupa Birlikte Çalışabilirlik Çerçevesi( EIF, 2010), Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi, (Kalkınma Bakanlığı, 2012), Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (Başbakanlık, 2015), TS 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetimi Standardı, (TS 13298, 2015), TS 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetimi Standardı (TS 13298, 2015), e-Yazışma Teknik Rehberi (Kalkınma Bakanlığı, 2016).

123 Kapsam

Kurumsal Birlikte Çalışabilirlik Kurumlar arası Birlikte Çalışabilirlik

Olgunluk Seviyesi

Birlikte Çalışabilirlik Seviyesi 5. Seviye Birlikte Çalışabilir 5. seviye

4. Seviye Fonksiyonel 3. Seviye

Entegre 2. Seviye

Modellenmiş 1. Seviye

İzole

Teknik Anlamsal Organizasyonel

Bakanlık merkez teşkilatı EBYS uygulamaları yapılandırılmış görüşme tekniği kullanılarak incelenmiştir. Elde edilen tüm veriler kullanılarak, EBYS'lerin kurum içi ve kurum dışı bilgi yönetim sistemleriyle birlikte çalışabilir yapıda geliştirilmesi, mevcut yetkinliklerinin izlenmesi ve değerlendirilmesi faaliyetlerine katkı sunmayı amaçlayan olgunluk modeli önerisi (e-BYS/BİÇOM) sunulmuştur.

Model'de EBYS'lerin birlikte çalışabilirlik ihtiyaçlarını temsil eden nitelikler sunulmaktadır. Tanımlanan her nitelik, hedeflenen birlikte çalışabilirlik olgunluk seviyesine ulaşmak için gerekli olan gereksinimi ifade etmektedir. Her bir olgunluk seviyesi, bir önceki seviyenin birlikte çalışabilirlik niteliklerinin varlığını temel alacak şekilde yapılandırılmıştır. Bir seviyeden diğerine geçiş bir önceki seviyenin birlikte çalışabilirlik niteliklerinin karşılanmasına bağlıdır.

eBYS/BİÇOM Şekil 31'de yer aldığı üzere beş olgunluk seviyesinde yapılandırılmıştır:

Şekil 35. Elektronik Belge Yönetim Sistemleri Birlikte Çalışabilirlik Olgunluk Modeli (eBYS/BİÇOM) Yapısı

1. Olgunluk Seviyesi (İzole):

EBYS'nin işletilmesi için gerekli donanım ve yazılım altyapısı (belge görüntüleme, belge tarama, belge saklama, yazıcı, veritabanı, işletim sistemi, e-imza, zaman damgası) mevcuttur. Tümleşik dokümanlar ile dijital görüntüleme sistemleri ile

124

elektronik ortama aktarılan belgeler sisteme dâhil edilmektedir. Belgelerin üst veri alanları tanımlanmaktadır. Sistemler arasında veri/belge paylaşımı manuel yollarla gerçekleştirilmektedir.

İzole olgunluk seviyesinde bilgi/belge sistemleri arasında henüz etkileşim planlanmamıştır. Organizayonun hiyerarşik ve fonksiyonel ilişkileri tanımlanmakla birlikte belge yönetimine ilişkin süreçler, strateji ve politikalar, yetki ve sorumluluklar kayıtlı değildir. Model'de sınırlı teknik ve anlamsal gereksinimlerin karşılandığı en alt seviyeyi temsil etmektedir.

2. Olgunluk Seviyesi (Modellenmiş):

Birlikte çalışabilirliğin geliştirilmesi için gerekli olan belgelerin üretim, iletim, depolama ve kullanımına imkân sağlayan yazılım, uygulama, veri ve dosya formatı, sistem yönetimine ilişkin teknolojik özellikler kayıt altına alınmaktadır. Veri tabanlarına uzaktan erişimi mümkün kılarak veri paylaşımına imkân verecek veri entegrasyon mekanizmaları (XML, Web Servis) kullanılmaktadır. Sistemin program kodları, depolama fonksiyonları ve veri tabanı yapısı açık kaynak kodlu veya endüstri standartlarına uygundur. Organizasonun amaç ve işlevi doğrulusunda iş modeli ve süreç akış şemaları mevcuttur. Kurumsal dosya planı hazırlanarak sisteme entegre edilmiştir.

Veri, süreç, hizmet, sistem ve uygulama envanteri vardır.

Modellenmiş olgunluk seviyesi, birlikte çalışabilirliğin geliştirilmesinde temel olacak ve daha çok anlamsal niteliklerin karşılandığı bir seviyedir.

3. Olgunluk Seviyesi (Entegre)

Elektronik belgelerin üretim ve transfer işlemlerinde, belgeyi üreten kurumun kimliği ile muhatap kurum/tüzel kişilere ait idari birim kimlik kodları ile adresleri e-devlet veri tabanlarından sağlanmaktadır. EBYS, "TS 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi Standardı"nda (TS 13298, 2015) yer alan temel gereksinimleri karşılamaktadır. Kayıtlı elektonik posta ve e-Yazışma Paketi uygulaması sisteme entegredir. EBYS uygulamasına mobil cihazalardan ve kurum yerleşkesi dışından erişimi sağlayacak teknik altyapı altyapı mevcuttur. Belgelerin içerik, tanım ve fiziksel bütünlüğü koruyacak önlemler alınmıştır. Veri yapısının tanımlanması, veri sunumu ve değişiminde XML tabanlı veri şemalarının kullanılmaktadır. Sistemin masa üstü ve mobil arayüzleri basit ve anlam karışıklığına sebep olmayacak biçimde tasarlanmıştır.

Belge yönetim süreçlerine ilişkin dokümantasyon mevcutur. Belgelerin üretilmesi ve kabul edilmesi, imza yetkileri, kayıt, sınıflandırma, saklama, transfer, depolama, erişim,

125

kullanım ve tasfiye süreçleri kayıt altındadır. Birlikte çalışabilir veri, süreç, hizmet, sistem ve uygulamalar iç ve dış paydaşların ihtiyaçları dikkate alınarak uyarlanmaktadır.

Entegre olgunluk seviyesi, ağırlıklı olarak teknik entegrasyon gereksinimlerinin karşılandığı bir seviyedir.

4. Olgunluk Seviyesi (Fonksiyonel):

Bu seviyede kurum içi ve kurumlar arası sistemlerle entegrasyon işlemleri tamamlanıp bağımsız uygulamalar arasında güvenli veri/belge alışverişi yapılabilmektedir. Kurumsal veri, hizmet, sistem ve uygulamalar iç ve dış paydaşlar dikkate alınarak düzenlenmiş, ilgili ve ilişkili süreçlere sahip paydaşlarla ortak değerler oluşturulmuştur. Birden çok heterojen ortak ile birlikte çalışabilmek için meta modeller kullanılarak veri haritalamaları yapılmıştır. Hizmetler ve süreçler çok ortaklı ve ağ bağlantılı olacak şekilde modellenmiştir. Kurumlar arasında elektronik imzalı belgeler KEP sistemi veya Web servis hizmetleri aracılığıyla gönderilip alınabilmektedir.

Verilerin indekslenmesinde kontrollü terminoloji kulanılmaktadır. Organizasyona ait tüm iş, uygulama, hizmet ve prosedürler çoklu ortaklık temelinde gözden geçirilerek, iş birliği yapılabilecek iç ve dış paydaşlar tespit edilmiş, iş süreçleri çoklu ortaklığa göre ağ bağlantılı olarak yapılandırılmıştır. Kurum, TS 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetimin Standardında belirlenen Kurum Yeterlilik Sertifikasyonu kriterlerini karşılamaktadır. Elektronik ortamda üretilmiş belgeler ile sayısallaştırılmış belge, dokümantasyon, ses ve görüntü kayıtları, dijital ses ve görüntü kayıtları kurumsal arşiv yönetim sistemine transfer edilerek yönetilmektedir. İş sürekliliğinin sağlanması ve felâketten korunmaya dönük önlemler alınmaktadır. Kurumda belge yönetimi ve arşiv faaliyetlerine (e-belge ve e-arşiv dâhil) ilişkin politika ve stratejilerin belirlenmesi, planlama, koordinasyon, yönetim ve denetim işlerinin etkin ve verimli biçimde yürütülmesi amacıyla kurumsal yapı mevcuttur. Kurum misyonuyla bilişim teknolojilerini en üst seviyede uyumlu hale getirmek amacıyla veri, hizmet, uygulama ve teknolojik altyapı bunlar arasındaki ilişkileri gösteren kurumsal e-devlet mimarisi hazırlanmıştır.

Fonsiyonel olgunluk seviyesi, teknik ve anlamsal niteliklere göre organizasyonel birlikte çalışabilirlik niteliklerinin öne çıktığı bir seviyedir.

126

5. Olgunluk Seviyesi (Birlikte Çalışabilir):

Birlikte Çalışabilirlik seviyesinde organizasyonlar çok dilli ve çok kültürlü heterojen ortaklarla birlikte çalışabilir seviyeye ulaşmıştır. Veri işleme, iş birliği uygulamalarına dayalı olarak ortak bir yoruma ve değişim modeline sahiptir. Bireylerin ve bilgisayarların verilere erişip ortak yorum yapabilecekleri anlamsal web teknolojileri kullanılmaktadır. Bilginin üretilmesi, paylaşılması, erişimi ve yorumunda anlam ve terminoloji birliğini sağlamak üzere veri sözlüğü uygulaması mevcuttur.

Organizasyon değişen iş zorlukları ve fırsatlar karşısında çevik bir yapıya sahiptir. Kurumsal modeller, dış varlıklardaki gelişme ve güncellemelere duyarlı, birlikte çalışabilirliği ve adaptasyonu destekler niteliktedir. Varlıklar, potansiyel tüm paydaşlarla tam olarak birlikte çalışabilirliği sağlayacak şekilde teknolojik, yasal ve idari gereklilikler doğrultusunda sürekli düzenlenmektedir. Kurumda bilişim teknolojilerine dayalı yönetim (e-yöneşim) modeli uygulanmaktadır.

Kurumsal bilgi ve belge yönetimi iç ve dış sistemlerle entegre biçimde ortak bir platform (e-kurum) üzerinden yönetilmektedir. Kurumsal bilgi varlıkları tespit edilerek gizliliği, bütünlüğü ve erişilebilirliği sağlanmaktadır. Elektronik verilerin/belgelerin uzun süreli korunmasına yönelik önlemler alınmış, devlet arşivlerine belge transfer altyapısı oluşturulmuştur. Veri ve hizmetlere şeffaf ve güvenli biçimde yabancı ülkelerden erişilmesine, yabancı ülke veya uluslararası kuruluşlarla güvenli ortamda veri/belge transferinin sağlanmasına yönelik önlemler alınmaktadır. Varlıkların birlikte çalışabilirlik seviyesini en üst seviyeye çıkarmak, e-uygulamalara ilişkin kurum içinde danışmanlık, koordinasyon ve denetim faaliyetlerinden sorumlu organizasyonel yapı ve nitelikli insan kaynağı mevcuttur.

Birlikte Çalışabilir olgunluk seviyesi 4. olgunluk seviyesinde olduğu gibi daha çok organizasyonel nitelikler içermekte ve Model'in en üst seviyesine karşılık gelmektedir.

127