Türkiye'de Elektronik Belge Yönetimi Faaliyetlerinin Gelişim Süreci

55

yaygınlaştığından kurumların bu konuyu stratejik bir yaklaşımla ele alarak ve gerekli plânlamaları yapmalarını zorunlu kılmaktadır. Bilişim alanındaki gelişmelerin takip edilerek alt yapının güncel tutulması, yönetimin ve kullanıcıların sisteme entegre edilmesi, değişen koşullara ve ihtiyaçlara göre stratejilerin ve iş süreçlerinin revize edilmesi gerekmektedir (IRMT, 2000:62; Arıcı ve Kandur, 2016:69). Sistemin teknoloji, insan, strateji ve süreçlerden oluşan ana bileşenleri sürekli birbirleriyle etkileşimli ve dinamik yapıdadır. Sürekli değişen koşullar altında bu bileşenlerin birbirleriyle uyumlu halde tutulması etkin bir yönetim programının uygulanmasını gerekli kılmaktadır.

3.5. Türkiye'de Elektronik Belge Yönetimi Faaliyetlerinin

56

oluşturulmuş, "e-Dönüşüm Türkiye Projesi Kısa Dönem Eylem Planı (KDEP)"

uygulamaya konulmuştur. KDEP’te öncelikli olarak, kamu kurumlarınca "çevrimiçi hizmetlerin etkin bir şekilde sunulabilmesi için birlikte çalışabilir ve güvenli bilgi sistemlerinin oluşturulması"na yönelik eylemlere yer verilmiştir (DPT, 2004:11,12).

Kurum ve kuruluşlar ile şahısların elinde bulunan "arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi hâline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları" düzenleyen Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte 2001 yılında yapılan değişiklikle “elektronik ortamlarda kayıtlı" arşiv malzemesi Devlet Arşivlerine devredilecek materyal kapsamına alınmıştır. 2003 yılında yasalaşan “demokratik ve şeffaf yönetimin gereği olan eşitlik, tarafsızlık ve açıklık ilkelerine uygun olarak kişilerin bilgi edinme hakkını kullanmalarına" ilişkin esas ve usulleri düzenleyen "4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu" ile "elektronik ortamda kaydedilen her türlü bilgi, haber ve veri taşıyıcıları" belge tanımı kapsamına alınmıştır.

2004 yılında yürürlüğe giren 5070 sayılı "Elektronik İmza Kanunu" ile "güvenli elektronik imzanın elle atılan imza ile aynı ispat gücüne sahip olduğu ve bu şekilde oluşturulan elektronik verilerin hukuken geçerli olacağı" kabul edilmiştir. Bu düzenleme ile "kamu kurum ve kuruluşlarının kendi bünyelerinde ve diğer kurumlarla yapacakları bilgi ve belge iletişiminde, kâğıt ortamı yerine, sayısal ortamlarda yer alan ve saklanan belgelerin de yazılı belgelere eşdeğer nitelikte olduğu" kabul edilmiştir (Başbakanlık, 2004a). 2004 yılında güncellenerek yürürlüğe giren "Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik"le birlikte basılı ortamın yanı sıra

"elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan" belgelere ilişkin önemli düzenlemeler gerçekleştirilmiştir (Başbakanlık, 2004b).

"e-Dönüşüm Türkiye İcra Kurulu"nun 9 Eylül 2004 tarih ve 7 numaralı

“Kamuda Elektronik Kayıt Yönetimi Kararı”nda, “kamu işleyişinde geleneksel kamu kayıt sistemine ilişkin usul ve esasların, elektronik kayıt sisteminin geliştirilmesine yönelik olarak gözden geçirilerek güncellenmesi" gerektiği ifade edilmiştir. Bu kapsamda "elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabî olacağı usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbiriyle uyumlu işlemesi ve etkin şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi

57

hususlarında çalışma yapmak üzere” Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü görevlendirilmiştir.

"e-Dönüşüm Türkiye Projesi 2005 Yılı Eylem Planı"nın 37 numaralı "Kamuda Elektronik Kayıt Yönetimi" eyleminde; "elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabî olacağı usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbiriyle uyumlu işlemesi ve etkin şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi" hususlarında çalışma yapılması planlanmıştır (DPT, 2005:11).

Yukarıda ifade edilen alanlarda işin yasal, teknik ve idari boyutlarını da göz önünde bulundurarak çalışma yapmakla görevlendirilen Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından 2005 yılında, “Marmara Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü" iş birliğiyle “Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli v.1.0” yayımlanmıştır (Kandur, 2005). Model, kamu ve özel sektör kurum ve kuruluşlarının değerlendirmesine sunulmuş, gelen görüş ve öneriler doğrultusunda güncellenerek 2006 yılında “Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli v.2.0” yayımlanmıştır (Kandur, 2006). Model, "Türk Standartları Enstitüsü"

tarafından 2007 yılında “TS 13298- Elektronik Belge Yönetimi Standardı” olarak yayınlanmıştır (TS 13298, 2007).

Kamu kurum ve kuruluşları tarafından üretilen elektronik belgelerin belge niteliğini koruyabilmesi ve belge yönetim sistemlerinin taşıması gereken asgari nitelikleri belirleyen standarda uyum, 2008/16 sayılı Başbakanlık Genelgesiyle tüm kamu kurumları için zorunlu tutulmuştur. 2009 ve 2015 yıllarında güncellenen Standart, EBYS'lerin için temel kaynak niteliğindedir. Yine kamu belgelerinin yönetiminde iyi uygulamaları gerçekleştirmeyi amaçlayan (Özdemirci, 2003) ISO 15489 Uluslararası Belge Yönetim Standardı, TSE tarafından 2007 yılında Türkçeye çevrilerek “TSE ISO 15489 Bilgi ve Dokümantasyon- Belge Yönetimi" standardı olarak kabul edilmiştir (TS ISO 15489-1,2007; TS ISO 15489-2, 2007).

2002 yılında "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü"nün koordinasyonunda “kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlemek” amacıyla başlatılan "Standart Dosya Planı" (SDP) çalışması 2005 yılında tamamlanarak yayımlanmıştır. "Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması,

58

aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşım, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık, kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı, kurum içi ve kurumlararası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını kolaylaştırma ve verimliliği artırma, belgelerin arşivlerde ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete sunulmasına" (2005/7 Sayılı Başbakanlık Genelgesi) yönelik kapsamlı düzenlemeler içeren SDP çalışmaları belge yönetimi faaliyetlerinin geliştirilmesinde stratejik öneme sahiptir.

"e-Dönüşüm Türkiye Projesi Kısa Dönem Eylem Planı"nda (DPT, 2004) yer alan 34 numaralı eylemle "e-devlet uygulamalarının çeşitli güvenlik seviyelerinde birlikte çalışabilirliğinin sağlanması için esaslar belirlenmesi" planlanmıştır. Bu kapsamda çıkarılan 2005/20 Başbakanlık Genelgesiyle "e- devlet hizmetlerinin sunumunda kamu kurum ve kuruluşlarının birlikte çalışabilirliğinin temelini oluşturmak" amacıyla "e-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi" yayımlanmıştır. 2009 ve 2012 yıllarında güncellenen Rehber, kamu kurum ve kuruluşları arasında "veri sunumu ve değişimi, ara bağlantı, süreç ve veri entegrasyonu ve içerik yönetimi ve güvenlik" konularında esasları belirlemektedir (Kalkınma Bakanlığı, 2012). Rehberin, merkezi ve yerel yönetim kurumları tarafından uygulanması zorunlu tutulmuştur. Ancak rehberin yaygınlaştırılmasında istenilen başarı elde edilememiştir.

Türkiye'nin "bilgi toplumuna dönüşümü açısından stratejik öncelikleri ve 2006-2010 yılları arasında uygulanacak tedbirleri ortaya koyan Bilgi Toplumu Stratejisi 2006/38 sayılı Yüksek Planlama Kurulu Kararıyla" uygulamaya konulmuştur. "Bilgi Toplumu Stratejisi eki Eylem Planı"nda yer verilen 73 numaralı "Ortak Hizmetlerin Oluşturulması" eylemi ile de "kamu kurum ve kuruluşlarında ortak olarak yürütülen bazı fonksiyonların merkezi olarak sunumu konusunda çalışmalar yapılması"

öngörülmüştür. Kalkınma Bakanlığı'nın sorumluğuna verilen eylem kapsamında 2010 yılında "kamu kurum ve kuruluşları arasındaki resmî yazışmaların elektronik ortamda yürütülmesini sağlayacak ortak kurallar setinin geliştirilmesi amacıyla e-Yazışma Projesi" başlatılmıştır.

Bakanlıkça yürütülen çalışmalar sonucunda "kamu kurum ve kuruluşları arasında elektronik ortamda iletilecek olan resmî yazılara ilişkin üstveriler, paket yapısı, API ve elektronik imzalama ile şifreleme mekanizmasına ilişkin detayların" sunulduğu

Yazışma Teknik Rehberi" yayımlanmıştır (Kalkınma Bakanlığı, 2011). Ayrıca

"e-59

Yazışma Teknik Rehberi'nde yer alan spesifikasyonları gerçekleyen ve isteyen tüm kamu kurum ve kuruluşlarının kendi elektronik belge yönetim sistemlerine entegre edebilecekleri açık kaynak kodlu arayüz yazılımı API (Application Programming Interface)" geliştirilmiştir.

2015 yılında güncellenen "Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik"le resmî yazışmalarını elektronik ortamda gerçekleştirecek kamu kurum ve kuruluşlarının "e-Yazışma Teknik Rehberi"ne (Kalkınma Bakanlığı, 2016) uyumu zorunlu tutulmuştur. Yönetmelikle ayrıca "güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda belgelerin üretilmesi, gönderilmesi ve alınmasına" ilişkin kapsamlı düzenlemeler gerçekleştirilmiştir (Başbakanlık, 2015).

Türkiye’de 2000'li yıllardan itibaren elektronik ortamda belge yönetimine ilişkin önemli mevzuat, standart ve rehber çalışmaları gerçekleştirilmiştir. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından EBYS aracılığı ile güvenli elektronik imzalı belge üretilmesi ve kurum içinde muhataplarına ulaştırılması faaliyetleri yaygın olarak uygulanmaktadır.

Günümüzde EBYS alanında önemli hedeflerden biri elektronik belgenin kurumlar arası paylaşımının sağlanmasıdır. Bu amaçla kurumlar arası web servisi entegrasyon çözümleri geliştirilmiş, son olarak da KEP uygulaması benimsenmiştir.

"TS 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetimi Standardı"nın 2015 güncellemesiyle EBYS'ler için “elektronik ortamda üretilmiş ve elektronik / mobil imza sistemleri ile onaylanmış belgeler ile bu belgelere ek olarak tanımlanmış her türlü dokümanı alıcı kurumlara veya kişilere iletimi Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi üzerinden yapılabilmesi" zorunlu hale gelmiştir (TS 13298, 2015:17). "2017/21sayılı e-Yazışma Projesi konulu Başbakanlık Genelgesi"nde de "Kamu kurum ve kuruluşlarının elektronik ortamda yapacakları resmî yazışmalarda, başka bir mekanizma kullanmak üzere üzerinde anlaşacakları özel durumlar haricinde, iletim mekanizması olarak Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sisteminin kullanılması" kararlaştırılmıştır (Başbakanlık, 2017a).

Kalkınma Bakanlığı tarafından hazırlanan "2015-2018 Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eylem Planı"nda; "ortak altyapı ve hizmetler ile temel bilgi sistemlerinden henüz tamamlanamayanlara öncelik verilecek, kamuda ortak uygulamalar yaygınlaştırılacak ve birlikte çalışabilirliğin sağlanması yönünde çalışmalara devam edilecek" ifadeleri yer almaktadır (Kalkınma Bakanlığı, 2015:74). "2016-2019 Ulusal e-Devlet Stratejisi ve Eylem Planı"nda da "entegre bakış açısı ve iş birliği ile birlikte çalışabilirliği sağlamak"

hedefi doğrultusunda "kamu hizmetleri, verisi, uygulamaları ve bilişim teknolojisi

60

altyapıları seviyelerinde birlikte çalışabilirliği sağlayacak ve günün ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde Birlikte Çalışabilirlik Rehberinin güncellenmesi" gerektiği ifade edilmiştir (UDHB, 2016:18).

Türkiye'de son yıllarda e-devlet çalışmalarına ilişkin mevzuat, strateji ve eylem planlarında, kurum içi ve kurumlar arası bilgi yönetim sistemlerinin birlikte çalışabilirliğinin sağlanmasının önemli yer tuttuğu görülmektedir.