Düzenleme ve Kullanma Tarzına Göre Bilgi Türleri

Bilginin nasıl algılandığını, kullanıldığını ve organize edildiğini değerlendirmek için bilgi idealist, sistematik, pragmatik ve otomatik bilgi olarak dört sınıfta değerlendirilir.

• İdealist Bilgi: Hedeflere yönelik sentezlerin değerlendirilmesini sağlayan ve motivasyonu şekillendiren bilgi türüdür. Genellikle farkında varılmaksızın varlığı ve etkinliği tanımlanmadan kullanılan idealist bilgi, vizyon oluşturmaya, yön belirlemeye, amaç tespit etmeye, değer ve inançları yönlendirmeye ve karar vermeye katkı sağlamaktadır (Gökçe, 2006: 7). İdealist bilgi, çoğu zaman örgütlerde kıyaslama ve örgüt içi gelişme yöntemleri ile elde edilmektedir.

• Sistematik Bilgi: Örgütte karşılaşılan olayları çözmek için başvurulan genellemeleri ve modelleri sistemli, metotlu ve belli bir düzen çerçevesinde sıralayan sistematik bilgilerdir. Yöntem ve kılavuz oluşturmaya yarayan sistematik bilgi, sistemlerin nasıl çalıştığı, değişkenlere müdahale edildiğinde sonuçlarda ne tür farklılıklar olacağını çözmede kullanılmaktadır. Bu tür bilginin kaynağı genellikle biçimsel eğitim olmakla beraber, gözlemlerden üretilen senaryolar ve modeller de bu bilgiye kaynak oluşturabilmektedir.

• Pragmatik Bilgi: Herhangi bir eylemi gerçekleştirmede ve karar almada kullanılan bilinçli kurallar, bulgular ve kavramlardır. Pragmatik bilgi genellikle yöntem bilgisi (know-how) olarak ta bilinmektedir. Bu bilginin kaynakları eğitim, verilen talimatlar ve el yordamı olabilmektedir.

• Otomatik Bilgi: Düşünmeden gerçekleşen eylemlere, rutin davranışlara neden olan içselleştirilmiş bilgidir. Alışkanlıklarda, prosedürlerde ve günlük olaylara verilen tepkilerde otomatik bilgi kullanılır ancak kişiler bu bilginin çoğunlukla farkında değildirler.

2.2.3.3.3. Kaynağına Göre Bilgi Türleri

Kaynağına göre incelendiğinde bilgi, açık (explicit) ve örtük (tacit) bilgi olmak üzere iki türe ayrılmaktadır. Bilginin açık ve örtük olarak iki kısımda incelenmesi öncelikle 1966 yılında Michael Polanyi tarafından The Tacit Dimension adlı kitapta ele alınmıştır. Daha sonra bu iki bilgi türü Ikujiro Nonaka ve Hirotaka Takeuchi tarafından 1995 yılında The Knowledge-Creating Company adlı kitapta geliştirilmiş ve her iki bilgi türünün işletmelerde nasıl yönetileceği hususunda bilgi verilmiştir.

2.2.3.3.3.1. Açık Bilgi

Sistematik veya biçimsel biçimde kelimelerle, matematiksel formüllerle, resimlerle ve sayılarla kolayca ifade edilebilen, ulaşılabilen ve aktarılabilen bilgi türüdür. Açık bilgi kayıtlıdır ve bu yüzden kolaylıkla ulaşılabilir, paylaşılabilir ve saklanabilir. Formel eğitim yoluyla edinilen bilgiler açıktır ve hızlı, güvenli şekilde veri tabanlarında depolanmaktadırlar

Bilgi ve iletişim teknolojileri açık bilginin saklanmasını ve kolayca paylaşılmasını örtük bilgiye göre çok daha iyi desteklemektedir. Açık bilgi, yazılı belge ve dokümanlar aracılığıyla çok sayıda kişiye aynı anda ulaşabilmektedir.

2.2.3.3.3.2. Örtük Bilgi

Örtülü ya da örtük bilgi, kişilerin zihinlerinde yer alan ya da eylem ve süreçlerin içinde bulunan henüz gruplandırılmamış, kodlanmamış, söylenmemiş, yazılmamış ve iletilmemiş bilgi türüdür. Yetenek ve beceriler; tahmin ve olasılıklar, sesler ve kokular ya da bunların zihinde yarattığı çağrışımlar, sırlar; sezgi, inanç, anlayış vb. tür kavramlar örtük bilgilerdir. Bu özelliklerinden dolayı elde edilmesi, tanımlanması sorgulanması çok güç olduğundan örtük bilgi konusunda çok fazla araştırma yapılmakta ve örtük bilginin özellikleri ve türleri belirlenmeye çalışılmaktadır. Örtük bilgi türleri ile ilgili 1958 ile 2002 yılları arasında yapılan bilimsel alan yazında, 149 adet farklı örtük bilgi kavramının kullanıldığı ifade edilmektedir (Gürsoy, 2010: 52).

Örtük bilgi, açık bilginin tersine uzun süreli bir birikim ve tecrübe ile kazanılmakta ve çoğu zaman farkında olunmadığı için sözlü veya yazılı olmanın dışında bir eylemle veya davranışla açığa çıkmaktadır. Örtük bilgi, insanların farkında olduklarından daha fazla şey bildiklerini ifade etmektedir ve uzun yıllar

tecrübeye dayalı olarak edinilen geniş beceri, enformasyon ve çalışma birikimlerini unutkanlık noktasına varacak şekilde içselleştirilmesi örtük bilgiye işaret etmektedir (Stewart, 1997, Aktaran: Özdemir, 2007: 172).

Örtük bilgi tümüyle bireylere has özellikler taşımaktadır bu nedenle biçimlenmesi, paylaşılması ve ifade edilmesi oldukça güçtür ve bu zorluklar sebebiyle örtük bilgi önemli bir stratejik rekabet faktörü haline gelmiştir (Nonaka ve Takeuchi, 1998: 59). Clark ve Rollo’ya göre, örtük bilgi, kurumsal bilginin %42’sinin çalışanların zihinlerinde tutulduğu örgütün en önemli örgüt kaynaklarından birisidir (Crawford, 2005: 9).

Dinçmen’e göre örtük bilgi, el emeği ile çalışanlarda daha çoktur ve bu kişiler rekabet üstünlüğü sağlamada oldukça önemli olan örtük bilgilerini çoğu kez açığa çıkaramamakta ya da tanımlayamamaktadırlar (Dinçmen, 2010: 17).

Odabaş’a göre ise çalışanların erişimine kapalı olan ve dolayısıyla kurumsal verimliliğe katkı sağlamayan kayıtlı bilgiler de örtük bilgi olarak değerlendirilmektedir (Özdemir, 2006: 12) ve bu bilgi, bireylerin zihninde saklandığı için yeni bilgiler elde edilebilmesinde önemli bir kaynak görevi görmektedir. Bu kaynakların paylaşımı ve örgütsel amaçlar doğrultusunda kullanımı için yöntemler geliştirmek ve bilginin yaratılma düzeyini artırabilmek örgütsel bilginin elde edilebilmesinin temel anahtarıdır (Nonaka vd., 2000: 150–151).

Nanoka ve arkadaşlarına göre örtük bilgi, aşağıdaki yöntemlerle paylaşılarak açık bilgiye dönüşebilmektedir (Kılıç, 2006: 22)

• Doğrudan gözlem: Yapılan iş ve işi icra eden kişiler, grup üyelerin

tarafından usta-çırak ilişkisinde olduğu gibi gözlemlenmektedirler. Gözlem sonrası bu hareketlere dair fikirler yürütmekte ve çeşitli davranışlar geliştirmektedirler.

• Doğrudan gözlem ve anlatım: Yapılan iş grup üyeleri tarafından

gözlemlenirken işi yapan diğer kişilerden işin nasıl yapılacağına ilişkin ek bilgiler alınmaktadır. Bu yöntemde edinilen bilgiler, anlatılan bilgilerle daha da pekişmekte ve kalıcı davranışlara dönüşmektedir.

• Taklit: Grup üyeleri, işi yapan kişileri doğrudan gözlemleyerek aynı

• Deneme ve karşılaştırma: Grup üyeleri çeşitli çözüm yollarını

denemekte ve sonra uzmanın çalışmasını izlemekte kendi performanslarını ile işi yapan kişinin performansı karşılaştırmaktadırlar.

• Birlikte çalışma: Grup içinde daha deneyimli olanlar, diğerlerinin

performansını yükseltmeye yönelik küçük ipuçları vermekte ve öneriler getirmektedirler.

Toplam örtük bilginin oluşturduğu kolektif güç bir örgüt için son derece değerli ve önemlidir. Tüm çalışanların sahip olduğu toplam örtük bilgi, açığa çıkarıldığında ve etkin yönetildiğinde örgüt için önemli bir güç kaynağı haline gelebilmektedir.

2.2.3.3.3.3. Örtük ve Açık Bilgi Farkları

Örtük ve açık bilgi türü aralarında dönüşüm ve etkileşimin olduğu bilgi türleridir. Örtük ve açık bilgi türleri aslında diğer bilgi türlerini kapsadıkları için en temel bilgi ayrımıdır. Bu tanımlamalar ışığında bu iki temel bilgi türü arasındaki örgütte kullanılma biçimleri arasında Tablo 2.2’de görülen farklılıklar bulunmaktadır.

Tablo 2.2. Açık ve Örtük Bilginin Örgütlerde Kullanımları

Açık Bilgi, Elektronik/basılı ortamda, genelde

iş süreçlerini kapsayan, teknik/akademik bilgidir.

Örtük Bilgi, Kişisel tecrübeyle edinilmiş

uygulama esaslı; pek açıkça ifade edilmeyen, pratik, hareket yönelimli bilgi veya pratiğe dayalı teknik bilgidir.

İş süreci Doğrusal, tahmin edilebilir çevrede

kodlanmış bilginin tekrar kullanıldığı; düzenli, rutin yöntemlerden oluşan bir iş süreci vardır.

İş uygulaması Kendiliğinden ve doğaçlama

gelişen; değişime cevap veren ve tahmin

edilemeyen bir çevrede bireysel tecrübeyi yöneten ve bilgi yaratan bir iş uygulaması vardır.

Öğrenme İş üstünde, deneme yanılma ile

öğrenilir. Örgüt tarafından belirlenmiş amaç ve hedeflerin karşılanması amaçlanır.

Öğrenme İş değerlemesini bilgi paylaşımını

artırmak için güveni, sağlayan ve kolaylaştıran bir ekip, lider, koç veya âmir aracılığıyla gerçekleşir

Öğretme: Örgüt amaçlarına uygun

hazırlanmış müfredatlara göre eğitim biçimleri kullanma, dış kaynak kullanımı olarak alınma

şeklindedir.

Öğretme Bire bir, koçluk/ antrenör ile stajyer

veya çıraklık şeklinde iş başında öğretmedir. Beyin fırtınası yöntemi de kullanılabilir.

Düşünme şekli Mantıksal, gerçeklere dayalı,

ispatlanmış metotları kullanan, bir noktada birleşen düşünme söz konusudur.

Düşünme şekli Yaratıcı, esnek, içgörü geliştiren,

aykırı düşünüşe önderlik eden bir düşünme söz konudur.

Bilgi paylaşımı Bilginin kodlanması ve bilgi

depolarından çıkarılması elektronik görüşme aracılığıyla yapılması şeklindedir

Bilgi Paylaşımı Özverili paylaşım vardır. Ağlar,

yüz yüze temas, video konferans, hikâye anlatımı, gibi yöntemlerin kullanılarak yapılması

şeklindedir.

Ödüllendirme Genellikle belirtilen amaçları

karşılamayı esas alan güdüleme söz konudur.

Ödüllendirme Çalışanlarla sıkça görüşme, liderlik

İlişkiler Âmirden astlara veya ekip liderinden

ekip üyelerine doğru üst-alt şeklindedir.

İlişkiler Bilginin kendiliğinden paylaşımı,

açıklığa dayalı dostluk şeklinde bir ilişki söz konusudur.

Teknoloji Mevcut bilgiyle oluşturulan

hiyerarşik veri tabanlı geliştirmek için BİT yatırımları büyüktür.

Teknoloji Kişiselleşmiş enformasyonu ortaya

çıkaran, karşılıklı konuşmayı kolaylaştıran, insanların birbirlerine kolayca erişimi sağlayan, BİT yatırımları vardır.

Değerlendirme Bilgi yaratılması ve paylaşımı

gerektirmeyen, elle tutulabilir iş başarıları değerlendirilir.

Değerlendirme Örnekle kanıtlanmış başarıyı

göstermeye dayalı, kendiliğinden ve sürekli olan bir değerlendirme söz konusudur.

Kaynak: Smith, 2001: 314.

Genel olarak açık bilgi, rasyonel, gözlemlenebilir ve kolay elde edilebilir ve belgelenebilir iken örtük bilgi deneyime dayalı, karmaşık, belgelenmemiş bilgiyi ifade etmektedir. Açık bilginin paylaşımı için bilgi ve iletişim teknolojilerinin yoğun kullanımı söz konusu iken, örtük bilginin açığa çıkması ve paylaşılması daha çok kurum kültürüne dayanan çalışanlar arasındaki iletişimi destekleyen sosyal iletişim ağlarına dayalıdır. Faaliyetlerini daha etkin ve başarılı bir biçimde gerçekleştirmeyi hedefleyen örgütlerin, yukarıda belirtilen örtük ve açık bilgileri birleştirmeye ihtiyaçları vardır. Gerek bu ihtiyaçlar gerekse her iki bilgi türünün aralarındaki farklılıklara rağmen birbirleri arasında bir dönüşüm vardır. Örtük bilgi ve açık bilgi arasındaki dönüşüm, çalışmanın Bilgi Yönetimi Modelleri başlığı altında Nonaka’nın Bilgi Yönetim Modeli ile ayrıca açıklanmaktadır.

Ayrıca örgütler sahip oldukları örtük ve açık bilgiyi örgüt içindeki ve dışındaki iç ve dış kaynaklardan elde etmektedirler. Bu kaynaklar ve örtük-açık bilgi türleri Tablo 2.3’de belirtilmektedir.

Tablo 2.3. Örtük ve Açık Bilginin İçsel/Dışsal Kaynakları

Bilgi Türü İç Kaynaklar Dış Kaynaklar

Örtük Bilgi

Örgütsel deneyim Görüş ve sezgiler Örgüt içi ilişkiler Yazılı olmayan kurallar Hikâyeler

Uzmanlar/Araştırmacılar Örgütsel kültür

Eğitim altyapısı

Endüstri uzmanları/ danışmanları Örgüt dışı ilişkiler

Uygulamada en iyi endüstriler Müşteriler

Akademik ve diğer kurumların yaptıkları araştırmalar

Açık Bilgi

Örgüt içi veri tabanları Bilişim sistemleri Dosya sistemleri

Standart işlem ve prosedürler Raporlar, plânlar ve modeller Ürün ve patentler

Dışsal veri tabanları Kıyaslama matrisleri Standartlar

Rakiplerin ürün, patent ve katalogları Spefikasyonlar ve plânlar

Ticarî yayınlar, kanun ve yönetmelikler Kaynak: Parikh, 2001: 29.

Tablo 2.3’de örtük ve açık bilginin elde edildiği içsel ve dışsal kaynaklar belirtilmektedir. Buna göre örgütlerdeki bilgi, açık ve saklı bilgi arasındaki etkileşim vasıtasıyla üretildiğinden (Zaim ve Seçgin, 2012: 4) örgütler bilgi kaynaklarını analiz edip, amaçları doğrultusunda ihtiyaç duydukları bilgi kaynaklarından bilgi elde etmeye yönelik stratejiler ve süreçler geliştirmeli ve bilgi yönetim politikalarına dâhil etmelidirler.