Örgütteki bilgi yönetimi etkinliği ve süreçlerinin verimliliği için teknolojik donanımın yanında çeşitli çalışmalarda belirlenmiş önemli bilgi yönetimim unsurları bulunmaktadır. Noeth’e göre tanımlanama, değerlendirme, hareketlendirme, uygulama ve üretme bilgi yönetiminin süreçleri olarak kabul edilmektedir (Noeth, 2004: 86). Bu süreçler çalışmada esas alınan bilgi yönetim süreçleri ile aynı işlemleri kapsamaktadır. Bilgi yönetim çemberinin dışında kalan liderlik, koruma, örgüt kültürü ve yapısı gibi sağlayıcılar ise bilgi yönetiminin başarısını etkileyen unsurlardır. Bu unsurlar ve bilgi yönetim süreçleri Şekil 2.16’da görülmektedir.
Şekil 2.16. Bilgi Yönetimi ve Unsurları
Kaynak: Noeth, 2004: 86.
Noeth’e (2004: 86) göre bilgi yönetimi, liderlik, örgüt yapısı, örgüt kültürü ve teknoloji unsurlarından oluşmaktadır. Odabaşı’na göre ise bilgi yönetiminin unsurları, bilgi yönetimi birimi ve sorumlusu, teknoloji ve örgütün bakış açısıdır (Odabaşı, 2003: 65; Şahin, 2006: 75). Ngoc ise Vietnam’da faaliyet gösteren Bilişim
şirketleri üzerinde yaptığı çalışmada yöneticiler ve teknik personelden oluşan katılımcı grubu dönüşümsel liderliğin, örgütsel iletişim sisteminin, örgüt kültürünün ve bilgi teknolojilerinin bilgi yönetimi unsurları olduklarını belirtmiştir (Hsieh, 2007: 29).
Gold, Malhotra ve Segars tarafından 2001’de 323 üst düzey yönetici ile yapılan ve bilgi yönetimi unsurları ile bilgi yönetim süreçlerinin verimliliği arasında güçlü bir ilişki olduğunu ortaya koyan bir çalışmada ise teknoloji, örgüt yapısı ve örgüt kültüründen oluşan üç temel bilgi yönetimi unsuru olduğu belirtilmektedir (Hsieh, 2007: 28).
Ayrıca Yeh ve arkadaşları, bilgi yönetimi unsurlarını firma kültürü, insanlar arasındaki ilişki, bilgi teknolojisi, strateji ve liderlik olarak incelerken Lee ve Choi,
örgüt kültürü, örgüt performansı, insanlar arasındaki ilişki ve bilgi teknolojisi gibi dört farklı grupta incelemişlerdir (Choi ve Lee, 2002: 176). Rasula ve arkadaşları ise yaptıkları çalışmada bilgi teknolojilerinin, bilginin ve kültür, iklim ve işbirliği gibi örgütsel faktörlerin bilgi yönetimi bileşenleri olduğunu ve bu üç bileşen arasında önemli bir etkileşim varlığını savunmaktadırlar (Rasula vd., 2012: 164).
Literatürde farklı kelimelerle ifade edilse de bilgi yönetimi unsurları genellikle aynıdır. Şekil 2.16’da belirtilen bilgi yönetimi unsurları açıklamaları aşağıda belirtilmektedir.
2.9.1. Teknoloji
Bilgi yönetiminin en önemli ve vazgeçilmez unsurlarından birisi olan teknoloji, sürecin tek somut ve örgüt dışından da elde edilebilecek unsurudur ve teknik altyapıya dayalıdır. Teknoloji, verilerin elde edilmesini, enformasyon üretimini, mevcut bilgilerin saklanmasını ve gerektiğinde görüntülenmesini sağlayarak yeni bilgilerin oluşmasına zemin hazırlamaktadır. Ayrıca teknoloji, örgütteki geçmiş deneyimlerden çıkarılan sonuçları veya yaşanan olayları tekrar geri çağrılmasını ve mevcut/oluşabilecek olaylarla karşılaştırılmasını; örgüt içinde farklı bakış açılarına sahip çalışanların, karşılıklı bilgi değişimlerine olanak verilmesini ve insan beynini taklit ederek en iyi uygulamalardan en iyi ilkelerin çıkartılmasına yardımcı olmaktadır (Arun, 2008: 90).
Hope (1997: 45) örgütlerin yaptıkları işlerde bilgi ve iletişim teknolojileri kullanmaya başlanmasının örgüt etkinliğinin arttığı görüşünü öne sürerken (Karaman ve Kale, 2009: 31), Odabaş (2003: 5–6), bilgi teknolojileri yeniliklerin üretime yönelik bilgi akışını hızlandırıp kolaylaştırdığını, örgütün iç ve dış çevreyle olan iletişimini artırdığını ve karar verme süreçlerinde, zaman ve konum bakımından sağladığı avantajlarla da örgütsel etkinliği arttırdığını ifade etmektedir.
Ancak daha fazla ya da en daha güncel bilgi teknolojilerine sahip olmak asla bilgiden daha etkin biçimde yararlanmak anlamına gelmemektedir. Teknolojinin en büyük görevi, bilgiye erişimini daha kolay ve daha hızlı erişilebilir hale getirmesidir. Bu yüzden ne kadar gelişmiş olursa olsun insan gibi düşünme, analiz etme ve karar verebilme yeteneklerinden günümüz koşullarında yoksundur. Bu nedenle örgütsel başarı ya da başarısızlık örgütün sahip olduğu veri, enformasyon, bilgi ve bilgeliğin
hangisine sahip olduğunu bilmesine ve sahip olduklarını yönetebilmesine ve amaçlarına uygun ve doğru zamanda doğru bilgiyi elde etmeyi sağlayacak biçimde kullanılmasına ve diğer bilgi yönetimi unsurlarına bağlıdır.
Rekabet güçlerini korumayı amaçlayan örgütlerin, bilgiyi verimli ve etkin biçimde oluşturmaları, saptamaları, ele geçirmeleri, paylaşmaları; kriz ve fırsatlara çok hızlı biçimde cevap veren bir biçime sokmaları gerekmektedir. Eğer bilginin paylaşımını desteklemeyen, teknolojinin getirdiği yeniliklere kapalı ve teknolojiye güvenin olmadığı örgütlerde teknoloji sadece yüksek maliyetli bir yatırım olarak kalacak ve istenilen amaçlara ulaşılamayacaktır.
2.9.2. Örgüt Kültürü
Örgüt kültürü, örgütün iç ve dış uyumu ile ilgili olarak karşılaştığı sorunları çözmesinde yardımcı olan, bu nedenle değerli olarak nitelendirilen ve örgütün yeni üyelerine söz konusu sorunlara ve örgütteki kural ve işleyişlere ilişkin doğru algılama ve düşünme ve aracı olarak geliştirilmiş temel varsayımlardır.
Örgütsel bilginin önemli bir bölümü; sosyal süreçlerde, örgütün gelenek, prosedür, uygulama ve değerlerinde saklıdır. Bu bilgileri harekete geçirebilmek ve en üst düzeyde fayda sağlayabilmek için çalışanların gönüllü katılımının sağlanması, karşılıklı etkileşimin var olması ve bunları destekleyen uygun bir zemine olanak veren bir örgüt kültürünün var olması gerekmektedir. Örgüt kültürü; açık iletişim sistemine sahip kültürlerde çalışanlar arasındaki bilgi paylaşımın yüksek olması nedeniyle örgütte elde edilen ve bireyler tarafından toplanılan bilgi en üst düzeye çıkmakta; bilgi toplama ve uygulama süreçlerini kolaylaşmaktadır (Çakar vd., 2010: 87). Ayrıca kültür, hangi bilginin önemli olduğu konusundaki varsayımları belirlemekte; farklı seviyelerdeki bilginin örgüt içinde ve dışında aktarımı hususunda arabuluculuk yapar; sosyal etkileşim için bağlam yaratır ve yeni bilginin oluşturulmasını ve benimsenmesini şekillendirmektedir (Arun, 2008: 110).
Külcü tarafından yapılan çalışmada bilgi ve iletişim kanallarının tanımlandığı, bilgiye çok yönlü erişim ortamlarının oluşturulduğu ve hataların bile öğrenme fırsatı olarak algılandığı bir kurum kültürünün iş süreçlerinin etkin biçimde yürütülmesi ve geliştirilmesine katkı sağladığı sonucuna varılmıştır (Külcü, 2013: 8). Yapılan
çalışmalarda bilginin paylaşım kültürleri ile bilgi varlıklarının üretimi arasında pozitif bir ilişkinin olduğu tespit edilmiştir (Syed-Ikhsan ve Rowlend, 2004: 100).
2.9.3. Örgütsel Yapı
Örgüt yapısı, örgütün görünen özelliklerini ortaya koyan, görevin resmi olarak tanımı ve dağılımıyla birlikte işle ilgili faaliyetlerin bütünleştirilmesi ve kontrol edilmesi için kullanılan yönetimsel bir araçtır (Demir ve Okan, 2009: 58).
Örgüt içinde bilgi üretimini ve paylaşımını destekleyecek, elde edilen bilgiyi örgütsel amaç ve süreçlerde kullanabilmeyi ve korumayı sağlayacak örgütsel yapılar oluşturması bilgi yönetim süreçlerinin etkin çalışması için gereklidir. Bu nedenle örgütsel yapının bilgi yönetimi süreçlerinin aksamadan yürütülmesini sağlayacak
şekilde tasarlanmış olması gerekmektedir (Çakar vd., 2010: 87).
Etkin bir bilgi paylaşımı sağlayacak örgütsel yapının tasarımı ve bu tasarımdaki iletişim kanallarının doğru yapılandırılması için dikkat edilmesi gereken bazı hususlar vardır (Sağsan, 2006: 13). Bu hususlar aşağıdaki gibi belirtmektedir;
• Örgüt içindeki biçimselleşme düzeyinin azaltılması,
• Çalışanların resmi ortamlar yerine daha gayri resmi ortamlarda bağımsız biçimde çalışmalarının sağlanması,
• Uzmanlaşmanın desteklenmesi ve kişilerin ne bildiklerinin bilgisi üzerine odaklanılması,
• Dikey hiyerarşinin azaltılması, • Merkezileşmeden uzaklaşılması,
• İç ve dış sosyal ve teknolojik iletişim kanallarının sürekli açık tutulması • Çalışanların sürekli işbirlikçi davranmaları hususunda özendirilmeleri ve
paylaşımcı davranan kişilerin ödüllendirilmesi,
• Bilgi paylaşımının gönüllülük esasına dayandırılmasıdır. 2.9.4. Liderlik
Liderlik, teknoloji, örgüt kültürü ve örgüt yapısı unsurlarını birleştirerek yöneten ve bilgi yönetiminin başarılı bir biçimde uygulanması sağlayan bilgi yönetimi unsurudur. Liderler, çalışanları bilgi yönetimine katılmaları yönünde motive ederek örgüt içinde bilgi ve görüşlerin serbestçe akışını ve paylaşımını
kolaylaştırabilmekte; örgütsel öğrenmeyi sürekli kılmaya çalışmaktadırlar. Davenport ve Prusak’a göre liderler;
• Örgütün öğrenme ara yüzünü tasarım, uygulanma ve denetiminden sorumlu olmalıdırlar.
• Örgütte öğrenme ve bilme etkinliklerini sağlamalıdırlar. • Örgüt dışındaki bilgi kaynakları ile etkileşim sağlamalıdırlar. • Örgütte bilgi yaratım süreci için yeni fikirler geliştirmelidirler. • Bilgi kodlama yaklaşımı tasarlamalı ve uygulamalıdırlar. • Bilginin değerini ölçmelidirler.
• Örgütün profesyonel bilgi yöneticilerini yönetmelidirler.
• Örgütün kaynaklarına odaklı öğrenme ve bilme stratejilerini yönetmelidirler (Crawford, 2003: 6).
Ayrıca, lider çalışanlar arasında uyumlu ve bilgi paylaşımını destekleyen bir örgüt ortamı yaratmak için, görevdeşlik merkezli bir yönetim anlayışını benimseyerek çalışanlar arasında bir katalizör görevi yapmalıdır (Töremen, 2007: 4).
Bu çerçevede söz konusu liderliğin aslında dönüşümsel liderlik olduğu görülmektedir. Çünkü dönüşümsel liderler çalışanlarına bilgi paylaşmayı, örgütsel öğrenmeyi, iletişimi ve bunların da ötesinde kendilerine, liderlerine ve takipçilerine güveni sağlamaktadır. Güvene dayalı bir örgüt yapısında bilgi yönetiminden en üst düzeyde fayda elde edilmesi beklenmektedir.