AN KA RA
ÜN İV ER Sİ TE Sİ
EL MA DA Ğ MY O
EB H2 12 YÖ NE Tİ Cİ AS İS TA NL IĞ I
ÖĞR. GÖR. NI MET ÖZGÜL ÜNSAL K Ö SE
İÇERİK
SEKRETERLERİN SORUMLULUK DÜZEYLERİ
SEKRETERLERİN SORUMLULUK DÜZEYLERİ
Sekreterlere iş yaşamının hemen her alanında gerek vardır. Bu alanlar içinde
• kamu sektöründeki devlet kuruluşları
• özel sektördeki mal ve hizmet üreten işletmeler
Bunlardan, sekreterlerin yoğun olarak görev aldıkları sektörlere örnek olarak;
• Reklamcılık
• İletişim
• sigortacılık
• bankacılık ve finans
• hukuk ve yargı
• sağlık hizmetleri
• Eğitim
• ulaştırma alanları verilebilir.
SEKRETERLERİN SORUMLULUK DÜZEYLERİ
Sekreterin görev, yetki ve sorumlulukları,
• örgütün faaliyet alanına,
• büyüklüğüne,
• Yöneticinin konumuna,
• iş dağıtımında benimsenen tutuma,
• örgüt kültürüne,
• mevcut büro donanımına
• Mevcut yönetim anlayışı ilkelerine bağlı olarak değişiklik gösterebilir.
Örnek olarak, büyük kurum ve kuruluşlarda sekreterlik hizmetleri bölüm ya da birim sekreterliği şeklinde düzenlenebilir. Bu tür bir sekreterin yapacağı işlere bağlı görev yetki ve sorumluluk sınırları iyi belirlenmiştir. Kurum ya da
kuruluşların boyutları küçüldükçe sekreterlerin iş tanımları çeşitlenir, görev tanımları genişler ve netliğini yitirir, ancak iş yoğunluğu artar. Ama yetki ve sorumluluklarda da bir artış gözlenir. Bu türden küçük örgütlerde sekreterlerin aynı anda birden fazla sekreterlik hizmetini vermesi beklenebilir. Bu nedenle de, küçük işletmelerin sekreter işe alımında öncelikle deneyim aranır.
SEKRETERLERİN SORUMLULUK DÜZEYLERİ
Sorumluluk Düzeyi 1
Bu sorumluluk düzeyinde sekreter, yöneticisinin özel yönergeleri altında her gün gerçekleşen işleri
yapmaktan sorumludur. Bu sorumluluk düzeyinde çalışan bir sekreter;
• Klasik cevapları olan rutin telefon görüşmelerini gerçekleştirir veya ziyaretçileri ilgili personelle görüştürür.
• e-postaları kontrol eder, ilgilileri bilgilendirir ve duyuruları gönderir.
• Yöneticinin ajandasını düzenler, randevuları verir ve ziyaretçilerin yönetici ile biraraya gelmesi
için ortamı hazırlar.
• Yöneticisinin imzası ile gidecek belgeleri şekil ve dilbilgisi açısından gözden geçirir.
• Yöneticinin yazışmalarının şekil ve içerik olarak doğruluğundan sorumludur. Bu nedenle yöneticinin imzası ile gidecek tüm belgeleri şekil ve içerik açısından gözden geçirirler.
• Şirket içi rutin evrak işlerini yürütürler. Giden-gelen evrakı takip eder, kayıtları tutarlar.
• Yazıları yazar, dikte alır, dikteyi yazılı metne dönüştürür ve dosyalamayı gerçekleştirirler.
SEKRETERLERİN SORUMLULUK DÜZEYLERİ
Sorumluluk Düzeyi 2
Yöneticinin genel yönergeleri, öncelikleri, görevleri, politikaları ve program amaçları kapsamında
çalışırlar. 1. Sorumluluk düzeyine göre daha fazla yargı geliştirme ve karar verme yeteneği ve büro
işlevleri bilgisi gerektiren ortamda görev yaparlar. Bu sorumluluk düzeyinde iş gören bir sekreter;
• Gelen yazışmaları, konukları, telefon görüşmelerini elinde bulundurur. Hangi isteğin;
yönetici, ilgili personel veya diğer çalışanlar tarafından karşılanacağını belirler.
• Rutin ve teknik bilgi gerektirmeyen yazışmaları yöneticisinin adıyla veya kendi adıyla hazırlayabilir veya imzalayabilir.
• Randevu programını düzenler.
• Konferans ve toplantılar için düzenleme yapar ve ilgili materyalleri düzenler.
• Toplantılara katılabilir ve raportörlük yapabilir.
• Gelen ve giden evrakı prosedürü uygunluk açısından gözden geçirir.
• Dosyalardan veya personelden, büro programları veya periyodik raporlar ile ilgili rutin araştırmalar hakkında bilgi toplar.
• Yöneticiye bağlı diğer elemanlara çalışma kurallarını açıklar.
• Formları düzenler.
SEKRETERLERİN SORUMLULUK DÜZEYLERİ
Sorumluluk Düzeyi 3
Rutin olamayan durumlarda inisiyatif kullanırlar. Amaçları, yazılı olmayan politikaları kapsayan
faaliyetleri, yönergeleri yorumlar ve uyum sağlarlar. Bu sorumluluk düzeyinde iş gören bir sekreter;
• Yöneticisinin görüşüne sunmak üzere kendi inisiyatifi ile genel büro politikaları ve idari sorunlar hakkında rapor hazırlayabilir.
• Konferans, yazışma, görüşme, toplantı, telefon görüşmeleri için yönetici tarafından ihtiyaç duyulan materyalleri sezinler ve hazırlar.
• Çeşitli yayınları izler, okur ve faaliyete geçer veya önemli olanları yöneticisine ve diğer çalışanlara iletir.
• Özel veya bir kerelik raporları, özetleri hazırlar veya genel yönergeye dayanarak gelen evrakı yanıtlar.
• Yeni prosedürler üzerine alt düzey sekreterlere önerilerde bulunabilir.
• Periyodik veya özel raporlar için çalışanlardan gerekli olan bilgileri isteyebilir.
• İş yükünü göz önüne alarak personelin iş programlarını değiştirebilirler.
• Büro donanımını seçerler.
SEKRETERLERİN SORUMLULUK DÜZEYLERİ
Sorumluluk Düzeyi 4
Yöneticinin genellikle dikkatini veremeyeceği, büronun genel ve idari işlevlerini içeren sorun ve çatışmaların pek çoğunu bağımsız olarak çözümler. İşlerin bitiş zamanını belirlemede yardımcı olur. Ayrıca yukarıda verilen diğer sorumluluk düzeyindeki görevleri de üstlenir. Bu sorumluluk düzeyinde iş gören bir sekreter;
• Anlaşılması zor olan teknik sorunların yazışmalarını düzenler. İstendiği zaman yönetici adına teknik yazışmaları imzalayabilir.
• Toplantılar sırasında yönetici tarafından verilen taahhütleri not alır.
• Kendi inisiyatifini kullanarak, şirketi personel adaylarına tanıtmak için toplantı ve konferans düzenlemeleri yapabilir.
• Ziyaretçilerin görüşme önceliklerini, ertelemelerini belirler. Davet veya görüşmeleri kabul/ret eder.
• Yöneticinin onayına sunulan yazışmaları gözden geçirir ve şirket politikalarıyla çelişen bir durum varsa bu konu hakkında ilgili çalışanları uyarır. Bu sorunları çözmek için önemli bölümlere veya çelişkilere dikkat çeker, önerilerde bulunur.
• Gelen yazı, rapor ve bilgilerin içeriğini özetleyerek yöneticisine zaman kazandırır.
Özellikle yöneticiye yardımcı olmak amacıyla bu belgelerden sonuç çıkarır, yeni bilgilerin şirketin temel bilgi kaynaklarına uyumunu sağlar.
• Yöneticinin yokluğunda, şirket etkinliklerinin yürütülmesini temin eder, ihtiyaç varsa uygun personele durum hakkında bilgi nakleder.
• Acil veya önemli durumlarda yöneticinin bilgilendirilip bilgilendirilmeyeceğine karar verir.
SEKRETERLERİN SORUMLULUK DÜZEYLERİ
Bununla birlikte, yukarıda tanımlanan bu dört sorumluluk düzeyinin de üstünde sorumluluklara sahip bir sekreter daha vardır. Yöneticisi ile birlikte yönetici yardımcısı gibi çalışan bu sekretere yönetici sekreter
“yönetici asistanı” adı verilmektedir.
SEKRETERLERİN SORUMLULUK DÜZEYLERİ
Uluslararası İdari Profesyoneller Birliği (IAAP) sekreter kavramını her düzeyde ve özellikteki büro işlerini yapan elemanları kapsayacak bir unvan olarak kabul edilmektedir.
Sekreterden aşağıdaki görevleri yapılması beklenmez:
• Sekreterin büro yöneticisi gibi hareket etmesi beklenmez. Örneğin;
değişiklik yapılması gereken durumlarda yeni prosedürü belirlemek, alternatiflere karar vermek ve bunları gerçekleştirmek, bir sorunu
gidermek için prosedürü değiştirmek veya yeniden değişiklik yapmak, şirketin dış gruplarla ilişkilerinde iş akışını etkileyen çeşitli problemleri teşhis etmek ve çözmek.
• Toplantılar için gündem içeriğini belirlemesi beklenmez.
• Şirket dışında bulunan kişilere şirket hakkında açıklama yapması
beklenmez.
SEKRETERLERİN SORUMLULUK DÜZEYLERİ
Yönetici asistanın, birçok tanımı olmakla beraber, en çok kabul gören tanımı şöyledir:
Yönetici asistanı, büro yeterliklerinin üstünlüğüne sahip, doğrudan bir emir almadan sorumluluk alabilme yeteneği gösteren, alınan karar ve
sorumlulukları uyguladığı gibi, kendisine verilen yetki sınırları içinde kararlar verebilen bir yönetici yardımcısıdır.
Yönetici asistanlarından büro yeterliklerinin beklendiği tanımdan
görülebilmektedir. Tüm bu görevleri gerçekleştirirken de, acil durumlarla karşılaştığında ya da yoğun çalışma temposunda dayanıklı ve soğukkanlı kalabilmeyi başarabilmeleri beklenmektedir. Aslında, yönetici asistanı yönetici yardımcısı gibi çalışırlar.
Yönetici yardımcısının İngilizce ifadesi ise “executive assistant” dır. Bu kavramlar dilimize yabancı dillerden geçtiği için çeviri ve kullanımda
değişik yorum ve söylemlere rastlanmaktadır. Konuyla ilgili yazarların bir kısmı executive sözcüğünü Türkçeye yönetici olarak çevirmiş ama
assistant’ı aynen alarak yönetici asistanı olarak kullanmıştır.
SEKRETERLERİN SORUMLULUK
DÜZEYLERİ
KAYNAKÇA
TENGİLİMOĞLU, D., BAŞPINAR, N. Ö., & TUTAR, H. (2012). Büro Yönetimi. Anadolu Üniversitesi, Eskişehir.
Altıntaş, E. (2004). Stres Yönetimi. İstanbul:Aktüel Yayınevi. Aydın, İ. P. (2002). İş Yaşamında Stres.
Ankara: Pegem A Yayınları.
Balcı, A. (2000). Öğretim Elemanlarının İş Stresi. Kuram ve Uygulama. Ankara: Nobel Yayınları.
Baltaş, A. ve Baltaş, Z. (1999). Stres ve Başaçıkma Yolları. İstanbul: Remzi Kitabevi.
Cüceloğlu, D. (1994). İnsan ve Davranışı. Psikolojinin Temel Kavramları. İstanbul: Remzi Kitabevi.
Erdoğan, İ. (1996). İşletme Yönetiminde Örgütsel Davranış. İstanbul: Avcıol Basım Yayın.
Ertekin, Y. (1993). Stres ve Yönetim. Ankara: Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü.
Hargreaves, G. (Çev. C. Akkoyunlu). (1994). Stresle Baş Etmek. İstanbul: Doğan Kitap.
Heather, R.S ve diğerleri. “Stress: Causes Conseeguences And Coping Strateies”. Stress Management:
July-August, 1982.
Jere, Y. E. (1989) (Çev. F. Dilber). Gerilim Altındaki Yönetici. İlgi Yayınları: İstanbul .
Kırel, Ç. (1994). Stresin Bireysel Sonuçları, Stres Yönetimi. Eskişehir: A.Ü. Açıköğretim Fakültesi Yayınları.
Şahin, N. H. (1995). Stresle Başaçıkma. Olumlu Bir Yaklaşım. İstanbul: Sistem Yayıncılık.
Silah, M. (2005). Endüstride Çalışma Psikolojisi. Ankara: Seçkin Yayınevi.
Tutar, H. (2004). İş Yerinde Psikolojik Şiddet. Ankara: Platin Yayıncılık.
Tutar, H. (2010). Kriz ve Stres Yönetimi. Ankara: Seçkin Yayıncılık.
Klarreich, S. (1999). Stressiz Çalışma Ortamı. Ankara: Öteki Yayınevi.
