AN KA RA
ÜN İV ER Sİ TE Sİ
EL MA DA Ğ MY O
EB H2 12 YÖ NE Tİ Cİ AS İS TA NL IĞ I
ÖĞR. GÖR. NI MET ÖZGÜL ÜNSAL K Ö SE
İÇERİK
SEKRETERİN MESLEKİ ÖZELLİKLERİ 1. Yabancı Dil Bilmek
2. İnsan İlişkilerini Ve Protokol Kurallarını Bilmek 3. Büro Otomasyonu Konusunda Bilgili Olmak 4. Not (Dikte) Alma Becerisine Sahip Olma
5. Büro Malzemelerini Kullanma Becerisine Sahip Olmak 6. İnisiyatif Geliştirme Yeteneği Olmak
7. Doğru Karar Vermek Ve Problem Çözme Yeteneği Olmak 8. Büro Yönetimi Ve Örgütünü Bilmek
9. Risk Alabilmek
10.İş Ve Meslek Ahlakına Sahip Olmak 11.Nezaket Ve Zarafet Kurallarını Bilmek
Ö Ğ R . G Ö R . N I M E T Ö Z G Ü L Ü N S A L 2
1. YABANCI DİL BİLMEK
• Günümüz iş dünyasındaki değişiklikler ve teknolojik gelişmeler, uluslararası ilişkileri çok ileri düzeye getirmiştir.
• Ulaşım ve iletişim sistemindeki yenilikler ile bir günde birkaç ülkeye gidilmekte ve birçok ülkeyle haberleşme sağlanmaktadır.
• Çalışmaların, görüşme ve haberleşmenin, yazışmanın devam edebilmesi için her insanın kendi ana dili dışında bir ve birden fazla dil bilmesi
gerekmektedir.
• Sekreter telefon görüşmelerinde, gelen konukların karşılanması ve iş
görüşmelerinde, ticari bağlantıları oluşturan yazışmalarda, yabancı dile en az ana dili kadar ihtiyaç duymaktadır.
• Dünya ekonomisinin giderek küreselleşmesi, bölgesel iş birliği örgütlerinin kurulması ve kültürel alanlarda gümrük ve coğrafi sınırların önemini
kaybetmesi, stratejik ittifaklar, şirket evlilikleri gibi yeni üretim ve faaliyet yöntemleri, yabancı dil bilgisinin önemini artırmaktadır.
• Bugün profesyonel sekreterlerin mesleklerini profesyonelce yürütebilmeleri için yabancı dil bilgisine sahip olmaları bir zorunluluk hâline gelmiştir.
Ö Ğ R . G Ö R . N I M E T Ö Z G Ü L Ü N S A L 3
2. İNSAN İLİŞKİLERİNİ VE PROTOKOL KURALLARINI BİLMEK
• Protokol; sosyal ilişkilerde iki veya daha fazla insanın karşılaşabilecekleri her yerdeki davranışlarının gelenek, görgü, nezaket kuralları içinde yapılmasına denir.
• Sekreter, çalıştığı kurumdaki yöneten ve yönetilen kişileri bilmeli, yönetici ile görüşen veya haberleşen kurumları, kuruluşları ve kişileri tanıyarak protokol kuralları
uygulamalıdır.
• Yöneticisinin arz edeceği veya rica edeceği kişileri
sekreterin de tanıması, davranışlarındaki hataları önler.
• Bütün beşeri ilişkilerde, protokol kurallarına uyulduğunu görmek mümkündür. Kadın, erkek görüşmelerinde,
selamlaşmalarda, davetlerde, toplantılarda protokol kurallarına uyulmalıdır.
Ö Ğ R . G Ö R . N I M E T Ö Z G Ü L Ü N S A L 4
3. BÜRO OTOMASYONU KONUSUNDA BİLGİLİ OLMAK
• Büro yönetimindeki temel amaç iş, insan ve makine arasındaki uyumu sağlayıp en kısa zamanda, en kaliteli biçimde ve ekonomik şekilde verimliliğin artırmaktır.
• Sekreter büroda yönetime yönelik geliştirilen teknikleri uygulayarak büro işlerini daha basitleştirmeli, böylelikle verimli olmayı amaçlamalıdır.
• Sekreterler, kullandığı veya kullanacağı makinelerin özellikleri, parçaları, çalışma düzeni hakkında yetkili servislerden yeterli bilgi alabilmeli, tamir ve bakımı
konusunu kesinlikle ihmal etmemeye özen gösterebilmelidir.
Ö Ğ R . G Ö R . N I M E T Ö Z G Ü L Ü N S A L 5
4. NOT (DİKTE) ALMA BECERİSİNE SAHİP OLMA
• Dikte sırasında sekreterler aktif bir yol izlemelidir.
• Büyük bir dikkatle dinlemeli
• İç mantığını anlamaya çalışmalı
• Notları hızlıca temize çekmek
• Yapılaşmış bir sentez oluşturmak
• Gereken bilgileri açığa çıkarmak
• Sonucu anlaşılmaz kılmadan konuşmanın bazı bölümlerini yazmamak
işaret sıfatı: bu, şu, o iyelik eki: onun, onunki
Ö Ğ R . G Ö R . N I M E T Ö Z G Ü L Ü N S A L 6
4. NOT (DİKTE) ALMA BECERİSİNE SAHİP OLMA
• Sözcüklerin içinden bazı harfleri atmak prf. =profesör lt.=litre hzm.=hizmet
• Baş harflerle yetinmek
MTA.= Maden Tetkik Arama Enstitüsü
• Son harfleri, son heceleri kaldırmak Hb. Haberkut. Kutsal Har. Hariciye
• Bazı işaretleri kullanmak
=eşittir + artar ?? Anlaşılmadı
Tüm bu kısaltmalar profesyonel sekreterliğin yaratıcılığı ölçüsünde artacak ve etkinliği bunları akılda tutmasına bağlı olacaktır.
Ö Ğ R . G Ö R . N I M E T Ö Z G Ü L Ü N S A L 7
5. BÜRO MALZEMELERİNİ KULLANMA BECERİSİNE SAHİP OLMAK
• Gelişen bilgi ve iletişim teknolojileri, bürolarda yürütülen faaliyetleri önemli ölçüde etkilemiştir.
• Bilgi teknolojileri sayesinde işler basitleşmiştir.
• Bürolarda işlerin aksamadan yürütülebilmesi için büro makinelerinin kullanılması gerekmektedir. Zaman zaman işlerin yapılmasında, insan gücü yetersiz kalmaktadır. İnsan gücünün yetmediği işlerde, işi en kısa, en doğru ve kaliteli biçimde gerçekleştirmeyi sağlayan makineler, her geçen gün geliştirilerek, insanın en büyük yardımcısı haline gelmiştir.
Ö Ğ R . G Ö R . N I M E T Ö Z G Ü L Ü N S A L 8
5. BÜRO MALZEMELERİNİ KULLANMA BECERİSİNE SAHİP OLMAK
• Otomatik veya standart yazı makineleri (Elektronik ve mekanik daktilolar)
• Bilgisayarlar
• Fotokopi ve teksir makineleri
• Faks ve teleks makineleri
• Elektronik dizgi makineleri
• Elektronik hesap makineleri
• Dikte ve çevirme makineleri
• Yazıcı
• Tarayıcı
• Evrak imha ve kâğıt kesme makinesi
• Hava temizleme makineleri
• Para sayma makinesi
• Tepegöz
• Slayt makinesi
• Projeksiyon cihazı (Data show)
Ö Ğ R . G Ö R . N I M E T Ö Z G Ü L Ü N S A L 9
6. İNİSİYATİF GELİŞTİRME YETENEĞİ OLMAK
• İnisiyatif yeri ve zamanı gelince kendi kendine gereken kararları alabilme niteliğidir.
• Sekreterin, yöneticisinin ve çalıştığı ofisin işlerinin, rahat akışından emin olmak üzere kontrolünü yapabilmesi,
gereğinde ise müdahale edebilmesi demektir.
• İnisiyatif önemli ölçüde “karar” kavramıyla ilgilidir. Karar da akıl etme, bilgi ve irade işidir. Birtakım seçenekler içinden birini seçme, geleceğe yönelik bir işi uygulamaya geçirme olarak yorumlanır.
Ö Ğ R . G Ö R . N I M E T Ö Z G Ü L Ü N S A L 10
6. İNİSİYATİF GELİŞTİRME YETENEĞİ OLMAK
Sekreter, inisiyatifini kullanması gereken işlerde;
• O işle ilgili belirlenmiş amacı düşünür.
• O işle ilgili her türlü bilgiye sahiptir.
• İleriyi görebilme yeteneğine sahiptir, doğabilecek sonuçları düşünür.
• Riskleri göze alır.
• Cesur ve girişimcidir.
• Davranış özgürlüğüne sahiptir ama yetkisini aşmaz, sınırlarını bilir.
• Deneyimlerinden yararlanır.
• Başarısızlıkların en büyük sebebi, iyi düşünmemekten ve akıllı
seçimler yapamamaktan kaynaklanır. Sekreter, kendi yetkisini aşan, karar vermesi güç durumlarda ise gerekli her türlü bilgiyi
yöneticisine aktararak karar verilmesini sağlar.
Ö Ğ R . G Ö R . N I M E T Ö Z G Ü L Ü N S A L 11
7. DOĞRU KARAR VERMEK VE PROBLEM ÇÖZME YETENEĞİ OLMAK
Örgütsel ve bireysel karar vermede etkinliğin artırılması için sekreter;
• Problemin tanımlanmalı
• Probleme dayalı ayrıntılı bilgilerin toplanmalı
• Çözüm alternatiflerinin oluşturulmalı
• Alternatiflerin birinin seçmeli
• Seçilen alternatifin değerlendirmeli
• Alternatifin uygulamalı
• Sonucun gözlemeli ve değerlendirmelidir.
Ö Ğ R . G Ö R . N I M E T Ö Z G Ü L Ü N S A L 12
7. DOĞRU KARAR VERMEK VE PROBLEM ÇÖZME YETENEĞİ OLMAK
Sekreterin doğru karar verebilmesi için kararın şu özelliklerinin olduğunu bilmesi gerekmektedir:
• Karar bir tercihtir
• Karar bilinçli bir zihinsel faaliyetin sonucudur
• Karar bir amaca yöneliktir.
Ö Ğ R . G Ö R . N I M E T Ö Z G Ü L Ü N S A L 13
8. BÜRO YÖNETİMİ VE ÖRGÜTÜNÜ BİLMEK
Büro: gerekli insan ve ekipmanla donatılmış çalışma yeridir.
Büro Yönetimi: bürolardaki gündelik faaliyetleri yerine getiren, sekreterya hizmetlerini koordine eden, iletişim akışını
sağlayan ve bunu denetleyen, iletişimin farklı ortam, durum ve kişilerle nasıl kurulacağını belirleyen, iletişim ve bilgi teknolojileri konusunda gelişmeleri takip eden faaliyetler topluluğudur.
Ö Ğ R . G Ö R . N I M E T Ö Z G Ü L Ü N S A L 14
8. BÜRO YÖNETİMİ VE ÖRGÜTÜNÜ BİLMEK
Sekreterlerin bürolarda yapacakları gündelik faaliyetler şunlardır:
• Örgüt üyeleri arasında bağlantı kurma, uyumlaştırma
• Stenografi ve yazışma, dosyalama muhasebe, bilgi toplama, kayıt ve raporlama
• Eşgüdümleme ve kontrol etme, iş programlarının ve
yöntemlerinin standardizasyonu, çıktının ölçümü, malzeme ve ekipmanın etkin kullanımı
• Kırtasiye ve formların etkin kullanımı ve malzeme kontrolü
• Büro çalışanları ile ilgili olarak (tedarik, eğitim, denetim, ücret yönetimi, tayin, terfi, ödüllendirme ve izin gibi) faaliyetler .
Ö Ğ R . G Ö R . N I M E T Ö Z G Ü L Ü N S A L 15
9. RİSK ALABİLMEK
Risk: sonucu belli olmayan bir sürecin getireceklerinden dolayı kayıp ya da zarar yaşayabilme olasılığıdır.
Sekreterin risk yönetiminde takip etmesi gereken adımlar şunlardır:
Ö Ğ R . G Ö R . N I M E T Ö Z G Ü L Ü N S A L 16
Ana olaylar tanımlanmalı
Tanımlanan risklerin
değerlendirilme si
Karar ve kontrol geliştir me
Uygulama
Riskin yönetimi
10. İŞ VE MESLEK AHLAKINA SAHİP OLMAK
Ahlak: insanların kurduğu bireysel ve toplumsal ilişkilerin temelini oluşturan değerleri, normları, kuralları, doğru- yanlışı veya iyi-kötüyü araştıran ölçüler bütünüdür.
Meslek Etiği: meslek grubunu oluşturan bireylerin kendi aralarında ve toplum ile olan ilişkilerini düzenler.
Örgütsel Etik: örgütün içinden ve dışından kaynaklanan sorunların çözümünde belirli kurallar getirerek örgüt içi davranış kültürüdür.
İş Etiği veya İş Ahlakı: İş dünyasının sağladığı olanaklar
doğrultusunda sağ duyulu seçimler yapmamızda bize yol gösteren ilke ve değerler bütünüdür.
Ö Ğ R . G Ö R . N I M E T Ö Z G Ü L Ü N S A L 17
10. İŞ VE MESLEK AHLAKINA SAHİP OLMAK
İş ve meslek etiğine sahip sekreterlerde aranan özellikler :
Ö Ğ R . G Ö R . N I M E T Ö Z G Ü L Ü N S A L 18
Dürüstlü k
Tarafsızlı k
Güvenilir Saydamlı lik
k Toplums al Yararı Gözetme
11. NEZAKET VE ZARAFET KURALLARINI BİLMEK
Nezaket: toplumda bireylerin bir birleriyle olan gündelik ilişkilerinde uyması gereken ölçülü davranış kurallarıdır.
Görgü: bir topluma veya kuruma ait uyulması gerekli kaideler bütünüdür.
Ö Ğ R . G Ö R . N I M E T Ö Z G Ü L Ü N S A L 19
KAYNAKÇA
Tutar, H., Başpınar, N. Ö., & Altınöz, M. (2007). Sekreterlik El Kitabı: Temel Sekreterlik Bilgileri. Seçkin Yayıncılık.
Hazırlanan Ders İçeriği Yukarıda Yer Alan Kaynaktan Faydalanılarak
Hazırlanmıştır.
Alana Olan Katkılarından Dolayı Değerli Hocalarım Olan Kitap Yazarlarına
Teşekkür Ederim.
Ö Ğ R . G Ö R . N I M E T Ö Z G Ü L Ü N S A L K Ö S E 20
