VZA uygulama süreci temel olarak dört ana aşamadan oluşmaktadır. Analiz sonuçlarının başarılı olması için ilgili aşamaların aşağıdaki gibi sıralı olarak dikkate alınması önemlidir. Bu aşamalar sırasıyla karar birimlerinin seçilmesi, girdi-çıktı unsurlarının belirlenmesi, VZA modelinin belirlenmesi ve sonuçların yorumlanması faaliyetlerinden oluşmaktadır.
2.4.1. Karar Birimlerinin Seçilmesi
VZA ile göreceli etkinlik ölçümleri yapılan her bir işletme, birim ya da faaliyet alanı en genel haliyle karar birimi olarak nitelendirilmektedir. Analiz sonuçlarının geçerli ve anlamlı olabilmesi için seçilen KB’nin iki temel koşulu sağlaması gerekmektedir (Ahn, 1987, s.259). İlk koşul KB yapısıyla, ikinci koşul ise sayısıyla ilgilidir. VZA kullanılan KB benzer girdileri kullanarak benzer çıktılar sağlamakla yükümlü olmalıdır. Ancak girdi ve çıktı büyüklükleri değişebilir. Örneğin bir KB için girdi değeri 200 iken başka bir KB için aynı girdiye ait değer 500 olabilmektedir. VZA’da etkinliği ölçülen tüm KB’ler için aynı girdi ve çıktı değişkenleri kullanılacağından KB’lerin belli ölçülerde homojen olması gerekmektedir. Başka bir ifadeyle KB’ler, benzer amaçlar doğrultusunda benzer faaliyetleri yerine getirmeli ve de benzer çevre koşulları ya da pazar şartları altında çalışmalıdır (Haas ve Murphy, 2003, s.531; Ramanathan, 2003, s.173).
Etkinlik sınır ölçümü sonucunun anlamlı çıkabilmesinde, üzerinde çalışılan KB’lerin sayısı da büyük önem taşımaktadır. Bu noktada yeterli ya da uygun olan KB sayısı, kullanılan girdi ve çıktı değişken sayısı ile ilişkilendirilmektedir. Çünkü KB sayısı azaldıkça ve kullanılan girdi-çıktı faktörlerinin sayısı arttıkça, analizin ayırt edici gücü azalmaktadır. Analizin ayırt edici özelliği azaldığında ise etkinlik sınırı yanıltıcı bir şekilde düşmekte ve böylece etkin olan KB sayısı da fazla olmaktadır (Jenkins ve Anderson, 2003, s.52). Alanyazınında girdi ve çıktı faktörlerinin sayısına bağlı olarak analize dâhil edilmesi gereken KB sayısı konusunda farklı öneriler ileri sürülmektedir. Kimi araştırmacılara göre KB sayısı girdi ve çıktı değişken sayısının en az üç katı olmalıdır (Charles ve Kumar, 2012, s.2). Kimilerine göre ise KB sayısının en az 20 olması gerekmektedir. Bazı araştırmacılar ise KB sayısının girdi ve çıktı sayısından fazla olmasının yeterli olduğunu ifade etmektedir (Babacan ve Özcan, 2009, s.179). Cooper vd. (2011, s.73) ise KB sayısının (n), m girdi faktörlerinin s de çıktı faktörlerinin sayısını göstermek üzere, n ≥ maksimum{m× s, 3(m + s)} ile belirlenmesi gerektiğini öne sürmektedir. Ancak uygulamada en çok karşılaşılan durum, girdi ve çıktı değişkenlerin toplamının en az iki katı sayısında KB olması şeklindedir (Ramanathan, 2003, s.174; Dinçer, 2008, s.829; Budak, 2011, s.98).
2.4.2. Girdi ve Çıktı Faktörlerinin Belirlenmesi
VZA ile elde edilen sonuçların başarısı, analizde kullanılan girdi ve çıktı değişkenlerine dayanmaktadır. Her KB için kapsamlı ve doğru bir performans ölçümü, ancak amacına uygun şekilde seçilen girdi ve çıktı değişkenleri yardımıyla yapılabilmektedir (Wagner ve Shimshak, 2007, s.57). Bu nedenle VZA kullanılacak girdi ve çıktı faktörleri seçilirken dikkatli ve ayrıntılı değerlendirmeler yapılmalıdır. Bu kapsamda göz önünde bulundurulması gereken etmenlerin şu şekilde sıralanması mümkündür;
VZA’da kullanılan girdi ve çıktı değişkeni KB’lerin faaliyet sürecini doğru şekilde yansıtabilen olabildiğince az sayıda değişkenden oluşmalıdır. Çünkü çok fazla girdi ve çıktı değişkeni kullanılması, göreceli olarak etkin ve etkin olmayan KB’lerin ayrıştırılmasını güçleştirmektedir (Öncü vd., 2013, s.80).
Girdi ve çıktı faktörleri tüm KB’ler için ortak ve ölçülebilir faktörler olmalıdır. Ancak girdi ve çıktı ölçüm birimlerinin uyumlu olması gerekmemektedir. Yani bir girdi çalışan sayısı olurken, başka bir girdi ya da çıktı faktörü alan büyüklüğü ve ya harcama tutarı olabilir. Ancak her girdi ve çıktı değişkeni ile ilgili pozitif rakamsal değerler kullanılmalıdır (Cooper vd., 1999, s.22).
Girdilerin artması etkinlikte azalışa, çıktıların artması ise etkinlikte artışa neden olmaktadır (Dinçer, 2008, s.831; Ulucan, 2000, s.191).
VZA’da kullanılacak ilgili değişkenlerin uygunluk analizi yapılmalıdır. Bu noktada girdi değişkenlerin her birinin bir çıktı değişkeni, aynı şekilde çıktı değişkenlerinin her birinin ise bir girdi değişkeni ile ilişkili olması beklenir (Reynolds ve Thompson, 2007, s. 27).
VZA seçilen girdi ve çıktı değişkenlerinin niteliği kadar sayıları da başarılı sonuçlar sağlanmasında önemli bir etmendir. VZA kullanılan girdi ve çıktı faktör sayısının KB sayısından mümkün olabildiğince az olması gerekmektedir. Bu bağlamda girdi-çıktı faktör toplamının KB sayısının en fazla yarısı kadar olması istenen bir durumdur.
VZA’da kullanılan girdi değişkenlerin her birinin bir çıktı değişkeni, aynı şekilde çıktı değişkenlerinin her birinin ise bir girdi değişkeniyle ilişkisi olmalıdır (Reynolds ve Thompson, 2007, s.27). Bu ilişkinin ortaya koyulması için öncelikle korelâsyon analizi yapılmaktadır. Korelâsyon analizinde girdilerin çıktılar üzerindeki etkilerinin aynı yönlü olması tercih edilmektedir. Yani bir girdi bir çıktıyı pozitif yönde etkiliyorsa diğer girdilerin de o çıktıyı pozitif yönde etkilemesi beklenmektedir. Eğer girdi değişkenlerinin biri ile çıktılar arasında negatif yönlü bir ilişki bulunuyorsa, o girdinin yapıyı bozmayacak şekilde yeniden tanımlanması gerekir. Ayrıca iki girdi arasında tam bir korelâsyon mevcutsa, içlerinden birinin etkinlik değerlerinde değişime yol açmadan modelden çıkarılması düşünülebilir. Çıktılar için de aynı durum geçerlidir. Özellikle KB sayısının düşük olması durumunda, gerekli olmayan değişkenlerin korelâsyon analiziyle ayıklanması çok daha anlamlı olabilmektedir.
Girdi ve çıktı değişken sayısının sınırlandırılması bir avantaj olarak değerlendirilse de, bunun nasıl olması gerektiği konusunda alanyazınında tam bir görüş birliği bulunmamaktadır. Bazı çalışmalarda korelâsyonu yüksek değişkenler modelden çıkarılırken, bazılarında ise girdi-çıktı değişkenleri teker teker analize dâhil edilip çıkarılarak meydana gelen etkinlik değişimlerine göre karar verilmesi önerilmektedir (Wagner ve Shimshak, 2007, s.58). Yine de alanyazınında genel olarak benimsenen yaklaşım, korelâsyon yüksek olsa dahi (özellikle tam korelâsyon yoksa) gerekli ya da önemli olduğu düşünülen girdilerin ya da çıktıların modele dâhil edilmesi yönündedir. Çünkü istatistiksel açıdan yüksek korelâsyonun gözlemlenmesinin değişken seçiminde tek başına yeterli olmadığı, bunun yerine değişkenlerle performans arasında mantıksal ilişkilerin aranması gerektiği ileri sürülmektedir (Wagner ve Shimshak, 2007, s.59).
Girdi ve çıktı faktörlerinin belirlenmesi muhtemelen en zorlayıcı aşamalardan biri olarak değerlendirilmektedir. Çünkü gerekli bir girdi ya da çıktı değişkeninin analize dâhil edilmemesi durumunda, gerçekte etkin olmayan KB etkinlik sınırı üzerinde yer alabilmektedir. Bunun yanında girdi ve çıktı faktörleri değiştikçe etkin ve etkin olmayan KB de değişebilmektedir. Bu nedenle girdi ve çıktıların belirlenmesinde ya da seçiminde, gerekirse uzman görüşü alınarak, üretim ve faaliyet sürecini tam olarak etkileyen faktörler belirlenmeli, üretimle bağlantısı olmayan ve çıktıları etkilemeyen değişkenler ise ayıklanmalıdır.
2.4.3. Kullanılacak Modelin Belirlenmesi
VZA uygulamalarında temel olarak ölçeğe göre sabit getiri varsayımı altında (CCR) ve ölçeğe göre değişken getiri varsayımı altında (BCC) olmak üzere iki farklı model kullanılmaktadır. Bu nedenle öncelikle bu iki model arasında bir karar verilmelidir. Eğer KB’lerin en iyi düzeyde faaliyette bulundukları düşünülüyorsa, ÖSG (CCR) modellerinden biri kullanılmalıdır. Aksi durumda ise ÖDG (BCC) modelleri arasından bir seçim yapılmalıdır. Günümüzün rekabet ve üretim koşullarında işletmelerin büyük bölümü en uygun ölçekte faaliyette bulunmamaktadır. Bu nedenle son yıllarda yapılan çalışmalarda BCC modelleri bir adım öne çıkmaktadır (Honma ve Hu, 2012, Fang ve Hsu, 2012, Yılmaz, 2013). Ölçek getiri varsayımına göre seçim yapıldıktan sonra, girdi ve çıktıların kontrol edilme durumuna göre nihai VZA modeli belirlenmelidir. Girdi üzerinde denetim mevcutsa girdiye yönelik, çıktı üzerindeki denetim söz konusu ise çıktıya yönelik modeller tercih edilmelidir. Girdi veya çıktı odaklılık belirlenemediği ya da birlikte değerlendirildiği durumlarda toplamsal ya da aylak değişken tabanlı ölçüm modellerinin kullanılması uygundur. Diğer taraftan değişken değerlerinin negatif ya da sıfır olmasından kaynaklı hatalı sonuçlar elde ediliyorsa, süper etkinlik modeli gibi uygun VZA modelleri kullanılmalıdır.
2.4.4. Sonuçların Yorumlanması
VZA sonuçları yorumlanırken KB’lerin etkinlik skorlarına bakılarak etkin olan ve etkin olmayan birimler belirlenmektedir. Bu bağlamda etkinlik skoru 1 olan birimler etkin, 1’in altında olan birimler etkin değil olarak yorumlanmaktadır. Analiz sonuçları yorumlanırken en çok üzerinde durulması gereken birimler etkin olmayan karar birimleridir. VZA'da etkin olmayan KB’ler için referans kümesi oluşturulur. Diğer taraftan kullanılan VZA modeline bağlı olarak sağlanan etkinlik iyileştirme önerileri de dikkate alınmalıdır. Çıktı odaklı
modellerde çıktılar; girdi odaklı modellerde ise girdiler üzerinde yapılacak değişimlerle etkin olmayan KB’lerin etkinliklerinin nasıl arttırılabileceği belirlenebilmektedir.
Günümüzde VZA uygulamaları için geliştirilmiş ticari ve ticari olmayan nitelikte oldukça fazla sayıda paket program bulunmaktadır. Ticari olanlar arasında DEA Solver Pro, Banxia Frontier Analyst, OnFront, DEAOS, KonSi ve PIM DEA-Soft gibi programlar yer almaktadır. Ticari olmayan yani ücretsiz olarak indirilebilip kullanılanlar ise DEA Excel Solver, DEAP, EMS ve Pioneer gibi programlardır. Bu programların hepsinde temel CCR ve BCC VZA modelleri işlemekte ve girdi ya da çıktı odaklı seçim yapılabilmektedir. Bazıları (daha çok ticari olanlar), süper etkinlik, çoklu dönem değerlendirme, kategorik etmenler, değişken öncelikleri, duyarlılık analizleri ve çok aşamalı analizler gibi artı çözümler de sağlayabilmektedir (Wöber, 2007, s.103-104). Ancak VZA programları veri hatalarına karşı karar alıcıları uyarmamaktadır. Dolayısıyla sonuçların etkin olarak yorumlanması için öncelikle girdi ve çıktı değişkenlerinin doğru seçilmesi ve doğru VZA yönteminin kullanılması gerekmektedir (Dinçer, 2008, s.831).