müteallik dava, mutazarrır olan tarafın zarar ve failine ittılai tarihinden itibaren bir sene ve her zararı müstelzim fiilin vukuundan itibaren on sene mürurundan sonra istima olunmaz….(T.C.Resmi Gazete, Sayı: 359 (29 Nisan 1926): 577) (Maddi veya manevi zarar adıyla nakit bir para verilmesine ilişkin dava, zarara uğramış tarafın ve zararı oluşturan tarafın başvuru tarihinden itibaren on sene geçtikten sonra dikkate alınmaz).
Alıkoyma programında, ilgili belge serilerine ilişkin ayıklama süreleri belirlenirken, 10 yıllık zaman aşımı süresinin göz önüne alınması gerekmektedir.
5.1.4. Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun
Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanununda, ilgili belgelerin zaman aşımı süreleri ve buna bağlı belgelerin ayıklama dönemlerine ilişkin bilgiler vardır.
Madde 102- Amme alacağı, vadesinin rastladığı takvim yılını takip eden takvim
yılı başından itibaren 5 yıl içinde tahsil edilmezse zamanaşımına uğrar. Para cezalarına ait hususi kanunlardaki zaman aşımı hükümleri mahfuzdur. Zaman aşımından sonra mükellefin rızaen yapacağı ödemeler kabul olunur (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 8469 (8 Temmuz 1953): 6834).
Kurumların hukuk müşavirleri tarafından da dikkatlice ele alınması gereken ilgili belgelerin, beş yılın sonunda ayıklamaya tabi tutulabileceği görülmektedir. Alıkoyma programında ilgili seriler tanımlanırken, Kanuna göndermeler yapılması gerekmektedir.
5.1.5. Türk Ticaret Kanunu
Türk Ticaret Kanunu içerisinde de belgelerin zaman aşımı sürelerini içeren bilgiler bulunmaktadır. Özellikle üniversitelerin döner sermayeleri ve işletmelerini ilgilendiren hükümler dikkatle incelenmek durumundadır.
“III. Kısım: Saklama müddeti: Madde 68- Defter tutma mecburiyetinde bulunan
kimse ve işletmeye devam eden halefleri defteri ile son kayıt tarihinden ve saklanması mecburi olan diğer hesap ve kağıtları tarihlerinden itibaren on yıl geçinceye kadar saklamaya mecburdur” (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 9353 (9 Temmuz 1956):14826).
Alıkoyma programlarında ilgili belgelerin ve defterlerin asgari 10 yıl saklama mecburiyeti, Kanuna gönderme yapılarak belirlenmelidir.
5.1.6. Vergi Usul Kanunu
Vergi Usul Kanununda da üniversitelerin döner sermayeleri ve ilgili diğer işletmelerini doğrudan ilgilendiren, belgelere yönelik zaman aşımı sürelerini içeren bilgiler bulunmaktadır. Kanuna göre:
Madde 114- (Değişik 23.6.1982 Resmi Gazete: 2683/3) Vergi alacağının
doğduğu takvim yılını takip eden yılın başından başlayarak beş yıl içinde tarh ve mükellefe tebliğ edilmeyen vergiler zaman aşımına uğrar... (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 10703 (10 Ocak 1961):3020).
Hukuk müşavirlerinin de görüşleri alınarak, ilgili konuda itilaf çıkması halinde, yazışmaların işlem tarihinden itibaren en az beş yıl saklanması gerekmektedir. Alıkoyma programında ilgili konuda belge serileri tanımlanırken Kanuna göndermeler yapılmalıdır.
5.1.7. Sayıştay’a Verilen Her Çeşit Gider ve Gelir Evrakı İle Her Çeşit Belgelerin Saklanma Süreleri ve Yok Edilme Usulleri Hakkında Tüzük
Gerçek ve tüzel kişilerle Sayıştay arasındaki ilişkileri belirleyen ve doğrudan ilgili belgelerin saklama sürelerini içeren Tüzük, içerik olarak, ilgili belgelerin alıkoyma dönemlerinin belirlenmesine dönük oldukça kapsamlı bilgiler içermektedir. Doğrudan belge işlemlerini belirleyen kanun ve yönetmelikler dışında (Devlet Arşiv Hizmetleri
Hakkında Yönetmelik ve 3473 sayılı Kanun), belge işlemlerine yönelik bu denli kapsamlı belirlemeler yapan herhangi bir yasal düzenleme söz konusu değildir. İlgili tüzüğün, idari ve mali işler daire başkanlıkları, ilgili döner sermaye işletmeleri ve tahakkuk müdürlüklerince oldukça titiz bir şekilde değerlendirilmesi gerekmektedir. Tüzükte yer alan belge işlemlerine yönelik aşağıdaki saptamalara yer verilmektedir.
Tablo 5: Sayıştay Belgeleri Saklama Sürelerini Gösteren Cetvel
Belge Türü Saklama Süresi
1. Sözleşmeler ve onlarla ilgili defterler
a) Devletçe yapılan ikaz ve istikrazlara ait sözleşmeler
Sözleşmelerinde yazılı sürelerinin bitiminden itibaren beş yıl saklanır.
b) İstikraz niteliğindeki avanslara ait sözleşmeler
Sözleşmelerinde yazılı sürelerinin bitiminden itibaren beş yıl saklanır.
c) İkaz ve istikrazlara ait bordro, kayıt örnekleri ve defterleri
Sözleşmelerinde yazılı sürelerinin bitiminden itibaren beş yıl saklanır.
d) Tescile tabi sözleşmeler Sözleşmelerinde yazılı sürelerinin bitiminden itibaren beş yıl saklanır.
e) Sözleşme tescil defterleri İlgili bütçe yılının bitiminden sonra 25 yıl saklanır.
2. Zat maaşlarına ait belge ve defterler
a) Zat maaşları tahsis defteri Süresiz saklanır. b) Zat maaşları tescil defteri Süresiz saklanır.
3. Bütçe içi ve dışı işlemlere ait evrak Hesabın ilgili bulunduğu bütçe yılının bitiminden başlayarak, 10 yıl saklanır.
a) Nakit ve mahsup verilen emirler ve ekleri Ancak;
I- Sayıştay’da yargılaması devam edenlerle ilgili evrak, on yıl saklama sürelerini tamamlamış olsalar bile, ilam kesinleşmedikçe,
II. 832 sayılı Kanunun 65. maddesi uyarınca ilgili mercilere gönderilen ya da yargılama, tahkiki, teftiş vb. nedenlerle yargı organları ya da diğer mercilerce istenilen evrak, iadelerinde, on yıllık saklama sürelerini tamamlamış olsalar bile Sayıştay’ca gereği yapılmadıkça yok edilemez. b) Gelir tahakkuk ve tahsil evrakı, gider
tahakkuk ve ödeme belgeleri
c) Yevmiye defterleri, aylık mizanla ilgili cetveller
d) Adli ve bütçe emanetlerine ait tahsilat ve reddiyat evrakı, her türlü avans evrakı ile sair bütçe dışı işlemlere ait belgeler
4. İdare hesabı ile ilgili evrak
I- Kesin hesap kanunu çıkmış olmak koşuluyla, hesabın ilgili bulunduğu bütçe yılının bitiminden başlayarak on yıl saklanır.
II- 832 sayılı Kanunun 66. maddesi gereğince hükmen onanmış sayılan hesaba ait evrak, o yıla ait kesin hesap kanunu çıkmış olmak koşuluyla, hesabın ilgili bulunduğu bütçe yılının bitiminden itibaren on yıl saklanır.
a) İdare hesabını teşkil eden cetveller Denetçi Raporları
Üye düşünceleri Savcı düşünceleri Daire kararları
f) Ödeme emri ve vize bordroları red takrirleri, fişler ve idari hesapları dosyalarındaki bütün belgeler
5. İlam (yazılı duyuru) ve Tutanaklar Bu belgeler yok edilemez. Ancak ilişkin bulundukları bütçe yılından başlayarak 30 yılı dolduranlar, DAGM’ne devredilebilir.
a) Daire ve Temyiz Kurulu ilamları b) Daire tutanakları
c) Daireler Kurulu tutanakları d) Temyiz Kurulu tutanakları e) Genel Kurul tutanakları
6. Kesin hesaba ilişkin belgeler ile Elektronik Bilgi İşlem Merkezi kayıt belgeleri
a) Kesin Hesaplar a) Kesin hesap kanunu çıkmış olmak koşuluyla ilgili bulundukları bütçe yılının bitiminden başlayarak on yıl saklanır.
b) Gelir ve gider belgelerine ve bütçe ile verilen ödeneklere ilişkin Elektronik Bilgi İşlem Merkezi bant ve diskleri
b) İlgili bulundukları bütçe yılı uygunluk bildiriminin verildiği tarihe kadar saklanır. c) “b” fıkrasında belirtilen ödenek
kayıtlarının yıl sonu bakiyelerine ilişkin bant ve diskler
c) Kesin hesap kanunu çıkmış olmak koşuluyla ilgili bulundukları bütçe yılından başlayarak on yıl
d) Bütçe ödeneklerine ilişkin kesin vize döküm listeleri ve aktarma belgeleri
d) Muhasebe müdürlükleri ile uygunluk sağlanıncaya kadar saklanır.
7. Vize ve İnceleme İşlemlerine Ait Sair (Diğer) Evrak ve Defterler
a) Harcamalardan önce vize ile ilgili bordro, defter ve kartlar
Hesabın ilgili bulunduğu bütçe yılının bitiminden başlayarak on yıl saklanır. Gizli kadrolar on yıl sonra ilgili kuruma gönderilir.
b) Kadro cetvel ve defterleri
c) İnceleme ve denetleme işlerine ait sair belgeler
8. Döner Sermaye ve Fon Hesaplarına Ait Evrak ve Defterler
İncelenmek ve yargılanmak üzere Sayıştay’a teslim edilen her türlü evrak ve defterler
Hesap yılının bitiminden başlayarak on yıl
I. Sayıştay’da yargılaması devam edenlerle ilgili evrak, on yıl saklama sürelerini tamamlamış olsalar
dahi ilam kesinleşmedikçe,
II. 832. Kanunun 65. maddesi uyarınca, ilgili mercilere gönderilen ve yargılama, tahkik, teftiş vb.
nedenlerle yargı organları ve diğer mercilerce istenilen evrak, iadelerinde, on yıllık saklama sürelerini tamamlamış olsalar bile, Sayıştay’ca gereği yapılmadıkça yok edilemez.
Döner sermayeli hesaplara ilişkin olup ticari usule göre tutulan defterler, hesabın
yargılanmasından, bu bent kapsamına giren diğer belgeler ise, Sayıştay’ca yok edilmeleri gereken tarihten sonra yerlerine gönderilebilirler.
9. Mal ve Mahalli İdareler Hesaplarıyla İlgili Belge ve Defterler
- Mal ve mahalli idareler hesaplarıyla ilgili olarak Sayıştay’a verilen her türlü belge ve defterler - İlgili oldukları bütçe yılı ya da hesap devresinden başlayarak on yıl saklanır. Bu belge ve defterlerden ilişiği bulunmayanların, ilgili idarenin istemi halinde, on yıllık süre beklenmeden yerine gönderilmesine Sayıştay Genel Kurulu’nca karar verilir.
(T.C.Resmi Gazete, Sayı: 13687 (7 Aralık 1970): 6-7)
İdari ve mali işlerle ilgili belge serilerinim saklama planlarının oluşturulmasında yukarıda açıklamalarına yer verilen Tüzük, oldukça kapsamlı düzenlemeler içermektedir. Bu bilgiler doğrultusunda alıkoyma programı çerçevesinde ilgili belge serilerinin, yukarıda belirlenen asgari sürelerde saklanması sağlanmalıdır.
5.1.8. Vergi İadesi Hakkında Kanun
Vergi İadesi Hakkında Kanun, üniversitenin vergi numarası bulunan birimleri ve işletmelerinin ürettiği ve sağladığı belgelere yönelik düzenlemeler söz konusu olduğunda, göz önüne alınarak değerlendirilmelidir. İlgili Kanunda belge alıkoyma dönemine ilişkin aşağıdaki bilgilere yer verilmektedir.