Belge Yönetiminin Kurumsal Yönetimde Üstlendiği İşlevler

Günümüzde belge yönetimi, 1934 yılında ortaya atılan “yaşam döngüsü” (Life cycle) kavramı ile belgelerin üretimi, kullanımı, alıkonması koruması ve ayıklanması çalışmalarını içine almaktadır. Belge yönetimi bir kurum tarafından üretilen ya da o kurumla ilgili olduğu için sağlanan her türlü dokümanter kaynağın, geçirdiği her aşamada denetimi ve bu denetimin gerçekleştirilebilmesi için gerekli işlem ve uygulamaları ele alan bir disiplini tanımlamaktadır. Raporlar, talimatlar, yazışmalar ve formlar belge yönetiminin çalışma kapsamının dört ana unsurunu oluşturmaktadır. Yine bu unsurların her biri, kendi içerisinde bağımsız bir yönetim birimidir. Belgelerin analizi, tasarımı, üretimi, düzenlemesi, alıkonması, kullanımı, korunması ve ayıklaması çalışmalarını içeren belge yönetimi programları, amaç olarak da belgelerin, hızlı ve doğru, gerektiği yerde ve gerektiği zamanda erişimini sağlamayı belirlemektedir (Hare 1997:3; Penn 1994:5; Smith 1997: 4).

Kurumlarda belge yönetimi; belge envanterlerinin oluşturulmasını, belge üretiminin yönetimini, form yönetimini, raporlar, talimatlar ve yazışmaların yönetimini, hayati belgelerin güvenliğini, belge alıkoyma şemaları ve alıkoyma uygulamalarının yönetimini, mikrografik (micrographic) ve ilgili alanda otomasyon çalışmalarını, belge merkezlerinin oluşturulması ve yönetimini, dosya yönetimini, yönetsel ve mali etkililik sağlamaya dönük bilgi teknolojisi uygulamalarının entegrasyonunu ve gerektiğinde arşiv yönetimini kapsayan bir disiplindir (Brumm 1995: 262). Sıraladığımız unsurların

ve uygulamaların, kurumsal yönetimin etkin ve etkili biçimde gerçekleşebilmesi için, gerekli iletişim kanallarını oluşturduğu ya da bu kanalların sağlıklı işlemesi için gerekli ortamı sağlamaya dönük araçları sağladığı bir gerçektir. Kurumsal kaliteyi artırmaya dönük çalışmalarda ve kaliteye ulaşmak için belirlenen standartlarda, ilgili unsurların geliştirilmesine dönük gerekliliklerin yoğunluğu dikkat çekmektedir.

Kurumlarda belge yönetimi bütün olarak, kurumun pek çok birimiyle ilişki içerisinde ve yine kendisine bağlı pek çok alt unsuru olan, oldukça kapsamlı bir yapıyı gerektirmektedir. Belge yönetimi programlarının kurumun büyüklüğü, iş yükü ve organizasyon yapısı çerçevesinde şekillenmesi gerekmektedir. Ayrıntılı olarak, kurumlarda belge yönetimi çalışmalarının aşağıdaki çalışma birimlerden oluşması öngörülmektedir. Ancak kurumun büyüklüğüne ve teşkilat yapısına bağlı olarak bu birimlerin birleştirilmesi ya da farklı biçimde ilişkilendirilmesi söz konusu olabilmektedir.

Şekil 5: Kurumlarda Belge Yönetimi İşlevleri ve Teşkilatlanması

(Brumm 1995: 265)

Yukarıdaki şekil, bir kurum içerisindeki belge yönetimi, işlemlerini göstermesi bakımından önemlidir.Bu şekil ile, her bir belge yönetimi işlemi için gerekli personel dağılımı ile, kurum içerisinde belge yönetimine yönelik oluşturulacak organizasyon da belirlenmiş olmaktadır.

Bu kapsamda, belge yönetimi çalışmalarını yürüten belge yöneticilerinin kurum içerisinde görev tanımını ortaya koymak yararlı olacaktır. İş başlıklarını tanımlayan bir

Belge Yönetimi

Alıkoyma ve

Dosyalama ^{Form Yönetimi}

Hayati Belge Yönetimi

Belge Merkezi Teknoloji Merkezi Belge Analisti Elkitabı ve Prosedür Teknikeri Güncel Belge Teknikeri Dosya Teknikeri Form Analisti Rapor ve Talimatlar Analisti Yazışmalar ve Posta Analisti Hayati Belge Teknisyeni Aktif Olmayan Belge Teknisyeni Felakete Karşı Önlem Elemanı Arşiv Teknisyeni

Memur Dosya Memuru Makine Operatörü

Memur Memur Memur Makine

Operatörü Mikrografik Teknisyeni Reprografi Teknisyeni Memur

sözlükte belge yöneticisinin görev tanımı; “belge yönetimi politikalarının geliştirilmesi ve yönetimi, işe yönelik belgelerin ve diğer bilgi kaynaklarının etkili ve etkin kullanımını sağlama” şeklinde verilmektedir. Belge yönetimi politikaları kapsamında, dosyalama, koruma ve belge erişime yönelik programlar geliştirme, kağıt, mikrofilm, bilgisayar programı ve diğer araçlardan yararlanarak bilgi ve belgelerin üretimi, düzenlenmesi ve etkin yönetimini gerçekleştirme de belge yöneticisinin çalışma kapsamında değerlendirilmektedir. Belge yönetim çalışmalarından sorumlu personelin ek görevleri arasında ise; yönetim işlevlerine destek bağlamında, kurum ve kurum içerisindeki birimlerde gerçekleştirilecek bilgi ve belge analizi çalışmalarını yürütme, kurum içerisinde bilgi yönetimi, idari işleyiş ve sistem, mali kontrol, belge saklama gereksinimlerini saptama ve kurum teşkilat yapısına yönelik çalışmaları destekleme ya da yönlendirme sayılmaktadır (Dictionary… 1987:93-94).

Yukarıda belge yönetiminin çalışma kapsamında değinildiği gibi, kurumsal yönetimin etkinleştirilmesi ve buna bağlı olarak, kurumsal kaliteyi artırmaya yönelik çalışmalarda, belge yönetimi alanında uzman personelin varlığına da gereksinim söz konusudur (Brumm 1995: 262-63). Bu noktada belge yöneticisinin modern kurumlardaki konumuna değinmekte yarar vardır. Belge yönetimi uzmanın kurum içerisinde yönetsel hiyerarşideki yeri aşağıdaki şekilde verilmektedir.

Şekil 6: Kurum Hiyerarşisinde Belge Yönetimi (Brumm 1995: 264)

Bu çerçevede, kurumsal organizasyon içerisinde belge yönetimi çalışmaları, kalite yönetiminin gerektirdiği yeni unsurları da içerisine alacak şekilde yeniden tanımlanmak durumundadır. Aşağıda sıralanan maddelerden de anlaşılacağı gibi belge yönetimi

Başkan Yardımcısı

Bilgi Kaynaklarından Sorumlu

Belge Yönetimi Yönetim Teknolojisi Planlama Yönetici

çalışma alanı, geleneksel yaklaşımlara göre, idari yapı içerisinde daha etkin rol üstlenmektedir.

1. Belge yönetimi planlarının geliştirilmesi.

2. Belge yönetimi programları için uzun dönemli beklentilerin belirlenmesi. 3. Belge yönetim programlarının unsurlarıyla ilişkili yöntemler ve

tekniklerin geliştirmesi.

4. Belge sisteminin analizi için gerekli düzenlemelerin oluşturulması . 5. Program için gerekli personel, ekipman ve diğer gereklilikleri

belirlemesi.

6. Belge yönetimi programının sağlıklı işleyişine yönelik gerekli idari ve yasal düzenlemelerin gerçekleştirilmesi .

7. Elektronik ortamda belge yönetimine yönelik olanakları ve gerekliliklerin belirlenmesi.

8. Belge alıkoyma şemalarının geliştirmesi.

9. Hayati belgelere yönelik programların tasarımı ve felakete karşı hazırlık çalışmalarının yapılması.

10. Form yönetim programlarının geliştirilmesi.

11. Tüm ortamlardaki belgelerin depolanması ve erişimine yönelik şemaların oluşturulması.

12. Belge yönetimi el kitabının geliştirmesi.

13. Kurumsal bilgi ve belge yapısı ve uygulamalarının yasal gerekliliklere uygunluğunu denetlenmesi.

14. Kurum yöneticilerinin belge yönetim programını desteklemesi ve gerekli kaynakları sağlanmasına yönelik çalışmaların yürütülmesi.

15. Belge yönetimi programlarının kurum içerisinde etkili olarak yürütülmesine dönük olarak, eğitim programlarının yürütmesi ya da koordinasyonu (Brumm 1995: 270-71).

Görüleceği gibi belge yönetimi, kurumsal iş ve işlemlere yönelik her unsuru etkileyebilen ve bu unsurların yürütülmesinde etkin rol alan bir çalışma kapsamına sahiptir. Kurumsal iletişim aracı olan belgelere yönelik sağlıklı bir sistemin olmayışı ise kurumsal olarak ciddi sorunların ortaya çıkmasına yol açabilmektedir.

Kurumlarda belge yönetimi çalışmaları kapsamında yukarıda dile getirdiğimiz çalışma başlıkları, amaç olarak kurumun daha kaliteli hizmet vermesini sağlamayı hedeflemektedir. Geleneksel belge yönetimi, belgelerin üretim süreçlerini takip eden tüm işlemlerde, ayıklanmaları ya da arşive nakillerine kadar etkin yönetimlerini gerektirmektedir. Günümüzde belge yönetimi, bu çalışmaların yanı sıra, kurumsal yönetimin kalite tabanlı işleyişinde aktif roller üstlenmektedir. Artık kurumlar, yönetimin sağlıklı karalar verebilmesine için kurumsal bilginin sağlanması, uygulamaların yasal ya da idari gerekliliklerle paralel yürütülmesi için, belge yönetimi çalışmalarını önemli bir yönetim işlevi olarak görmektedirler. Öte yandan belge yönetimi çalışma kapsamında da, kalite yönetimi ve buna bağlı oluşturulacak kalite sistemleri, ve sistemin dokümante edilmiş hali olan kalite sistem dokümantasyonu uygulamalarına yer verilmesi, bu çerçevede, yukarıda değinildiği gibi bir belge yönetimi el kitabının hazırlanması gerekmektedir.

3.2. KALİTE YÖNETİMİ, KALİTE SİSTEM DOKÜMANTASYONU VE