BELGE ALIKOYMA PROGRAMLARININ ULUSLARARASI NİTELİĞİ

incelenmek durumunda kalınmıştır (Wyman 1996: 35).

4.4. BELGE ALIKOYMA PROGRAMLARININ ULUSLARARASI NİTELİĞİ

Farklı ortamlarda geliştirilen belge alıkoyma programlarını, giderek küreselleşen dünyada sadece bölgesel olarak değil, uluslararası olarak da düşünülmesi söz konusudur. Uluslararası ticaretin sınır tanımayışı ve kültürlerin giderek daha fazla birbirlerinin içerisinde tanımlanışı, kurumların küreselleşmesine önemli etki yapmaktadır. Kurumların kendi iç işleyişinin sonucu ürettikleri belgeler, iç işleyişteki değişimlerden etkilenmekte ve sonuç olarak günümüzde belge ve belge yönetimini her seferinde yeniden tanımlama gereksinimi doğmaktadır. Belge yönetimi kapsamında gerçekleştirilen belge alıkoyma programları da bu değişimlerden en çok etkilenen belge yönetim unsurlarının başında gelmektedir (Stephens 1995:69). Belgelerin alıkonmasına yönelik planlamanın yapılması, sadece belge yönetim programlarının kapsamında gerçekleştirilebilecek bir uygulama olarak düşünülmemektedir. Kurumsal, bölgesel, ulusal ve uluslararası yasalar ve diğer düzenlemeler belgelerin alıkoyma sürelerini ve alıkoyma biçimlerini belirleyen temel kriterleri oluşturmaktadır (Stephens 1995:70).

Birbirlerinden farklı uygulamalara sahip ülkeler arasında faaliyet gösteren bir uluslararası kurumun temel alacağı kriterleri belirlemek, oldukça güçtür. Bunun için belki de uluslararası bir çalışmanın yapılması gerekmektedir. Örneğin Stephens tarafından gerçekleştirilen, muhasebe belgelerinin alıkoyma sürelerini değerlendiren bir çalışmada 35 ülke incelenmiş ve genel muhasebe defterlerin alıkoyma sürelerindeki farklılıklar ortaya konmuştur: Çalışmada muhasebe defterlerinin ortalama alıkoyma süresi; Belçika, Almanya, Fransa, Japonya, Meksika vb. ülkelerde 10 yıl iken, Malezya ve Singapur da 7 yıl, Irak’ta 15 yıl, İtalya’da 5 yıl olarak saptanmıştır. Güney Afrika ve Türkiye’ için ise bir alıkoyma dönemi saptanamamıştır. Kurum içi ya da dışı işe yönelik yazışmaların alıkoyma süreleri ise; İngiltere’de 3-6 yıl arası, Costa Rica’da 4 yıl, Paraguay’da 5 yıl, Almanya’da 6 yıl, Portekiz, Güney Kore, Belçika ve Türkiye’de de 10 yıl olduğu saptanmıştır. Çin ve Virjinya Adaları’nda ise işe yönelik yazışmaların 15 yıl saklandığı saptanmıştır (Stephens 1997:71-72).

4.4.1. Uluslararası Antlaşmalar ve Belgelerin Alıkonma Süreleri

Uluslararası düzeyde gerçekleştirilen pek çok antlaşma ve ilgili topluluklar arasında ilişkileri belirleyen düzenlemeler arasında, belgelerin alıkoyma süreleri konusunda hükümler söz konusudur. Örneğin EC’92 olarak adlandırılan Avrupa Topluluğu Ortak Pazar Antlaşması, Kuzey Amerika Serbest Ticaret Antlaşması (North American Free Trade Agreement, NAFTA; Kanada, Meksika ve Amerika Birleşik Devletlerini içine alıyor) yine Tarife ve Ticarete Yönelik Genel Antlaşma (General Agreement on Tariffs and Trade, GATT; içinde ABD’nin ve Türkiye’nin de olduğu 108 ülke tarafından imzalanmıştır) vb. uluslararası antlaşmalar da belgelerin alıkonmasına yönelik düzenlemeler söz konusudur (Stephens 1997:72).

Örneğin NAFTA Antlaşması’nın 505. maddesinde, ticari içerikli tüm belgelerin en az 5 yıl saklanması gerektiği vurgulanmaktadır. Antlaşmayı imzalayan Meksika, ABD ve Kanada içerisinde yer alan çok uluslu şirketler ya da kurumlar, kendi ürettiği ya da sağladığı ilgili belgelerin alıkoyma sürelerini, bu antlaşmada belirtilen gerekliliklere uydurmak durumundadırlar. Yine GATT ve EC’92 içerisinde de benzer uygulamalar söz konusudur (Stephens 1997:73).

Aşağıda uluslararası nitelikte olan ve içerisinde doğrudan belgelerin alıkoyma dönemlerine yer veren yasal düzenlemeler maddeler halinde verilmektedir:

- Uluslararası Yasalara İlişkin Kaynak (Resource of International Laws) - Dünya Ticaret Yasası (Commercial Law of the World)

- Çok Uluslu Ortaklık Yasası (Multinational Corporation Law) - Dünya Vergi Yasası (World Tax Law)

- Gümrükler ve İdaresi Yasası (Customs Law and Administration)

- Avrupa Topluluğu Şirketler Yasası (European Community Companies Law) (Stephens 1997:74).

Bunların dışında; uluslararası çalışan şirketlere yönelik yasal düzenlemeler, ticari kodlar, sözleşme yasaları, çalışanları ilgilendiren yasal düzenlemeler, entelektüel mülkiyet hakkı ve bilgi edinme özgürlüğü ile ilgili düzenlemeler, müşteri tabanlı ticaret yasaları, vergi düzenlemeleri, “Sivil Düzenlemeler Yasası” ve çevre yasaları içerisinde

de, belgelerin saklanması ve alıkoyma sürelerine ilişkin bilgiler yer almaktadır (Stephens 1997:75).Kurumlara ya da ülkelere yönelik olarak uluslararası örgütler tarafından açılan davaların sonuçları da zaman zaman, belge alıkoyma dönemlerini belirlemede esas alınabilmektedir Uluslararası olarak görülen dava sonuçlarında belge alıkoyma dönemleri üç başlıkta ele alınmaktadır. Bunlar:

Sözleşme Davaları (Contract Litigation): Sözleşme davalarına ilişkin olarak yapılan

bir çalışmada, belgelerin alıkoyma sürelerinin, ülkeden ülkeye farklılıklar gösterdiği saptanmıştır. Sözleşme davalarına ilişkin olarak belgelerin alıkoyma süresi; Avustralya, Malezya, Yeni Zelanda, İrlanda, Fransa.. vb pek çok ülkede 6 yıldır. İngiltere’de de sözleşme davalarıyla ilgili belgeler 1980 yılında çıkarılan Sınırlandırma Yasası’na (Limitation Act) göre 6 yıl olarak belirlenmiştir. ABD’de sözleşme davaları kapsamındaki belgeler için alıkoyma dönemi, 3 ile 20 yıl arasında değişen sürelerde belirlemiştir (Stephens: 1997:63).

Ürün Sorumluluk Davaları (Product Liability Litigation): Ürün sorumluluk

davalarıyla, ürünün sorumluluğunda karşılaşılan problemlerle ilişkili belgelerin alıkoyma süreleri belirlenmektedir. Ülkelere göre belgelerin alıkoyma dönemi; Finlandiya ve Almanya’da 3 yıl, Avrupa Topluluğu ve buna bağlı tüm ülkelerde 10 yıl olarak belirlenmiştir. Ancak personel sicil dosyaları için uygulamalar farklı olarak değerlendirilmektedir. Örneğin sicil dosyalarının ABD’de ortalama 70 yıl ya da kişinin ölümünden 5 yıl sonrasına kadar, İngiltere’de personel belgelerinin alıkoyma süresi ilgili kişinin doğum tarihinden itibaren 85 yıl ya da kişinin ölümünden 5 yıl sonrasına kadar (Disposal Scheduling…2002: 1), Türkiye’de ise en az 101 yıl saklanması gerekmektedir (Devlet...1988:1).

Personel Yararlanma Davaları (Personal Injury Litigation): Personel yaralanmaları

ve bunlara ilişkin belgelerin alıkoyma süreleri; İngiltere, İrlanda ve Japonya’da 3 yıl, Hollanda da 5 yıl, Çin’de 10 yıl, ABD’de 2 ile 10 yıl arasında değişen sürelerde belirlenmiştir (ABD’de her eyaletin kendi iç işleyişinde bağımsız yasalara sahip olması değişen sürelere neden olmaktadır) (Stephens: 1997:64). Türkiye’ye ilişkin veri elde edilememiştir.

4.4.2. ISO Standartları İçerisinde Belge Alıkoyma Çalışmaları

ISO standartları, tüm organizasyon yapılarına uyumlu genel standartları içerdiğinden, kurumlara yönelik ayrıntılı bir belge alıkoyma programı ortaya koymamaktadır. Ancak ISO standartları içerisinde doğrudan belge alıkoyma programlarının geliştirilmesine ilişkin saptamalar da söz konusudur. ISO standartları içerisinde belgelerin alıkoyma sürelerine ilişkin saptamalar yapılırken, alıkoyma sürelerinin, kurumdan kuruma farklılık gösterebileceğine de özellikle vurgu yapılmaktadır. Belge alıkoyma çalışmalarının, kurumların bağlı olduğu ulusal ve uluslararası düzenlemeler ile kurumsal gereklilikler doğrultusunda belirlenmesi gerektiğine vurgu yapılmaktadır. ISO kalite güvencesine sahip olmak isteyen tüm kurumlar, üretilen ve kullanılan belgelere yönelik bir alıkoyma programı geliştirmek zorundadır. Oluşturulacak programda belgelerin seriler düzeyinde tanımlanması öngörülmektedir. Üretilen belgelerin olası geçireceği her aşamanın ve gerekli alıkoyma süresinin bu şema içerisinde belirtilmesi öngörülmektedir (Stephens 1995:74).

Yapılan araştırmalar, belge alıkoyma programlarının geliştirilmesine dönük çeşitli düzeyde projeler gerçekleştiren kurumların yaptıkları yatırım maliyetlerini, ilk yıl içerisinde en az %20 oranında karşıladıklarını ortaya koymuştur (Brumm 1995:275). ISO gibi kalite standartları almayı düşünen kurumlar için gerekli görülen belge alıkoyma programlarının uygulanmasının, kurumun büyüklüğüne göre altı aydan birkaç yıla kadar bir süre aldığına değinilmektedir (Brumm 1995:275).

4.5. BELGE ALIKOYMA PROGRAMLARINA GEÇİŞTE KURUMSAL