Kurumsal Belge Analiz Kapsamında Fiziksel Gözlem, İncelemeler ve Anket

için yasal gruplar kullanılmaktadır (Skupsky 1994: 10, 13-14).

4.5.3. Kurumsal Belge Analiz Kapsamında Fiziksel Gözlem, İncelemeler ve Anket

Kurumsal belgelerin analizine yönelik belge envanterlerinin oluşturulması ve yasal analizin ardından, kurumda yer alan birim ve bölümlerde yapılacak fiziksel gözlem, incelemeler ve gerekli anket çalışmasının gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Fiziksel gözlem çalışmalarının, yapılandırılmış uygulamalara dayandırılması gerekmektedir. İngiliz Ulusal Arşivi’nce hazırlanan, belge yönetim standartları içerisinde, kurumlarda var olan belge sisteminin incelenmesi ve değerlendirilmesine yönelik gerçekleştirilecek belge analizi çalışmaları kapsamında, fiziksel gözlemin aşağıdaki unsurları kapsaması öngörülmektedir:

1. Fiziksel gözlem, belgelere yönelik analiz çalışmasını yapacak personelin belge işlemlerinin yürütüldüğü birimlere yapacağı ziyaretle başlamaktadır. Bu ziyarette; belgeler ve depolanan araç gereçleri incelenmelidir. Önceden yapılandırılmış bir görüşme formu hazırlanmalı, ilgili personelle bu çerçevede görüşülmelidir. Bu çerçevede, belgelerin tek tek değerlendirilmesi yerine ilgili birimlerde belgelerin seriler düzeyinde değerlendirilmesi daha etkilidir.

2. Fiziksel gözlem dikkatli planlanmalıdır. Gerekli bilgilerin neler olduğu bütün yönleriyle önceden belirlenmelidir. Çalışmaya başlanmadan önce bir ön çalışma olarak, belgelerin kullanıldığı ve depolandığı alanlar, ilgili personel ve genel olarak belge miktarları incelenmelidir.

3. Belgelerin bulunduğu tüm alanlar listelenmelidir.

Birim ve bölümlerde yer alan belgelere yönelik sağlıklı bir alıkoyma dönemi belirleyebilmek için aşağıdaki soruların öncelikle cevaplandırılması gerekir:

1. Kurumun işlevi nedir?

2. İlgili bölüm alt bölümlere ya da çalışma alanlarına sahip mi? 3. Bölüm, kurumun genel işlevleri dışında özel programlara sahip mi? 4. Kurumda yönetim sistemi nasıl organize edilmiş?

5. Kurumu ve ilgili bölümü sıra dışı ya da özel yapan unsurlar var mı? 6. İlgili bölümde üretilen belli başlı belge yapıları neler?

7. Belgeler hangi erişim araçlarında tanımlanıyor? (envanterler, listeler, indeksler...vb)

8. Bölümde belgelere yönelik hangi düzenlemeler ne şekilde yürütülüyor?

9. Bölüm aşağıdakilere sahip mi?

a. Bölüm ve organizasyon haritaları b. Yıllık raporlar

c. Yasa ve politikalara ilişkin düzenlemeler d. Toplantı tutanakları

e. Fotoğraf ve diğer görsel işitsel materyaller f. Bölümün çıkardığı kurumsal yayın, broşür, vb.

g. Eğitim/öğretim çalışmalarına ilişkin belgeler, araçlar ve diğer materyaller

h. Araştırma aktiviteleriyle ilgili belgeler i. Öğrenci belgeleri dışındaki öğrenci belgeleri

10. Bu belge serileri ilgili bölümde yer alan dosya bütünün dışında farklı bir yer de mi depolanıyor? Eğer böyleyse nerede?

11. Bölümün geçmişi ya da amaçlarına yönelik yazılı belgeler ya da yayınlar var mı ? (Conducting a Records Survey...2002: 3 2-22).

Kurum içerisinde belgelere yönelik analiz yapılırken, tüm personelle görüşmek yerine, ilgili alanda çalışmaları yürüten ya da yönetici konumundaki personel ile görüşmek daha yararlı olacaktır. Bu noktada, ilgili birimlerde yapılacak incelemelerde aşağıdaki unsurlar üzerinde durulmalıdır:

• Yasal durum: Belge üretimine neden olan yasal ve idari koşulların ve bu koşullar çerçevesinde hangi belge yapılarının üretildiğinin

tanımlanması.

• Analitik sorular: Üretilen ya da kullanılan belgelerin güncel, yarı güncel ve günceliklerini kaybettikleri dönemlerin saptanması. Belge

üretimini ya da değerlendirmesini etkileyen durum ya da koşulların tanımlanması.

• Erişim sorunları: Sıklık, erişim noktası, aktif zaman aralıkları vb. gibi erişim özelliklerinin tanımlaması.

• Tarihsel durum: Belgelere yönelik özel düzenlemelerin (ayıklama ve imha gibi) hangi zaman aralıklarında yapıldığının belirlenmesi. • Belge alıkoyma dönemine ilişkin sorunlar: Belgelerin fiziksel

formları ve içerdiği bilgiler doğrultusunda ,idari ve yasal gereksinimlerinin belirlenmesi, alıkoyma dönemlerine yönelik gerekli verilerin tamamlanması.

Birim ve bölümlerde belgelere yönelik incelemeler yapılırken, belge kullanıcılarının ilgili belgelere hangi tarih aralığında gereksinim duyduğunun da saptanması gerekir (Brumm 1995:280). Ancak kurum personelinin belgelerin yaşam döngüsü konusunda yeterince bilinçli olmayabileceği gerçeğiyle soruların aşağıdaki formlarda sorulması daha uygun olabilir:

- Çalışmalarınızda kaç yıl geçmişe dönük belgelere gereksiniminiz oluyor? Belli başlı belge serileri sıralanıp, ilgili belgelere yönelik geçmişe dönük gereksinim haritasının çıkarılmalıdır.

- Şu ana kadar başvurduğunuz en eski belge serisi hangisi? Temel belge serileri şıklar halinde sıralanmalı ve bu çerçevede, öncelik sırasına göre yanıtlar sağlanmalıdır.

- Hangi nedenlerden ötürü eski tarihli belgelerle işiniz oldu? vb. Deneklere yardımcı olacak seçenekler de gerektiğinde devreye sokularak, yanıtlar önem sırasına göre sağlanmalıdır.

Gerçekleştirilen kurumsal analiz, belge analizi, görüşme ve incelemelerin ardından, kurumsal belge işlemlerine yönelik kapsamlı bir anket çalışmasına geçiş uygun görülmektedir. Daha önce elde edilen veriler ışığında anket, kurumsal belgelerin değerlendirilmesi için kullanılması gerekli bir teknik olarak belirlenmektedir. Aşağıda hazırlanacak anket formuna yönelik beklenen unsurlar yer almaktadır.

1. Belgelere yönelik bilgi toplamak için gerçekleştirilecek anket çalışmasında, geliştirilmiş standart formlardan yararlanmak uygundur. Anket, üretilen ve kullanılan belgelerin doğası göz önüne alınarak kurumların kendi yapıları doğrultusunda geliştirilmelidir.

2. Anket formları kapalı ve açık uçlu sorulardan oluşmalıdır. Kapalı uçlu sorular hazırlanırken, ortaya çıkarılmak istenen durum ya da soruna yönelik karar vermeyi etkileyebilecek her boyut düşünülmeli, ankette deneklerinin kendilerine en yakın cevabı rahatça işaretleyebilecekleri ortam yaratılmalıdır. Gerekirse tüm sorulara bir de açık uçlu seçenek eklenmelidir. Açık uçlu sorular daha çok, ilgili durumun ya da koşulların açıklanmasının gerektiği durumlarda, anketi dolduracak kişilerin özgün fikirlerinin olduğu düşünüldüğünde hazırlanmalıdır (Information and Records Survey 1997: 11-13).

Envanter çalışması, görüşmeler, anket ve belge yapılarına yönelik gerekli diğer araştırma ve incelemelerden sonra, ortaya konulan belge profillerine dönük değerlendirmeler yapılmalıdır. Değerlendirme, belgelere yönelik yasal durumun saptanması, idari gereksinimlerin belirlenmesi ve belgelerin tarihsel araştırma değerinin ortaya konulmasının ardından gerçekleştirilmelidir. (Stephens 1988:7). Bu çalışmalarla belge alıkoyma dönemlerini belirlemeye dönük gerekli verilerin tamamı elde edilmektedir. Ancak belge alıkoyma dönemlerine karar verebilmek için bazı temel ilkelerin de göz önüne alınması gerekmektedir. Aşağıda, alıkoyma kararlarının etkileyebilecek, ilkeler sıralanmaktadır:

İlke 1: Belge alıkoyma programları, tüm gereksinimlerini karşılamaya yönelik,

değişime uygun esnek formda tasarlanmalıdır. Bilgi ve belge gereksinimleri, genel eğilimler ve gereklilikler üzerine odaklanmalıdır.

İlke 2: Kurumsal bilgi ve belge kaynaklarının yasal, idari ya da araştırma

değerini etkileyen ya da ilgili olan veriler, alıkoyma programları kapsamında kayıt altına alınmalıdır.

İlke 3: Belge alıkoyma programları kurumu zor duruma düşürebilecek

olasılıklar (Yasal gerekliliklerin tüm yönleriyle karşılanması gerekmektedir) göz önüne alınarak, son derece dikkatli olarak hazırlanmalıdır. Özellikle belgelerin

imhası noktasında, alıkoyma programında yer alan saptamalar, titizlikle ele alınmalıdır.

İlke 4: Kurumda gerçekleştirilecek alıkoyma uygulamalarında, standartlaşma ve

uyum için geliştirilecek şemaların ilgili tüm birimlerde yer alması gerekir. Kurum içerisinde belgelere yönelik gerçekleştirilecek uygulamalar, merkezi bir birimin koordinasyonunda ve bilgisinde olmalıdır.

İlke 5: Alıkoyma uygulamaları konusunda ilgili tüm personelin bilgilendirilmesi

gerekir. İlgili personel kurumsal bilgi ve belgelerin değeri üretiminden imhasına kadar gerekli işlemler, ilgili çalışmaların aksamasının yaratabileceği riskler vb. konularda, düzenli aralıklarla eğitime tabi tutulmalıdır (Brumm 1995: 282-83; Stephens 1988:7).