Çalışmamızın bu bölümü, kalite yönetimi çerçevesinde belge yönetimi ve belge alıkoyma programlarının geliştirilebilmesine yönelik yasal analizlerin bulgularına ayrılmıştır. Kuramsal bölümde değerlendirildiği gibi, belge alıkoyma programı amaç olarak, kurumsal yapı ve bu yapıyı etkileyen yasal düzenlemelerin tanımlanmasını gerektirmektedir. Bu bölümde yasal analiz çalışmasına ilişkin bulgular ortaya konulurken, çeşitli üniversiteler ve kurumlar ile İngiliz Ulusal Arşivi tarafından geliştirilen alıkoyma programı şemaları, Skupsky ve Brumm tarafından ortaya konulan, belge alıkoyma programı oluşturmaya dönük çalışmalardan yararlanılmıştır.
H.Ü. Beytepe Kampusü’nde üretilen ve kullanılan belgelere yönelik gerçekleştirilen yasal analiz kapsamında ülkemizde, belge alıkoyma dönemlerini etkileyen ve belirleyen yasal düzenlemeler incelenmektedir. İncelenen yasal düzenlemeler, üç kısımda değerlendirilmektedir. Birinci kısımda, ülkemizde tüm kamu kurumlarında belge işlemlerini etkileyen ya da belirleyen yasal düzenlemeler incelenmektedir. İkinci kısımda, ülkemiz kamu üniversitelerinde kurumsal işleyişi belirleyen ve dolayısıyla belge işlemlerini etkileyen yasal düzenlemeler ele alınmaktadır. Üçüncü kısımda ise, üniversitelerde ve özelde H.Ü.’ne yönelik çıkarılan ve belge işlemlerini etkileyen ya da belirleyen yasal düzenlemeler incelenmektedir. İlgili çalışmalar, araştırma yöntemlerinin uzantısı niteliğindeki belge tarama tekniği ve belge analizi uygulamalarının bir parçasını oluşturmaktadır.
Aşağıda, bu bölüm kapsamında analiz edilen yasal düzenlemelere ilişkin bir indeks verilmektedir. İndekste üç başlık altında gruplanan yasalar; kanunlar, kanun hükmünde kararnameler, tüzükler, yönetmelikler, genelgeler, talimatlar ve ilke kararları düzeni içerisinde hazırlanmıştır
Tablo 4: Hacettepe Üniversitesinde Belge İşlemlerini Etkileyen Ve Belirleyen Yasal
Düzenlemelere İlişkin İndeks
A- Kamu Kurumlarında İş ve İşleyiş ile Uyulması Gereken Kuralları Belirleyen Genel Düzenlemeler
A.1. Devlet Memurları Kanunu A.2. Borçlar Kanunu
A.3. Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun A.4. Türk Ticaret Kanunu
A.5. Vergi Usul Kanunu
A.6. Vergi İadesi Hakkında Kanun A.7. Bankalar Kanunu
A.8. Sayıştay’a Verilen Her Çeşit Gider ve Gelir Evrakı İle Her Çeşit Belgelerin Saklanma Süreleri ve Yok Edilme Usulleri Hakkında Tüzük
A.9. Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği
B- Belge İşlemlerini Belirleyen Yasal Düzenlemeler
B.1. Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında KHK’nin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun
B.2. Tebligat Kanunu
B.3. Bilgi Edinme Hakkı Kanunu B.4. Elektronik İmza Kanunu
B.5. Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun
B.6. Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas Ve Usuller Hakkında Yönetmelik
B.7. Yükseköğretim Kurulu Arşiv Yönetmeliği B.8. Hacettepe Üniversitesi Arşiv Yönetmeliği B.9. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
B.9.1. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik
B.10. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik
B.11. Kamu Kurum Ve Kuruluşlarının Yazışmalarında Kullanılacak Kodlama Sistemi İle İlgili Genelge
B.12. Standart Dosya Planı İle İlgili Başbakanlık Genelgesi
B.13. Ayıklama ve İmha İşlemlerine Yönelik 20 Ekim 1998 Tarihli Genelge
B.14. Kurum Ve Kuruluşlarca Müşterek Kullanılacak Standart Dosya Planı Hazırlamada Uyulacak Esaslar
C- Üniversitelerde Belge İşlemleri Ve Belge Alıkoyma Programlarını Etkileyen Yasal Düzenlemeler
C.1. Yükseköğretim Kanunu
C.1.1. Yükseköğretim Kanununa Eklenen Maddelerle İlgili Mevzuat C.2. Hacettepe Üniversitesinin Kurulması Hakkında Kanun
C.3.. Yükseköğretim Personel Kanunu
C.3.1.Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname
C.3.2. Üniversitelerde Akademik Teşkilât Yönetmeliğinin 18. Maddesinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik
C.3.3. Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Kurulların Oluşturulması ve Bilimsel Denetim Yönetmeliği
C.3.4. Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme Yönetmeliği
C.4. Hacettepe Üniversitesi Ön lisans, Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği
C.4.1. Lisans Öğrenimlerini Tamamlamayan veya Tamamlayamayanların Ön Lisans Diploması Almaları veya Meslek Yüksekokullarına İntibakları Hakkında Yönetmelik
C.4.2. Yükseköğretim Kurumları Arasında Ön lisans ve Lisans Düzeyinde Yatay Geçiş Esaslarına İlişkin Yönetmelik C.4.3. Üniversiteler Yayın Yönetmeliği
C.5. Lisansüstü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği
C.5.1. Hacettepe Üniversitesi Lisansüstü Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği
C.5.2. Doçentlik Sınav Yönetmeliği
C.5.3. Lisansüstü Öğretim Görenlerden Öğretim Yardımcısı Kadrolarına Atanacakların Hak ve Yükümlülükleri ile Tıpta Uzmanlık
Öğrencilerinin Giriş Sınavları Hakkında Yönetmelik C.6. Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği
C.7. Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim Elemanı ve Memurları Disiplin Yönetmeliği
C.8. Yükseköğretim Kurumları Satın Alma ve İhale Yönetmeliği
C.9. Yurtiçinde ve Dışında Görevlendirmelerde Uyulacak Esaslara İlişkin Yönetmelik
C.10. Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite Kontrol Yönetmeliği
C.11. Yükseköğretim Kurumlarında Yabancı Uyruklu Öğretim Elemanı Çalıştırılması Esaslarına İlişkin Bakanlar Kurulu Kararı
C.12. Yükseköğretim Kurumlarında Emekli Öğretim Elemanlarının Sözleşmeli Olarak Çalıştırılması Esaslarına İlişkin Karar
C.13. Yükseköğretim Kurumlarında Cari Hizmet Maliyetleri ve Öğrenci Katkısı Olarak Alınacak Katkı Payları ve İkinci Öğretim Ücretlerinin Tespitine Dair Esaslar
C.14. Yükseköğretim Kanunu'na 5316 Sayılı Kanunla Eklenen Geçici 50. ve 51. Madde Hükümlerinin Uygulanması İle İlgili İlkeler
5.1. BELGE İŞLEMLERİNİ ETKİLEYEN GENEL YASALAR
Çalışmanın bu kısmında, ülkemizde kamu kurumlarının tümünün tabi olduğu genel yasalara yer verilmektedir. İlgili yasal düzenlemeler içerisinde belge işlemlerini etkileyen çeşitli hükümler söz konusudur. Bu hükümlerin alıkoyma programları geliştirilirken göz önüne alınması gerekmektedir.
5.1.1. Devlet Memurları Kanunu
657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, kamu kurumlarında görev yapmakta olan tüm personelin tabi olduğu en temel kanundur. Ülkemiz kamu üniversiteleri de, “genel ve katma bütçeli kurumlar” ibaresiyle Kanuna tabidir.
Madde 1- (Değişik:30/5/19(74-KHK-12/1 md. Aynen kabul 15/5/1975-1897/1 md.) Bu Kanun, Genel ve Katma Bütçeli Kurumlar, İl Özel İdareleri, Belediyeler,
İl Özel İdareleri ve Belediyelerin kurdukları birlikler ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlarda, kanunlarla kurulan fonlarda, kefalet sandıklarında veya Beden Terbiyesi Bölge Müdürlüklerinde çalışan memurlar hakkında uygulanır (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 12056 (14 Temmuz 1965): 1).
Madde 11- Devlet memurlarının görev ve sorumlulukları: (Değişik: 12/5/1982 - 2670/4 md.). Devlet memurları kanun, tüzük ve yönetmeliklerde belirtilen esaslara
uymakla ve amirler tarafından verilen görevleri yerine getirmekle yükümlü ve görevlerinin iyi ve doğru yürütülmesinden amirlerine karşı sorumludurlar (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 12056 (14 Temmuz 1965): 2).