BELGE ALIKOYMA ÇALIŞMALARININ TANIMI VE İÇERİĞİ

Belge alıkoyma programları konusunda İngiliz Ulusal Arşivi (British Public Records Office) tarafından gerçekleştirilen tanımlama oldukça tatmin edici niteliktedir. İngiliz Ulusal Arşivi’nce kurumsal belge alıkoyma programı; “belgelerin yasal, mali, idari ve tarihi değerleri göz önüne alınarak, üretimi ya da sağlanmasından ayıklanmasına değin geçen sürede depolanması ve etkin kullanımına yönelik yürütülen çalışmaların bütünü” (Disposal Scheduling…2002:5) olarak tanımlanmaktadır.

Belgelere ilişkin saklama planları ve alıkoyma dönemlerini belirleyen dört temel kriter vardır. Bunlar belgelerin; idari, mali, yasal ve araştırma değerlerine yönelik kriterlerdir.

Bunlardan idari değer yöneticiler ve ilgili yasal hükümlere dayanılarak tanımlanırken; mali değer, ilgili yasalara ve idari ve mali işlerden sorumlu birimlere; yasal değer, hukuk müşavirleri, kanun, yönetmelik, tamim ve duyurulara bağlı olarak belirlenmektedir. Araştırma değeri ise belgelerden yararlanan kişilerin beklentiler ve yasal koşular çerçevesinde belirlenmektedir (Cook 1993: 33).

Belge alıkoyma çalışmaları, idari olarak kullanılan tüm belge serileri ve bunlarla ilişkili alanları ortaya koyan geniş bir veri tabanı gibi tanımlanmaktadır (Cook 1993:31). Belge alıkoyma programları her kurum tarafından kendi idari ve yasal koşuları düşünülerek hazırlanmak durumundadır. Ancak programların geliştirilmesine yönelik ilkeler genel niteliktedir. Diğer kurumlar gibi üniversitelerde de alıkoyma çalışmalarının en önemli amaçlarından birisini, belge serilerinin kurumsal değerlerine göre ayrı ayrı tanımlanması oluşturmaktadır (Penn: 1994: 128).

Belge alıkoyma programları ile aynı içerikli belge serilerini saptanarak, bu belge serilerinin güncel dosyalarda ve ara depolarda bulundurulmaları gerekli zaman dilimlerini belirlenmeye çalışılmaktadır. Kuruma bağlı farklı birimlerde yer alan aynı içerikteki belge serilerinin, belirlenen alıkoyma dönemleri içerisinde tanımlanması, kurumsal işlemlerde uyum ve eşgüdümü sağlama kadar, yasal bir gerekliliğin yerine getirilmesi anlamını taşımaktadır (Montana 1997:46). Ancak belgeleri seriler düzeyinde tanımlayıp ilgili serilere yönelik alıkoyma dönemini belirleme işlemi, oldukça dikkat gerektiren yoğun bir çalışma gerektirmektedir. Örneğin farklı içerikte bilgiler veren, farklı gereksinimler sonucu üretilen bir belgeye yönelik birden fazla alıkoyma dönemi belirleme gerekliliği doğabilmektedir. Bir belge ya da aynı içerikli bir belge serisi için; yasal gereksinimler, kurumsal ihtiyaçlar ve uygulamalar göz önüne alınarak alıkoyma dönemleri belirlenmelidir (Stephens 1995:75).

Belge alıkoyma programlarının geliştirmesinde bir diğer amaç, önemli belgeler arasından önemsizleri belirleyip depolama alanlarında daha etkin çalışma imkanları sağlamaktır. Böylece depolama maliyeti düşecek, önemli belgeler daha iyi organize edilebilecek, anahtar dosyaları personel daha rahat bulabilecek, kurumsal uygulamalar uyum ve eşgüdüm içerisinde gerçekleşebilecektir. Yasal ve idari açıdan güncelliğini ve

kullanım değerini koruyan belgelerin imhası sorunun ortadan kaldırılmasında da belge alıkoyma programlarının önemli bir rolü vardır (Jacops 1998:90-91).

4.2.1. Üniversitelerde Belge Alıkoyma Programları

Belgeler üretimlerini takip eden belirli bir süre içinde güvenilir bilgiyi içeren, gerektiğinde erişilmesi ve erişim gereklilikleri ortadan kalktığında da imha edilmeleri gereken dokümanlardır. Sağlıklı bir ayıklama çalışması yapılmadığında klasörlerde, çekmecelerde, depolarda belgelerin yığılması kaçınılmaz bir sonuç olarak karşımıza çıkmaktadır. Gereksiz belgelerin zamanında imhası, belgelere yönelik yaşanacak problemlerin oluşmasını da önceden önlemektedir. Üniversitelerde belgelere yönelik geliştirilen ve bir yol haritası niteliğindeki belge alıkoyma programları, belgelerin gereksiz yere saklanmasına son veren en önemli araç konumundadır. Alıkoyma programlarıyla gerekli belgelerin erişimi ve kullanımı için daha sağlıklı sistemlerin geliştirilmesinin yolu açılabilmektedir. Kurumlarda oluşan belge yığınlarını düzenli aralıklarla ayıklamak, önemli belgelerin kaybolması riskini azaltacağı gibi, hatalı dosyalamanın saptanmasında da yararlı olmaktadır (Cook 1993:32).

Kurumlarda belirli aralıklarla yürütülen ve kurumsal yapıyı değerlendirmek için yapılan analizler, çoğunlukla kurumsal ilişkilerin resmi yüzünü ortaya koyan belgeler üzerinden gerçekleştirilmektedir. Yine kurumsal denetim faaliyetlerinde öncelikle değerlendirilen kaynaklar belgelerdir. Araştırmalar kurumlarda üretilen ya da gelen belgelerin %95’inin kısa ya da orta dönemde (1-5 yıl arası) değere sahip olduğunu göstermektedir (Skupsky 1994:1). Brumm (1995: 30)’un çalışmasında, kurumlarda üretilen ya da kullanılan belgelerin %90’ının üretimlerini takip eden süreçte bir daha hiç kullanılmadığı, Sanders (1994:47)’in çalışmasında da belgelerin ancak %5’inin kurumlar için hayati önem taşıdığı ortaya konmuştur. Bu saptamalar, kurumlarda saklanan belgelerin önemli bir çoğunluğunun güncel dosyalardan ya da depolardan düzenli olarak ayıklanması gerektiğini ortaya koymaktadır.

Üniversitelerde yürütülen belge yönetimi uygulamalarının bir parçası olarak, belge alıkoyma programlarının sağlayacağı olanaklar aşağıda sıralanmaktadır.

1. Belgeler dosyalar ya da klasör içinde özel alanlarda korunmak durumundadır. Çalışma alanlarında ya da özel depolarda korunan belgelerin belirli bir maliyeti söz konusudur. Bu maliyet ilgili konuda çalışan personel ve diğer kaynaklar da göz önüne alındığında daha da artmaktadır. Uygulanabilecek bir belge alıkoyma programı kurumsal maliyeti düşüren, kaliteyi artıran önemli bir yönetim aracına dönüşebilecektir.

2. Güncel dosyalarda, ara depolarda ya da arşivlerde düzenli ayıklama gerçekleştirmeden bulundurulan belgeler, kurumlarda ve kurumların çalışma birimlerinde ciddi anlamda bir yer sorununa neden olmaktadır. Gereksiz belgelerin, ilgili alanlarda belirlenen sürelerde ortadan kaldırılması, gerekli belgelere daha fazla yer sağlanmasına olanak sağlayacaktır.

3. Gereksiz belgeler, gerekli belgelere erişim için en önemli engel konumundadır. Ortalama bir yöneticinin gününün 45 dakikasını herhangi bir şekilde belgelere erişim için harcadığı düşünülürse, durumun ciddiyeti daha açık görülebilmektedir. Uygulanacak belge alıkoyma programı erişim sorununa kalıcı çözümler getirebilecektir. 4. Kurum içerisinde gereksiz belgelerin imhası belgelere yönelik olarak

kullanılan araç gereç için de önemli oranda tasarruf sağlayacaktır. Değeri ortadan kalkan belgelerin daha az maliyetli arşivlere kaldırılması ya da imhasıyla, depolama araç ve gereçlerinden önemli oranda tasarruf sağlanabilecektir.

5. Belge ayıklama programı ile güncelleştirilen dosyalar, değerli bilgiye erişimi daha olanaklı kılmaktadır. Güncelliğini ve/veya değerini yitiren belgeler dosyalardan ayıklandığında, dosyalara yeni bilgi girişi çok daha rahat gerçekleştirilebilecek ve bu bilgilere erişim kolaylaşacaktır.

6. Belge kullanıcıları için belge alıkoyma programı vazgeçilmez bir öneme sahiptir. Kurumlarda başlıca belge kullanıcıları yöneticilerdir. Etkinleştirilen belge dosyalarıyla yöneticilerin alacağı kurumsal

kararlar, daha hızlı ve güncel bilgilere dayanarak gerçekleştirilebilecektir.

7. Belge alıkoyma programı belgelerin imhası için gerekli şartları da ortaya koymaktadır. Alıkoyma programlarıyla belgelerin ayıklanması ve imhası belirlenmiş zaman dilimlerinde yapılacağından, ilgili çalışmalarda etkinlik sağlanabilecektir. Böylece belgelerin düzensiz olarak imhasının önüne geçilebilecektir. Personel kurumsal uygulamalar ve ilgili yasalar doğrultusunda hazırlanacak belge alıkoyma programıyla, belgelerin hangi zaman dilimlerinde ne şekilde, nerede değerlendirileceğini ve hangi dönemlerde imha edileceğini kuşku duyulmayacak biçimde önceden bilecektir.

8. Belge alıkoyma programları pek çok yasal düzenleme göz önüne alınarak hazırlanmaktadır. Sadece yönetsel ve hukuksal gereksinimler değil, çoğu zaman belgeleri bir şekilde etkileyebilecek ulusal ve uluslararası düzenlemelerin de gözden geçirilmesi gerekmektedir. Belge alıkoyma programı geliştirmek oldukça kapsamlı bir yasal araştırmayı gerekli kılmaktadır. Bu çalışmaların sonucunda, sadece belge işlemlerine yönelik değil, kurumsal işlemleri etkileyen tüm yasal koşulların tanımlanması da sağlanacaktır. .

9. Kaliteye dayalı yönetim sistemlerinde, var olan sistemin yazılı hale getirilmesi (Sistemin dokümantasyonu) ve belirlenen kriterler doğrultusunda sistemin düzenli aralıklarda denetimi zorunlu bir uygulama olarak gösterilmektedir. Belgelere yönelik geliştirilecek alıkoyma programları, belgelerin yaşam döngüsü çerçevesinde gerçekleştirilecek ya da gerçekleştirilmesi gereken tüm belge işlemlerini de tanımlamaktadır. Alıkoyma programları hem var olan kurumsal belge sistemin yazılı hale getirilmesi hem de geliştirilen programlar doğrultusunda sistemin denetiminin önemli bir parçası olabilecektir. (Jacops 1998 90-91; Schedules for Retention & Disposition 1997:1; Skupsky 1994:2-4; Stephens 1995 75).

4.3. KURUMSAL BELGE İŞLEMLERİ VE BELGE ALIKOYMA